Exact Online: de Nederlandse cloud-ERP voor het mkb

Wie in Nederland naar Exact Online kijkt, zoekt meestal één ding: een cloudsysteem dat de administratie, de verkoop en de voorraad op één plek samenbrengt, zonder dat het project een jarenlang traject wordt. Als Exact Online ERP is het pakket gebouwd rond de financiële administratie en groeit het via aparte pakketten uit naar handel, productie en projecten. Op deze pagina leest u hoe die opbouw eruitziet, wat Exact Online kost, voor wie het past en waar de grenzen liggen.

Deze pagina is geschreven vanuit de keuze van de afnemer. Wij zijn niet gelieerd aan Exact en verkopen of implementeren niets zelf. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past.

Wat is Exact Online precies?

Exact Online is een cloudoplossing waarin u via de browser werkt. U beheert geen eigen server en updates komen vanzelf binnen. Exact geeft aan dat het abonnement maandelijks opzegbaar is, wat de drempel voor een eerste stap laag houdt.

Het aanbod is opgedeeld in pakketten die op elkaar voortbouwen:

• Boekhouden voor de financiële administratie.
• Handel voor inkoop, verkoop en voorraad.
• Productie voor bedrijven die zelf maken of assembleren.
• Project Management voor dienstverleners die uren en projecten bijhouden.
• Finance voor organisaties met meerdere administraties en hogere eisen aan rapportage.

Dat is een andere opzet dan bij een systeem dat u in één keer als groot geheel inricht. U begint met wat u nodig hebt en stapt over op een bredere editie wanneer de organisatie dat vraagt. Een goed overzicht van de onderdelen vindt u bij de modules van Exact Online.

Edities en kosten van Exact Online

Exact publiceert zijn maandprijzen openbaar, exclusief btw. Dat maakt een eerste vergelijking eenvoudig. Voor een volledig beeld van wat er bovenop komt, leest u ook de pagina over Exact Online prijzen en onze algemene gids over ERP-kosten.

Boekhouden: vier edities

Exact Online Boekhouden bestaat uit Essentials, Plus, Professional en Premium.

De inhoud groeit met de editie. Plus voegt automatische debiteurenbewaking, vaste activa en goedkeuringsstromen toe. Professional voegt sjablonen voor terugkerende boekingen en detectie van afwijkingen toe. Boven de inbegrepen aantallen betaalt u extra: uitgebreide gebruikers kosten van 23 tot 49 € per maand en extra administraties van 20 tot 38 € per maand, afhankelijk van de editie. Salarisverwerking begint bij 92,50 € per maand met 25 loonstroken, en abonnementenbeheer bij 60 €.

Handel, Productie en Project Management

Zodra voorraad of productie meespeelt, verschuift u naar een breder pakket.

Alle bedragen gelden per maand, exclusief btw, met 1 gebruiker en 2 administraties inbegrepen. Een extra gebruiker in Handel kost 26, 35, 43 of 65 € per maand, van de laagste naar de hoogste editie; in Productie zijn dat dezelfde bedragen. Voor Handel biedt Exact een gratis proefperiode van 30 dagen voor de vier hoofdedities.

Productie is feitelijk een combinatie: de edities Essentials, Plus en Professional bundelen Boekhouden Professional met de gelijknamige Handel-editie, Premium combineert Boekhouden Premium met Handel Premium. Project Management neemt alle functies van Boekhouden Professional mee en voegt urenregistratie toe, met facturatie op nacalculatie of vaste prijs. In Plus komen urenbegroting en kostenbegroting (WBS), meerdere factureringsmethoden per project en capaciteitsplanning erbij. Professional voegt abonnementsbeheer met automatische facturatie toe, en Premium uitgebreide opbrengst- en kostenverwerking met Power BI.

Voor de grotere administratieve organisatie bestaat Finance, uitsluitend als Premium-editie: 299 € per maand met 2 gebruikers en 2 administraties, en eveneens 30 dagen gratis proberen.

Voor welke bedrijven past Exact Online?

Exact Online past het best bij Nederlandse mkb-bedrijven die hun cijfers op orde willen en vanuit de boekhouding groeien naar een ruimer systeem. Denk aan een groothandel die van een losse boekhouding naar gekoppelde inkoop en voorraad wil, een productiebedrijf dat orders en stuklijsten wil bijhouden, of een dienstverlener die uren en projecten wil koppelen aan facturatie.

Een sterk punt is de aansluiting op de Nederlandse praktijk. Uw boekhouder of accountant kent het pakket vaak al, en de koppeling met banken en de btw-aangifte is voor de lokale markt ingericht. Meer over de wettelijke kant leest u in onze gids over wettelijke verplichtingen van een ERP-systeem.

Het past minder goed als:

• uw processen sterk afwijken van wat standaard is en u veel maatwerk nodig hebt;
• u complexe, internationale structuren met veel wetgevingen wilt beheren zonder de hogere edities;
• u een uitgebreide, volledig op uw sector toegespitste oplossing zoekt.

In dat geval is een vergelijking met andere systemen zinvol, bijvoorbeeld via de pagina met alternatieven voor Exact Online of door AFAS naast Exact te leggen.

E-facturatie en Peppol in Exact Online

Voor Nederlandse bedrijven is e-factureren een dagelijks onderwerp geworden. Exact heeft het versturen en ontvangen van elektronische facturen via het Peppol-netwerk per 1 januari 2025 standaard opgenomen in alle versies van Exact Online. U hoeft er dus geen aparte module voor te kopen.

Daarnaast blijft Scan & Herken bestaan. Die functie verwerkt PDF-facturen, gescande bonnetjes en papieren documenten automatisch, naast de Peppol-stroom. In de praktijk krijgt u dus beide routes in één systeem: gestructureerde e-facturen van leveranciers die op Peppol zijn aangesloten, en herkenning van documenten die nog op de oude manier binnenkomen.

Wat dit betekent voor uw inkoopproces en uw btw-administratie, werken we uit in de gids over e-factureren in een ERP-systeem.

Koppelingen, API en App Store

Een ERP staat zelden alleen. Exact Online beschikt over een REST-API met uitgebreide documentatie, en voor vragen kunt u terecht bij de API-specialisten via het Support Portal van Exact. Dat portaal biedt kosteloos ontwikkelaarsdocumentatie en toegang tot specialisten; betaald advies voor het opzetten van integraties en OAuth is eveneens beschikbaar.

Voor ontwikkelaars zijn de voorwaarden helder:

• Het Developer-abonnement kost 15 € per maand en omvat 2 gebruikers, volledige testomgevingen, het registreren van apps en maximaal 100 gekoppelde administraties.
• Het traject telt zes stappen: abonneren, app registreren met een unieke API-sleutel, ontwikkelen en testen, bereik bepalen, OAuth implementeren en eventueel de app indienen bij de App Store.
• Voor een koppeling die voor één klant is bedoeld, is het Developer-abonnement niet nodig; de klant registreert de app in zijn eigen omgeving.

Exact meldt dat al meer dan 8 000 ontwikkelaars de API hebben gebruikt. De App Store telt 591 apps in categorieën als Boekhouden, Magazijnbeheer, Productie, Project management, Inkoop, Verkoop, HRM en Rapportage, plus 8 sectorfilters, waaronder Bouw, Retail, Hospitality, Onderwijs, Vastgoed en Zorg & welzijn. Voor een webshop noemt Exact een naadloze koppeling met de webwinkel of logistieke partners als standaardfunctie van de Handel-pakketten, zonder te specificeren welke platforms worden ondersteund. Laat dat dus vooraf door uw partner bevestigen.

Meer over dit thema staat op de pagina integraties van Exact Online.

Sterke punten en grenzen van Exact Online

Een eerlijke afweging helpt meer dan een lijstje voordelen. Dit is wat in de gepubliceerde informatie van Exact terugkomt.

Sterke punten

• Transparante opbouw. Vier edities per pakket en openbare maandprijzen maken een eerste budget haalbaar zonder offerte.
• Groeipad. U kunt van Boekhouden naar Handel, Productie of Project Management doorgroeien binnen dezelfde familie.
• Open koppelingen. Een gedocumenteerde API en een grote App Store beperken de noodzaak van maatwerk.
• Lokale aansluiting. E-facturatie via Peppol zit standaard in alle versies, en de koppeling met de Nederlandse administratie is vertrouwd.
• Ontwikkeling in de openbaarheid. De publieke routekaart noemt onder meer nieuwe Premium Plus-edities met multi-wetgeving, workflowautomatisering en Master Data Management, onder voorbehoud van planning. Ook staan er AI-agents (Payroll, Financial, CRM, Excel) en een MCP-server gepland, evenals een donkere modus, Central Payments en de btw-aangifte voor de fiscale eenheid.

Grenzen

• Kosten lopen op zodra u gebruikers, administraties, salarisverwerking of abonnementenbeheer toevoegt. Reken daarom altijd het totaal per maand uit, niet alleen de instapprijs.
• Veel van de aangekondigde functies zijn plannen. Ga bij uw keuze uit wat nu beschikbaar is, niet uit wat nog op de routekaart staat.
• Voor specifieke sectoren is vaak een app of maatwerk nodig; bekijk daarvoor Exact Online voor uw sector.

Waarom een Exact Online partner inschakelen?

Een goede partner bepaalt grotendeels of het project slaagt. Het pakket zelf is standaard; de inrichting van grootboekschema, artikelstructuur, goedkeuringsstromen en koppelingen niet. Een ervaren partner helpt bij het vertalen van uw processen, bij de overgang vanuit een ouder systeem en bij de training van uw team.

Let bij een Exact Online-integrator onder meer op:

• ervaring met uw sector en met de pakketten die u overweegt;
• een vaste aanpak voor inrichting en overzetting van gegevens;
• duidelijkheid over wat in de offerte zit en wat daarbuiten valt;
• bereikbaarheid na de livegang.

Exact traint zijn eigen partners via het Exact Learning Center, dat certificeringstrajecten in drie niveaus kent. De bijbehorende pagina is vooral gericht op Exact Globe en Synergy, dus gebruik het niet als bewijs voor Exact Online-kennis. Vraag een partner liever om referenties en een concreet plan. Hoe zo'n traject verloopt, leest u bij de implementatie van Exact Online, en onze eigen aanpak staat onder hoe het werkt.

Een zorgvuldige voorbereiding

Wie met Exact Online begint, doet er goed aan eerst zijn eisen vast te leggen. Welke processen moeten echt in het systeem, en welke blijven buiten? Welke rapportages hebt u nodig voor uw boekhouder en accountant? Welke bestaande software moet blijven draaien? Een programma van eisen beantwoordt die vragen en maakt offertes onderling vergelijkbaar.

Twijfelt u nog tussen systemen? Dan helpt de gids ERP kiezen, en een goede eerste stap is de proefperiode die Exact voor sommige pakketten aanbiedt. Voor dienstverleners, handelaren en producenten gelden andere accenten; leg dus vooraf vast wat voor uw type bedrijf de doorslag geeft.

Hoe wij u helpen

Wij zijn onafhankelijk van Exact en van elke leverancier. U beschrijft uw situatie in het aanvraagformulier, wij zoeken een integrator die past bij uw sector, omvang en gewenste pakket, en u beslist zelf of u een gesprek aangaat. Het is gratis en vrijblijvend.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.