Wat is een ERP-systeem? Uitleg voor het MKB

ERP-definitie: wat is een ERP-systeem?

Een ERP (enterprise resource planning) is bedrijfssoftware die de belangrijkste processen van een organisatie samenbrengt in één systeem met één gemeenschappelijke database. Wie zich afvraagt wat een ERP-systeem is, kan het kort zo samenvatten: één bron van waarheid voor financiën, inkoop, verkoop, voorraad, productie, projecten en personeel. In andere talen kent men hetzelfde begrip onder de naam progiciel de gestion intégré, afgekort PGI. De ERP-definitie is overal gelijk: een standaardpakket, opgebouwd uit modules die dezelfde gegevens delen.

Het woord resources verwijst naar alles wat uw bedrijf nodig heeft om te functioneren: geld, materiaal, voorraad, mensen, machines en tijd. Planning betekent dat u die middelen vooruit kunt plannen en achteraf kunt verantwoorden. Een ERP is dus meer dan een administratief hulpmiddel. Het is het systeem waarop u uw bedrijf stuurt.

In de praktijk betekent dit dat een verkooporder die een medewerker invoert, direct zichtbaar is voor het magazijn, de inkoper en de financiële afdeling. Het magazijn pakt de order, de inkoper ziet of er bijbesteld moet worden en de boekhouding heeft de factuur klaar zodra de goederen vertrekken. Niemand hoeft gegevens over te typen, en niemand werkt met een verouderde versie.

Het principe: één database voor het hele bedrijf

Het wezenlijke kenmerk van een ERP is niet het aantal functies, maar de gedeelde database. Veel bedrijven werken met een lappendeken van tools: een boekhoudpakket, een voorraadsheet, een CRM, een apart systeem voor urenregistratie en een webshop. Elk van die systemen heeft zijn eigen klantenbestand, zijn eigen artikelcodes en zijn eigen waarheid. Het gevolg is dubbel werk, fouten bij het overtypen en discussies over welk cijfer klopt.

In een ERP wordt een gegeven één keer vastgelegd en overal gebruikt. Een klant bestaat één keer. Een artikel heeft één code, één omschrijving en één voorraadpositie. Een wijziging van een prijs, een adres of een btw-code werkt direct door in offertes, orders en facturen.

Dat levert drie voordelen op:

• Consistentie: alle afdelingen werken met dezelfde cijfers.
• Traceerbaarheid: u ziet van een offerte tot de betaling en de boeking wat er is gebeurd en door wie.
• Automatisering: handelingen die vroeger handwerk waren, zoals het aanmaken van een factuur na levering of het genereren van een inkoopvoorstel bij een te lage voorraad, verlopen volgens vaste regels.

Het onderscheid tussen een echt geïntegreerd ERP en een verzameling gekoppelde programma’s is belangrijk. Koppelingen tussen losse systemen kunnen werken, maar ze moeten onderhouden worden en breken bij elke update. Bij een ERP zit de integratie in de kern van het product.

De belangrijkste modules van een ERP

Een ERP is modulair opgebouwd. U kiest de modules die bij uw bedrijf passen en breidt later uit. Welke modules beschikbaar zijn, verschilt per pakket, maar de volgende onderdelen komen vrijwel overal voor.

Geen enkel bedrijf gebruikt alle modules. Een groothandel legt de nadruk op inkoop, verkoop en voorraad. Een dienstverlener heeft vooral behoefte aan projecten, uren en facturatie. Een productiebedrijf heeft stuklijsten en planning nodig. Hoe die keuze per branche uitpakt, leest u op de pagina’s over ERP voor productiebedrijven en ERP voor de groothandel.

ERP, boekhoudsoftware, CRM en losse tools: wat is het verschil?

Veel ondernemers werken al met bedrijfssoftware en vragen zich af wat een ERP daaraan toevoegt. Het antwoord is dat een ERP de gaten tussen die tools dicht.

Een veelgestelde vraag is of een ERP ook een CRM is. Dat is niet het geval, maar de scheidslijn is vloeiend. Een CRM beantwoordt de vraag: wie is onze klant en wat staat er open? Een ERP beantwoordt: wat hebben we geleverd, wat is er gefactureerd en wat hebben we nog op voorraad? In een goed ingerichte omgeving gaat een gewonnen kans in het CRM automatisch over in een order in het ERP.

Dezelfde redenering geldt voor boekhoudsoftware. Pakketten voor de financiële administratie zijn uitstekend voor wie vooral boekt, rapporteert en aangifte doet. Zodra de processen vóór de boeking complexer worden, is een ERP geschikter.

Voor wie is een ERP bedoeld?

Een ERP is niet voorbehouden aan grote ondernemingen. Dankzij cloudoplossingen en modulaire pakketten is het voor het MKB toegankelijk geworden. Toch is een ERP niet voor iedereen de juiste keuze. Een eenmanszaak met een eenvoudige administratie en weinig voorraad redt zich vaak prima met boekhoudsoftware.

Een ERP wordt interessant wanneer een of meer van de volgende kenmerken op uw organisatie van toepassing zijn:

• U beheert voorraad of werkt met goederen, partijen of serienummers.
• U maakt of assembleert zelf producten en heeft stuklijsten en planning nodig.
• U heeft meerdere vestigingen, magazijnen of juridische entiteiten.
• U verkoopt via meerdere kanalen, zoals een webshop, vertegenwoordigers en een groothandelsportaal.
• U factureert op basis van projecten, uren of abonnementen.
• U moet kunnen aantonen waar producten vandaan komen of hoe ze zijn gemaakt.
• U werkt in meerdere valuta’s of met buitenlandse afnemers.

Voor kleinere bedrijven hebben we een aparte pagina: ERP voor het MKB. Daar leest u hoe u de omvang van het pakket afstemt op een bedrijf van uw grootte.

Signalen dat het tijd is voor een ERP

Veel organisaties wachten te lang. De volgende signalen wijzen erop dat uw huidige werkwijze zijn grenzen heeft bereikt.

1. Dubbel invoeren. Dezelfde gegevens worden in meerdere systemen of spreadsheets ingetypt.
2. Cijfers die niet kloppen. Verkoop, voorraad en boekhouding geven drie verschillende uitkomsten, en het kost uren om uit te zoeken waarom.
3. Afhankelijkheid van één persoon. Alleen een bepaalde collega weet hoe het spreadsheet werkt of waar de gegevens staan.
4. Trage maandafsluiting. Het kost veel tijd om de cijfers te verzamelen en te controleren voordat u er iets mee kunt.
5. Voorraadproblemen. U heeft te veel van wat niet loopt en te weinig van wat wel loopt, of u verkoopt producten die niet op voorraad blijken te zijn.
6. Groei zonder overzicht. Nieuwe klanten, producten, vestigingen of landen maken de bestaande werkwijze onbeheersbaar.
7. Eisen van klanten en autoriteiten. U moet facturen elektronisch aanleveren, herkomst aantonen of uitgebreider rapporteren dan uw huidige tooling toelaat. Over elektronische facturatie leest u meer in onze gids over e-facturatie en ERP.
8. Beperkte beveiliging en controle. Gegevens staan verspreid op laptops en in mailboxen, en rechten zijn niet gescheiden.

Herkent u er meerdere? Dan is het zinvol om uw processen in kaart te brengen en een programma van eisen op te stellen. Hoe u dat aanpakt, staat in de gids over het programma van eisen voor een ERP.

Wat levert een ERP op, en wat niet?

Een goed ingevoerd ERP verbetert de bedrijfsvoering op meerdere vlakken.

• Tijdwinst: minder handmatig werk, minder correcties en minder zoeken.
• Betere besluitvorming: actuele cijfers per klant, product, project of afdeling, zonder eerst gegevens te hoeven samenvoegen.
• Minder fouten: validaties en vaste regels voorkomen dat verkeerde gegevens worden ingevoerd.
• Beheersing: autorisaties, goedkeuringsstappen en een controleerbare historie ondersteunen de interne beheersing en de aansluiting op accountant en fiscus.
• Schaalbaarheid: nieuwe gebruikers, entiteiten of landen voegt u toe zonder opnieuw te beginnen.

Een ERP is echter geen toverstaf. Software lost geen onduidelijke processen op. Als de verantwoordelijkheden in uw organisatie niet helder zijn, maakt een ERP dat alleen zichtbaarder. Veel projecten lopen vast op onderschatte gegevensmigratie, te veel maatwerk of onvoldoende betrokkenheid van de gebruikers. Welke valkuilen het meest voorkomen, beschrijven we in de gids over fouten bij een ERP-project.

Hoe verschillen ERP-pakketten van elkaar?

Er bestaat niet één beste ERP. Pakketten verschillen in doelgroep, opbouw en manier van aanpassen. Op de Nederlandse markt komen onder meer de volgende oplossingen vaak voorbij.

Deze tabel is een eerste oriëntatie, geen rangorde. De beste keuze hangt af van uw sector, uw processen, uw bestaande systemen en uw groeiplannen. Meer details vindt u op de pagina’s over Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One en Oracle NetSuite. Voor een rechtstreekse afweging kunt u de vergelijking tussen Odoo en Business Central raadplegen.

Cloud of on-premise?

Een ERP kan draaien op uw eigen servers (on-premise) of in de cloud bij de leverancier of een hostingpartij. Moderne pakketten zijn steeds vaker cloudgebaseerd: u betaalt een abonnement, de leverancier regelt de infrastructuur en updates volgen een vaste cyclus. On-premise geeft meer controle over omgeving en timing, maar vraagt ook eigen beheer, beveiliging en back-ups. Voor de afweging, inclusief de gevolgen voor kosten en maatwerk, verwijzen we naar de gids over cloud-ERP of on-premise.

Wat zijn de volgende stappen?

Wie overweegt een ERP in te voeren, doorloopt doorgaans de volgende fasen:

1. Aanleiding en doelen vastleggen. Wat moet beter, en hoe meet u dat?
2. Processen in kaart brengen. Welke werkstromen lopen nu, en welke knelpunten bestaan er?
3. Programma van eisen opstellen. Onderscheid wat noodzakelijk is van wat wenselijk is.
4. Pakketten en partijen vergelijken. Een ERP en de partij die het invoert, horen bij elkaar. Bekijk zowel het product als de implementatiepartner.
5. Implementatie voorbereiden. Gegevensmigratie, inrichting, testen, opleiden en livegang vragen om een duidelijke planning en een sterke interne projectleider.

Het hele traject, van selectie tot livegang, is beschreven in de gids over ERP-implementatie. Wilt u weten hoe u een geschikte partij kiest, dan helpt de pagina over het kiezen van een ERP-integrator u op weg.

Via ERP Integrator doet u één aanvraag voor uw project. Wij brengen u kosteloos in contact met een gecertificeerde integrator die past bij uw sector, uw omvang en uw wensen. Het project zelf voert die integrator uit. Hoe de koppeling verloopt, leest u op de pagina hoe het werkt.

Samenvattend

Een ERP-systeem, ook wel een geïntegreerd bedrijfsbeheerpakket of PGI genoemd, brengt de processen van uw organisatie samen in één database. Het vervangt geen goede werkwijze, maar het maakt een goede werkwijze mogelijk: gegevens worden één keer vastgelegd, afdelingen werken met dezelfde informatie en u stuurt op actuele cijfers in plaats van op schattingen. Of een ERP voor u de juiste stap is, hangt niet af van de omvang van uw bedrijf, maar van de complexiteit van uw processen en de ambities voor de komende jaren.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.