Een migratie naar Exact Online gaat zelden over de software zelf. De lastige vragen zijn welke gegevens mee moeten, hoe schoon die zijn, wanneer u omschakelt en wat u doet als het niet loopt zoals gepland. Deze pagina beschrijft de aanpak voor bedrijven die willen overstappen op Exact Online, of ze nu komen van spreadsheets, een boekhoudpakket of een ouder ERP-systeem.
Exact Online is een cloudoplossing voor het mkb. U werkt dus niet met een installatie die u periodiek zelf moet opwaarderen. Bij "migreren tussen versies" gaat het daarom meestal om een andere editie of om een uitbreiding met modules. Dat komt verderop aan bod.
Waar komt u vandaan?
De uitgangssituatie bepaalt het karakter van het project. Er zijn grofweg drie routes.
| Uitgangssituatie | Wat meestal speelt | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Excel en losse bestanden | Weinig structuur, veel handwerk, afwijkende schrijfwijzen | Eerst een gegevensmodel bedenken, dan pas importeren |
| Los boekhoudpakket | Grootboek en debiteuren zijn gestructureerd, voorraad en orders staan elders | Rekeningschema vertalen, openstaande posten sluitend krijgen |
| Ouder ERP of maatwerksysteem | Veel koppelingen, eigen velden, jarenlange historie | Inventariseren wat het systeem echt doet, ook ongeschreven regels |
Bij Excel is er geen systeem om te "exporteren", maar er is ook geen systeemlogica die u moet nabouwen. Bij een oud ERP zit het risico juist in processen die niemand meer kent: een automatische toeslag, een handmatige controle, een nachtelijke export naar de bank. Leg die vast voordat u iets importeert.
Uitgangspunten: wat biedt Exact en wat niet
Neem uw plannen niet over op basis van geruchten. Exact publiceert een openbare vooruitblik met geplande ontwikkelingen, onder voorbehoud van wijziging in de planning. Daarin staan onder meer nieuwe Premium Plus-edities van Exact Online met multi-wetgeving, workflowautomatisering en Master Data Management. Ook kondigt Exact AI-agenten aan (voor Payroll, Financial, CRM en Excel) en een MCP-server (Model Context Protocol) waarmee AI-toepassingen onder centraal beheer verbinding kunnen maken met de gegevens in Exact Online. De vooruitblik noemt verder een donkere modus, Central Payments, waarbij Exact ongeveer 85 % minder handmatige acties noemt, en de btw-aangifte voor de fiscale eenheid.
Voor uw migratie betekent dit twee dingen. Bouw uw plan op functies die nu beschikbaar zijn en laat een toekomstige functie nooit de reden zijn om een risicovolle stap te nemen. En stem met uw integrator af of een aangekondigde functie, zoals Master Data Management, uw opzet van relaties en artikelen kan beïnvloeden. Wat precies wanneer verschijnt, staat op de pagina van Exact; wij noemen geen data die daar niet staan. Over edities en pakketten leest u meer bij versies en edities van Exact Online en bij de prijzen van Exact Online.
Welke gegevens neemt u mee?
Niet alles wat u hebt, hoort in het nieuwe systeem. Maak onderscheid tussen wat u nodig hebt om morgen te werken en wat u alleen moet kunnen terugvinden.
Stamgegevens: de basis
Dit zijn relaties (klanten en leveranciers), artikelen, rekeningschema, btw-codes, betaalcondities, magazijnen en medewerkers. Fouten hier werken door in elke transactie. Een dubbele klant geeft dubbele openstaande posten; een artikel met twee eenheden leidt tot afwijkende voorraad.
Openstaande en lopende gegevens
Openstaande debiteuren en crediteuren, openstaande orders, inkooporders in behandeling en voorraad op de omschakeldatum. Deze gegevens moeten kloppen tot op de cent en de stuk. Ze vormen het hart van de controle: als de openstaande posten niet sluiten met het grootboek, is de migratie niet af.
Historie: kiezen in plaats van kopiëren
Een volledige overdracht van alle transacties lijkt veilig, maar maakt het project zwaarder en de controle moeilijker. Veel bedrijven nemen de saldi per periode over en bewaren de details in het oude systeem of in een geëxporteerd archief. Let op de wettelijke bewaarplicht voor de administratie en leg met uw boekhouder of accountant vast hoe u de oude gegevens raadpleegbaar houdt. Meer over verplichtingen leest u bij wettelijke verplichtingen voor ERP in Nederland.
Gegevens opschonen vóór de import
Opschonen is het werk dat het vaakst wordt onderschat en het meeste oplevert. Een praktische volgorde:
- Ontdubbel relaties. Zoek op naam, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN. Voeg samen wat dezelfde partij is.
- Harmoniseer artikelen. Eén omschrijving, één eenheid, één artikelgroep. Verwijder wat al jaren niet is gebruikt.
- Controleer btw-gegevens. Landcodes, btw-nummers voor intracommunautaire levering en verleggingsregels moeten kloppen, anders vallen later de aangiftes uit de toon.
- Vertaal het rekeningschema. Gebruik de gelegenheid om te vereenvoudigen, maar leg een koppeltabel oud-nieuw vast voor uw accountant.
- Sluit de openstaande posten af. Boek verouderde kleine verschillen vooraf weg, zodat u niet met ruis begint.
Schoon beginnen is goedkoper dan achteraf corrigeren in een systeem waarin al geboekt wordt.
Strategie voor de omschakeling
Er zijn drie gangbare manieren om live te gaan.
| Strategie | Hoe het werkt | Past bij |
|---|---|---|
| Directe omschakeling | Op een vaste datum werkt iedereen in Exact Online, het oude systeem gaat op slot | Overzichtelijke administratie met weinig koppelingen |
| Gefaseerd per module | Eerst financiën, daarna verkoop, inkoop en voorraad | Bedrijven die risico willen spreiden |
| Gefaseerd per administratie | Eerst één bv of vestiging, daarna de rest | Groepen met meerdere entiteiten |
Kies het omschakelmoment samen met uw boekhouder. Een periodegrens, zoals het einde van een boekjaar of kwartaal, maakt saldi eenduidig en houdt de btw-aangifte overzichtelijk. Vermijd drukke momenten: de week van de btw-aangifte, een inventarisatie of een seizoenspiek zijn geen goede dagen om live te gaan. Hoe de omschakeling past in het totale project staat bij de implementatie van Exact Online.
Testen: voorafgaand, niet achteraf
Een migratie zonder proefronde is een gok. Werk met minimaal een volledige proefmigratie in een testomgeving en controleer systematisch.
- Saldi: sluit de saldibalans in Exact Online aan op die van het oude systeem, per grootboekrekening.
- Subadministraties: debiteuren en crediteuren moeten optellen tot het grootboek.
- Voorraad: vergelijk aantallen en waardering met een telling.
- Documenten: maak testfacturen, inkooporders en betalingen mee, inclusief btw-codes.
- Koppelingen: test bank, webshop, kassa en eventuele EDI-berichten met echte voorbeelden. Zie integraties van Exact Online.
- E-facturatie: controleer het versturen en ontvangen van facturen langs de route die uw klanten verwachten, zie e-factureren en ERP.
Laat gebruikers uit de praktijk testen, niet alleen de projectleider. Zij ontdekken dat een veld ontbreekt of een rapport anders sorteert. Plan voor de livegang ook training, zodat niemand de eerste dag leert werken: zie training voor Exact Online.
Terugvalplan: wat als het misgaat?
Een terugvalplan klinkt pessimistisch, maar het verlaagt de druk op alle betrokkenen. Leg vooraf vast:
- Criteria. Bij welke afwijkingen gaat u terug en welke corrigeert u in het nieuwe systeem?
- Moment van beslissing. Wie besluit, en tot wanneer is terugkeren nog haalbaar?
- Oude systeem. Houd het op slot maar bereikbaar, of bijwerkbaar tot het besluit, zodat u niet dubbel hoeft in te voeren.
- Back-up. Een volledige kopie van de bron voor de omschakeling, bewaard buiten het productiesysteem.
- Communicatie. Wat vertelt u klanten, banken en leveranciers als de livegang schuift?
Dit plan is bijna nooit nodig als de proefmigratie goed is gedaan. Maar zonder plan maakt elke afwijking de livegang een noodsituatie.
Migreren binnen Exact Online
Bij Exact Online beheert Exact de applicatie, dus u hoeft geen versie-upgrade uit te voeren zoals bij een eigen installatie. Toch kan er een migratie nodig zijn:
- Naar een andere editie of pakket: als uw bedrijf groeit en u meer functies of meerdere administraties wilt. Controleer vooraf welke modules en rechten wijzigen; zie modules van Exact Online.
- Van een administratie naar meerdere: bij het splitsen of samenvoegen van entiteiten moet u saldi, relaties en openstaande posten tussen administraties overbrengen.
- Bij een overname van een bestaand project: een audit van uw bestaande Exact Online laat zien wat u kunt behouden voordat u iets verhuist.
Hierbij gelden dezelfde principes: schone gegevens, proefronde, vastgelegd omschakelmoment en een terugvalplan.
Veelgemaakte fouten
- Alles meenemen "voor de zekerheid". Dit vertraagt het project en vergroot het aantal fouten.
- Geen eigenaar voor de gegevens. Zonder iemand die beslist over relaties en artikelen blijven dubbele records bestaan.
- De boekhouder te laat betrekken. De accountant moet het openingsbalans en de btw-codes accorderen.
- Het oude systeem te vroeg afsluiten. Houd het raadpleegbaar tot de eerste periode volledig is afgesloten.
- Koppelingen vergeten. Een bank- of webshopkoppeling die niet werkt op dag één vertraagt de hele administratie.
- Geen training. Gebruikers die niet weten hoe ze moeten werken, maken fouten die later moeilijk te herstellen zijn.
Wilt u inzicht in de risico's van uw eigen situatie, lees dan ook fouten bij ERP-projecten en de algemene gids over ERP-migratie.
Wie begeleidt de migratie?
Een integrator brengt methode en ervaring mee: gegevensanalyse, importtemplates, testscripts en een draaiboek voor de omschakeling. Wij zijn geen integrator. Wij brengen u kosteloos in contact met een gecertificeerde integrator die past bij uw sector, omvang en regio. Hoe u de juiste kiest, staat bij een integrator voor Exact Online kiezen. Twijfelt u nog of Exact Online het juiste systeem is, vergelijk dan met de alternatieven voor Exact Online.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een migratie naar Exact Online?
Dat hangt af van het aantal modules, de kwaliteit van uw gegevens en het aantal koppelingen. Een boekhouding met weinig historie is snel overgezet, een migratie met voorraad, inkoop en productie vraagt meer voorbereiding. Een goede integrator noemt pas een planning na een inventarisatie van uw data en processen.
Moet ik alle historische gegevens meenemen naar Exact Online?
Meestal niet. Openstaande posten, saldibalans, relaties, artikelen en lopende orders zijn onmisbaar. Oude transacties kunt u vaak als samenvatting overnemen en de volledige historie bewaren in het oude systeem of in een archief, zolang u voldoet aan de wettelijke bewaarplicht.
Kan ik tijdens het jaar overstappen op Exact Online?
Ja, dat kan, maar de keuze van het omschakelmoment bepaalt hoeveel werk uw boekhouder of accountant heeft. Veel bedrijven kiezen een periodegrens, zoals het einde van een kwartaal of boekjaar, omdat saldi dan eenduidig zijn en de btw-aangifte netjes aansluit.
Wat als de migratie mislukt of er fouten opduiken na de livegang?
Daarom richt u vooraf een terugvalplan in. Het oude systeem blijft een afgesproken periode raadpleegbaar of zelfs bijwerkbaar, en u legt vast bij welke afwijkingen u terugvalt of corrigeert. Een proefmigratie met controle van saldi voorkomt dat u dit in de praktijk nodig hebt.
Kan ik zelf migreren of heb ik een integrator nodig?
Voor een kleine boekhouding vanuit Excel kan een ervaren boekhouder veel zelf doen. Zodra voorraad, inkoop, productie, koppelingen of meerdere administraties meespelen, loont begeleiding door een integrator die gegevens koppelt, test en de omschakeling bewaakt.
Bronnen
- Exact, vooruitblik op de ontwikkelingen van Exact Online
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.