Exact Online modules en functionaliteit: wat zit waarin?

Wie de modules van Exact Online vergelijkt, ziet al snel dat het geen enkel blok software is. Exact Online is opgebouwd uit domeinen die u afzonderlijk of gecombineerd afneemt: boekhouden, handel, productie en projecten, met daaromheen CRM, salaris en rapportage. Deze pagina loopt die functionaliteiten van Exact Online domein voor domein langs en zegt eerlijk wat standaard is en wat een extensie of partner vraagt.

Voor een Nederlandse mkb-onderneming is dat onderscheid belangrijk. Uw boekhouder of accountant werkt waarschijnlijk al met Exact, uw btw-aangifte en uw e-facturatie lopen via de financiële kern, en de rest van het bedrijf groeit eromheen. Dat de kern sterk is, wil niet zeggen dat elk domein even diep gaat. Dat verschil bepaalt of u uitkomt met de standaard of een aanvulling nodig hebt.

Hoe Exact Online is opgebouwd

Exact Online werkt met domeinen en edities. Een domein is een werkgebied, zoals Boekhouden of Productie. Een editie bepaalt hoeveel functionaliteit binnen dat domein beschikbaar is. De namen zijn voor de meeste domeinen gelijk: Essentials, Plus, Professional en Premium. Dat maakt vergelijken eenvoudiger, maar u moet wel per domein kijken. Een hoge editie voor boekhouden zegt niets over de editie die u voor handel nodig hebt.

Een tweede onderscheid is dat tussen wat in het pakket zit en wat via het app-ecosysteem komt. Aanvullende toepassingen van derden vullen gaten die de standaard bewust open laat. Dat is een gewone en gezonde werkwijze, zolang u vooraf weet welke onderdelen standaard zijn en welke niet. Vraag uw integrator om dat per proces uit te schrijven, zodat er geen verrassingen in de offerte of tijdens de bouw zitten.

Overzicht: van domein naar module

De tabel hieronder geeft de stand van zaken per domein. Waar de bron specifieke edities noemt, staan die erbij. Voor de overige domeinen blijft de omschrijving bewust algemeen, omdat de precieze indeling per editie verschilt en regelmatig wijzigt.

Financieel: Boekhouden als kern

Boekhouden is het fundament van Exact Online en het onderdeel waarop de meeste klanten starten. Het bestaat voor Nederlandse bedrijven in vier edities: Essentials, Plus, Professional en Premium.

Wat de edities verschillen

Plus bouwt voort op Essentials met automatisch debiteurenbeheer, vaste activa en goedkeuringsstromen. Dat laatste is handig als facturen niet door één persoon mogen worden vrijgegeven. Professional voegt daar terugkerende boekingen, afwijkingsdetectie en onbeperkt verkoopfacturen aan toe. Voor bedrijven die veel facturen versturen, is dat laatste vaak doorslaggevend.

Voor de btw-aangifte, de auditfile en het koppelen van banken is dit domein uw uitgangspunt. De details staan op de pagina over boekhouden en financiën in Exact Online. Over de wettelijke kant leest u meer in onze uitleg over e-factureren in een ERP-systeem.

Verkoop, CRM en klantbeheer

Voor de verkoopketen gebruikt u Handel, aangevuld met CRM-functionaliteit voor relaties en opvolging. Samen leggen ze offertes, orders en facturen vast en koppelen ze die aan de debiteuren in de boekhouding. De meerwaarde zit in de directe koppeling: een verkooporder is binnen hetzelfde systeem een boeking, zonder overtypen.

Waar het snel specialistisch wordt, is bij complexe prijsafspraken, contractverkoop of een webshop met veel kanalen. Dan kijkt u naar een koppeling of extensie. Meer over de verkoopkant leest u bij CRM en verkoop in Exact Online.

Inkoop en voorraad

Ook inkoop en voorraad horen bij het handelsdomein. U legt inkooporders vast, boekt ontvangsten en volgt de voorraad per artikel. Voor een groothandel of een winkelketen met een beperkt aantal locaties is dat vaak voldoende. Zodra u met scanners, magazijnlocaties of een eigen distributiecentrum werkt, komt een aanvullende oplossing in beeld.

De praktische vraag is niet of Exact Online voorraad kan beheren, maar hoe fijnmazig u dat nodig hebt. Een korte inventarisatie van uw magazijnprocessen maakt dat snel duidelijk. Zie ook voorraad en inkoop in Exact Online.

Productie

Productie is een eigen domein, met vier edities: Essentials, Plus, Professional en Premium. Het is geen losse module naast uw boekhouding, maar een pakket dat Boekhouding en Handel combineert:

• Essentials bundelt Boekhouding Professional met Handel Essentials.
• Plus bundelt Boekhouding Professional met Handel Plus.
• Professional bundelt Boekhouding Professional met Handel Professional.
• Premium bundelt Boekhouding Premium met Handel Premium.

Het voordeel van die opbouw is dat u niet los hoeft te rekenen met drie pakketten. Wie produceert, kiest een editie en krijgt de bijbehorende financiële en commerciële basis mee. Voor complexe productieplanning of sectorspecifieke eisen moet u bekijken of de standaard past of dat een aanvulling nodig is. Meer daarover staat op de pagina over productie in Exact Online, en voor de bredere context op ERP voor de maakindustrie.

Projecten en dienstverlening

Voor adviesbureaus, installateurs en andere dienstverleners is Project Management het belangrijkste domein. Het bestaat in vier edities, en alle vier bevatten onbeperkt bankkoppelingen, onbeperkt verkoopfacturen en AI-agents.

Wat de edities toevoegen

• Essentials bevat alle functies van Boekhouden Professional, aangevuld met urenregistratie en facturatie op nacalculatie of tegen een vaste prijs.
• Plus voegt budgettering van uren en kosten (WBS), meerdere facturatiemethoden binnen één project en capaciteitsplanning toe.
• Professional voegt abonnementsbeheer toe, met automatische facturatie en terugkerende omzet.
• Premium voegt uitgebreide verantwoording van omzet en kosten toe, plus geïntegreerde rapportage via Power BI.

Voor een bureau dat uren schrijft en maandelijks factureert, is Essentials een logisch vertrekpunt. Zodra u met budgetten per project en planning van medewerkers werkt, ligt Plus voor de hand. Wie diensten als abonnement verkoopt, komt uit bij Professional. Een kijkje in ERP voor dienstverleners laat zien hoe dit in de praktijk uitpakt.

Salaris en HR

Salarisverwerking en personeelsgegevens zijn voor veel Nederlandse bedrijven een aparte keuze. Soms loopt dat via Exact, soms via een externe salarisverwerker of loonadministrateur. Het is belangrijk om dit vooraf te bepalen, omdat de koppeling met de boekhouding bepaalt hoe loonboekingen terechtkomen in het grootboek.

Voor specifieke cao-regels of complexe verlofstructuren is vaak een gespecialiseerde partner nodig. Wilt u salaris en HR in hetzelfde systeem, lees dan eerst de pagina over salaris en HR in Exact Online. Wie HR en ERP in één pakket zoekt, kan ook kijken naar AFAS, dat een andere opbouw kent.

Rapportage en inzicht

Rapportage begint bij overzichten en dashboards in de financiële kern. In de hoogste editie van Project Management komt er geïntegreerde Power BI-rapportage bij. Voor veel mkb-bedrijven volstaan de standaardoverzichten, aangevuld met rapporten voor de accountant. Wie meerdere bronnen wil combineren, kiest vaak voor een aparte analyseomgeving.

De vraag die u uzelf kunt stellen: welke tien beslissingen neemt u in een maand, en welke cijfers hebt u daarvoor nodig? Dat bepaalt of de standaard volstaat, en dient als startpunt voor een gesprek met een integrator.

Mobiel werken

Mobiele toegang is vooral nuttig voor goedkeuren, raadplegen en urenregistratie onderweg. Voor medewerkers in de buitendienst, zoals monteurs of adviseurs, is het een praktisch hulpmiddel. Heeft u gespecialiseerde buitendienstprocessen, dan zoekt u een aanvullende app. Controleer altijd wat uw eigen medewerkers daadwerkelijk onderweg moeten doen, voordat u hierop beslist.

Wat is standaard en wat vraagt een extensie?

Een nuttige vuistregel: alles wat in het grootboek, de debiteuren en crediteuren, de basisorders en de uren valt, is standaard. Sectorspecifieke processen, complexe planning, uitgebreid magazijnbeheer en koppelingen met externe systemen vragen meestal een aanvulling.

Dat is geen zwakte, maar een bewuste keuze. Een brede standaard met een app-ecosysteem houdt het pakket overzichtelijk. Het risico zit in te laat ontdekken dat een proces buiten de standaard valt. Daarom loont het om bij de selectie met koppelingen van Exact Online te beginnen en vooraf uit te schrijven wat u nodig hebt.

De juiste combinatie kiezen

Een praktische aanpak in drie stappen:

1. Schrijf uw kernprocessen op: van offerte tot betaling, van inkoop tot voorraad, van uren tot factuur.
2. Koppel elk proces aan een domein en kies per domein een editie, zoals beschreven op de pagina over versies en edities van Exact Online.
3. Markeer wat buiten de standaard valt en vraag de integrator om een onderbouwing voor een extensie of maatwerk.

Wilt u Exact Online naast andere pakketten leggen? Het overzicht van de beste ERP voor het mkb helpt bij die vergelijking. De pagina over een integrator kiezen voor Exact Online zegt waar u op let bij de keuze van uw partner.

Wij zijn een gratis bemiddelingsdienst. We stellen u voor aan een gecertificeerde integrator die past bij uw project; de integrator voert het traject zelf uit. Zo komt u uit bij de juiste modules, in de juiste editie, zonder te veel of te weinig te kopen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.