Wie zoekt naar de boekhouding van Exact Online, zoekt meestal één ding: een administratie die klopt, snel te sluiten is en uw boekhouder niet opzadelt met handwerk. Exact Online is voor veel Nederlandse mkb-bedrijven precies daarom ontstaan. De financiële module is het hart van het pakket; verkoop, voorraad, projecten en productie bouwen erop voort. Deze pagina beschrijft wat de boekhouding en financiën in Exact Online dekken, waar de edities verschillen en waar een integrator het verschil maakt.
Wat de boekhouding in Exact Online omvat
De boekhouding bestaat uit een aantal onderdelen die samen één geheel vormen. Alles landt in hetzelfde grootboek, dus een factuur, een bankafschrift en een urenregistratie spreken dezelfde taal.
- Grootboek en dagboeken: het fundament, met een rekeningschema dat u zelf kunt inrichten.
- Debiteuren en crediteuren: verkoopfacturen, inkoopfacturen, betalingen en openstaande posten.
- Bank: afschriften komen binnen via een bankkoppeling en worden aan openstaande posten gekoppeld.
- Btw: de aangifte wordt uit de boekingen opgebouwd, zodat u niet in een los spreadsheet hoeft te rekenen.
- Rapportage: balans, winst-en-verliesrekening en openstaande posten komen uit dezelfde gegevens.
Het voordeel van die eenheid merkt u bij de maandafsluiting. Geen dubbele invoer, geen losse bestanden die moeten worden bijgewerkt.
Welke editie past bij uw administratie?
Exact Online Boekhouden wordt in edities aangeboden en de verschillen zitten vooral in de mate van automatisering. Volgens Exact gelden de volgende uitbreidingen:
| Editie | Wat erbij komt |
|---|---|
| Essentials | De basis van de boekhouding |
| Plus | Automatisch debiteurenbeheer, administratie van vaste activa en goedkeuringsstromen |
| Professional | Sjablonen voor terugkerende boekingen, detectie van afwijkingen en onbeperkt aantal verkoopfacturen |
Wie meer doet dan boeken, kijkt naar de pakketten die de boekhouding combineren met andere processen. De Productie-edities bouwen op Boekhouding en Handel: Essentials combineert Boekhouding Professional met Handel Essentials, Plus doet dat met Handel Plus en Professional met Handel Professional, terwijl Premium Boekhouding Premium met Handel Premium verbindt. Voor dienstverleners beschrijft Exact bij Project Management Essentials alle functies van Boekhouden Professional, aangevuld met uren registreren en factureren op nacalculatie of tegen een vaste prijs.
De hogere projectedities gaan verder: Plus voegt budgettering van uren en kosten (WBS), meerdere factureringsmethoden binnen één project en capaciteitsplanning toe. Professional brengt abonnementsbeheer met automatische facturering en terugkerende omzet. Premium biedt uitgebreide verwerking van opbrengsten en kosten en geïntegreerde rapportage in Power BI. In alle vier de projectedities zijn onbeperkte bankkoppelingen, onbeperkte verkoopfacturen en AI-agents inbegrepen. Een overzicht van de bijbehorende onderdelen vindt u bij de modules van Exact Online; de kostenkant staat op de pagina over de prijzen van Exact Online.
Grootboek, kostenplaatsen en analytische verslaglegging
Een goed ingericht grootboek bepaalt hoeveel u later nog moet corrigeren. In de praktijk loont het om vooraf te beslissen welke vragen de administratie moet kunnen beantwoorden: omzet per productgroep, kosten per afdeling, marge per project. Daarop volgt de keuze voor het rekeningschema en voor de dimensies, zoals kostenplaats of kostendrager, waarmee u dezelfde boeking van meerdere kanten kunt bekijken.
Een veelgemaakte fout is een rekeningschema dat uit een oud pakket wordt overgenomen zonder opruiming. Het resultaat is een grootboek vol rekeningen die niemand gebruikt. Een integrator zal u bij de implementatie van Exact Online vragen die verzameling eerst op te schonen, zodat uw rapportages vanaf dag één leesbaar zijn.
Btw-aangifte, auditfile en wat Nederland verlangt
In Nederland draait het financiële werk om de periodieke btw-aangifte en om het aanleveren van gegevens aan de Belastingdienst. Exact Online bouwt de aangifte op uit de boekingen met btw-codes. Dat werkt alleen goed als de codes bij de inrichting zorgvuldig zijn gekoppeld: verlegde btw, intracommunautaire leveringen, leveringen naar landen buiten de EU en binnenlandse transacties horen elk een eigen behandeling te hebben. Meer over de aangifte vindt u in de gids over btw-aangifte met ERP-software.
Daarnaast kunt u in de praktijk te maken krijgen met een auditfile voor een accountantscontrole of een verzoek van de fiscus. Een administratie met consistente boekingen en een gedegen rekeningschema maakt dat aanleveren eenvoudig. Een overzicht van wat de wet van een ERP-administratie verwacht, staat in de gids over wettelijke verplichtingen bij ERP.
E-factureren via Peppol en automatische documentverwerking
Voor Nederlandse bedrijven wordt elektronisch factureren steeds gewoner. Exact heeft het verzenden en ontvangen van e-facturen via het Peppol-netwerk vanaf 1 januari 2025 standaard ingebouwd in alle versies van Exact Online. U hoeft dus geen aparte add-on te kopen om op het netwerk aan te sluiten.
Naast Peppol blijft Exact Online pdf-facturen, gescande bonnetjes en papieren documenten automatisch verwerken via Scan & Herken. In een administratie waarin sommige leveranciers digitaal factureren en andere nog een pdf mailen, werken beide stromen naast elkaar. Welke aandachtspunten er bij de inrichting zijn, leest u in onze gids over e-factureren met een ERP.
Bankkoppeling, debiteuren en rapportage
De dagelijkse praktijk van een financiële afdeling draait om het koppelen van bankmutaties aan facturen. Met een bankkoppeling komen afschriften automatisch binnen en stelt het systeem voor welke openstaande post bij welke mutatie hoort. Wat overblijft is de uitzondering: een betaling zonder factuurnummer, een deelbetaling, een creditnota.
Bij de debiteuren maakt de Plus-editie het verschil dankzij automatisch debiteurenbeheer. Voor bedrijven die veel facturen versturen en zo hun betalingstermijn willen bewaken, is dat meer dan een gemaksfunctie: het scheelt aanmaningswerk en werkkapitaal. Wie veel vaste lasten heeft die elke maand terugkeren, zoals huur, leaseauto’s of abonnementen, ziet in Professional het nut van sjablonen voor terugkerende boekingen.
Het rapportagewerk is voor de meeste mkb-bedrijven geen kwestie van veel cijfers maar van de juiste cijfers op tijd. Een financieel overzicht dat pas drie weken na de maand beschikbaar is, helpt een directeur niet bij het sturen. Een integrator zet daarom meestal een vaste set rapportages op: liquiditeit, openstaande posten, resultaat per afdeling.
Vaste activa, afschrijvingen en afsluiting
De administratie van vaste activa komt in Exact Online met de Plus-editie van Boekhouden. U legt daarin de aanschaf van bedrijfsmiddelen vast, bepaalt de afschrijvingsmethode en laat de afschrijvingen automatisch doorboeken. Dat vervangt de lijst in een spreadsheet die elk jaar met de hand wordt bijgewerkt.
Bij de periodeafsluiting werkt u op een vast ritme:
- Bankmutaties en kasboekingen volledig verwerken.
- Openstaande posten van debiteuren en crediteuren controleren.
- Afschrijvingen en overlopende posten boeken.
- Btw-aangifte voorbereiden en aan de boekhouder voorleggen.
- Periode afsluiten, zodat boekingen niet meer onbedoeld wijzigen.
Een duidelijk afgesproken afsluitkalender is waardevoller dan welke functie ook. Zo weet iedereen wanneer de cijfers definitief zijn.
Meerdere vennootschappen en vreemde valuta
Veel groeiende bedrijven hebben meer dan één bv: een werkmaatschappij, een holding, soms een vastgoedentiteit. In Exact Online beheert u dat doorgaans als afzonderlijke administraties. De vraag is dan hoe u daar groepscijfers uit haalt, hoe intercompany-posten worden afgestemd en wie de bewaking doet. Dat is een inrichtingskwestie die u beter vooraf met een integrator doorloopt dan achteraf.
Hetzelfde geldt voor handel in vreemde valuta. Een groothandel die uit Duitsland inkoopt in euro hoeft zich daar nauwelijks mee bezig te houden; wie in een andere valuta factureert, moet nadenken over koersverschillen en de waardering van openstaande posten. Voor sectoren waar dat speelt, kijkt u naar de pagina over Exact Online per sector.
Samenwerken met uw boekhouder of accountant
In Nederland is de boekhouder of accountant vaak degene die Exact Online het eerst in huis haalt. Veel kantoren werken er dagelijks mee en kennen de logica. Dat is een praktisch voordeel: uw adviseur kan meekijken in dezelfde omgeving, vragen stellen bij een boeking en de btw-aangifte met u doornemen zonder dat er bestanden heen en weer worden gemaild.
Maak wel een heldere verdeling. Wie boekt de inkoopfacturen? Wie keurt goed? Wie verzorgt de aangifte en de jaarrekening? Zonder die afspraken ontstaat dubbel werk of, erger, een gat waar niemand verantwoordelijk is. De rol van een integrator is hier aanvullend: die richt de omgeving in, koppelt systemen en leert uw team het gebruik. De boekhouder blijft verantwoordelijk voor de inhoudelijke kant van de administratie.
Koppelingen met de rest van het bedrijf
De boekhouding wordt pas sterk als ze met de rest van het bedrijf praat. Een webwinkel, een kassasysteem, een salarisverwerker of een logistiek pakket: elke koppeling die handmatig overtypen overbodig maakt, scheelt fouten. Over de koppelmogelijkheden leest u op de pagina over integraties van Exact Online, en voor de loonadministratie op de pagina over salaris en HR in Exact Online.
Wilt u weten hoe het pakket zich in Nederland verhoudt tot andere systemen, dan helpt de pagina over Exact Online in Nederland. Wie vooral naar een alternatief met een andere benadering kijkt, vindt bij AFAS een systeem dat sterk op personeel en financiën is gericht.
Hoe u verder gaat
De boekhouding van Exact Online is zelden het probleem; de inrichting is dat wel. Een rekeningschema dat niet past, btw-codes die niet kloppen of een bankkoppeling die half is afgemaakt kosten meer tijd dan de software ooit bespaart. Een integrator met ervaring in uw sector weet welke keuzes u vooraf moet maken.
Via onze gratis mise en relation krijgt u contact met een integrator die bij uw project past. U beschrijft kort uw administratie, het aantal vennootschappen en uw wensen, en wij zorgen voor de verbinding. Het project zelf voert de integrator uit; wij zijn niet aan een leverancier verbonden.
Veelgestelde vragen
Wat kan ik met de boekhouding van Exact Online doen?
U voert het grootboek, de inkoop- en verkoopadministratie, bankboekingen en de btw-aangifte in één omgeving. Verder legt u kosten per afdeling of project vast en haalt u rapportages uit dezelfde gegevens. De exacte functies hangen af van de editie die u kiest.
Kan Exact Online e-facturen via Peppol versturen en ontvangen?
Ja. Exact heeft het verzenden en ontvangen van e-facturen via het Peppol-netwerk vanaf 1 januari 2025 standaard ingebouwd in alle versies van Exact Online. Pdf-facturen, gescande bonnetjes en papieren documenten verwerkt Exact Online daarnaast automatisch via Scan & Herken.
Welke editie van Exact Online Boekhouden heb ik nodig?
Essentials dekt de basis. Plus voegt automatisch debiteurenbeheer, de administratie van vaste activa en goedkeuringsstromen toe. Professional komt daar sterkere automatisering bij, zoals terugkerende boekingen en detectie van afwijkingen. Kies op basis van uw werkwijze, niet van het aantal functies.
Kan ik meerdere bedrijven of valuta in Exact Online beheren?
Een groep met meerdere bv’s werkt doorgaans met een aparte administratie per vennootschap, aangevuld met groepsrapportage. Vreemde valuta zijn gangbaar voor handelaren met buitenlandse klanten of leveranciers. Laat de precieze inrichting, zoals consolidatie en koersverschillen, vooraf toetsen door een integrator.
Wat is de rol van mijn boekhouder of accountant bij Exact Online?
De boekhouder of accountant werkt in dezelfde administratie, controleert de boekingen, verzorgt de btw-aangifte en de jaarrekening en adviseert over de inrichting. Hij kan veelal meekijken zonder dat u bestanden hoeft te mailen. Spreek vooraf af wie wat boekt en wie wat controleert.
Bronnen
- Exact — Boekhouden, features en prijzen
- Exact — Productie, features en prijzen
- Exact — Projectadministratie, features en prijzen
- Exact — E-facturatie nu beschikbaar voor alle klanten van Exact Online
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.