ERP voor e-commerce en retail: de back-office achter uw webshop

Wie een ERP voor e-commerce zoekt, heeft meestal al een webshop die draait en merkt dat de randzaken knellen: voorraad die niet klopt, orders die handmatig worden overgetypt, retouren die in een spreadsheet verdwijnen. Een ERP is dan niet de zoveelste applicatie, maar het systeem dat al uw verkoopkanalen, uw magazijn en uw boekhouding op één waarheid laat draaien.

Deze pagina beschrijft wat een ERP voor e-commerce en retail per bedrijfsbehoefte moet dekken, welke van de ERP-pakketten die wij behandelen daarbij passen en onder welke voorwaarden, en welke vragen u aan een integrator stelt voordat u tekent. Wij zijn onafhankelijk van elk softwarebedrijf: wij brengen u in contact met een erkende integrator, die het project uitvoert.

Waarom losse systemen in e-commerce snel tegen hun grenzen lopen

Een webshop begint vaak met een shopplatform, een boekhoudpakket en een tabel voor de voorraad. Dat werkt zolang het aantal orders overzichtelijk blijft. Daarna stapelen de problemen zich op:

• dezelfde artikelen worden op meerdere marktplaatsen verkocht, met voorraad die niet gelijktijdig wordt bijgewerkt;
• prijzen en acties moeten per kanaal worden aangepast;
• klantgegevens, facturen en betalingen staan in drie verschillende systemen;
• retouren en terugbetalingen vragen handwerk en leiden tot verschillen in de administratie;
• een fysieke winkel of pop-up voegt een kassa toe die weer een eigen voorraad lijkt te hebben.

Een ERP lost dat op door artikelen, voorraad, orders, klanten en financiën centraal te beheren. De webshop, de marktplaatsen en de kassa worden dan kanalen die uit dezelfde bron lezen en naar dezelfde bron schrijven. Voor een algemene uitleg van het begrip leest u wat een ERP-systeem is.

Wat een ERP voor e-commerce en retail per behoefte moet dekken

De tabel hieronder vat samen waar u op moet letten. Daarna volgt per onderwerp wat de koppeling concreet inhoudt.

Koppeling met de webshop: PrestaShop, Shopify en andere platformen

De koppeling tussen shop en ERP is het hart van het project. Alles wat verkeerd synchroniseert, wordt een operationeel probleem: een artikel dat uitverkocht lijkt maar niet is, of juist verkocht wordt terwijl het magazijn leeg is.

Een ERP voor PrestaShop en een ERP voor Shopify vragen om dezelfde basisvragen. Welke gegevens leven in de shop, welke in het ERP? Als vuistregel beheert het ERP artikelstam, voorraad en prijsafspraken, en de shop de presentatie, de content en de afrekenmodule. Orders gaan van de shop naar het ERP, voorraadstanden en verzendstatussen gaan terug.

Bij het kiezen van een koppeling zijn er grofweg drie routes:

• een kant-en-klare connector van de ERP-leverancier of van een derde partij, snel te activeren maar beperkt aanpasbaar;
• een tussenlaag of integratieplatform dat meerdere kanalen bedient, handig bij veel verkoopkanalen;
• maatwerk via de API van beide systemen, flexibel maar duurder in onderhoud.

Belangrijk is dat u de keuze niet aan de leverancier van de connector overlaat, maar aan de integrator, die uw processen kent. Vraag ook hoe updates van het shopplatform worden opgevangen, want een nieuwe versie kan een koppeling stilleggen.

Odoo heeft een eigen webshopmodule, waardoor shop en ERP dezelfde database delen. Dat vereenvoudigt de synchronisatie, maar betekent ook dat u de functionaliteit en de ontwerpvrijheid van die module moet accepteren, of een externe shop moet koppelen. Meer over dit pakket vindt u op de pagina Odoo-integrator.

Marktplaatsen: orders binnenhalen, voorraad terugsturen

Wie via marktplaatsen als bol of Amazon verkoopt, ontvangt orders van meerdere kanten en moet de voorraad centraal bijhouden. Een ERP voor marktplaatsen moet drie dingen kunnen: orders automatisch inlezen, voorraad en prijzen terugsturen, en de kosten en uitbetalingen per kanaal verwerken in de boekhouding.

Kijk bij elk pakket of de connector voor uw marktplaats is ontwikkeld en onderhouden, en niet alleen op papier bestaat. Een connector die niet wordt bijgewerkt na een wijziging aan de kant van de marktplaats, geeft u een probleem op het slechtste moment, bijvoorbeeld tijdens een drukke verkoopperiode.

Sommige ondernemingen kiezen voor een aparte tool tussen marktplaatsen en ERP. Dat kan verstandig zijn bij veel kanalen, op voorwaarde dat u het tussenstation meetelt in uw kosten en uw afhankelijkheden.

Voorraad in real time: de kern van elke retailorganisatie

Voorraad is waar e-commerce en retail het snelst misgaan. Een ERP moet minimaal weten wat er fysiek ligt, wat er is gereserveerd voor openstaande orders, wat onderweg is van leveranciers en wat in het retourproces zit. Pas dan kan het een betrouwbare beschikbare voorraad naar de kanalen sturen.

Vragen die telkens terugkomen:

• Werkt u met één magazijn, meerdere locaties of een externe logistiek partner?
• Verkoopt u artikelen die u zelf niet op voorraad hebt (drop-shipment)?
• Hebt u artikelen met varianten, zoals maat en kleur, of samengestelde producten en bundels?
• Werkt u met serienummers of partijnummers?

Business Central en SAP Business One staan bekend om een gestructureerde voorraad- en inkoopadministratie, die goed past bij handelsbedrijven met een duidelijk assortiment. Exact Online dekt de voorraadbehoeften van veel Nederlandse MKB-bedrijven, vaak aangevuld met een koppeling naar de webshop of naar een magazijnsysteem. Heeft u een uitgebreide logistieke operatie, dan helpt ook de pagina over ERP voor logistiek.

Orders, verzending en retouren

Bij een webshop bepaalt de orderverwerking de klantbeleving. Het ERP moet een order accepteren, de betaling controleren, de voorraad reserveren, een pickbon of verzendlabel genereren en de factuur opstellen. Het koppelen met vervoerders is meestal een kwestie van een bestaande connector of een extensie. Controleer in elk geval of de track-and-trace-informatie automatisch naar de klant gaat.

Retouren verdienen een eigen ontwerp. Een retour is geen omgekeerde order: het artikel moet worden beoordeeld, teruggeboekt (of afgeschreven), en de klant moet geld of een tegoedbon krijgen. Een ERP dat retouren goed afhandelt:

• legt de retour vast met een verwijzing naar de oorspronkelijke order;
• boekt het artikel terug in de juiste locatie of in een aparte retourlocatie;
• maakt een creditnota aan die correct in de boekhouding terechtkomt;
• laat de terugbetaling via de betaaldienst lopen, bijvoorbeeld bij iDEAL-betalingen.

Zeker in sectoren met veel retouren, zoals mode, is dit proces bepalend voor uw marge. Laat de integrator uw huidige retourstroom uitwerken voordat hij iets inricht.

Kassa en winkels: omnichannel zonder dubbele voorraad

Zodra u ook een of meer fysieke winkels hebt, komt er een kassa bij. Het doel is dat de winkelvoorraad en de webshopvoorraad dezelfde zijn, dat klantgegevens en tegoedbonnen overal herkend worden en dat een artikel dat online is gekocht in de winkel kan worden geretourneerd.

Odoo biedt een eigen kassamodule die binnen hetzelfde systeem werkt. Bij Business Central en SAP Business One is een kassa meestal een aanvullende oplossing van een derde partij, die via een koppeling met het ERP wordt verbonden. NetSuite kent mogelijkheden voor retail en commerce binnen het eigen ecosysteem. Of dat voor u voldoende is, hangt af van het aantal vestigingen en van de eisen aan de kassa, zoals offline werken en de ondersteuning van uw kassahardware.

Wees streng bij de beoordeling: een kassa is een onderdeel dat tijdens de openingsuren niet mag haperen. Vraag de integrator naar referenties met een vergelijkbare opzet.

Financiën, btw en verkoop over de grens

Een webshop verkoopt snel buiten Nederland. Het ERP moet dan met meerdere landen, valuta en btw-regels kunnen omgaan, inclusief de regelingen voor verkoop aan consumenten in andere EU-landen. Laat de integrator uitleggen hoe btw-codes per land worden toegewezen en hoe de aangiften worden voorbereid.

Daarnaast zijn betaaldiensten en afletteren een belangrijk onderdeel. Betalingen komen via betaalproviders binnen, vaak gebundeld en na aftrek van kosten. Een goed ERP zet die bundels automatisch terug naar de afzonderlijke orders, zodat uw administratie klopt zonder handwerk.

Wie ook aan zakelijke klanten levert, krijgt te maken met elektronische facturen. Lees daarvoor onze gids over e-facturatie in een ERP.

Welk ERP past bij welk profiel?

Er is geen pakket dat voor iedereen het beste is. De onderstaande indeling geeft richting, geen oordeel.

• Odoo: modulair, met eigen modules voor webshop, kassa, voorraad en boekhouding. Geschikt als u veel binnen één systeem wilt houden en bereid bent de inrichting goed te laten opzetten.
• Exact Online: een cloudpakket dat veel Nederlandse ondernemers kennen, sterk in boekhouding en administratie. Voor webshops komt de koppeling meestal via een connector of tussenlaag.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: geschikt voor groeiende handelsbedrijven die waarde hechten aan een stevige financiële en logistieke basis en aan aansluiting op andere Microsoft-producten. Zie Business Central.
• AFAS: sterk in mensen en processen binnen de organisatie, onder meer personeel en salaris. Voor een webshop met grote voorraad is het doorgaans niet het vertrekpunt, maar het kan passen als u vooral een dienstverlenende component hebt.
• SAP Business One: bedoeld voor het MKB met behoefte aan een gestructureerd pakket voor handel en productie. Zie SAP Business One.
• Oracle NetSuite: een cloudplatform voor snelgroeiende bedrijven met meerdere entiteiten, landen en valuta. Zie Oracle NetSuite.

Wilt u twee pakketten naast elkaar leggen, dan helpt de vergelijking Odoo of Business Central. Een bredere selectie vindt u op de pagina met de beste ERP voor het MKB.

Vragen die u de integrator stelt

Een goede integrator weet wat uw sector vraagt en toont dat met concrete antwoorden. Neem deze vragen mee naar het eerste gesprek:

1. Welke koppelingen met shopplatform en marktplaatsen hebt u eerder gebouwd, en zijn die nog in gebruik?
2. Welke gegevens beheert het ERP en welke de shop, en in welke richting synchroniseren ze?
3. Hoe gaat u om met pieken in de verkoop, bijvoorbeeld tijdens acties?
4. Hoe wordt een retour vastgelegd, teruggeboekt en terugbetaald?
5. Wat gebeurt er als een koppeling uitvalt, en wie ziet dat?
6. Hoe worden updates van shopplatform en ERP uitgevoerd zonder onderbreking?
7. Wie is verantwoordelijk voor de koppeling na oplevering, en hoe is het beheer geregeld?
8. Welke voorbereiding verwacht u van ons voor de overdracht van artikel- en klantgegevens?

Zet de antwoorden naast uw eigen programma van eisen voor een ERP en gebruik ons advies over het kiezen van een ERP-integrator om de aanbiedingen te vergelijken.

Veelgemaakte fouten in e-commerce-ERP-projecten

Een paar patronen zien we vaak terug:

• Te veel kanalen tegelijk. Begin met de kanalen die het meeste omzetten en breid daarna uit.
• Slechte brongegevens. Een ERP is zo betrouwbaar als de artikelgegevens die erin gaan. Ruim uw assortiment op vóór de migratie.
• Maatwerk waar standaard volstaat. Elke aanpassing moet bij elke update opnieuw worden bewaakt.
• Geen eigenaar aan uw kant. Wijs iemand aan die het project dagelijks volgt en beslissingen neemt.
• Retouren als bijzaak. Het is een van de moeilijkste processen om achteraf te herzien.

Meer over de aanpak van een traject vindt u in onze gids over de ERP-implementatie en over het kiezen van een ERP.

Zo vraagt u een passende integrator aan

Beschrijf uw situatie: uw verkoopkanalen, uw shopplatform, het aantal winkels, uw logistiek en de systemen die u nu gebruikt. Wij koppelen u gratis en vrijblijvend aan een integrator met ervaring in e-commerce en retail. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u onder hoe het werkt. De integrator voert het project uit; wij brengen alleen de partijen samen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.