Een audit van Exact Online is een onafhankelijke doorlichting van wat er in uw omgeving feitelijk staat: hoe het pakket is ingericht, hoe schoon de gegevens zijn, welk maatwerk is gebouwd en hoe het geheel wordt gebruikt. Het is het logische startpunt wanneer een project vastloopt of wanneer u overweegt een reprise van het project te beleggen bij een andere partij. In dit artikel leest u wanneer een audit zinvol is, wat een auditor toetst, hoe u van integrator wisselt zonder opnieuw te beginnen en hoe een herstelplan eruitziet.
Signalen dat een audit van Exact Online nodig is
Niemand bestelt een audit voor de lol. Meestal gaat er maanden gemor aan vooraf. Herkent u een of meer van deze situaties, dan is het tijd voor een nuchtere kijk van buiten.
- De cijfers kloppen niet. Uw boekhouder of accountant moet maandelijks corrigeren, en het saldo van de debiteuren of crediteuren komt niet overeen met de subadministratie.
- De uitrol staat stil. Modules die bij de start zijn beloofd, zijn nooit in gebruik genomen en niemand kan zeggen waarom.
- Gebruikers werken eromheen. Medewerkers houden eigen Excel-lijsten bij omdat ze het systeem niet vertrouwen.
- Elke wijziging is een risico. Een kleine aanpassing in een koppeling of een rapport zet iets anders op scherp.
- De integrator is onbereikbaar of wisselt voortdurend van contactpersoon. Kennis over uw omgeving zit bij één persoon of is verdwenen.
- Facturen en aangiftes lopen vertraging op. De btw-aangifte vraagt handwerk, of inkoopfacturen blijven in een tussenstatus hangen.
- Het project was ooit een mkb-project en is nu te groot gegroeid. Er zijn extra administraties, vestigingen of koppelingen bijgekomen zonder dat de inrichting is herzien.
Een audit is dus geen aanklacht tegen het pakket. Vaak is de oorzaak een combinatie van een te snelle start, ontbrekende documentatie en een gebrek aan eigenaarschap aan uw kant. Meer over typische oorzaken leest u in onze gids over fouten die een ERP-project doen mislukken.
Wat onderzoekt een audit van Exact Online?
Een goede auditor werkt langs vaste onderdelen, zodat de uitkomst vergelijkbaar en controleerbaar is. Hieronder het kader dat wij als redelijk uitgangspunt beschouwen.
| Onderdeel | Wat wordt gecontroleerd | Typische bevinding |
|---|---|---|
| Inrichting | Grootboekschema, dagboeken, btw-codes, artikelgroepen, betalingscondities, rollen | Dubbele of verouderde codes, afwijkende conventies per administratie |
| Gegevens | Debiteuren, crediteuren, artikelen, openstaande posten, dubbele relaties | Duplicaten, onvolledige adresgegevens, ontbrekende btw-nummers |
| Maatwerk | Aangepaste rapporten, workflows, scripts, eigen velden | Niet gedocumenteerd, afhankelijk van één ontwikkelaar |
| Koppelingen | Webshop, bank, logistiek, CRM, loonverwerking | Verouderde authenticatie, ontbrekende foutafhandeling |
| Prestaties | Wachttijden bij rapportage en verwerking, volume per periode | Zware rapporten, onnodige synchronisaties |
| Beveiliging | Gebruikers, rechten, functiescheiding, tweestapsverificatie, oude accounts | Te ruime rechten, accounts van vertrokken medewerkers |
| Versie en pakket | Gebruikte uitvoering, ongebruikte modules, beschikbare functies | Betaald voor modules die niemand gebruikt |
| Gebruik en processen | Wie doet wat, welke handelingen buiten het systeem om gaan | Dubbel invoeren, handmatige tussenstappen |
Paramétrage en inrichting
Hier begint elk onderzoek. De auditor vergelijkt uw inrichting met wat uw bedrijf werkelijk doet. Een grootboekschema dat jaren geleden is overgenomen van een vorige boekhouder, werkt zelden goed voor de huidige rapportagebehoefte. Dat geldt ook voor btw-codes: een verkeerd gekoppelde code werkt door in elke aangifte. Daarom hoort een controle van de btw-aangifte in uw ERP standaard bij de doorlichting.
Gegevens en datakwaliteit
Slechte gegevens vergiftigen alles wat erachter hangt: rapportages, herinneringen, voorraadwaardering en koppelingen. De auditor kijkt naar dubbele relaties, openstaande posten zonder duidelijke herkomst, artikelen zonder eenheid of groep, en naar afgeronde periodes waarin nog wijzigingen zijn doorgevoerd. Het resultaat is meestal een lijst met opschoonacties, gesorteerd naar impact.
Maatwerk en ontwikkelingen
Maatwerk is de grootste bron van afhankelijkheid. De auditor inventariseert alles wat afwijkt van de standaard en beoordeelt per onderdeel of het nog nodig is, of Exact Online het inmiddels standaard biedt en of de bouwwijze past bij wat Exact toestaat. Meer achtergrond over wanneer maatwerk wél zinvol is, vindt u op de pagina over maatwerk en ontwikkeling voor Exact Online.
Koppelingen en integraties
Koppelingen met webshop, bank, logistieke partij of loonpakket zijn vaak het fragielste deel. Let op de manier van authenticatie, op wie de beheerder van de koppeling is en op wat er gebeurt als een bericht mislukt. Exact biedt via het Support Portal gratis en dag en nacht een ontwikkelaarsdocumentatie en toegang tot API-specialisten, en voor het opzetten van integraties en OAuth bestaat betaald advies. Een auditor die uw koppelingen toetst, kan dus terugvallen op officiële bronnen. Een overzicht van wat mogelijk is, staat bij integraties met Exact Online.
Prestaties en beveiliging
Traag werken is zelden een kwestie van het pakket alleen. Vaak ligt het aan zware rapporten, aan synchronisaties die te vaak draaien of aan één administratie die alles bevat. Bij beveiliging gaat het om gebruikers en rechten: wie mag boeken, wie mag betalingen vrijgeven, welke accounts zijn nog actief terwijl de medewerker al weg is, en wie beheert de sleutels van de koppelingen. Functiescheiding is hier geen formaliteit maar een basisvoorwaarde voor een betrouwbare administratie.
Versie, uitvoering en roadmap
Een audit controleert ook of u de juiste uitvoering gebruikt en of u betaalt voor onderdelen die niemand opent. Exact kondigt nieuwe Premium Plus-uitvoeringen aan met multi-legislatie, workflow-automatisering en Master Data Management, onder voorbehoud van planningswijzigingen. De publieke roadmap noemt daarnaast onder meer Central Payments, waarbij ongeveer 85 % minder handmatige acties wordt beloofd, en de btw-aangifte voor de fiscale eenheid. Zulke aankondigingen zijn geen reden om nu te kopen, maar wel om de keuze van uw uitvoering opnieuw te toetsen. Zie hiervoor de pagina over versies en uitvoeringen van Exact Online.
Van integrator wisselen zonder opnieuw te beginnen
De vrees voor een kale start houdt veel bedrijven vast bij een partij waar ze niet tevreden over zijn. Die vrees is meestal onterecht. In Exact Online staan uw gegevens in uw eigen omgeving, niet in die van de integrator. Wat u overdraagt, is kennis en toegang.
Wat u kunt behouden
- De administratie en de historie. Boekingen, relaties en artikelen blijven staan.
- De stamgegevens. Na opschoning vormen ze de basis voor de volgende fase.
- Werkende koppelingen. Wat stabiel draait, laat u staan tot er een reden is om het te vervangen.
- Rapportages die gebruikers vertrouwen. Die documenteert u eerst en past u daarna aan.
Wat vaak opnieuw moet
- Ondoorzichtig maatwerk dat niemand kan uitleggen of onderhouden.
- Koppelingen op persoonlijke accounts van de vorige integrator.
- Workflows die om de standaard heen zijn gebouwd en bij elke update breken.
Wat u moet ophalen bij de vertrekkende partij
De overdracht gaat het soepelst als u dit schriftelijk vastlegt, liefst voordat de relatie verzuurt.
| Document of toegang | Waarom het nodig is |
|---|---|
| Inrichtingsdocumentatie en procesbeschrijvingen | Basis voor het begrip van de huidige situatie |
| Lijst van maatwerk, rapporten en workflows, met eigenaar | Voorkomt verrassingen bij wijzigingen |
| Overzicht van koppelingen, inclusief authenticatiegegevens op naam van uw organisatie | Beheer kan zonder tussenpersoon worden voortgezet |
| Beheerrechten op uw omgeving | Bepalen wie de baas is over uw gegevens |
| Testplannen en acceptatieverslagen | Laten zien wat wél en niet is goedgekeurd |
| Openstaande wijzigingsverzoeken en bekende storingen | Voorkomt dat ze verloren gaan |
| Afspraken over support en onderhoud, inclusief opzegtermijn | Bepaalt de overgangsperiode |
Controleer ook de contractuele kant: wie is eigenaar van het maatwerk, wat staat er over een overdrachtsperiode en welke rechten heeft de nieuwe partij op de bestaande broncode? Zorg dat dit helder is voordat de eerste vergadering met de opvolger plaatsvindt.
Het herstelplan na de audit
Een rapport zonder plan verandert niets. Een bruikbaar plan bevat een volgorde, een eigenaar per onderdeel en een beslismoment.
- Stabiliseren. Eerst de rood gemarkeerde risico's: onjuiste btw-instellingen, rechten die te ruim staan, koppelingen die gegevens verliezen.
- Opschonen. Dubbele relaties, verouderde codes en ongebruikte artikelen verdwijnen, met een back-up en een duidelijke afspraak wie wat mag verwijderen.
- Documenteren. Wat er is, wordt vastgelegd: inrichting, processen, koppelingen, maatwerk.
- Herinrichten waar nodig. Alleen die onderdelen die aantoonbaar niet werken. Dit is geen moment om alles te vernieuwen.
- Trainen. Veel problemen zijn gebruiksfouten. Gerichte training voor Exact Online levert vaak meer op dan nieuwe functies.
- Beheer afspreken. Een duidelijke afspraak over support en onderhoud, met een vaste aanspreker aan beide kanten.
- Daarna pas uitbreiden. Nieuwe modules of vestigingen komen aan bod als de basis staat.
Voor bedrijven die nog niet eens zijn gestart met een uitrol, maar die willen voorkomen dat het daar misloopt, is de pagina over de implementatie van Exact Online een bruikbare tegenhanger.
Wanneer is een nieuwe integrator de oplossing?
Niet elk probleem vraagt om een nieuwe partij. Soms is een tweede paar ogen genoeg en volgt de bestaande integrator het herstelplan. Overweeg een wissel wanneer:
- de vertrouwensband beschadigd is en afspraken structureel niet worden nagekomen;
- de benodigde kennis ontbreekt, bijvoorbeeld voor uw branche of voor complexe koppelingen;
- documentatie of overdracht wordt geweigerd;
- de partij uw groei niet meer kan volgen.
Bij een wissel loont het om het selectieproces opnieuw en serieus te doorlopen. De gids over het kiezen van een ERP-integrator geeft criteria en vragen, en via onze werkwijze laat u zich kosteloos in contact brengen met een geschikte partij. Wij zijn niet aangesloten bij een leverancier en voeren het project niet zelf uit: wij brengen u met een passende integrator in contact, en die doet het werk.
Veelgemaakte fouten bij een projectovername
- Beginnen zonder nulmeting. Wie niet weet wat er staat, kan ook niet meten of het beter wordt.
- De audit laten uitvoeren door de partij die het probleem veroorzaakte. Dat is niet per se onwelwillend, maar het ontbreekt aan onafhankelijkheid.
- Alles in één keer willen oplossen. Een herstel in fasen is beheersbaarder en goedkoper dan een herstart.
- Toegang vergeten. Wie de beheerrechten niet heeft, is afhankelijk van wie ze wel heeft.
- De eigen organisatie buiten beeld laten. Zonder een interne eigenaar valt elk plan terug in oude gewoontes.
- De wettelijke kant negeren. Bewaarplicht, auditfile en e-facturatie vragen een inrichting die klopt. Lees daarover onze pagina over wettelijke verplichtingen voor ERP.
Samenvatting
Een audit van Exact Online geeft u een feitelijke basis: wat werkt, wat niet en wat het kost om dat te herstellen. Een projectovername is zelden een herstart; uw gegevens en het grootste deel van de inrichting blijven staan. Zorg voor toegang, documentatie en een onafhankelijke nulmeting, kies een herstelplan in fasen en beoordeel pas daarna of een andere integrator, een andere uitvoering of zelfs een ander pakket nodig is.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een audit van Exact Online nodig?
Een audit past als de uitrol blijft hangen, als de cijfers van boekhouder en bedrijfsleiding niet meer sporen, of als elke wijziging een nieuwe storing veroorzaakt. Ook voor een overstap naar een andere integrator is een onafhankelijke nulmeting verstandig. Zo weet u waar u staat voordat u een nieuwe offerte tekent.
Kan ik van integrator veranderen zonder alles opnieuw te doen?
In de meeste gevallen wel. De administraties, stamgegevens en het grootste deel van de inrichting blijven in uw eigen Exact Online-omgeving staan. Wat de nieuwe partij nodig heeft, is toegang, een overzicht van het maatwerk en de koppelingen, en afspraken over de overdracht. Alleen zwaar maatwerk dat niemand begrijpt, wordt soms herschreven.
Wat moet ik vragen aan de vertrekkende integrator?
Vraag om de inrichtingsdocumentatie, de lijst van aangepaste rapporten, workflows en koppelingen, en om de beheerrechten op uw eigen omgeving. Leg ook vast welke accounts, API-sleutels en OAuth-koppelingen op naam van de integrator staan. Die laatste moeten naar uw organisatie of de nieuwe partij worden overgezet.
Wat kost een audit en hoe lang duurt die?
Dat hangt af van het aantal administraties, het maatwerk, het aantal koppelingen en de gewenste diepgang. Een korte scan van inrichting en autorisaties is lichter dan een volledige doorlichting met data-analyse. Vraag vooraf een afgebakende scope en een vaste opleverdatum, zodat de uitkomst niet vrijblijvend blijft.
Moet ik na een audit meteen migreren naar een ander ERP-pakket?
Nee. Een audit laat vaak zien dat het pakket zelf prima past en dat de inrichting, de training of de koppelingen de oorzaak zijn. Pas als uw eisen aantoonbaar buiten de mogelijkheden van Exact Online vallen, is een alternatief aan de orde. Dan helpt een herziene vergelijking, geen paniekreactie.
Bronnen
- Exact, vooruitblik op productontwikkeling
- Exact, App Store voor ontwikkelaars
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.