NetSuite leren: training voor key-users en medewerkers

Wie een ERP-systeem invoert, koopt geen software maar een andere manier van werken. Een goede NetSuite training bepaalt of uw financiële administratie, orderverwerking en voorraadbeheer na de livegang soepel draaien of juist stroperig. In deze pagina leest u hoe u het leren van NetSuite organiseert: welke bronnen er zijn, wie u wanneer opleidt, hoe een trainingsplan per projectfase eruitziet en hoe u zorgt dat de nieuwe werkwijze blijft hangen.

Waarom training vaak het verschil maakt

In veel mkb-bedrijven en middelgrote organisaties in Nederland wordt het trainingsbudget als eerste geschrapt wanneer een project onder druk komt. Dat is een dure bezuiniging. Een medewerker die niet weet hoe een inkooporder, een creditnota of een btw-code in het systeem hoort te lopen, maakt fouten die later door de boekhouder of accountant moeten worden hersteld, vaak vlak voor de btw-aangifte.

Training is daarom geen sluitpost, maar een onderdeel van de projectaanpak. Lees ook de algemene gids over een ERP-implementatie en het overzicht van veelgemaakte fouten in een ERP-project: onvoldoende opleiding en onduidelijke rollen staan er steevast tussen.

Bronnen om NetSuite te leren

Wie NetSuite wil leren, heeft meerdere ingangen. Oracle NetSuite biedt als softwareleverancier eigen documentatie, een kennisbank en opleidingsmateriaal aan, en kent daarnaast certificeringen voor wie zich als beheerder of consultant wil bewijzen. Het exacte aanbod, de talen en de voorwaarden wijzigen regelmatig; controleer ze daarom altijd bij de leverancier. NetSuite vermeldt op zijn Nederlandse site een lokaal kantoor in Utrecht met een directe telefoonlijn, een handige eerste stap als u vragen hebt over wat de leverancier zelf aanbiedt.

Houd bij het kiezen van bronnen een nuchtere verdeling aan:

• Leveranciersdocumentatie en zelfstudie zijn geschikt voor key-users die de logica van het systeem willen doorgronden.
• Training door uw integrator is gericht op uw eigen inrichting, uw rekeningschema, uw goedkeuringsroutes en uw koppelingen.
• Interne training door key-users houdt de kennis levend nadat het projectteam is vertrokken.

Een algemene cursus leert uw team waar de knoppen zitten. Een training op uw eigen configuratie leert ze hoe úw bedrijf ermee werkt. Voor een productiebedrijf is dat een ander verhaal dan voor een dienstverlener; kijk daarvoor ook naar de NetSuite-modules die in uw omgeving actief zijn.

NetSuite certificering: voor wie is het zinvol?

Een NetSuite certificering is een bewijs van kennis, geen vereiste voor gewone gebruikers. Overweeg het in deze gevallen:

• De beheerder die na de livegang rollen, rechten en workflows beheert.
• De financieel controller die rapportages en zoekopdrachten zelf wil bouwen.
• De IT-medewerker die koppelingen en aanpassingen wil kunnen beoordelen, zie ook integraties en maatwerk.

Voor eindgebruikers in verkoop, magazijn of administratie is certificering overdreven. Zij hebben meer aan een praktische training met hun eigen documenten. Let er bij het inhuren van een externe partij op dat u zelf niet afhankelijk blijft: een intern gecertificeerde beheerder verkleint de drempel om kleine wijzigingen zelf door te voeren. Meer over de keuze van een uitvoerende partij leest u bij een NetSuite-integrator kiezen.

Key-users en eindgebruikers: twee groepen, twee aanpakken

Key-users: het fundament

Key-users zijn de collega’s die het project van begin tot eind meemaken. Ze nemen deel aan de procesworkshops, testen de inrichting en worden later het eerste aanspreekpunt voor hun afdeling. Kies ze op kennis van het bedrijfsproces, niet op functietitel. Een ervaren crediteurenadministrateur of planner is waardevoller dan een manager die geen tijd heeft.

Geef key-users ruimte: reken op reële uren in hun agenda en vervang hun dagelijkse taken waar nodig. Zonder die vrijstelling wordt het project een bijbaantje en leren ze het systeem pas tijdens de livegang.

Eindgebruikers: kort, concreet en rolgebonden

Eindgebruikers hoeven niet het hele systeem te begrijpen. Ze moeten hun taken kunnen uitvoeren. Maak daarom per rol een trainingstraject: de verkoper leert offertes en orders, het magazijn ontvangt en verzendt, de administratie boekt en reconcilieert. Gebruik echte klantnamen, artikelen en facturen uit uw eigen data in een testomgeving, zodat medewerkers herkennen wat ze zien.

Plan de eindgebruikerstraining kort voor de livegang. Te vroeg betekent dat ze alles vergeten zijn; te laat laat geen ruimte om vragen te beantwoorden.

Plan voor NetSuite training per projectfase

Een trainingsplan loopt mee met het project. Onderstaande tabel geeft een typische opzet; de verdeling van uren hangt af van uw omvang, het aantal gebruikers en de modules.

De implementatie van NetSuite beschrijft de fasering van het project zelf; leg het trainingsplan daar naast zodat beide in dezelfde planning staan.

Training en gegevensmigratie samen plannen

Medewerkers leren het snelst met gegevens die ze kennen. Dat betekent dat uw testomgeving voor de training gevuld moet zijn met een representatieve set klanten, leveranciers en artikelen. Stem de training dus af op de planning van de migratie naar NetSuite: als de data nog niet geladen is, trainen medewerkers op fictieve voorbeelden en vergeten ze de details zodra echte situaties opduiken.

Let ook op de aansluiting op Nederlandse verplichtingen. Een financieel team moet in de training zien hoe btw-codes, de btw-aangifte en e-facturatie in het systeem terechtkomen, en hoe de gegevens beschikbaar zijn voor de boekhouder en accountant. Verwijs medewerkers daarvoor naar de gidsen over btw-aangifte vanuit uw ERP en e-factureren.

Opleiding financieren in Nederland

Uitgaven voor opleiding horen in de begroting van het project, naast licenties en inrichting. Of er voor uw bedrijf een subsidie, ontwikkelbudget of fiscale tegemoetkoming beschikbaar is, hangt af van uw sector, uw omvang en de regelingen die op dat moment gelden. Daar kunnen wij geen concrete bedragen of voorwaarden aan verbinden. Leg de vraag voor aan uw boekhouder of accountant en aan uw brancheorganisatie; zij kennen de actuele mogelijkheden voor uw situatie.

Vraag uw integrator om de trainingskosten apart in de offerte te vermelden, zodat u ze kunt vergelijken en later kunt verantwoorden. De algemene kostenopbouw staat in de gids over ERP-kosten en bij de prijzen van NetSuite.

Verandermanagement: het systeem laten landen

Training legt de basis, verandermanagement zorgt dat de nieuwe werkwijze blijft. Een paar principes die in de praktijk werken:

• Leg het waarom uit. Medewerkers accepteren een nieuw systeem eerder als ze begrijpen welk probleem het oplost, zoals dubbel invoeren of onduidelijke voorraadcijfers.
• Maak key-users zichtbaar. Laat ze een eigen rol hebben in de communicatie, niet alleen in de techniek.
• Verbied parallelle Excel-lijsten. Spreek af welke rapporten uit het systeem komen en schaf lokale kopieën af zodra de cijfers kloppen.
• Meet gebruik. Kijk na de livegang welke functies worden gebruikt en welke worden omzeild.
• Wees geduldig met de dip. Direct na de livegang gaat het werk vaak trager. Dat hoort erbij en trekt bij met oefening en goede ondersteuning.

Bespreek met de directie dat zij het voorbeeld geven: een manager die nog om een Excel-overzicht vraagt, ondermijnt de nieuwe werkwijze.

Hulp na de livegang

De training eindigt niet bij de livegang. Plan een periode van intensieve nazorg en maak afspraken over hoe vragen worden afgehandeld, door key-users, de beheerder of de partij die het systeem onderhoudt. Meer over de afspraken daarover vindt u bij support en onderhoud. Leg nieuwe medewerkers vast in een inwerkprogramma, zodat de kennis niet vertrekt met de mensen die het systeem hebben ingevoerd.

Wat wij voor u doen

ERP Integrator voert geen NetSuite-trainingen uit en is niet gelieerd aan Oracle NetSuite. Wij brengen u kosteloos in contact met een ERP-integrator die past bij uw project, uw sector en uw regio. Welke opleiding hij aanbiedt, legt u vast in de offerte. Hoe de mise-en-relation verloopt, leest u bij hoe het werkt. Wie eerst wil weten hoe NetSuite zich verhoudt tot de Nederlandse markt, vindt meer bij NetSuite in Nederland.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.