Wie een alternatief voor Exact Online zoekt, heeft zelden een probleem met het pakket als geheel. Meestal is er iets veranderd: het bedrijf groeit, er komt een tweede vestiging bij, de productie wordt complexer of de boekhouder wil een andere werkwijze. Deze pagina helpt u bepalen of Exact Online nog past, of dat een ander ERP-systeem uit onze selectie beter aansluit.
Wanneer Exact Online een goede keuze blijft
Exact Online is in Nederland diep ingebed in het mkb. Veel boekhouders en accountants kennen het pakket, werken er dagelijks in en leveren er adviesdiensten omheen. Dat is een praktisch voordeel dat in een vergelijking vaak onderschat wordt: de kans is groot dat uw administratiekantoor al weet hoe het werkt.
Het pakket blijft doorgaans een goede keuze als:
- de financiële administratie, de btw-aangifte en de facturatie het zwaartepunt vormen;
- uw processen redelijk standaard zijn en u geen eigen werkwijze wilt afdwingen;
- u een cloudoplossing wilt zonder eigen serverbeheer;
- u waarde hecht aan een groot netwerk van implementatiepartners en koppelingen.
De boekhoudmodule is bovendien in editie op te bouwen: Exact Online Boekhouden bestaat voor Nederlandse bedrijven in vier edities, namelijk Essentials, Plus, Professional en Premium. U kunt dus klein beginnen en later doorgroeien binnen hetzelfde pakket. Meer over wat er in zit leest u bij de modules van Exact Online en de prijsopbouw van Exact Online.
Signalen dat u moet gaan vergelijken
Een vergelijking is niet nodig omdat er een nieuw pakket in het nieuws is. Zij is zinvol als u een of meer van deze signalen herkent:
- Omwegen in plaats van processen. U gebruikt spreadsheets of losse tools om iets te doen wat het ERP-systeem zou moeten kunnen.
- Productie of projecten die uit de standaard lopen. De productiemogelijkheden van Exact Online zijn voor sommige bedrijven te beperkt.
- Veel maatwerk om basisprocessen te laten werken. Elke aanpassing maakt toekomstige updates en onderhoud en support lastiger.
- Meerdere entiteiten of landen. Consolidatie, intercompany en lokale regels vragen dan om een andere architectuur.
- Een onduidelijke koppelingsstructuur. Als de integraties met Exact Online een eigen beheerlast zijn geworden, loont het om de basis te herzien.
Twijfelt u? Laat dan eerst een audit van uw Exact Online-omgeving uitvoeren. Soms ligt het knelpunt in de inrichting en niet in het pakket.
De alternatieven in het kort
Odoo
Odoo is een modulair, open ERP-systeem dat u per onderdeel kunt uitbreiden: verkoop, voorraad, productie, webshop en meer. Het spreekt bedrijven aan die zelf veel willen inrichten en bereid zijn daarvoor een integrator in te schakelen. Lees meer op onze pagina over Odoo en in de gids over open-source ERP.
AFAS
AFAS is een Nederlands pakket dat sterk is waar mensen, organisatie en financiën samenkomen. Het wordt veel gekozen door dienstverlenende organisaties met een uitgesproken HR-component. Bekijk de pagina over AFAS en, voor de sector, ERP voor dienstverlening.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Business Central past bij bedrijven die al in de Microsoft-omgeving werken en een brede bedrijfssuite zoeken met koppelingen naar de rest van dat ecosysteem. Details staan bij Business Central. Een directe confrontatie vindt u in de vergelijking Odoo of Business Central.
SAP Business One
SAP Business One is bedoeld voor kleinere en middelgrote ondernemingen die de degelijkheid van een SAP-oplossing willen in een compacter pakket. Zie SAP Business One en de vergelijking met Business Central.
Oracle NetSuite
NetSuite is een cloudplatform voor groeiende bedrijven met meerdere entiteiten en internationale ambities. Meer over het pakket leest u op de pagina over Oracle NetSuite en in de vergelijking NetSuite of Business Central.
Overzicht per criterium
Onderstaande tabel is een kwalitatieve samenvatting, geen beoordeling met cijfers. Controleer altijd bij een integrator hoe het pakket in uw situatie uitpakt.
| Criterium | Exact Online | Odoo | AFAS | Business Central | SAP Business One | Oracle NetSuite |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bedrijfsgrootte | Mkb, van klein tot middelgroot | Mkb, flexibel opschaalbaar | Mkb en middelgrote organisaties | Mkb en middelgroot | Kleiner tot middelgroot | Groeiende en grotere bedrijven |
| Cloud | Cloudpakket | Cloud of eigen hosting mogelijk | Cloudpakket | Cloud, met Microsoft-omgeving | Cloud of on-premise, afhankelijk van aanbieder | Cloudplatform |
| Zwaartepunt | Financieel en administratief | Modulair, breed inzetbaar | Mensen en financiën | Brede bedrijfssuite | Handel, productie, financiën | Multi-entiteit, internationaal |
| Sectorgerichtheid | Brede mkb-doelgroep | Veel sectoren via modules | Dienstverlening en publieke sector | Handel, productie, dienstverlening | Handel en productie | Software, handel, groeiende bedrijven |
| Partnerecosysteem | Groot netwerk in Nederland | Groeiend, wisselend per integrator | Gericht netwerk van partners | Groot, internationaal | Gevestigd netwerk | Beperkter, gericht op grotere trajecten |
Een tabel kan nooit uw processen vervangen. Daarom is het zinvol om eerst een programma van eisen voor uw ERP-project op te stellen en alle kandidaten daaraan te toetsen.
Nederlandse eisen die in elke vergelijking meetellen
Welk pakket u ook kiest, het moet de Nederlandse praktijk aankunnen. Denk aan:
- E-factureren en Peppol: kunt u facturen digitaal versturen en ontvangen via het netwerk? Zie e-factureren in uw ERP.
- Btw-aangifte: wordt de aangifte rechtstreeks uit de boekhouding opgebouwd? Lees btw-aangifte vanuit uw ERP.
- Auditfile en wettelijke verplichtingen: lever de gegevens aan die uw accountant en de Belastingdienst verwachten, zoals beschreven in wettelijke verplichtingen voor ERP.
- Rol van de boekhouder: werkt uw accountant liever in een pakket dat hij kent? Dat hoort bij de afweging, al mag het niet de enige factor zijn.
Overstappen of combineren
Een alternatief betekent niet altijd een volledige vervanging. Er zijn drie realistische routes:
- Blijven en beter inrichten. Training, opschonen en maatwerk waar het echt nodig is lossen soms meer op dan een nieuw systeem.
- Aanvullen. Exact Online blijft de financiële basis, een gespecialiseerd systeem neemt productie of logistiek over.
- Vervangen. U kiest een nieuw ERP-systeem en volgt een migratietraject met duidelijke afspraken over stamgegevens, historie en cut-off.
Hoe zo’n overstap in de praktijk verloopt, leest u in de algemene gids over ERP-migratie. Voor het beoordelen van de totale investering helpt de gids over ERP-kosten.
Zo komt u tot een onderbouwde keuze
- Leg vast welke processen nu knellen en welke u in de komende jaren verwacht.
- Bepaal wat verplicht is en wat een wens is.
- Vraag integrators om dezelfde scenario’s te laten zien, geen algemene demo.
- Vergelijk niet alleen licentiekosten, maar ook implementatie, beheer en opleiding.
- Kies een partner met aantoonbare ervaring in uw sector en regio.
Over dat laatste punt vindt u meer in onze tips voor het kiezen van een ERP-integrator. Zoekt u een partij die specifiek ervaring heeft met het huidige pakket? Bekijk dan een integrator voor Exact Online kiezen of de specifieke situatie Exact Online in Nederland.
Wilt u vrijblijvend weten welke integrator bij uw project past? Via hoe de koppeling werkt vertelt u kort wat u zoekt, waarna wij u in contact brengen met een geschikte, gecertificeerde integrator. De dienst is gratis en wij zijn niet aan een pakketleverancier verbonden.
Veelgestelde vragen
Wat is het beste alternatief voor Exact Online?
Er is geen algemeen beste alternatief. Voor een mkb-bedrijf dat vooral modulair en open wil werken ligt Odoo voor de hand, voor een organisatie met veel mensgebonden processen AFAS, en voor een bedrijf dat dicht tegen Microsoft aan zit Business Central. Het hangt af van uw processen, groeiplannen en bestaande systemen.
Wanneer is Exact Online niet meer voldoende?
Meestal wanneer meerdere entiteiten, complexe productie, internationale uitbreiding of zeer specifieke werkwijzen het standaardpakket gaan beperken. Ook als u veel losse koppelingen en maatwerk nodig heeft om gewone processen te laten lopen, is het zinvol om opnieuw te vergelijken.
Is overstappen van Exact Online naar een ander ERP-systeem ingewikkeld?
Het is een project, geen knopdruk. Stamgegevens, openstaande posten, historie en koppelingen moeten zorgvuldig worden overgezet en getest. Een goede integrator plant dat in fasen en legt vooraf vast welke gegevens mee moeten en welke niet.
Kan ik Exact Online combineren met een ander systeem in plaats van te vervangen?
Ja. Veel bedrijven houden Exact Online voor de financiële administratie en voegen een gespecialiseerd systeem toe voor productie, webshop of logistiek. Dat werkt zolang de koppeling betrouwbaar is en duidelijk is welk systeem leidend is voor welke gegevens.
Hoe vergelijk ik Exact Online eerlijk met andere ERP-systemen?
Stel eerst een programma van eisen op en toets elk pakket aan dezelfde processen, niet aan een standaarddemo. Kijk daarnaast naar het partnernetwerk in uw regio, de e-facturatie en btw-afhandeling en de totale kosten over meerdere jaren.
Bronnen
- Exact – Boekhouden, features en prijzen
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.