E-factureren met uw ERP: wat Nederland van u vraagt

E-factureren is in Nederland geen toekomstmuziek meer. Wie aan de Rijksoverheid levert, moet het al doen, en voor zakelijke facturen tussen bedrijven staat een verplichting op de agenda. Voor uw ERP betekent dat: facturen niet meer als pdf per e-mail versturen, maar als gestructureerd bericht dat een ander systeem zonder overtypen kan verwerken. Deze gids legt uit wat er geldt, wat uw ERP daarvoor moet doen en welke punten u met een integrator doorloopt.

Wat is e-factureren precies?

Bij e-factureren stuurt uw ERP een factuur als XML-bericht naar het systeem van uw klant, dat de regels, bedragen en btw-gegevens automatisch inleest. Een pdf in een mailbox is dat niet: dat is een plaatje van een factuur waar iemand nog mee aan het werk moet. Het voordeel zit aan beide kanten. U hoeft niets meer te versturen of na te bellen, en de ontvanger boekt zonder handwerk.

Het maakt voor de inrichting verschil of u:

• facturen verstuurt (verkoop) of ontvangt (inkoop);
• rechtstreeks via een netwerk werkt of via een aanbieder die dat voor u doet;
• alleen overheidsklanten heeft of ook bedrijven die willen overstappen.

E-facturatie voor de overheid: wat geldt nu?

Wie goederen of diensten levert aan de Nederlandse Rijksoverheid, moet elektronisch factureren. Logius, dat valt onder het ministerie van Binnenlandse Zaken, beheert de koppelingen en technische standaarden waarmee softwareleveranciers e-factureren inbouwen. Logius houdt ook de documentatie bij, waaronder de Basisfactuur Rijk, en heeft een helpdesk e-factureren.

Voor het uitwisselen van orders en facturen is sinds begin 2024 een Peppol-toegangspunt van de Rijksoverheid in gebruik, het Rijksoverheid Access Point. Dat verving DigiInkoop, dat op 20 juni 2023 is gesloten. Hebt u nog een oude koppeling uit die tijd, dan hoort die bij uw ERP-controle.

De Basisfactuur Rijk

De Basisfactuur Rijk beschrijft de minimale gegevens die de Rijksoverheid in een e-factuur verwacht. Het gaat om:

• de kop van de factuur;
• uw gegevens als leverancier, waaronder KVK-nummer en btw-nummer;
• de gegevens van de afnemer, waaronder het OIN;
• uw IBAN;
• de belastinggegevens, de totalen en de factuurregels.

De Basisfactuur Rijk voldoet aan NLCIUS en Peppol BIS 3 en dekt ongeveer 90 % van de facturen aan overheidsonderdelen van het Rijk. Voor uw ERP komt het erop neer dat de stamgegevens kloppen: een ontbrekend OIN of een verkeerd ingevuld KVK-nummer gaat in een gestructureerd bericht niet ongemerkt voorbij.

Peppol in Nederland: hoe werkt het netwerk?

Peppol is een internationale standaard om berichten zoals facturen, orders en tijdschriften tussen publieke en private organisaties te verzenden, te ontvangen en te verwerken. Het principe is ‘connect once, reach all’: u sluit één keer aan en bereikt via dat punt alle andere deelnemers. Logius levert Peppol als onderdeel van de digitalisering van de overheid, en de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) houdt toezicht op de uitvoering in Nederland.

In de praktijk sluit een mkb-bedrijf zelden rechtstreeks aan. Er zijn twee gebruikelijke routes:

Welke route past, hangt af van uw ERP, uw volume en uw klanten. Dat bepaalt u niet vooraf op papier, maar samen met de integrator.

SI-UBL: waarom het oude formaat verdwijnt

SI-UBL was tussen 2013 en 2019 de standaard voor e-facturen aan de overheid. De Nederlandse Peppolautoriteit maakte versie 1.2 op 1 juli 2022 facultatief, omdat Logius veel mislukte berichten zag bij overheidssystemen. Sinds 1 januari 2023 accepteert de Rijksoverheid facturen in SI-UBL 1.2 helemaal niet meer.

Heeft uw ERP of uw koppeling nog een SI-UBL-uitvoer die ooit voor de overheid is gebouwd? Dan is dit het moment om te laten controleren of die nog wordt gebruikt. Een koppeling die jarenlang goed werkte en nu stil faalt, is een klassiek gevolg van een uitgefaseerde standaard. De opvolger is een bericht volgens NLCIUS en Peppol BIS 3.

E-factureren tussen bedrijven: de B2B-verplichting

Volgens de KVK heeft het kabinet besloten dat e-factureren verplicht wordt voor transacties tussen in Nederland gevestigde bedrijven, vanaf 1 juli 2030. Een verplichting om die transacties digitaal te rapporteren aan de Belastingdienst volgt vanaf 1 juli 2031. Ondernemers onder de kleineondernemersregeling (KOR) zijn daarvan vrijgesteld.

De KVK raadt ondernemers aan na te gaan of hun boekhoudsoftware e-facturen kan verzenden en ontvangen, en contact op te nemen met hun leverancier en hun boekhouder. Daar sluiten wij ons bij aan, met één aanvulling: laat het ook testen. Een bevestiging van de leverancier is nog geen werkende factuurstroom.

Houd bij de planning rekening met het volgende:

• De tijd tot 2030 lijkt ruim, maar een ERP-wissel of een grote aanpassing neemt eigen planning in beslag. Combineer de voorbereiding op e-factureren met een geplande update of migratie.
• Uw klanten en leveranciers hoeven niet op hetzelfde moment klaar te zijn. Stem af wie wanneer kan ontvangen.
• Uw boekhouder of accountant krijgt andere stukken te verwerken. Betrek die vroeg.

Meer over de wettelijke kant van uw administratie leest u in onze gids over wettelijke verplichtingen van een ERP. Een bredere inleiding vindt u op de pagina over e-facturatie in een ERP.

Wat moet uw ERP kunnen?

Een e-factuur is maar zo goed als de gegevens waaruit zij wordt opgebouwd. Een ERP dat e-factureren goed ondersteunt, moet in elk geval:

1. Gestructureerde berichten maken in de vereiste standaard (NLCIUS en Peppol BIS 3 voor de overheid), niet alleen een pdf.
2. Stamgegevens bewaren die ook echt in de factuur terechtkomen: KVK-nummer, btw-nummer, IBAN en, bij overheidsklanten, het OIN.
3. Btw-codes correct verwerken: het normale tarief van 21 %, het verlaagde tarief van 9 %, het nultarief en vrijgestelde leveringen. Het ERP moet elke code vertalen naar het juiste veld in het bericht.
4. Statusinformatie terugsturen: is de factuur afgeleverd, geweigerd of blijven steken? Zonder die terugkoppeling ontdekt u een fout pas als de klant gaat bellen.
5. Inkomende facturen inlezen en koppelen aan inkooporders en ontvangsten, zodat de driewegmatch niet handmatig blijft.
6. Bewaren en terugvinden: de originele berichten én de verwerkte boeking blijven samen raadpleegbaar.

Hoe ver het pakket daar standaard in komt, verschilt. Bij Exact Online en AFAS werkt u vaak dicht bij de Nederlandse praktijk; bij Odoo en Microsoft Dynamics 365 Business Central hangt het van versie, localisatie en gekozen modules af. Dat zegt niets over kwaliteit, maar wel over wat u moet laten controleren. Voor SAP Business One en Oracle NetSuite geldt hetzelfde: vraag na wat standaard is en wat via een aparte koppeling loopt.

Standaard, module of aanbieder: wat wordt het bij u?

Niet alles hoeft in het ERP te zitten. Een nuchtere verdeling:

Kies niet op het eerste wat u hoort. Een ingebouwde functie kan beperkt zijn, en een losse module kan beter zijn, maar vraagt wel beheer. Maak de afweging bij het opstellen van uw programma van eisen voor een ERP en leg vast wie bij storingen verantwoordelijk is.

Bewaren: wat de Belastingdienst verwacht

E-facturen vallen onder dezelfde bewaarplicht als papieren facturen. Alle verzonden en ontvangen facturen bewaart u 7 jaar in uw administratie, voor onroerend goed 10 jaar. Papieren facturen mag u inscannen, mits de digitale kopie een getrouwe en volledige weergave is met de kenmerken van echtheid; het papieren origineel is dan niet meer nodig. De facturen moeten binnen redelijke tijd controleerbaar zijn, zodat de Belastingdienst ze kan toetsen.

Voor uw ERP is dat een inrichtingsvraag: waar staan de oorspronkelijke berichten, hoe lang blijven ze beschikbaar en hoe haalt u ze op bij een controle? Wie de btw-aangifte vanuit het ERP doet, ziet dit ook terug; zie onze gids over btw-aangifte vanuit uw ERP.

Zo toetst u e-factureren met de integrator

Een demo laat zien wat een pakket kan. Een test met uw eigen gegevens laat zien wat het bij u doet. Loop met de integrator deze punten door:

• Stuur een testfactuur met uw eigen stamgegevens, tarieven en een regel met korting.
• Controleer een overheidsfactuur met KVK-nummer, btw-nummer, OIN en IBAN: komen alle velden goed in het bericht?
• Laat een foutmelding veroorzaken en kijk waar die terugkomt en wie haar ziet.
• Test een creditnota en een factuur met meerdere btw-tarieven.
• Ontvang een inkomende e-factuur en volg haar tot aan de boeking.
• Vraag hoe updates van de standaard worden doorgevoerd, zodat u niet nog eens met een uitgefaseerd formaat zit.
• Spreek af wat er bij storing gebeurt en wie dan belt.

Hebt u nog geen integrator, lees dan hoe u een ERP-integrator kiest en hoe onze koppeling werkt. Wij kennen de integrators niet als afgevaardigden van een leverancier: wij brengen u in contact en zij voeren het project uit.

Veelgemaakte fouten

• Alleen naar de pdf kijken. Een mooie pdf met een mislukt XML-bericht blijft een mislukte factuur.
• Stamgegevens laten verslonzen. Een ontbrekend OIN of een oud KVK-nummer geeft bij overheidsklanten een afwijzing.
• De oude SI-UBL-koppeling laten staan zonder te weten of er nog iets mee verstuurd wordt.
• Uitstellen tot de verplichting ingaat. Wie dan pas begint, concurreert met iedereen om dezelfde integrators.
• De boekhouder vergeten. Zij moeten weten welke stukken ze straks krijgen en in welke vorm.

Volgende stap

Begin met een inventarisatie: welke klanten ontvangen nu al een e-factuur, welke formaten gebruikt uw ERP en wie beheert de koppeling? Dat levert in korte tijd een lijst op waarmee een integrator gericht kan adviseren. Vraagt u een gratis kennismaking aan, dan zoeken wij een integrator die ervaring heeft met uw pakket, uw sector en uw administratie.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.