NetSuite invoeren: zo verloopt uw implementatieproject van A tot Z

Een Nederlands mkb-bedrijf dat de stap naar Oracle NetSuite zet, koopt geen softwarepakket maar start een verandertraject. De implementatie bepaalt of het systeem over een jaar het hart van uw administratie en logistiek is, of een dure lijst met onbenutte functies. Deze pagina beschrijft hoe een NetSuite implementatie in de praktijk verloopt, wie wat doet en waar projecten misgaan.

Wat omvat een NetSuite implementatie?

NetSuite is een cloudplatform: er valt niets te installeren op eigen servers. Het werk zit in het inrichten van het account en het afstemmen op uw bedrijf. Volgens de documentatie van Oracle omvat de initiële implementatie, die de beheerder samen met het NetSuite-team uitvoert, onder meer:

• het configureren van het account, inclusief een inlogpagina in uw huisstijl;
• beveiliging en authenticatie: wachtwoorden, tweestapsverificatie, tokenauthenticatie en single sign-on;
• gebruikers en rollen;
• koppelingen met andere systemen;
• migratie van gegevens uit bestaande systemen;
• aanpassingen met SuiteCloud en het beheer van sandboxes.

Dat is de technische kant. Daarnaast hoort bij een goed project alles wat de documentatie niet beschrijft: procesanalyse, afspraken over verantwoordelijkheden, testen met echte gegevens en het trainen van de mensen die er elke dag mee werken. Een implementatie is dus een combinatie van techniek en organisatie, en de tweede helft wordt het vaakst onderschat.

De methode: SuiteSuccess

Oracle NetSuite hanteert SuiteSuccess als methodologie voor het inrichten van accounts. De aanpak gaat uit van dashboards die op waarde zijn gericht, met vooraf gedefinieerde onderdelen op basis van best practices, afgestemd op de branche van het bedrijf en de rol van de gebruiker.

Een SuiteSuccess-account bevat volgens de documentatie onder meer bedrijfsprocessen die via SuiteApps worden geleverd, centrumtabbladen, een rekeningschema, dashboards, de benodigde geactiveerde functies, formulieren, scorecards met kengetallen, modules, vooraf ingestelde voorkeuren, rapporten, rollen en opgeslagen zoekopdrachten.

Wat betekent dat voor u?

• U begint niet met een leeg scherm, maar met een voorgeconfigureerd uitgangspunt voor uw branche.
• De analysefase verschuift van "wat moet er allemaal bij?" naar "waar wijken wij af van de standaard, en is die afwijking het waard?".
• Het blijft maatwerk: een rekeningschema dat past bij een willekeurig bedrijf in uw branche past nog niet vanzelf bij de Nederlandse praktijk van uw boekhouder en accountant.

Een goede integrator laat u in de analyse zien welke onderdelen u ongewijzigd overneemt en welke u aanpast. Meer over de keuze van de partij leest u op de pagina een NetSuite-integrator kiezen.

De fases van een NetSuite project

De volgorde hieronder is de rode draad. Hoe breed elke fase is, hangt af van uw scope; de namen en indeling kunnen per integrator iets verschillen.

Cadrage: eerst weten wat u wilt bereiken

In deze fase beantwoordt u waarom u van systeem wisselt en wat er na afloop beter moet zijn: sneller afsluiten, één waarheid over voorraad, consolidatie van meerdere entiteiten, minder handwerk bij de btw-aangifte. Zonder die doelen is elke wens even belangrijk en groeit de scope vanzelf. Leg ook vast wie de opdrachtgever is, wie de projectleider en welke afdelingen key-users leveren.

Analyse: de processen, niet de schermen

Een goede analyse loopt uw werkelijke processen na: van offerte tot betaling, van inkoop tot ontvangst, van afsluiting tot rapportage. Daarbij komen de Nederlandse eisen op tafel: e-factureren en Peppol, de btw-aangifte, het aanleveren van een auditfile en de afspraken met uw accountant. Op de pagina wettelijke verplichtingen voor ERP vindt u wat u in die gesprekken moet meenemen.

Het resultaat is geen dik document dat in een la verdwijnt, maar een lijst met besluiten: wat gaat standaard, wat wordt aangepast, wat laat u vallen.

Paramétrage: inrichten in plaats van programmeren

Eerst komen de basisgegevens van het bedrijf, het rekeningschema en de rollen. Daarna volgen de processen en rapportages. Hoe meer u binnen de configuratie kunt oplossen, hoe lichter het onderhoud later. Maatwerk via SuiteCloud is mogelijk, maar elke aanpassing moet worden getest bij elke nieuwe versie van het platform; lees daarover meer bij maatwerk in NetSuite.

Hier hoort ook de beveiliging: wie mag welke boekingen zien en goedkeuren, welke gebruikers loggen in met tweestapsverificatie of via single sign-on. Dit is geen detail dat u na de go-live regelt.

Reprise des données: de fase die het meeste tijd vraagt

Gegevensmigratie is in vrijwel elk ERP-project het zwaarste onderdeel. Het gaat niet alleen om overzetten, maar om beslissen wat mee mag. Dubbele relaties, verouderde artikelen en afgesloten projecten maken een nieuw systeem vanaf dag één traag en onbetrouwbaar.

Een bewezen werkwijze:

1. Bepaal per gegevenssoort wat u meeneemt en wat u archiveert.
2. Schoon de bron op vóór de eerste proefmigratie.
3. Voer meerdere proefmigraties uit en controleer de uitkomsten met de afdelingen die ze gebruiken.
4. Laat de boekhouder of accountant het openingssaldo en de openstaande posten aftekenen.

De specifieke aanpak voor een overstap vanuit een ander pakket staat op de pagina migratie naar NetSuite.

Recette: testen met uw eigen werk

Een recette is geslaagd als uw medewerkers hun dagelijkse taken kunnen uitvoeren met hun eigen gegevens: een order invoeren, een inkoopfactuur verwerken, een periode afsluiten, een btw-aangifte voorbereiden. Dat is meer dan het afvinken van testscripts door de integrator. Plan de recette niet te krap, want elke fout die u nu vindt, kost later veel minder moeite.

Formation: opleiden per rol

Training werkt het best per rol, met uw eigen processen als voorbeeld. Een inkoper hoeft niet te weten hoe de consolidatie werkt; een controller wel. Kies key-users die na de go-live de eerste lijn zijn voor hun collega's. Wat er aan opleidingen bestaat, ziet u bij training voor NetSuite.

Démarrage: de overgang

Voor de go-live staat een draaiboek: wanneer wordt het oude systeem afgesloten, wanneer worden de laatste mutaties overgenomen, wie controleert wat op welke dag. Veel bedrijven kiezen een moment na een periodeafsluiting zodat het openingssaldo helder is. Reken op de eerste weken op extra begeleiding en op een lijst met kleine correcties.

Suivi: na de start begint het verbeteren

Na het stabiliseren evalueert u: welke doelen uit de cadrage zijn gehaald, welke wensen zijn bijgekomen, welke rapportages ontbreken. Maak afspraken over beheer en ondersteuning; wat daarvoor mogelijk is, staat bij support en onderhoud.

Wie doet wat: bedrijf en integrator

Een implementatie is een samenwerking. Een scherpe verdeling voorkomt discussie.

Wij zijn zelf geen implementatiepartij: wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past. Hoe die koppeling verloopt, leest u bij hoe het werkt.

Wat bepaalt looptijd en budget?

Zonder analyse is elk getal een gok, en daarom noemen wij hier geen vaste bedragen of doorlooptijden. Wel zijn dit de factoren die het meeste effect hebben:

• Het aantal entiteiten en landen. Meerdere vennootschappen, valuta's en intercompany-boekingen vragen meer inrichting en testwerk.
• Het aantal gebruikers en rollen. Dit raakt licenties, training en de autorisatiestructuur.
• De omvang van de modules. Alleen financiën is iets anders dan financiën met voorraad, productie en e-commerce; zie het overzicht van NetSuite-modules.
• Koppelingen. Elk extern systeem, zoals webshop, bank, logistiek of salarispakket, vraagt ontwerp en test. Meer daarover bij integraties met NetSuite.
• Maatwerk. Hoe verder u van de standaard afwijkt, hoe meer bouw- en onderhoudswerk.
• Kwaliteit van de data. Rommelige brongegevens kosten opruimtijd.
• Beschikbaarheid van uw eigen mensen. Een project met afwezige key-users loopt uit, ongeacht de inzet van de integrator.

Voor de kostenkant zelf verwijzen wij naar NetSuite-prijzen en de algemene gids over ERP-kosten.

Valkuilen die bij NetSuite vaak voorkomen

Elk ERP-project kent risico's. Bij NetSuite komen deze het meest voor:

• De standaard negeren. Wie meteen alles aanpast, mist het voordeel van een voorgeconfigureerd account en betaalt het later bij elke update.
• Rollen en rechten te laat regelen. Beveiliging en autorisaties zijn onderdeel van de inrichting. Wie ze pas voor de go-live bekijkt, ontdekt dat niemand de juiste boekingen mag goedkeuren.
• Sandbox niet gebruiken. Wijzigingen rechtstreeks in de productieomgeving testen is risicovol; werk met een sandbox en een duidelijk overdrachtsproces.
• Nederlandse eisen op het laatst bekijken. E-factureren, btw-aangifte en auditfile moeten in de analyse op tafel, niet in de recette. Zie ook e-factureren in uw ERP.
• Migreren zonder opschonen. Een nieuw systeem met oude rommel voelt niet als vooruitgang.
• Geen eigenaar aan uw kant. Zonder projectleider die beslissingen neemt, blijven open punten liggen.
• Training onderschatten. Een goed ingericht systeem dat niemand begrijpt, wordt omzeild met spreadsheets.

Een algemeen overzicht van valkuilen vindt u op fouten in een ERP-project.

Hoe bereidt u zich voor?

Voordat u een integrator benadert, kunt u veel zelf voorbereiden:

1. Schrijf op welke problemen het huidige systeem oplevert en wat u van NetSuite verwacht.
2. Maak een overzicht van uw koppelingen, rapportages en afsluitprocessen.
3. Wijs een interne projectleider en key-users aan.
4. Bespreek vroeg met uw boekhouder of accountant wat zij van het nieuwe systeem nodig hebben.
5. Stel een programma van eisen op; hoe dat werkt, staat in de gids over het ERP-programma van eisen.

Wilt u weten hoe een project in de praktijk is opgebouwd en wat u van de partij mag verwachten, lees dan ook de algemene gids over ERP-implementatie. Met een duidelijke vraag kan een integrator sneller en eerlijker aangeven wat er nodig is.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.