Wie handelt in producten, merkt snel dat voorraad en inkoop de plek zijn waar rendement ontstaat of wegloopt. Te veel voorraad legt geld vast, te weinig leidt tot gemiste orders. Voorraadbeheer in Exact Online helpt om beide in de hand te houden, omdat artikelen, magazijnen, inkoop en boekhouding in één omgeving samenkomen. Op deze pagina leest u wat u daarmee kunt inrichten, waar de grenzen liggen en welke keuzes u vooraf moet maken.
Wat valt onder voorraad en inkoop in Exact Online?
Exact Online is opgebouwd uit onderdelen die u combineert. Voor voorraad en inkoop speelt de Handel-oplossing de hoofdrol, in combinatie met Boekhouding. Dat is ook zichtbaar in de opbouw van de bundels: de Productie-edities combineren Boekhouding met Handel, zodat inkoop, voorraad en financiële verwerking in dezelfde omgeving samenkomen. Een overzicht van wat bij welk onderdeel hoort vindt u op de pagina modules van Exact Online.
Globaal gaat het om vijf blokken:
- artikelen en artikelgroepen;
- magazijnen en, afhankelijk van de editie, locaties;
- inkooporders, ontvangsten en leveranciers;
- verkooporders, pick- en verzendprocessen;
- inventarisatie en voorraadwaardering.
De precieze functionaliteit hangt af van de gekozen editie. Kijk daarom niet alleen naar de naam van het pakket, maar naar uw eigen processen. Over de kosten leest u meer bij Exact Online prijzen.
Artikelen en varianten goed inrichten
Alles in voorraadbeheer begint bij de artikelstamdata. Een slordig artikelbestand vertaalt zich later in verkeerde bestellingen, afwijkende tellingen en onbetrouwbare marges.
Denk vooraf na over:
- Artikelcodes: een logische, blijvende codering. Wijzigen achteraf is arbeidsintensief.
- Eenheden: stuks, dozen, pallets, meters. Leg vast in welke eenheid u inkoopt en in welke u verkoopt.
- Artikelgroepen: bepalen vaak welke grootboekrekeningen worden gebruikt, en zijn dus ook een boekhoudkundige keuze.
- Varianten: kleur, maat of uitvoering. Beslis of een variant een eigen artikel is of een eigenschap van een hoofdartikel. Dat bepaalt hoe u later rapporteert.
- Leveranciersgegevens per artikel: leverancierscode, inkoopprijs en levertijd.
Een veelgemaakte fout is om bij de start alle artikelen uit het oude systeem blind over te nemen, inclusief dubbele en niet meer gevoerde items. Een opschoning vóór de migratie scheelt maanden ergernis. Meer over die voorbereiding vindt u bij migratie naar Exact Online.
Magazijnen en locaties
Een mkb-bedrijf begint vaak met één magazijn. Naarmate het groeit komen er een buitenlocatie, een consignatievoorraad of een aparte opslag voor retouren bij. Exact Online laat u voorraad per magazijn bijhouden, zodat u op elk moment weet wat waar ligt.
Voor de inrichting is de vraag niet "hoeveel magazijnen kan het systeem aan?", maar "welke indeling spoort met onze manier van werken?". Een paar voorbeelden:
- Een groothandel in bouwmaterialen heeft een hoofdmagazijn en een buitenopslag voor lange of zware goederen.
- Een webwinkel scheidt verkoopvoorraad, retourvoorraad en defecte goederen.
- Een technische handel houdt servicevoorraad in bestelwagens, die als apart magazijn kan worden beheerd.
Hoe gedetailleerder u locaties vastlegt (gang, stelling, vak), hoe meer discipline het kost om de administratie bij te houden. Leg alleen vast wat uw medewerkers ook echt scannen of invoeren. Meer over sectorspecifieke inrichting leest u in de gids ERP voor de groothandel.
Lotnummers en serienummers
Voor sommige branches is traceerbaarheid geen luxe. Voedingsmiddelen, medische hulpmiddelen en technische apparatuur vragen om herleidbaarheid van partijen of individuele producten. Of en hoe Exact Online lot- en serienummers ondersteunt, hangt af van de editie en van aanvullende oplossingen. Toets dit expliciet tijdens de selectie:
- Moet u per partij een houdbaarheidsdatum bewaken?
- Moet u bij een terugroepactie snel kunnen zien welke klanten welke partij kregen?
- Is een serienummer nodig voor garantie en service?
Voor voedingsbedrijven met strenge eisen aan herkomst leest u ook ERP voor de voedingsindustrie. Wanneer traceerbaarheid de kern van uw proces is, beoordeelt een integrator of Exact Online volstaat of dat een aanvulling nodig is.
Reorderlogica: wanneer bestelt u bij?
Voorraad is geen statisch getal. U wilt dat het systeem signaleert wanneer iets bijbesteld moet worden. Gangbare uitgangspunten zijn:
- Minimumvoorraad: onder dit niveau komt een artikel op de bestellijst.
- Bestelhoeveelheid: een vaste of economische hoeveelheid, afgestemd op de leverancier.
- Levertijd: bepaalt hoe vroeg u moet bestellen.
- Seizoenspatroon: een opbouw voor de piek, een afbouw erna.
Een systeem kan signaleren, maar het stelt de parameters niet voor u in. Laat inkoop en verkoop samen vaststellen welke niveaus realistisch zijn, en evalueer ze periodiek. Verouderde minimumvoorraden zijn een stille oorzaak van zowel overvolle als lege schappen.
Inkoopproces: van bestelling tot betaling
Een goed ingericht inkoopproces bestaat uit vaste stappen. In Exact Online ziet het er in de kern zo uit:
- U legt een inkooporder vast bij de leverancier.
- Bij binnenkomst van de goederen boekt u de ontvangst. De voorraad stijgt.
- De inkoopfactuur van de leverancier wordt verwerkt en vergeleken met order en ontvangst.
- De factuur wordt goedgekeurd en betaald via het betaalproces in de boekhouding.
Het voordeel van één omgeving is dat de waarde van ontvangen goederen direct doorwerkt naar de boekhouding. Daardoor hoeft uw boekhouder niet te schatten wat er "onderweg" is. Hoe dat financieel is ingericht, staat beschreven bij boekhouding en financiën in Exact Online.
Drieweg-controle en goedkeuring
Veel mkb-bedrijven controleren niet systematisch of wat is besteld, ontvangen en gefactureerd met elkaar overeenkomt. Juist hier valt geld te winnen: dubbele facturen, prijsafwijkingen en niet-geleverde regels worden zichtbaar. Bepaal wie een factuur mag goedkeuren, vanaf welk bedrag een tweede paar ogen nodig is en wat er gebeurt bij afwijkingen. Dat is een organisatorische keuze, geen technische.
Leveranciersbeheer
Een nette leveranciersadministratie is meer dan een adreslijst. Leg vast:
- betalingscondities en standaard levertijden;
- btw-kenmerken, zeker bij leveranciers buiten Nederland;
- bankgegevens, met een controleproces bij wijzigingen, omdat valse wijzigingsverzoeken een bekende fraudevorm zijn;
- welke artikelen de leverancier levert.
Digitale inkoopfacturen gaan steeds vaker via gestructureerde berichten. Wat dat betekent voor uw proces, leest u bij e-factureren en ERP.
Ontvangsten, picking en verzending
Aan de uitgaande kant wil u dat een verkooporder soepel verandert in een pakbon, een zending en een factuur. De stappen:
- orders worden gereserveerd tegen beschikbare voorraad;
- het magazijn pickt en controleert;
- de zending wordt vastgelegd en de voorraad daalt;
- de factuur volgt, met de juiste btw-verwerking.
Het is belangrijk dat het moment van voorraadmutatie overeenkomt met de fysieke werkelijkheid. Boekt u pas bij facturering af, dan loopt de voorraadinformatie systematisch achter. Hoe verkooporders aansluiten op klantgegevens en offertes, leest u in verkoop en CRM in Exact Online.
Transporteurs en verzendlabels
Voor pakketzendingen en vrachtvervoer wilt u liefst geen adressen overtikken. Aansluiting op transporteurs en verzendsoftware gebeurt meestal via koppelingen. Welke koppeling past, hangt af van de vervoerders die u gebruikt en van uw volumes. Een overzicht van de mogelijkheden vindt u bij integraties met Exact Online. Wie logistiek als kernactiviteit heeft, kijkt ook naar ERP voor logistiek.
Barcodes en mobiel werken
Handmatig overtypen is de bron van veel telfouten. Scannen verkleint dat risico, zowel bij ontvangst als bij picking en tellen. In de praktijk werkt u dan met handscanners of een app op een smartphone of handheld, gekoppeld aan Exact Online.
Overweeg scannen wanneer:
- u veel orderregels per dag verwerkt;
- picking door verschillende medewerkers gebeurt;
- fouten in levering merkbaar tot retouren leiden;
- u locatiegestuurd wilt werken.
Is uw magazijn klein en overzichtelijk, dan hoeft u niet direct te investeren in apparatuur. Begin met een goede basis en breid uit als de fouten het rechtvaardigen. Een koppeling is doorgaans een aanvullende kostenpost, dus neem die mee in uw totaalbeeld.
Inventarisatie en voorraadwaardering
Uw voorraad staat op de balans, dus de administratie moet kloppen met wat er werkelijk ligt. Daarom is inventariseren een vast onderdeel van het jaar.
| Methode | Hoe werkt het? | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Jaarlijkse telling | De hele voorraad wordt in één keer geteld, meestal rond het einde van het boekjaar | Kleine assortimenten, sluiting van het magazijn mogelijk |
| Doorlopende telling | Steeds een deel van het assortiment, bijvoorbeeld per artikelgroep of locatie | Grotere assortimenten, magazijn dat doordraait |
| Steekproef of cyclustelling op risico | Nadruk op artikelen met hoge waarde of grote afwijkingen | Voorraad met een sterke waardeconcentratie |
Na een telling verwerkt u de verschillen in het systeem. Onderzoek eerst de oorzaak van grote afwijkingen: een foutieve ontvangst, een niet-geboekte retour of een diefstal. Corrigeren zonder analyse leert u niets.
Waardering van de voorraad
Hoe u de voorraad waardeert (bijvoorbeeld tegen gemiddelde of vaste kostprijs) is een boekhoudkundige keuze die doorwerkt in uw resultaat. Stem die af met uw boekhouder of accountant vóór de ingebruikname, niet erna. Controleer ook of de voorraadwaarde in het systeem aansluit op de grootboekrekening, en maak dat een vast onderdeel van uw maandafsluiting. Bij een jaarafsluiting vraagt uw accountant meestal om een onderbouwing van de voorraadpositie.
Voor wie past dit, en wanneer niet?
Voorraad en inkoop in Exact Online passen goed bij mkb-handelsbedrijven, groothandels, webwinkels en dienstverleners met een beperkte materiaalstroom. Het pakket is gericht op het Nederlandse mkb, en de koppeling met boekhouding, btw-aangifte en bankverkeer is een sterk punt.
Het wordt kritischer bij:
- complexe productie met stuklijsten en meerdere productiestappen, zie productie in Exact Online;
- zeer uitgebreide lot- en serienummerbewaking;
- grote magazijnen met geavanceerde locatiesturing en veel mutaties per uur;
- sterk internationale ketens met uiteenlopende regelgeving.
In dat geval is het zinvol om alternatieven te vergelijken. Kijk bij alternatieven voor Exact Online en bij de vergelijking Odoo of Business Central. Het vergelijken doet u bij voorkeur aan de hand van een programma van eisen voor uw ERP.
Zo pakt u de implementatie aan
Een voorraadproject slaagt zelden door het pakket alleen. Het slaagt door een goede voorbereiding:
- Beschrijf het proces zoals het nu is. Ook de omwegen en de afspraken die alleen in iemands hoofd zitten.
- Maak keuzes over stamdata vóór de inrichting begint.
- Test met echte scenario's: een ontvangst met afwijking, een retour, een deelleverantie, een telverschil.
- Train de mensen in het magazijn, niet alleen kantoor. Zij maken of breken de datakwaliteit.
- Plan een eerste telling direct na de ingebruikname als nulmeting.
Hoe zo'n traject verloopt, leest u bij implementatie van Exact Online. Een goede integrator vraagt door naar uw magazijnpraktijk voordat hij een inrichting voorstelt. Bij ERP Integrator brengen wij u kosteloos in contact met een onafhankelijke integrator die bij uw project past; de uitvoering ligt bij die integrator, niet bij ons.
Veelgestelde vragen
Kan ik met Exact Online mijn voorraad op meerdere magazijnen beheren?
Ja, binnen de Handel-oplossing van Exact Online werkt u met magazijnen en, afhankelijk van de editie, met locaties daarbinnen. Welke mogelijkheden precies bij uw abonnement horen, verschilt per editie. Laat dit vóór de keuze toetsen aan uw werkelijke magazijnproces.
Hoe werkt inkoop in Exact Online, van bestelling tot factuur?
U legt inkooporders vast bij een leverancier, boekt de ontvangst van de goederen en verwerkt daarna de inkoopfactuur. Doordat voorraad en boekhouding in dezelfde omgeving staan, loopt de waarde van de ontvangen goederen mee naar de grootboekrekeningen. Het controleren van factuur tegen order en ontvangst is daarmee een vaste stap in plaats van losse handmatige controle.
Ondersteunt Exact Online barcodes en scannen in het magazijn?
Scannen met handhelds of mobiele apparaten wordt doorgaans ingericht via een koppeling of een aanvullende app, niet via een kale standaardinstallatie. Of u dat nodig hebt, hangt af van het aantal orderregels en de foutgevoeligheid van uw picking. Een integrator kan beoordelen welke oplossing bij uw magazijn past.
Wat is het verschil tussen een tussentijdse telling en een jaarlijkse inventarisatie?
Bij een jaarlijkse inventarisatie telt u in één keer de hele voorraad, vaak rond het jaarultimo voor de jaarrekening. Bij een tussentijdse of doorlopende telling controleert u steeds een deel van het assortiment, bijvoorbeeld de snelle lopers. Veel bedrijven combineren beide; uw boekhouder of accountant bepaalt mee wat voor de waardering van de voorraad nodig is.
Wanneer groeit mijn voorraadbehoefte uit Exact Online?
Meestal wanneer complexe productie, uitgebreide lotbewaking, veel locaties of een zeer zwaar logistiek proces een rol gaan spelen. Dan kan een gespecialiseerde aanvulling of een ander ERP-pakket beter passen. Een onafhankelijke vergelijking helpt dit nuchter te beoordelen.
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.