Wie in het mkb een ERP kiest, kijkt meestal eerst naar de boekhouding. Toch wordt de waarde vaak pas zichtbaar in het verkoopproces: hoe snel gaat een aanvraag over in een offerte, een order en een factuur, en wie ziet in welke fase een klant zit? Dit artikel beschrijft hoe u verkoop en CRM met Exact Online kunt inrichten, wat het systeem zelf biedt en wanneer een gekoppeld CRM-pakket de betere keuze is.
CRM Exact Online: wat mag u verwachten?
Exact Online is in de kern een cloudoplossing voor financiën, handel en projecten. Verkoopgegevens staan daardoor in dezelfde omgeving als uw grootboek en uw debiteuren. Dat levert een belangrijk voordeel op: een offerte die een order wordt, wordt een factuur en daarna een openstaande post, zonder dat iemand cijfers overtypt.
Een volwaardig CRM-pakket is iets anders. Daar gaat het om contactmomenten, taken, campagnes, verkoopkansen en teamafspraken. Bij CRM in Exact Online is het dus verstandig om twee vragen te scheiden:
- Wat moet het systeem vastleggen over de relatie en de transactie, zodat uw administratie klopt?
- Wat heeft uw verkoopteam nodig om klanten actief te benaderen en op te volgen?
De eerste vraag beantwoordt Exact Online goed. De tweede vraagt een eerlijke analyse van uw werkwijze. Welke functies in uw edities beschikbaar zijn, ziet u op de pagina versies en edities van Exact Online en in de modules.
Van lead naar klant: het begin van het verkoopproces
Een verkoopproces begint niet bij de order maar bij een aanvraag. In de praktijk komen die binnen via de website, een beurs, een telefoontje of een bestaande klant. Voor de verkoopcijfers zijn drie vragen bepalend:
- Waar komt de lead vandaan?
- Wie volgt hem op, en wanneer?
- Op welk moment wordt hij een relatie in het ERP?
In een kleinere organisatie volstaat het vaak om de relatie pas aan te maken zodra er een offerte uitgaat. Hebt u lange trajecten of meerdere beslissers per klant, dan wilt u eerder structureren. Spreek dan af welke velden verplicht zijn: bedrijfsnaam, KvK-gegevens, btw-nummer, factuuradres en contactpersoon. Goede stamgegevens aan het begin voorkomen correcties wanneer de eerste factuur klaar staat.
Offertes, orders en leveringen
Zodra een klant serieus is, draait het om de keten offerte, order, levering en factuur. In een handelsomgeving met Exact Online bepaalt de inrichting hoe soepel die keten loopt. Let op deze punten:
- Artikelstructuur. Een heldere indeling in artikelgroepen maakt prijsbeleid en rapportage beheersbaar.
- Orderbevestiging. Bepaal of een bevestiging automatisch naar de klant gaat en welke gegevens daarop staan.
- Deelleveringen en nalevering. Uw magazijn en uw verkoop moeten hetzelfde beeld van de voorraad hebben. Hoe dat samenhangt met inkoop, leest u bij voorraad en inkoop in Exact Online.
- Retouren en creditnota’s. Leg vast wie een creditnota mag aanmaken en wat daarvoor de reden moet zijn.
Voor bedrijven die zowel verkopen als produceren geldt dat de edities van Productie volgens Exact een combinatie zijn van Boekhouding en Handel: Essentials bestaat uit Boekhouding Professional plus Handel Essentials, Plus uit Boekhouding Professional plus Handel Plus, Professional uit Boekhouding Professional plus Handel Professional, en Premium uit Boekhouding Premium plus Handel Premium. De verkoopfuncties groeien dus mee met de handelsedtie die u kiest. Meer over de productiekant staat bij productie in Exact Online.
Prijzen, kortingen en voorwaarden
Veel verkoopteams verliezen marge door afspraken die nergens zijn vastgelegd. Een mondelinge korting aan een vaste klant wordt een uitzondering die niemand meer kan uitleggen. Richt daarom prijsafspraken in het systeem in:
| Onderwerp | Wat u vastlegt | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Basisprijslijst | Verkoopprijs per artikel of artikelgroep | Eén startpunt voor alle offertes |
| Klantafspraken | Afwijkende prijzen of kortingen per relatie | Geen discussie bij herhaalorders |
| Bevoegdheden | Wie mag afwijken van de prijslijst | Bescherming van de marge |
| Betalingsvoorwaarden | Termijn en eventuele korting per klant | Betere voorspelling van de kasstroom |
| Valuta en btw | Buitenlandse klanten en btw-codes | Correcte btw-aangifte |
Een integrator helpt u deze structuur zo op te zetten dat uw verkopers snel offertes maken en toch binnen de afspraken blijven.
Facturatie en debiteurenbeheer
De factuur is het moment waarop verkoop en boekhouding samenkomen. Omdat dit in Exact Online één omgeving is, ziet uw verkoper bij een klant direct of er facturen openstaan. Dat is nuttig vóór een nieuw verkoopgesprek.
Voor facturatie in Nederland spelen twee thema’s mee. Ten eerste de verplichte inhoud van een factuur en de bewaarplicht, zie wettelijke verplichtingen voor ERP. Ten tweede het verzenden van gestructureerde facturen. Veel zakelijke klanten, vooral bij overheden en grotere ondernemingen, willen facturen via Peppol ontvangen. Lees daarover meer in onze uitleg over e-factureren met een ERP-systeem.
Wat de boekhoudkant betreft verwijst Exact naar de edities van Boekhouden. Volgens Exact voegt de editie Plus ten opzichte van Essentials onder meer automatische debiteurenbewaking toe, en Professional voegt terugkerende boekingen, afwijkingsdetectie en onbeperkte verkoopfacturen toe. Meer daarover vindt u bij boekhouding en financiën in Exact Online.
Abonnementen en terugkerende omzet
Steeds meer bedrijven verkopen niet eenmalig maar periodiek: onderhoudscontracten, licenties, huur of dienstverlening per maand. Dat vraagt om een systeem dat contracten bijhoudt en automatisch factureert.
Volgens Exact bevat Project Management Professional abonnementsbeheer met automatische facturatie en terugkerende omzet. Premium voegt daar uitgebreide verwerking van omzet en kosten en geïntegreerde Power BI-rapportage aan toe. Alle edities van Project Management bevatten bovendien onbeperkte bankkoppelingen, onbeperkte verkoopfacturen en AI-agenten.
Voor dienstverleners is dit relevant omdat de verkoop dan vaak samenhangt met uren en projecten. Project Management Essentials omvat de functies van Boekhouden Professional, urenregistratie en facturatie op nacalculatie of tegen een vast bedrag. Plus voegt budgettering van uren en kosten (WBS), meerdere factuurmethoden binnen één project en capaciteitsplanning toe. Ziet u zichzelf hierin, lees dan ook de sectorpagina ERP voor dienstverlening.
Service na de verkoop
Klantcontact stopt niet bij de factuur. Een klant belt over een levering, een storing of een betaling. Voor een gezonde service zijn minimaal deze afspraken nodig:
- Vastleggen waar klachten en vragen worden bijgehouden, en door wie.
- Zorgen dat de medewerker die belt, de orderhistorie en openstaande facturen kan zien.
- Een vaste route voor garantie, retour en creditering.
Is het volume klein, dan werkt een eenvoudige inrichting prima. Neemt het toe, dan helpt een apart servicepakket dat aan Exact Online is gekoppeld.
Marketing en het koppelen met andere systemen
Marketing gebruikt doorgaans eigen hulpmiddelen: e-mailcampagnes, een website met formulieren, sociale media. Die systemen leveren leads en reacties, maar geen administratie. Een zinvolle scheiding ziet er zo uit:
- Het marketingpakket beheert campagnes, inschrijvingen en toestemmingen.
- Het CRM beheert contactmomenten en verkoopkansen.
- Exact Online beheert relaties met een transactie, prijzen, orders en facturen.
Houd bij het delen van persoonsgegevens rekening met de AVG: leg vast wie verwerkingsverantwoordelijke is en hoe toestemming wordt geregistreerd. Hoe koppelingen technisch worden opgezet, staat op de pagina over integraties met Exact Online.
Ingebouwd of gekoppeld CRM: hoe kiest u?
Dit is de vraag die het vaakst terugkomt bij CRM met Exact Online. Een nuchter afwegingskader:
| Situatie | Meestal passend |
|---|---|
| Weinig verkopers, korte trajecten, vooral herhaalorders | Verkoopfuncties in Exact Online zelf |
| Veel leads, campagnes en lange trajecten | Gekoppeld CRM-pakket, Exact Online voor orders en facturen |
| Abonnementen of projecten als kern van het aanbod | Project Management-edities met abonnementsbeheer |
| Veel kanalen, zoals webwinkel en verkoopteam | Koppelingen met een webshop en een CRM, met heldere brondata |
Beslissend is niet het aantal functies, maar de vraag of uw team het systeem elke dag gebruikt. Een CRM dat verkopers niet bijhouden, levert geen inzicht. Kies liever een eenvoudiger inrichting die iedereen volgt.
Vergelijkt u Exact Online met andere pakketten voor een breder verkoopproces, kijk dan bij de alternatieven voor Exact Online of bij de vergelijking van ERP-pakketten voor het mkb.
Welke indicatoren volgt u?
Een verkoopdashboard hoeft niet groot te zijn. Praktische indicatoren:
- Orderportefeuille: wat is besteld maar nog niet geleverd of gefactureerd.
- Omzet per klantgroep of artikelgroep: waar zit de groei en waar de afhankelijkheid.
- Brutomarge: per artikel en per klant, om kortingen te beoordelen.
- Omzetting van offerte naar order: laat zien of uw offertes en prijzen aansluiten bij de markt.
- Openstaande debiteuren en betaalgedrag: vroege signalen voor kasstroomproblemen.
- Terugkerende omzet: bij abonnementen het vaste deel van uw omzet.
Spreek per indicator af wie de cijfers bekijkt en wat er gebeurt als ze afwijken.
Waar komt het in de praktijk op neer?
Een geslaagde inrichting van verkoop en CRM begint zelden met software. Ze begint met een beschrijving van uw proces: wie doet wat, op welk moment, met welke gegevens. Pas daarna ziet u of Exact Online volstaat, of dat een gekoppeld pakket nodig is. Wilt u dat laten toetsen door een deskundige, lees dan hoe u een Exact Online-integrator kiest en wat een inrichting kost bij Exact Online prijzen.
Veelgestelde vragen
Heeft Exact Online een eigen CRM?
Exact Online beheert klantgegevens, offertes, orders en facturen in dezelfde omgeving als de boekhouding. Hoe ver de functies voor leadbeheer en verkoopopvolging gaan, hangt af van de gekozen edities en modules. Laat dit bij de selectie per functie toetsen met een demonstratie op uw eigen verkoopproces.
Wanneer is een extern CRM-pakket beter dan CRM in Exact Online?
Een extern pakket loont als uw verkoopteam veel werkt met campagnes, lange trajecten, meerdere contactpersonen per klant of een eigen verkoopmethodiek. Exact Online blijft dan het systeem voor orders, facturen en debiteuren. Een goede koppeling voorkomt dat klantgegevens op twee plaatsen worden bijgehouden.
Kan ik met Exact Online abonnementen automatisch factureren?
Volgens Exact biedt Project Management Professional abonnementsbeheer met automatische facturatie en terugkerende omzet. Premium voegt uitgebreide omzet- en kostenverwerking en geïntegreerde Power BI-rapportage toe. Dit zit dus niet in elke editie, dus controleer vooraf welke u nodig hebt.
Hoe voorkom ik dubbele invoer tussen CRM en boekhouding?
Leg vast welk systeem de bron is voor welk gegeven: relaties, prijzen, orders en betaalstatus. Laat daarna één koppeling die gegevens in één richting doorgeven en test met echte klanten. Een integrator ontwerpt dit meestal bij de inrichting, zodat de afspraken niet later ontstaan.
Welke verkoopcijfers moet ik in Exact Online volgen?
Begin met orderportefeuille, omzet per klantgroep, brutomarge per artikel en openstaande debiteuren. Voeg daar de omzetting van offerte naar order aan toe. Beperk u tot cijfers waar uw team daadwerkelijk iets mee doet, anders verdwijnt de aandacht in rapporten.
Bronnen
- Exact Online Project Management – features en prijzen
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.