Voorraad, inkoop en logistiek met NetSuite

Voor groothandels, webwinkels en producenten staat of valt een ERP met de voorraad. Klopt het aantal in het systeem niet met wat er in het magazijn ligt, dan beloven verkopers leveringen die niet kunnen en bestelt de inkoper te veel of te laat. Dit is de pagina over voorraadbeheer in NetSuite: wat het pakket biedt voor artikelen, magazijnen, inkoop en logistiek, en welke keuzes u samen met een integrator maakt.

NetSuite is een cloud-ERP van Oracle. De voorraad, de inkoop en de verkoop delen daarin dezelfde artikelgegevens en dezelfde financiële administratie. Dat is het belangrijkste argument voor wie nu met een los voorraadpakket, een webwinkel en een boekhoudsysteem werkt en steeds moet overtikken of koppelen.

Waar NetSuite voorraad en inkoop onderbrengt

In de documentatie van Oracle staan de voorraad en de inkoop in aparte onderdelen. Onder « Items and Inventory » vindt u de inrichting van voorraadbeheer, de artikelkaarten, verzendmethoden, streepjescodes en productie. Het onderdeel « Purchasing and Receiving » beslaat inkooporders, leveranciersgegevens, inkoopfacturen en betalingen, inkoopaanvragen, goedkeuringsroutes en onkostendeclaraties.

Daarnaast bestaat er een catalogus van handleidingen die onder meer voorraad en verzendingen, ordermanagement, fabricage, SuiteProcurement, WMS en NetSuite voor mobiel onderscheidt. Voor u betekent dit: een groot deel van de keten van inkoopaanvraag tot levering zit in één product, en wat ontbreekt, kan een integrator koppelen of aanvullen. Een overzicht van de onderdelen vindt u bij de modules van NetSuite.

Artikelen en variantenbeheer

Alles begint bij de artikelkaart. Daar legt u vast hoe een artikel wordt ingekocht, opgeslagen, verkocht en gewaardeerd. NetSuite onderscheidt voorraadartikelen van artikelen die u niet op voorraad houdt, zoals diensten, en kent assemblage-artikelen voor producten die u zelf samenstelt.

Bij varianten loont het om vooraf na te denken. Heeft u een kledinglijn met maten en kleuren, een machine met opties of een assortiment verpakkingen, dan bepaalt de opzet van de artikelstructuur later hoe overzichtelijk uw rapportages zijn. Een integrator brengt in kaart welke eigenschappen een eigen artikel verdienen en welke u beter als attribuut vastlegt. Fouten in dit stadium zijn bij een latere migratie het duurst om te herstellen; lees ook de migratiepagina over NetSuite voor de omgang met stamgegevens.

Magazijnen, locaties en emplacementen

In NetSuite is voorraad gekoppeld aan een locatie. Dat kan een centraal magazijn zijn, een extern distributiecentrum, een winkel of een buffer bij een onderaannemer. Per locatie ziet u wat er ligt, wat is gereserveerd en wat onderweg is.

Wilt u binnen een magazijn verder verfijnen, dan kunt u met bins of stellingplaatsen werken, zodat de orderpicker weet waar hij moet zijn. Of dat nodig is, hangt af van uw proces. Een groothandel met veel kleine orders profiteert meestal van vaste plaatsen; een bedrijf met weinig, grote artikelen kan met een eenvoudiger indeling toe. Voor de branche leest u meer bij ERP voor de groothandel en ERP voor logistiek.

Werkt u met meerdere vennootschappen, bijvoorbeeld een Nederlandse bv en een buitenlandse dochter, dan maakt OneWorld het mogelijk meerdere dochterondernemingen met eigen fiscale jurisdictie en valuta in één account te beheren. Elke dochter heeft minimaal één locatie, waardoor de voorraad netjes bij de juiste entiteit hoort.

Partijen, serienummers en traceerbaarheid

Voor producten waarbij herkomst telt, zoals voeding, onderdelen of apparaten met garantie, kunt u in NetSuite artikelen per partij of per serienummer volgen. U weet dan welke levering van welke leverancier in welke klantorder terecht is gekomen, en u kunt bij een kwaliteitsmelding gericht terugroepen in plaats van alles te blokkeren.

Dat vraagt discipline bij de ontvangst: partijnummers en houdbaarheidsdata moeten worden vastgelegd op het moment dat de goederen binnenkomen. Een scanner op de ontvangstplek helpt daarbij. Bij voedingsbedrijven loopt dit samen met de eisen aan de productie; zie ERP voor de voedingsindustrie.

Aanvullen en inkoopplanning

Handmatig bijbestellen werkt tot de omzet groeit. NetSuite biedt Demand Planning, dat de uitgebreide voorraadfunctie (Advanced Inventory Management) vereist. Het berekent vraagplannen uit lineaire regressie, voortschrijdend gemiddelde, seizoensgemiddelde, een verkoopprognose of de lopende vraag uit kansen, offertes en orders. Daaruit volgen aanvoerplannen die rekening houden met levertijden en veiligheidsvoorraad.

Voor assemblages loopt het aanvoerplan over alle componenten en grondstoffen, ook over meerdere productieniveaus. Daarmee raakt voorraadbeheer aan de productie; hoe dat werkt, staat op de pagina over productie in NetSuite. Let op: de functie verwerkt een maximaal aantal artikelen tegelijk, en een groot assortiment vraagt dus om een indeling in groepen. Hoeveel dat precies is, leest u in de documentatie van Oracle; een integrator houdt er bij de inrichting rekening mee.

Inkoop en leveranciers

De inkoopstroom begint bij een inkoopaanvraag, loopt via de goedkeuring naar de inkooporder en eindigt bij de ontvangst, de factuur en de betaling. NetSuite legt de leveranciersfiche, de inkoopfactuur en de betaling vast in hetzelfde systeem, zodat de inkoper, het magazijn en de boekhouder naar dezelfde gegevens kijken.

De goedkeuringsroutes zijn voor veel mkb-bedrijven het eerste wat ze willen inrichten: wie mag welke bestelling plaatsen, en wie tekent af boven een bepaald bedrag? Daarbij hoort ook de verwerking van onkosten, die NetSuite in hetzelfde domein onderbrengt.

Inkoopfacturen en de boekhouding

Een ontvangen inkoopfactuur zet u in NetSuite af tegen de order en de ontvangst, zodat verschillen opvallen voordat u betaalt. De boekingen verschijnen in de grootboekadministratie; hoe dat is ingericht, leest u op de pagina over boekhouding en financiën in NetSuite.

Voor Nederlandse bedrijven speelt hier de btw-aangifte en de elektronische facturatie mee. Hoe u inkoopfacturen digitaal ontvangt en verwerkt, volgt uit de wettelijke eisen aan e-factureren en de keuzes rond Peppol. Wie een boekhouder of accountant heeft die met auditfiles werkt, laat die al in een vroeg stadium meekijken naar de inrichting van de artikelboekingen.

Ontvangsten, verzendingen en orderverwerking

Een inkoopontvangst verhoogt de voorraad; een verkooporder die wordt gepickt en verzonden verlaagt die weer. De verwerking van klantorders in NetSuite omvat de ordervoer, de uitvoering (picken en verzenden) en de facturatie. Voor het magazijn is vooral de tussenstap belangrijk: de order wordt klaargezet, gepickt, ingepakt en verzonden, en elke stap is zichtbaar voor de klantenservice.

Voor webwinkels die hun voorraad direct aan de winkel koppelen, biedt NetSuite eigen commerce-oplossingen, zoals SuiteCommerce. Die ondersteunen meerdere merken, talen en valuta. Hoe u de verkoopkant combineert met de voorraad, staat op de pagina over verkoop en CRM en bij ERP voor e-commerce.

Telling en waardering

Een voorraadtelling hoort in een ERP geen apart project te zijn. In NetSuite legt u tellingen vast, vergelijkt u de uitkomst met het systeem en boekt u de verschillen af. U kiest vooraf hoe u wilt tellen: een jaarlijkse telling, een doorlopende telling per zone of een telling op basis van afwijkingen.

De waardering volgt uit de kostprijsmethode die u kiest op de artikelkaart. Dat is een keuze waar uw boekhouder bij hoort te zijn, omdat ze de resultaten en de balans beïnvloedt. Welke methoden NetSuite precies aanbiedt en hoe de inkoopkosten en bijkomende kosten worden toegerekend, bespreekt u in de inrichting.

Streepjescodes, mobiel en WMS

In het magazijn gaat het om snelheid en minder fouten. NetSuite behandelt streepjescodes als onderdeel van het voorraadbeheer, kent een eigen handleiding voor WMS en voor NetSuite op mobiele apparaten. In de productie kunt u met Manufacturing Mobile gegevens via mobiele scanners invoeren.

Voor een klein magazijn kan scannen op ontvangst en bij het picken al genoeg zijn. Een groter distributiecentrum met veel bewegingen kijkt naar een uitgebreide WMS-functie. Een integrator beoordeelt samen met u welk niveau past; zie ook de pagina over integraties met NetSuite voor koppelingen met scanners, vervoerders en andere systemen.

Vervoerders en verzendmethoden

Verzendmethoden maken deel uit van de documentatie over voorraad en artikelen. U legt vast met welke vervoerder en welke service u levert, en kunt die per klant of per order kiezen. De koppeling met een vervoerder, voor het printen van labels en het volgen van zendingen, is in de praktijk een integratie. Voor Nederlandse bedrijven gaat het vaak om pakketdiensten en eigen transport; de keuze en de koppeling bepaalt u samen met uw integrator.

Zo pakt u een voorraadproject aan

Een voorraadproject loopt zelden mis op techniek, vaker op voorbereiding. Begin met deze stappen:

• Beschrijf uw huidige goederenstroom: van inkoop tot levering, per magazijn.
• Bepaal welke artikelen partij- of serienummers vragen.
• Kies de kostprijsmethode samen met uw boekhouder.
• Leg de goedkeuringsroutes voor inkoop vast.
• Inventariseer de koppelingen: webwinkel, vervoerders, scanners.
• Plan de telling en de overdracht van de beginvoorraad vóór de ingebruikname.

Hoe zo’n traject in de praktijk verloopt, leest u op de pagina over de implementatie van NetSuite. Over kosten en licenties vindt u meer bij de prijzen van NetSuite; en wie het pakket in een Nederlandse context wil plaatsen, vindt dat bij NetSuite in Nederland.

Hoe wij u helpen

ERP Integrator is geen leverancier van NetSuite en geen integrator. Wij brengen u kosteloos in contact met een gecertificeerde integrator die past bij uw project: uw sector, uw magazijn en uw verwachtingen. Beschrijf uw voorraad- en inkoopsituatie in het aanvraagformulier en u hoort welke integrator daarbij aansluit. De integrator voert het project uit; wij blijven neutraal ten opzichte van de pakketten.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.