Hoe kiest u de juiste ERP-integrator voor uw bedrijf?

Wie een nieuw ERP-systeem invoert, kiest eigenlijk twee keer: eerst het pakket, daarna de partij die het pakket in uw bedrijf aan het werk zet. Die tweede keuze krijgt vaak minder aandacht dan de eerste, terwijl de ERP-integrator in de praktijk de grootste invloed heeft op de uitkomst. Dezelfde software kan bij het ene bedrijf het dagelijkse werk aanzienlijk vereenvoudigen en bij het andere jarenlang voor frustratie zorgen. Het verschil zit zelden in het product, vrijwel altijd in de inrichting, de aanpak en de samenwerking.

Deze gids helpt u om een ERP-integrator te kiezen die bij uw organisatie past. U leest wat een integrator doet, waarin hij verschilt van de softwareleverancier, hoe u kwaliteit beoordeelt en welke vragen u moet stellen. Ook behandelen we de waarschuwingssignalen en de keuze tussen een vaste prijs en werken op uurbasis.

Wat is een ERP-integrator?

Een ERP-integrator is een organisatie die ERP-software implementeert bij bedrijven die niet zelf over de kennis of de capaciteit beschikken om dat te doen. In de markt hoort u ook de termen implementatiepartner, ERP-partner, ERP-adviseur of ERP-consultant. De grenzen tussen die benamingen zijn vaag. Sommige partijen zijn een klein adviesbureau van een paar specialisten, andere zijn een groot consultancybedrijf met vestigingen in meerdere landen. Wat ze gemeen hebben: zij brengen het product bij de klant en blijven daarna betrokken.

Een ERP-systeem is geen pakket dat u installeert en vergeet. Het raakt financiën, inkoop, verkoop, voorraad, productie en vaak ook projecten en personeel. Elk van die onderdelen moet worden afgestemd op de manier waarop uw bedrijf werkt, of juist worden aangepast waar uw werkwijze verbetering verdient. Dat vraagt kennis van het product én van uw bedrijfsprocessen. Een integrator combineert beide.

Wilt u eerst de basis opfrissen, lees dan wat een ERP-systeem is en hoe een ERP-implementatie verloopt.

De rol van de ERP-integrator: wat doet hij voor u?

De werkzaamheden van een integrator lopen van de eerste verkenning tot lang na de livegang. Hieronder de onderdelen die u in vrijwel elk project terugziet.

Advies en keuze van het pakket

Een goede integrator begint niet met een demo, maar met vragen. Hoe loopt een order door uw bedrijf? Waar gaat nu handmatig werk fout? Welke koppelingen met andere systemen zijn onmisbaar? Op basis daarvan helpt hij bij het opstellen van uw programma van eisen en adviseert hij of een bepaald pakket bij u past. Een integrator die slechts één pakket aanbiedt, kan overigens alleen over dat pakket adviseren. Dat is geen bezwaar, mits u dat weet en de keuze voor het pakket al elders hebt onderbouwd.

Inrichting en configuratie

Het grootste deel van het werk is het inrichten van het systeem: de bedrijfsstructuur, het rekeningschema, belastingcodes, artikelstructuren, prijslijsten, goedkeuringsstromen, rechten en rapportages. Moderne ERP-systemen zijn sterk configureerbaar, en een goede inrichting voorkomt dat u later dure aanpassingen nodig hebt.

Maatwerk en koppelingen

Soms past een proces niet in de standaard. Dan bouwt de integrator een aanpassing of een koppeling met bijvoorbeeld een webshop, een vervoerder, een bankverbinding, een productieplanner of de Belastingdienst-gerelateerde voorzieningen zoals e-facturatie. Hoe meer maatwerk, hoe zwaarder de latere upgrades en het onderhoud. Een integrator die u daar eerlijk over adviseert, bespaart u op termijn veel geld. Meer over dit onderwerp leest u in onze gids over ERP en e-facturatie.

Gegevensmigratie

Uw klanten, leveranciers, artikelen, openstaande posten en saldi moeten uit het oude systeem in het nieuwe terecht komen. Dat gaat zelden vanzelf. Gegevens moeten worden opgeschoond, gekoppeld en gecontroleerd. De integrator stelt samen met u vast wat wordt overgenomen en wat niet, en voert proefmigraties uit voordat het echte moment aanbreekt. Zie ook onze gids over ERP-migratie.

Training en acceptatie

Een systeem dat niemand begrijpt, wordt niet gebruikt zoals bedoeld. De integrator traint uw sleutelgebruikers, die op hun beurt de rest van de organisatie opleiden. Daarnaast begeleidt hij de acceptatietest, waarin uw medewerkers controleren of de dagelijkse processen werken.

Livegang en nazorg

De overgang naar het nieuwe systeem is een kritisch moment. Een goede integrator plant de livegang, staat de eerste periode klaar voor vragen en lost problemen snel op. Daarna volgt de reguliere support: storingen, vragen, kleine wijzigingen en updates. Kijk bij de keuze nadrukkelijk naar de afspraken over nazorg, want een project is pas geslaagd als het systeem in het dagelijkse gebruik werkt.

Softwareleverancier of integrator: wat is het verschil?

Veel kopers halen deze twee rollen door elkaar. Het onderscheid is belangrijk, omdat het bepaalt tegen wie u uw eisen en klachten richt.

Bij sommige pakketten verloopt de licentie rechtstreeks via de leverancier, bij andere via de integrator. Vraag dat altijd na, want het heeft gevolgen voor facturatie, prijsonderhandeling en wie u belt bij een probleem. Houd er ook rekening mee dat de leverancier en de integrator verschillende belangen hebben: de leverancier wil licenties verkopen, de integrator wil een project opleveren en daarna ondersteuning bieden.

Certificeringen en partnerniveaus: wat zeggen ze echt?

Leveranciers delen hun integrators doorgaans in niveaus in, afhankelijk van het aantal gecertificeerde consultants, het aantal gerealiseerde projecten en de tevredenheid van klanten. De namen verschillen per pakket en de criteria worden door de leverancier vastgesteld en kunnen veranderen. Raadpleeg daarom altijd de actuele informatie van de leverancier zelf.

Wat betekent zo'n niveau voor u?

• Het geeft aan dat de integrator het product kent en dat zijn medewerkers examens hebben afgelegd.
• Het zegt weinig over uw specifieke sector of over de kwaliteit van het projectteam dat bij u terechtkomt.
• Een certificaat van een individuele consultant is vaak relevanter dan het niveau van het bedrijf, omdat de persoon die uw project uitvoert het verschil maakt.
• Een hoog niveau kan ook betekenen dat de integrator groot is en dat uw project bij een junior terechtkomt. Vraag wie precies aan uw project gaat werken.

Wij zijn zelf aan geen enkele softwareleverancier gelieerd. Wij brengen u in contact met integrators en beoordelen niet namens een leverancier. Lees hoe dat werkt op de pagina hoe het werkt.

Waarop selecteert u een ERP-integrator?

Een vergelijking op prijs alleen leidt zelden tot een goed besluit. De volgende criteria zijn bepalender.

Kennis van uw sector

Een productiebedrijf heeft andere eisen dan een groothandel, een webwinkel of een dienstverlener. Een integrator die uw sector kent, begrijpt uw begrippen, uw knelpunten en de gebruikelijke oplossingen. Bekijk onze pagina's over ERP voor productiebedrijven, groothandels, e-commerce en dienstverlening om te zien welke vragen in uw branche spelen.

Ervaring met het pakket dat u overweegt

Of u nu kijkt naar Odoo, Exact Online, Microsoft Dynamics 365 Business Central, AFAS, SAP Business One of Oracle NetSuite: vraag hoe lang de integrator met het product werkt, hoeveel projecten hij ermee heeft uitgevoerd en welke versie hij het meest gebruikt. Op de pagina's over Odoo, Business Central, SAP Business One en NetSuite vindt u een neutrale beschrijving van wat die pakketten bieden.

De aanpak van het project

Een serieuze integrator werkt met een duidelijke methode: eerst analyse, dan ontwerp, dan inrichting, testen, training en livegang. Vraag hoe hij uw medewerkers betrekt, hoe hij wijzigingen beheert en hoe hij voortgang rapporteert. Een integrator die alleen over de techniek praat en niets zegt over uw organisatie, onderschat de menselijke kant van het project.

Het projectteam

U koopt niet het bedrijf, u koopt de mensen. Vraag wie de projectleider is, wie de functionele consultants zijn en wie de ontwikkelaars. Vraag of u hen vooraf mag ontmoeten, en wat er gebeurt als iemand vertrekt. Een stabiel team met ervaring in uw sector is een betere voorspeller van succes dan een indrukwekkende presentatie.

Referenties

Vraag om referenties van bedrijven die op u lijken in omvang en sector, en bel ze zelf. Vraag niet alleen of het project is afgerond, maar ook hoe de samenwerking verliep, hoe de integrator omging met tegenvallers en hoe de support is na de livegang. Een integrator die geen referenties wil geven, geeft u daarmee informatie.

Financiële en organisatorische stabiliteit

Een ERP-systeem gebruikt u jarenlang. De integrator moet er dan nog zijn. Kijk naar de continuïteit van het bedrijf, de afhankelijkheid van een enkele sleutelpersoon en de manier waarop kennis wordt gedeeld binnen het team.

Cultuur en communicatie

Een project van deze omvang vraagt maanden tot jaren van intensieve samenwerking. Wie u niet begrijpt of niet serieus neemt, wordt een bron van wrijving. Let tijdens de selectie op hoe de integrator luistert, hoe hij met kritische vragen omgaat en of hij u durft tegen te spreken.

Vragen die u de integrator moet stellen

Gebruik de selectiefase om gericht door te vragen. De volgende vragen leveren de meeste informatie op.

1. Welke vergelijkbare bedrijven in mijn sector hebt u begeleid, en mag ik contact met hen opnemen?
2. Wie wordt mijn projectleider en welke consultants werken aan mijn project? Zijn zij dezelfde mensen als in de verkoopfase?
3. Hoe analyseert u onze processen voordat u een voorstel doet?
4. Wat valt volgens u binnen de standaard van het pakket en wat vraagt maatwerk? Wat raadt u af om aan te passen?
5. Hoe pakt u de gegevensmigratie aan en wie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gegevens?
6. Hoe gaat u om met wijzigingen in de omvang tijdens het project?
7. Welke taken verwacht u van onze medewerkers, en hoeveel tijd vraagt dat van hen?
8. Hoe is de support na de livegang geregeld, en wat zijn de reactietijden bij storingen?
9. Wat gebeurt er bij upgrades van het pakket met onze aanpassingen?
10. Welke onderdelen van uw voorstel zijn risicovol, en hoe gaat u daar mee om?

Let niet alleen op de inhoud van de antwoorden, maar ook op de toon. Concrete, eerlijke antwoorden, inclusief het benoemen van risico's, wijzen op ervaring. Vage antwoorden en vooral positieve verhalen zijn een reden om door te vragen.

Waarschuwingssignalen bij de selectie

Sommige signalen komen vaak voor bij projecten die later problemen krijgen. Neem ze serieus.

• Een voorstel zonder analyse. Wie een prijs noemt zonder eerst uw processen te bespreken, schat in plaats van meet. De rekening komt later.
• Een prijs die opvallend laag is. Dat kan betekenen dat belangrijke onderdelen ontbreken, zoals migratie, training of koppelingen. Vergelijk offertes onderdeel voor onderdeel.
• Geen referenties of alleen zelfgekozen referenties. Vraag naar klanten die u zelf mag kiezen.
• Alles is mogelijk. Een integrator die op elke wens ja zegt, geeft u geen advies. Goed advies bevat ook afwijzingen.
• Een verkoopteam dat verdwijnt. Als de mensen die u overtuigen niet in het project meewerken, weet u niet wat u koopt.
• Druk om snel te tekenen. Een tijdelijke korting of een beperkte beschikbaarheid is een verkooptechniek, geen reden om uw selectie te verkorten.
• Onduidelijke afspraken over eigendom. Maatwerk, gegevens en documentatie horen u toe, of u moet in elk geval kunnen overstappen naar een andere partij.
• Geen oog voor uw organisatie. Een project dat alleen over software gaat en niet over mensen, processen en verandering, mist een essentieel deel.

Veel van deze signalen vindt u terug in onze gids over fouten bij een ERP-project.

Contract en werkwijze: vaste prijs of werken op uurbasis?

De contractvorm bepaalt wie het risico draagt en hoe flexibel het project is.

In de praktijk kiezen veel bedrijven voor een combinatie: een vaste prijs voor de basisinrichting, met een heldere afbakening, en werken op uurbasis voor aanvullende wensen, onder een afgesproken tarief en met een vooraf vastgesteld budgetplafond dat zonder uw akkoord niet wordt overschreden. Het is verstandig om per fase van het project te kijken welke vorm past, in plaats van voor het hele traject één keuze te maken.

Meer over de kostenopbouw leest u in onze gids over ERP-kosten.

Waar u in het contract op moet letten

• Afbakening van de werkzaamheden. Wat is inbegrepen, wat niet, en hoe wordt een wijziging beoordeeld en goedgekeurd?
• Mijlpalen en oplevercriteria. Wanneer is een fase af, en wie beslist dat? Koppel betalingen aan opgeleverde resultaten.
• Rollen en verantwoordelijkheden. Wat verwacht de integrator van uw medewerkers, en wat gebeurt er als zij niet beschikbaar zijn?
• Eigendom en overdraagbaarheid. Zorg dat uw gegevens, uw documentatie en de aanpassingen voor u toegankelijk blijven.
• Support en servicelevels. Reactietijden, bereikbaarheid, escalatie en kosten van support moeten schriftelijk vastliggen.
• Beëindiging. Onder welke voorwaarden kunt u het contract beëindigen, en hoe verloopt de overdracht aan een andere partij?
• Aansprakelijkheid. Wat is de verantwoordelijkheid van de integrator bij fouten, en welke beperkingen gelden?

Laat bij twijfel een jurist met ervaring in IT-contracten de overeenkomst beoordelen. Dat is een kleine investering in verhouding tot de waarde van het project.

Een praktische aanpak voor de selectie

Een zorgvuldige selectie hoeft niet eindeloos te duren, maar vraagt wel structuur.

1. Leg uw behoefte vast. Beschrijf uw processen, knelpunten, koppelingen en doelen. Dat hoeft niet perfect, maar het moet specifiek genoeg zijn om partijen te kunnen vergelijken.
2. Stel een korte lijst samen. Kies enkele integrators met aantoonbare ervaring in uw sector en met het pakket dat u overweegt. Meer partijen vergelijken levert zelden betere inzichten op en kost u veel tijd.
3. Vraag dezelfde informatie aan elke partij. Gebruik hetzelfde document met vragen, zodat de antwoorden vergelijkbaar zijn.
4. Houd werksessies. Laat de integrator met uw medewerkers meedenken over een echt proces uit uw bedrijf. U ziet dan hoe hij werkt, niet alleen hoe hij verkoopt.
5. Spreek referenties. Bel zelf met klanten, bij voorkeur met bedrijven die een vergelijkbaar project hebben gehad.
6. Beoordeel het totaalbeeld. Weeg de aanpak, het team, de ervaring en de prijs samen. De goedkoopste offerte is zelden de voordeligste.
7. Leg afspraken vast. Zet alles wat is toegezegd in het contract, ook wat tijdens de verkoopgesprekken is besproken.

Hebt u nog geen pakket gekozen? Lees dan eerst hoe u een ERP-systeem kiest, bekijk de vergelijkingen tussen pakketten en lees wat er speelt bij een cloud- of on-premise-oplossing.

Een integrator kiezen als MKB-bedrijf

Een kleiner bedrijf heeft andere zorgen dan een grote organisatie. U beschikt vaak over minder interne capaciteit, een kleiner budget en minder ervaring met ICT-projecten. Daarom zijn drie punten extra belangrijk:

• Kies een integrator die bij uw omvang past. Voor een grote partij bent u mogelijk een klein project, voor een zeer kleine partij kan uw project te zwaar zijn.
• Zorg dat het project uw medewerkers niet overbelast. Vraag hoeveel tijd van uw team nodig is en plan dat realistisch in.
• Beperk maatwerk en begin met de standaard. U kunt later uitbreiden zodra het systeem draait.

Specifieke aandachtspunten voor kleinere organisaties vindt u in onze gids over ERP voor het MKB en in de vergelijking van de beste ERP voor het MKB.

Hoe wij u helpen

ERP Integrator is een gratis dienst die bedrijven in contact brengt met een ERP-integrator die bij hun project past. Wij voeren zelf geen implementaties uit en zijn niet gelieerd aan een softwareleverancier: de integrator doet het project, wij zorgen voor de kennismaking. U beschrijft uw situatie, wij zoeken passende partijen en u beslist zelf met wie u verder gaat. Meer over de werkwijze leest u op de homepage en op de pagina hoe het werkt.

Samenvatting

Een ERP-integrator kiezen is geen formaliteit na de keuze van het pakket, maar een besluit met minstens zoveel gevolgen. Beoordeel de integrator op kennis van uw sector, ervaring met het pakket, aanpak, projectteam en referenties. Stel gerichte vragen, let op de waarschuwingssignalen en kies een contractvorm die bij de zekerheid van uw eisen past. Leg alle afspraken schriftelijk vast en vraag niet alleen naar de oplevering, maar ook naar de periode erna. Zo maakt u van de selectie een bewuste keuze in plaats van een gok.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.