Een bouwbedrijf werkt anders dan een handelsonderneming of een fabriek. Elk project heeft een eigen calculatie, een eigen planning, eigen onderaannemers en een eigen resultaat. Wie een ERP voor de bouw zoekt, zoekt dus in de eerste plaats een systeem dat per project de waarheid vastlegt: wat is begroot, wat is besteed, wat is gefactureerd en wat staat nog open. Op deze pagina leest u wat goede bouwsoftware per onderdeel moet kunnen, welke ERP-pakketten daarvoor in aanmerking komen en welke vragen u aan een intégrateur stelt.
Wij zijn geen softwareleverancier en voeren zelf geen projecten uit. Wij brengen u kosteloos in contact met een gecertificeerde ERP-intégrateur die bij uw type bouwbedrijf past: aannemer, installateur, afbouwbedrijf, infrabedrijf of projectontwikkelaar.
Waarom een algemeen boekhoudpakket in de bouw tekortschiet
Veel bouwbedrijven beginnen met een boekhoudpakket, aangevuld met spreadsheets voor calculatie en urenstaten op papier. Dat werkt zolang er weinig projecten tegelijk lopen. Zodra het aantal werken, onderaannemers en medewerkers toeneemt, ontstaan er vaste problemen:
- Het projectresultaat is pas laat bekend, omdat uren en inkoopfacturen later binnenkomen dan de factuur aan de opdrachtgever.
- Meerwerk wordt mondeling afgesproken op de bouwplaats en komt niet of te laat op de factuur.
- Dezelfde gegevens worden meerdere keren ingevoerd: in de calculatie, in de planning en in de administratie.
- Er is geen overzicht van openstaande verplichtingen richting onderaannemers, terwijl de ketenaansprakelijkheid dat wel vraagt.
Een ERP lost dit op door calculatie, inkoop, uren, materieel en facturatie aan één projectdossier te koppelen. Het gaat daarbij niet om meer functies, maar om dezelfde gegevens op één plek.
Wat een ERP voor de bouw per bedrijfsproces moet dekken
Hieronder loopt u de belangrijkste processen langs, met per proces de eisen en de punten waarop pakketten verschillen.
Offertes, calculatie en begroting
De calculatie is het startpunt van elk project. Een goed systeem laat u een offerte opbouwen uit bestekposten, kengetallen en eerdere projecten, en neemt na gunning de calculatie over als werkbegroting. Zo kunt u later bestede kosten tegen de begrote kosten leggen.
Let op de volgende punten:
- Kunt u calculeren in bestekregels of eigen onderdelen, en eenheidsprijzen per post vastleggen?
- Wordt de calculatie na gunning een begroting zonder opnieuw intypen?
- Is er een koppeling met een gespecialiseerd calculatiepakket, als u dat al gebruikt?
Vraag de intégrateur of de calculatie standaard in het pakket zit of via een aparte oplossing van een partner loopt. Dat verschil bepaalt de licentiekosten en de onderhoudsinspanning.
Werkvoorbereiding, planning en inkoop
Na gunning begint de werkvoorbereiding: materiaal bestellen, onderaannemers kiezen, capaciteit plannen. Een ERP moet inkooporders aan het project en aan de begrotingspost koppelen, zodat u ziet of een bestelling binnen het budget blijft. Voor materiaal dat u uit het magazijn haalt, is voorraadbeheer per project of per locatie nodig.
Controleer of inkoopaanvragen en offertevergelijking zijn te doen, of bestellingen automatisch aan de juiste begrotingspost worden toegewezen en of leveringen vanaf de bouwplaats zijn te registreren.
Uren, personeel en inleen
In de bouw zijn uren de grootste kostenpost die u zelf beheert. De urenregistratie moet eenvoudig zijn voor mensen op de bouwplaats: een mobiele toepassing, keuze uit projecten en activiteiten, en goedkeuring door de uitvoerder. Daarnaast speelt de cao: toeslagen, reisuren en verlof moeten correct doorstromen naar de loonadministratie.
Let hier op de verbinding tussen urenregistratie en salarisverwerking. Sommige pakketten bevatten beide, andere koppelen aan een extern loonpakket. Het eerste scheelt koppelwerk; het tweede biedt meer vrijheid in de keuze.
Meerwerk, minderwerk en wijzigingen
Meerwerk is in de bouw een vaste bron van discussie en van gemiste omzet. Een ERP moet een wijziging kunnen vastleggen als apart dossier onder het project, met opdrachtbevestiging, kostenraming en status. Pas als het meerwerk is goedgekeurd, gaat het naar de facturatie.
Het systeem moet bovendien laten zien welke werkzaamheden zijn uitgevoerd maar nog niet zijn gefactureerd. Dat zogenaamde onderhanden werk is voor de directie en de accountant een belangrijk inzicht, en het is de reden dat veel bouwbedrijven een ERP aanschaffen.
Termijnfacturatie en onderhanden werk
Bouwprojecten worden zelden in één keer gefactureerd. U werkt met termijnen, op basis van een betalingsschema, of met opgaven van het gereedgekomen werk. Een ERP moet termijnen kunnen koppelen aan mijlpalen of aan het percentage gereed werk, en de bijbehorende inhoudingen of garantiesommen bijhouden.
Vraag in de demonstratie om een voorbeeld waarin een termijnfactuur, een meerwerkfactuur en een creditnota voor hetzelfde project in één overzicht samenkomen. Daaraan ziet u of het project echt het ordeningsprincipe van het systeem is.
Onderaannemers, verlegde btw en ketenaansprakelijkheid
Veel bouwbedrijven werken met onderaannemers en inleners. Dat brengt administratieve plichten met zich mee. Het ERP moet verlegde btw correct verwerken, in de inkoop en in de verkoop. Daarnaast is voor de Wet ketenaansprakelijkheid van belang dat u kunt aantonen dat u uw controles hebt uitgevoerd en dat betalingen, bijvoorbeeld via de G-rekening, zijn te herleiden.
Bespreek met uw accountant welke controles en vastleggingen u nodig hebt, en laat de intégrateur aangeven welke daarvan standaard in het pakket zitten.
Materieel, voertuigen en gereedschap
Een bouwbedrijf bezit of huurt kranen, graafmachines, steigers, bestelwagens en gereedschap. Een ERP moet dit materieel kunnen toewijzen aan projecten en de kosten ervan doorberekenen, via een uurtarief of dagtarief. Ook onderhoud, keuringen en afschrijving horen erbij. Vooral bij grotere bedrijven verschilt het per pakket of dit in de kern zit of via een uitbreiding wordt toegevoegd.
Opleverdossier, kwaliteit en Wkb
Aan het eind van het project staat de oplevering. Met de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen neemt het belang toe van een volledig dossier: tekeningen, keuringen, foto’s en verklaringen. Een ERP is geen documentbeheersysteem voor bouwkundige dossiers, maar moet er wel mee kunnen koppelen of documenten aan het project kunnen hangen. Vraag wat de intégrateur hiervoor standaard aanbiedt en wat een aparte oplossing is.
Welke ERP-pakketten passen bij de bouw?
Onderstaande tabel vat samen hoe de pakketten die wij op deze website behandelen zich verhouden tot de bouw. Het is een eerste oriëntatie; de uiteindelijke geschiktheid hangt af van uw bedrijfsgrootte, uw type werk en de partner die het pakket inricht.
| ERP-pakket | Karakter | Geschikt voor | Aandachtspunt in de bouw |
|---|---|---|---|
| Odoo | Modulair, flexibel aan te passen | Kleine tot middelgrote bouw- en installatiebedrijven die willen laten maatwerken | Bouwspecifieke onderdelen hangen vaak af van de partner en eigen ontwikkeling |
| Exact Online | Cloudpakket met sterke financiële basis, veel gebruikt in het Nederlandse mkb | Bedrijven die vanuit de boekhouding groeien | Controleer welke bouwfuncties via uitbreidingen van partners komen |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Breed ERP in de cloud, met veel branche-uitbreidingen | Middelgrote bouwbedrijven met meerdere projecten en onderaannemers | Veel bouwfunctionaliteit komt van gespecialiseerde partners; vraag naar de versie en onderhoud |
| AFAS | Nederlandse leverancier, sterk in personeel en salaris | Bedrijven waar personeel, uren en loon centraal staan | Controleer de dekking van calculatie, materieel en onderhanden werk |
| SAP Business One | ERP voor kleinere en middelgrote ondernemingen, sterk in inkoop en voorraad | Bedrijven met veel materiaalstromen en gestructureerde processen | Projectfuncties vragen in de bouw vaak om extra inrichting |
| Oracle NetSuite | Cloud-ERP voor groeiende organisaties met meerdere entiteiten | Grotere groepen met meerdere vennootschappen | Bouwspecifieke dekking en inrichting hangen sterk af van de partner |
Wilt u de pakketten dieper vergelijken, lees dan onze pagina’s over Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central en SAP Business One, of het overzicht van ERP-software.
Welk pakket past bij welk bouwbedrijf?
Er bestaat geen winnaar voor de hele sector. Een paar richtlijnen helpen bij de eerste afweging:
- Een klein bouw- of installatiebedrijf met een overzichtelijk aantal projecten heeft meestal baat bij een lichter, cloudgebaseerd pakket dat boekhouding, uren en projectadministratie samenbrengt. Dan komen Exact Online, Odoo of AFAS in beeld.
- Een middelgroot bedrijf met meerdere vestigingen, veel onderaannemers en een eigen materieelpark vraagt om meer structuur. Business Central, Odoo en SAP Business One zijn dan serieuze kandidaten, afhankelijk van de partner.
- Een groep met meerdere vennootschappen of internationale activiteiten kijkt naar pakketten die consolidatie en meerdere valuta’s goed ondersteunen, zoals Oracle NetSuite of Business Central.
Wat telt, is niet alleen het pakket, maar vooral de intégrateur: iemand die de bouw kent, uw processen vertaalt naar de inrichting en de branchespecifieke uitbreidingen goed beheerst. Lees hoe u een geschikte ERP-intégrateur kiest.
Cloud of on-premise voor de bouw
Werk op de bouwplaats vraagt om toegang buiten kantoor. Een cloud-ERP maakt het mogelijk dat uitvoerders uren, bonnen en foto’s ter plekke invoeren en dat de projectleider direct de actuele stand ziet. Toch kan een eigen server redenen hebben, bijvoorbeeld door bestaande koppelingen met calculatie- of planningsprogramma’s. Een overzicht van de afwegingen vindt u in onze gids over cloud-ERP of on-premise.
Hoe bereidt u een ERP-traject in de bouw voor?
Een goed traject begint bij uw eigen processen, niet bij de softwarelijst. Doorloop deze stappen:
- Breng uw projectproces in kaart, van offerte tot oplevering, en markeer waar nu fouten of dubbel werk ontstaan.
- Leg uw eisen vast in een programma van eisen, met onderscheid tussen onmisbaar en wenselijk. Hoe u dat aanpakt, leest u in onze gids over het programma van eisen voor een ERP.
- Bepaal de koppelingen: calculatiepakket, planning, loonadministratie, bank en eventuele portalen van opdrachtgevers.
- Vraag een demonstratie met uw eigen casus, bijvoorbeeld één lopend project met meerwerk en een onderaannemer.
- Plan de invoering in een rustige periode en reken op tijd van uw eigen mensen voor het aanleveren van gegevens en het testen. Zie ook onze uitleg over de implementatie van een ERP.
Wat dit alles kost, hangt af van uw keuzes; de opbouw van de kosten staat in de gids over ERP-kosten.
Vragen die u aan de intégrateur stelt
Bereid uw gesprek met de intégrateur voor met deze vragen:
- Welke bouwprojecten hebt u eerder ingericht, en wat voor type bedrijf was dat?
- Welke onderdelen van mijn proces zitten standaard in het pakket en welke komen van een add-on of maatwerk?
- Hoe wordt meerwerk vastgelegd en gefactureerd, en hoe ziet het onderhanden werk eruit voor mijn accountant?
- Hoe verwerkt het systeem verlegde btw en de controles voor de ketenaansprakelijkheid?
- Hoe werkt de mobiele toepassing op de bouwplaats, ook met een zwakke verbinding?
- Wie beheert updates van de branche-uitbreidingen na de ingebruikname, en wat betekent dat voor de kosten?
- Hoe migreert u onze lopende projecten en historische gegevens?
Kleinere bedrijven vinden meer achtergrond in onze gids over ERP voor het mkb. Biedt uw bedrijf ook dienstverlening naast het bouwen, zoals onderhoud of adviesopdrachten, lees dan ook onze pagina over ERP voor dienstverlening.
Gratis advies van een intégrateur die de bouw kent
Heeft u een beeld van uw eisen, maar twijfelt u over het pakket of over de juiste partner? Beschrijf kort uw bedrijf, uw type projecten en uw huidige systemen. Wij koppelen u aan een ERP-intégrateur die ervaring heeft met uw sector. U ontvangt een voorstel zonder verplichting; de intégrateur voert het project uit, wij bemiddelen alleen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een standaard ERP en bouwsoftware?
Een standaard ERP is opgebouwd rond voorraad, productie en handel, terwijl bouwsoftware is ingericht rond het project: calculatie, werkbegroting, termijnen, meerwerk en onderaannemers. Veel ERP-pakketten dekken de bouw met branchespecifieke uitbreidingen van partners. Vraag de intégrateur dus altijd welke onderdelen standaard zijn en welke maatwerk of add-on.
Kan een ERP omgaan met meerwerk en minderwerk?
Ja, mits het vanaf het begin in de inrichting is meegenomen. Meerwerk moet aan het oorspronkelijke project gekoppeld blijven, met eigen goedkeuring, eigen kosten en een eigen factuurregel. Laat de intégrateur in een demonstratie een volledig meerwerkdossier laten zien, van opdracht tot factuur.
Hoe gaat een ERP om met verlegde btw en de ketenaansprakelijkheid?
Het pakket moet verlegde btw op onderaannemersfacturen en aan klanten correct kunnen vastleggen en rapporteren. Voor de Wet ketenaansprakelijkheid is het nuttig dat betalingen via de G-rekening en de bijbehorende controles in het inkoopproces zijn te volgen. Bespreek met uw accountant en de intégrateur welke controles automatisch moeten verlopen.
Is een cloud-ERP geschikt voor werk op de bouwplaats?
Een cloud-ERP is juist handig omdat uren, materiaalbonnen en foto’s vanaf de bouwplaats direct in het project terechtkomen, via telefoon of tablet. Let wel op de dekking op afgelegen locaties en op de mogelijkheid om offline te registreren. Vraag hoe de mobiele toepassing met een zwakke verbinding omgaat.
Wat kost een ERP-project in de bouw?
De kosten hangen af van het aantal gebruikers, het gekozen pakket, de gewenste branchefuncties, koppelingen en datamigratie. Een betrouwbare prijs ontstaat pas na een gesprek over uw processen. Via onze gratis aanvraag ontvangt u een voorstel van een intégrateur die uw situatie kent.
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.