Oracle NetSuite: de cloud-ERP voor scale-ups en internationale groepen

Wie een ERP zoekt dat meegroeit met een internationaal bedrijf, komt al snel uit bij NetSuite. Oracle NetSuite is een van de bekendste cloud-ERP-systemen voor middelgrote en snelgroeiende organisaties. Deze pagina legt uit wat het systeem doet, voor wie het bedoeld is, hoe de kosten zijn opgebouwd en welke rol een NetSuite-integrator speelt. Zo kunt u beter inschatten of Oracle NetSuite een plek verdient op uw shortlist.

Wat is Oracle NetSuite?

NetSuite is een ERP-pakket dat vanaf het begin voor de cloud is ontworpen. Het is dus geen oud pakket dat later naar een hostingomgeving is verplaatst. U werkt via de browser, de leverancier beheert de infrastructuur en alle gebruikers draaien op dezelfde versie. Het merk is onderdeel van Oracle, een van de grootste softwareleveranciers ter wereld.

In één systeem vindt u doorgaans:

• financieel beheer, met grootboek, debiteuren, crediteuren, banken en consolidatie;
• inkoop, voorraad en magazijnbeheer;
• verkoop, orderverwerking en facturatie;
• klantbeheer (CRM) en offertes;
• projecten en uren voor dienstverlenende bedrijven;
• rapportages en dashboards op basis van dezelfde gegevens.

Omdat alles op één database draait, hoeft u cijfers niet tussen losse pakketten over te zetten. Een verkooporder, de levering, de factuur en de boeking in de financiële administratie zijn schakels in één keten. Dat is het kernargument van elk ERP-systeem; wie de basis wil opfrissen, vindt die in onze gids wat is een ERP-systeem.

Waarom een cloud-ERP als NetSuite?

Een ERP in de cloud verandert vooral de manier waarop u het systeem bezit en onderhoudt. De belangrijkste gevolgen:

• Geen eigen servers. U hoeft geen hardware aan te schaffen, te beveiligen of te vervangen.
• Updates door de leverancier. Nieuwe versies worden centraal uitgerold, zodat u niet om de zoveel tijd een zwaar upgradeproject hoeft in te plannen.
• Toegang vanaf elke plek. Filialen, buitenlandse vestigingen en medewerkers die onderweg zijn werken in dezelfde omgeving.
• Schaalbaarheid. Gebruikers, entiteiten en modules voegt u toe via uw abonnement, zonder nieuwe installaties.

Er staat een prijs tegenover. U bent afhankelijk van de leverancier voor het tempo en de inhoud van updates, en maatwerk moet binnen de mogelijkheden van het platform blijven. Wie voor- en nadelen van beide modellen naast elkaar wil zien, leest cloud-ERP of on-premise.

De sterke punten van NetSuite

Meerdere entiteiten en valuta in één omgeving

De bekendste kracht van NetSuite is het beheer van meerdere juridische entiteiten binnen één systeem. Een holding met dochterondernemingen in verschillende landen kan elk bedrijf een eigen administratie geven, terwijl de groep gezamenlijk wordt gerapporteerd. Transacties in verschillende valuta, wisselkoersverschillen en intercompany-boekingen zijn onderdeel van het ontwerp, niet een toevoeging achteraf.

Voor een Nederlandse dochter van een internationale groep is dit vaak de reden om NetSuite te overwegen: het hoofdkantoor wil één bron voor de cijfers, de lokale vestiging moet haar eigen wettelijke administratie kunnen voeren.

Eén platform voor financiën, handel en klantgegevens

Wie vandaag een boekhoudpakket, een webshop, een voorraadbeheer en een CRM-systeem aan elkaar knoopt, kent het probleem: gegevens lopen niet gelijk. NetSuite brengt die onderdelen samen. Daardoor ziet de financiële afdeling direct wat er verkocht is, ziet verkoop wat er op voorraad ligt en kan de directie een actueel beeld van de groep krijgen.

Aanpasbaarheid binnen het platform

NetSuite biedt eigen ontwikkelmogelijkheden waarmee een partner velden, workflows, rollen en scripts kan toevoegen. Het systeem blijft daardoor bij updates doorgaans compatibel, zolang het maatwerk binnen het platform is gebouwd. Dat verschilt van maatwerk in de broncode van een lokaal geïnstalleerd pakket.

Bruikbaar voor handel en e-commerce

Voor bedrijven die online en via andere kanalen verkopen, is het van belang dat voorraad, prijzen en orders in één systeem zijn te volgen. NetSuite kent mogelijkheden voor e-commerce en voor koppelingen met webwinkels en marktplaatsen. In welke mate die standaard beschikbaar zijn en wat een koppeling vraagt, bespreekt u met de integrator. Meer over dit gebruik leest u bij ERP voor e-commerce.

De beperkingen om vooraf te kennen

Een eerlijke beoordeling hoort ook de nadelen te benoemen:

• Kosten. NetSuite richt zich op organisaties die complexiteit hebben. Voor een kleine onderneming met een eenvoudig proces staan systeem en abonnement vaak niet in verhouding tot de behoefte.
• Lokalisatie. Het product is internationaal opgezet. Nederlandse eisen, zoals btw-aangiften, SEPA, jaarrekeninggegevens en e-facturatie, vragen aandacht in het traject. Vraag de partner aan te tonen hoe zij dit invullen.
• Afhankelijkheid. Als SaaS-klant volgt u het productbeleid van de leverancier. Dat is voor sommige bedrijven een gemak, voor andere een beperking.
• Inrichting is vakwerk. Het systeem is breed en configureerbaar. Zonder zorgvuldige analyse wordt het een duur en ingewikkeld geheel.
• Contractvorm. Een abonnement loopt per periode. U koopt geen eigendom van de software. Controleer de looptijd, de voorwaarden bij uitbreiding en wat er met uw gegevens gebeurt bij beëindiging.

Voor wie is NetSuite geschikt?

NetSuite past het best bij bedrijven waar minstens een van de volgende situaties speelt:

• Scale-ups die snel groeien en merken dat hun boekhoudpakket en spreadsheets de bedrijfsvoering niet meer bijhouden.
• Nederlandse dochters van internationale groepen die een eigen administratie voeren, maar aan het hoofdkantoor rapporteren.
• Bedrijven met meerdere juridische entiteiten of landen, met intercompany-verkeer en meerdere valuta.
• E-commercebedrijven met meerdere verkoopkanalen en een groeiend volume aan orders en retouren.
• Dienstverlenende en handelsbedrijven die financiën, projecten en voorraad in één omgeving willen beheren.

Het past minder bij een kleine organisatie met één entiteit, een overzichtelijke administratie en weinig variatie in processen. Voor dat profiel bestaan lichtere oplossingen; zie ERP voor het mkb.

Hoe verhoudt NetSuite zich tot andere ERP-systemen?

Op de Nederlandse markt zijn meerdere ERP-systemen actief, onder andere Odoo, Exact Online, Microsoft Dynamics 365 Business Central, AFAS en SAP Business One. Elk heeft een eigen doelgroep.

• Odoo is modulair en kent ook een open-sourcevariant, wat het aantrekkelijk maakt voor bedrijven die flexibiliteit zoeken.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central sluit nauw aan bij de Microsoft-omgeving en is een veelgekozen alternatief voor groeiende mkb-bedrijven.
• SAP Business One richt zich op het kleinere en middelgrote bedrijf met een gestructureerde bedrijfsvoering.

Een rechtstreekse vergelijking vindt u in NetSuite vs Business Central. Wilt u de bredere markt zien, dan helpt de beste ERP voor het mkb. Het beste systeem bestaat niet in het algemeen: het hangt af van uw processen, uw groeipad en uw interne middelen.

Wat kost NetSuite?

De vraag naar de NetSuite prijs is begrijpelijk, maar zonder uw situatie te kennen is een bedrag niet verantwoord. De kosten bestaan uit twee delen.

1. Het abonnement. Dit wordt per jaar gefactureerd en is opgebouwd uit onder meer:

• het aantal gebruikers en hun type;
• de gekozen modules en functies;
• het aantal entiteiten (bij een multi-entiteitsomgeving);
• aanvullende opties, zoals e-commerce of geavanceerde rapportage.

2. Het traject. Dit omvat de analyse, de inrichting, de gegevensmigratie, de koppelingen, de training en de begeleiding bij de ingebruikname. Dit deel is meestal omvangrijker dan men vooraf verwacht, en wordt bepaald door de complexiteit van uw organisatie.

Daarbovenop komen soms kosten voor doorontwikkeling en ondersteuning na de livegang. Wie de totale eigendomskosten wil begrijpen, leest onze gids over ERP-kosten. Een nauwkeurige offerte vraagt om een helder programma van eisen; hoe u dat opstelt, staat in het ERP-programma van eisen.

De rol van de NetSuite Solution Provider

NetSuite wordt in de praktijk zelden zonder tussenpersoon ingevoerd. Een NetSuite-integrator, vaak aangeduid als Solution Provider, is het bedrijf dat het systeem bij u inricht. Dat doet hij niet voor niets: de waarde van het pakket zit voor een groot deel in de manier waarop het is afgestemd op uw processen.

Wat een goede partner doet:

1. Analyse. Hij brengt uw processen in kaart en vertaalt die naar een ontwerp.
2. Configuratie. Hij richt entiteiten, rollen, werkstromen en rapportages in.
3. Migratie. Hij brengt relaties, artikelen, openstaande posten en historie over uit het oude systeem.
4. Koppelingen. Hij verbindt NetSuite met uw webshop, bank, logistieke partner of andere software.
5. Training en livegang. Hij begeleidt gebruikers en de overgang naar het nieuwe systeem.
6. Nazorg. Hij zorgt voor ondersteuning en verdere ontwikkeling.

De kwaliteit van de partner bepaalt in hoge mate het succes van het project. Let op ervaring in uw sector, kennis van de Nederlandse eisen, referenties die u zelf kunt navragen en een duidelijke werkwijze bij wijzigingen. Handvatten daarvoor geeft een ERP-integrator kiezen.

Zo werkt de mogelijkheid via ERP Integrator

ERP Integrator is een gratis dienst die uw aanvraag koppelt aan een integrator die bij uw project past. Wij zijn niet verbonden aan een softwareleverancier en verkopen geen licenties. Wij voeren het project niet uit: dat doet de integrator. U beschrijft kort uw situatie, wij zoeken een passende partner en u beslist zelf of u met hem verder gaat. Hoe dat verloopt, staat bij hoe het werkt.

Voorbereiding op een NetSuite-traject

Een goede start bespaart later veel tijd en geld. Denk vooraf aan de volgende punten:

• Beschrijf uw processen, ook de uitzonderingen. Het systeem moet bij uw werkwijze passen, niet andersom.
• Bepaal wat in de standaard moet en waar maatwerk echt nodig is. Elk maatwerk vergroot de kosten en het onderhoud.
• Wijs een interne projectleider aan met tijd en mandaat. Zonder eigenaar aan uw kant stagneert elk traject.
• Ruim gegevens op voordat u migreert. Dubbele relaties en verouderde artikelen horen niet mee.
• Plan de livegang rond uw drukke periodes, zoals de jaarafsluiting of een piekseizoen.
• Leg de eisen vast die specifiek zijn voor Nederland: btw, betalingen, facturatie en rapportage.

Veel projecten die tegenvallen, doen dat om dezelfde redenen. Wat er meestal misgaat, leest u in fouten bij een ERP-project, en het verloop van een traject staat in ERP-implementatie. Komt u van een bestaand pakket, dan is ERP-migratie een nuttige aanvulling.

Veelgestelde vragen over NetSuite

De antwoorden op de meest gestelde vragen vindt u hieronder. Staat uw vraag er niet bij, dan kan de integrator die wij voor u zoeken ze in een eerste gesprek beantwoorden, op basis van uw eigen situatie.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.