Wie zoekt naar Exact Online cloud wil meestal drie dingen weten: waar de software draait, wie het beheert en wat dat betekent voor de eigen organisatie. Het korte antwoord: Exact Online is een SaaS-oplossing. U logt in via de browser, de leverancier host de omgeving en u hoeft geen eigen servers te onderhouden. In dit artikel zetten we de gevolgen op een rij voor hosting, updates, maatwerk, kosten, gegevensbescherming en back-ups, zodat u een afgewogen keuze maakt, ook als u vanuit een eigen server komt.
Wat bedoelen we met hosting bij Exact Online?
Hosting is de vraag wie de technische omgeving levert waarin uw ERP draait: servers, opslag, netwerk, databases en beveiliging. Bij pakketten die u zelf installeert, ligt dat bij u of bij een hostingpartij. Bij SaaS ligt het bij de leverancier, en u koopt gebruik van de dienst in plaats van een installatie.
Dat verschil komt terug in vrijwel elk gesprek over hosting Exact Online. Drie modellen worden in de markt vaak door elkaar gehaald:
- SaaS van de leverancier: één gedeelde dienst, centraal beheerd, voor alle klanten dezelfde basisversie.
- Cloud bij een partner: een pakket dat een externe partij voor u op een eigen of gehuurde omgeving draait.
- On-premise: het pakket staat op servers in uw eigen serverruimte of datacenter en u beheert alles zelf.
Exact Online valt in de eerste categorie. Het is dus geen product dat u op een eigen server installeert, en dat is een bewuste ontwerpkeuze. Beweert iemand dat u Exact Online ‘op eigen servers’ kunt draaien, vraag dan precies welk product en welke versie wordt bedoeld en laat het schriftelijk bevestigen.
Exact Online SaaS: wat u krijgt en wat niet
Wat de SaaS-vorm u oplevert
Bij een Exact Online SaaS-omgeving vervalt een groot deel van het IT-werk dat bij een eigen installatie vanzelf komt:
- geen aanschaf of vervanging van servers;
- geen applicatiepatches die uw systeembeheerder moet plannen;
- geen eigen databasebeheer of licentiebeheer voor onderliggende software;
- toegang vanaf elke werkplek met een browser, handig voor boekhouder, accountant en medewerkers op locatie;
- nieuwe functies zonder upgradeproject.
Voor veel mkb-bedrijven in Nederland is dat precies de reden om te kiezen. Een financiële administratie die op afstand door uw boekhouder of accountant kan worden ingezien, past bij hoe de btw-aangifte en jaarrekening in de praktijk lopen. Lees ook onze toelichting op btw-aangifte vanuit uw ERP als u wilt zien hoe dat in het proces past.
Wat u inlevert
Een gedeelde dienst werkt met een gedeeld productontwerp. Daardoor zijn er grenzen:
- Diepe maatwerkaanpassingen aan de kern zijn beperkt. Aanpassen gebeurt via instellingen, koppelingen en uitbreidingen, niet door in de code van de applicatie te schrijven. Meer daarover leest u op onze pagina over maatwerk bij Exact Online.
- Het moment van updaten bepaalt de leverancier. U kunt niet blijven op een oude versie omdat een koppeling nog niet klaar is.
- De exacte inrichting van de infrastructuur is niet aan u. Wilt u eigen firewallregels op de database of een eigen back-upschema voor de applicatie, dan is SaaS niet de juiste vorm.
Dit zijn geen nadelen op zichzelf; het is een ruil. Voor bedrijven met standaardprocessen is de ruil gunstig, voor bedrijven met zeer specifieke processen kan hij knellen.
Exact Online on-premise: bestaat dat?
Over Exact Online on-premise komen veel vragen binnen, vaak van bedrijven die nu op een eigen server draaien en niet willen dat hun bedrijfsdata in de cloud staat. Stel de vraag op een nuchtere manier: wat is de reden om on-premise te willen?
| Reden om on-premise te willen | Vraag die u moet stellen | Mogelijk antwoord |
|---|---|---|
| Controle over de data | Welke afspraken en waarborgen zijn er over opslag en toegang? | Een verwerkersovereenkomst en inzicht in subverwerkers kunnen volstaan |
| Eigen koppelingen met productie- of kassasystemen | Kan dit via een API of koppelplatform? | Vaak ja, zie integraties |
| Zeer specifieke processen | Zijn dit echt unieke processen of gewoonten? | Soms herinrichten, soms een ander pakket |
| Beleid van de organisatie of opdrachtgever | Is het beleid een eis of een voorkeur? | Bij een eis is Exact Online mogelijk niet geschikt |
Als on-premise een harde eis is, is het eerlijkste advies: laat de keuze breder bekijken. Op de pagina over cloud ERP of on-premise vindt u het algemene afwegingskader, en bij alternatieven voor Exact Online ziet u welke andere pakketten in aanmerking komen.
Cloud bij een partner: wat zit daartussen?
In de ERP-markt bieden partijen soms een ‘gehoste’ variant aan van pakketten die oorspronkelijk on-premise zijn. Voor Exact Online is dat niet het uitgangspunt, omdat het product zelf al als dienst wordt geleverd. Dat is een handig onderscheid wanneer u offertes vergelijkt: een partner die ‘Exact Online hosting’ verkoopt, moet precies uitleggen wat hij host. Mogelijk gaat het om koppelingen, een rapportageomgeving, een eigen database voor maatwerkoplossingen of een document- en archiefsysteem rond Exact Online. Dat is nuttig, maar het is niet de ERP-kern zelf.
Vraag bij elke offerte:
- Welk onderdeel draait waar?
- Wie is contractueel verantwoordelijk als iets uitvalt?
- Wat gebeurt er met uw gegevens als u de relatie beëindigt?
- Welke kosten komen er per jaar terug en wat valt daar niet onder?
Verschillen op een rij
De onderstaande vergelijking helpt om de keuze tussen gedeelde SaaS en een eigen of gehoste installatie te maken. Het is een algemeen kader, geen toezegging over een specifiek product.
| Onderwerp | SaaS van de leverancier | Gehoste installatie bij een partner | On-premise |
|---|---|---|---|
| Beheer van servers | Leverancier | Partner | Uw organisatie |
| Updates | Centraal, op moment van de leverancier | In overleg, afhankelijk van het contract | Uw eigen planning |
| Maatwerk aan de kern | Beperkt, via instellingen en uitbreidingen | Hangt af van het pakket | Het meest ruim |
| Kostenpatroon | Doorlopend abonnement | Abonnement plus hostingvergoeding | Aanschaf, onderhoud en beheerkosten |
| Toegang op afstand | Standaard via de browser | Afhankelijk van opzet | Alleen als u het zelf inricht |
| Back-upbeleid | Bij de leverancier, plus uw eigen exports | Bij de partner | Volledig bij u |
Updates en releases bij een cloudomgeving
Bij een SaaS-dienst zijn updates geen project meer maar een voortdurend proces. Dat is prettig, want u hoeft niet elk paar jaar een grote upgrade te plannen. Het vraagt wel discipline:
- Houd bij welke koppelingen en maatwerkoplossingen uw bedrijf gebruikt.
- Laat een vaste persoon of uw implementatiepartner de releasenotes lezen.
- Test belangrijke processen, zoals facturatie, bankkoppeling en btw-rapportage, na wijzigingen.
- Leg vast wie tekent voor wijzigingen aan uw inrichting.
Wie een partner heeft voor support en onderhoud van Exact Online, kan dit in het contract laten opnemen. Voor kleine organisaties zonder IT-afdeling is dat vaak de praktische oplossing.
Kosten: abonnement in plaats van investering
Een cloudmodel verschuift kosten van een eenmalige investering naar een terugkerend bedrag. Daardoor lijkt de instap goedkoper, maar de vergelijking moet eerlijk zijn. Neem bij een on-premise situatie mee: serverhardware, licenties van besturingssysteem en database, back-upoplossing, beveiliging, stroom, uren van uw beheerder en de kosten van upgrades. Bij SaaS tellen vooral het abonnement, de gekozen editie en de uren voor inrichting en support.
Het aanbod is bovendien in edities opgedeeld. Zo bestaat Exact Online Boekhouden voor Nederlandse bedrijven in vier edities: Essentials, Plus, Professional en Premium. Welke bij uw organisatie past, hangt af van de benodigde functies; op onze pagina over versies en edities leggen we uit hoe u die vergelijking aanpakt, en prijzen geeft context bij het kostenplaatje. Concrete bedragen vraagt u op bij de leverancier of uw partner, omdat die van uw situatie afhangen.
Gegevensbescherming en locatie van data
Voor Nederlandse bedrijven geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en de Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht. In een ERP staan veel persoonsgegevens: klantcontacten, medewerkers, bankrekeningen, debiteuren en crediteuren. Wie die gegevens bij een leverancier onderbrengt, blijft zelf verwerkingsverantwoordelijke.
Wat u vooraf regelt:
- Verwerkersovereenkomst: vraag om het document en lees wat de leverancier toezegt over beveiliging en meldingen van datalekken.
- Subverwerkers: vraag om de lijst van partijen die namens de leverancier gegevens verwerken.
- Locatie van opslag: laat de locatie schriftelijk bevestigen in plaats van uit te gaan van een aanname, zeker als uw opdrachtgevers of branche daar eisen aan stellen.
- Toegangsbeheer: gebruik rollen, tweestapsverificatie waar beschikbaar en een vast proces voor het intrekken van rechten als een medewerker vertrekt.
- Bewaartermijnen: de fiscale bewaarplicht blijft gelden, ongeacht waar de data staat. Overleg met uw accountant hoe u dat inricht.
Back-ups, continuïteit en exit
Een veelgehoorde misvatting is dat ‘in de cloud’ hetzelfde is als ‘altijd veilig’. De leverancier zorgt voor de technische infrastructuur, maar u houdt eigen verantwoordelijkheden:
- Eigen export: maak periodiek een export van stamgegevens en belangrijke rapportages, en bewaar die buiten de ERP-omgeving.
- Auditfile: de auditfile is een standaardformaat waarmee u administratieve gegevens kunt aanleveren, onder meer richting de accountant of Belastingdienst. Weet hoe u die uit uw systeem haalt.
- Herstelprocedure: weet wie belt als er iets misgaat en wat de afspraken zijn over herstel.
- Exit: leg vooraf vast hoe u uw gegevens meekrijgt wanneer u overstapt. Dat bespaart veel moeite bij een latere migratie van Exact Online.
Wettelijke eisen aan de administratie, en het gebruik van e-facturen in het Peppol-netwerk, komen in elke hostingvorm terug. Meer daarover leest u op de pagina over e-factureren met uw ERP.
Zo kiest u de juiste hostingvorm
Gebruik deze vragen als leidraad voor een besluit, zo nodig samen met uw boekhouder of IT-adviseur:
- Hoe specifiek zijn uw processen? Standaardprocessen passen goed in SaaS; sterk afwijkende processen vragen om meer vrijheid.
- Wie beheert uw IT? Zonder eigen beheerder is een door de leverancier beheerde omgeving veel minder risicovol.
- Welke eisen stellen klanten en toezichthouders? Leg harde eisen vast voordat u een pakket kiest.
- Hoeveel koppelingen heeft u? Veel koppelingen betekenen meer testwerk bij elke update.
- Wat is uw horizon? Een groeiend mkb heeft vaak meer baat bij snel opschalen dan bij eigen hardware.
Het hostingmodel is één van de factoren in de keuze van een pakket; het hoort naast functionaliteit, branche en budget te staan. Onze gids ERP kiezen laat zien hoe u die afweging structureert, en voor een overzicht van het pakket zelf start u bij Exact Online.
Hoe wij kunnen helpen
ERP Integrator is een gratis service die u in contact brengt met een gecertificeerde integrator die past bij uw project. Wij voeren de implementatie niet zelf uit; de integrator doet dat. U beschrijft kort uw situatie, bijvoorbeeld of u nu on-premise werkt en wat de wensen zijn rond cloud, en wij zoeken een integrator die ervaring heeft met vergelijkbare trajecten. Wilt u weten hoe dat gaat, lees dan eerst hoe de mise en relation werkt of ga naar Exact Online in Nederland.
Veelgestelde vragen
Is Exact Online alleen als cloud beschikbaar?
Exact Online is ontworpen als SaaS-oplossing: u werkt via de browser in een omgeving die de leverancier host en onderhoudt. Een eigen installatie op uw servers hoort niet bij dit product. Wilt u echt on-premise werken, dan loopt u tegen de grenzen van Exact Online aan en is het zinvol om alternatieven te laten vergelijken.
Wie is verantwoordelijk voor de back-ups van mijn Exact Online-administratie?
De infrastructuur en de technische back-ups liggen bij de leverancier. Uw organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht en voor een eigen export van cruciale gegevens, bijvoorbeeld een auditfile of een periodieke dump van stamdata. Leg die afspraak vast in uw interne procedures.
Waar staan mijn gegevens en geldt de AVG?
De AVG geldt voor alle persoonsgegevens in uw administratie, ook als een leverancier ze host. Vraag vooraf om de verwerkersovereenkomst, de lijst van subverwerkers en de locatie van de dataopslag, en leg die vast in uw verwerkingsregister. Noem geen locatie als aanname: laat haar schriftelijk bevestigen.
Kan ik updates uitstellen bij Exact Online?
Bij een SaaS-model rolt de leverancier nieuwe versies centraal uit, dus een eigen vrijgavemoment per klant is er in de regel niet. Test daarom uw koppelingen en maatwerk regelmatig en spreek met uw partner af wie releasenotes leest en wijzigingen toetst.
Wat verandert er als ik van een eigen server naar Exact Online verhuis?
U verliest beheer van de server, maar ook de last ervan: geen patches, geen hardware, geen eigen back-upbeleid voor de applicatie. Wat u inlevert is vrijheid in diepe aanpassingen en in het moment van upgraden. Een goed migratietraject begint met een inventarisatie van maatwerk en koppelingen.
Bronnen
- Exact Online Boekhouden: features en prijzen
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.