Salaris en HR in NetSuite: wat is standaard en wat koppelt u?

Wie een mkb-bedrijf of middelgrote onderneming met NetSuite wil laten werken, stelt al snel de vraag: kan het systeem ook het salaris en de HR-processen dragen? Het eerlijke antwoord heeft twee helften. Voor personeelsgegevens, verlof, beoordelingen en declaraties heeft NetSuite een eigen oplossing. Voor de Nederlandse loonverwerking, de feitelijke berekening van het brutoloon tot en met de loonstrook, kijkt u naar een koppeling met een gespecialiseerd loonpakket. Deze pagina legt uit wat daarbij standaard is, wat u zelf moet organiseren en waar uw integrator op moet letten.

Wat Oracle onder salaris en HR rekent

In de documentatie van Oracle valt het domein "Employee and Payroll Management" uiteen in meerdere onderdelen: personeelsbeheer, loonverwerking, SuitePeople als geïntegreerde HR-oplossing, tijdregistratie, declaraties en inkoopaanvragen. Dat is een ruim begrip. Het laat zien dat NetSuite de medewerker niet alleen als loonkostenpost ziet, maar als een gegeven dat door het hele systeem loopt: in projecten, in goedkeuringsroutes en in de kostenverdeling in de boekhouding.

Voor u als dga, financieel directeur of CIO is dat nuttig. Een declaratie van een verkoper, een uurboeking op een project en een goedkeuring van een manager gebeuren in dezelfde omgeving als de facturatie en het grootboek. Daardoor hoeft u geen losse spreadsheets of exports tussen HR en finance te onderhouden.

SuitePeople: de HR-kant van NetSuite

SuitePeople is de HR-oplossing die in NetSuite is ingebouwd. Oracle onderscheidt drie onderdelen:

• SuitePeople HR, met zelfservice voor medewerkers en managers;
• SuitePeople Workforce Management, voor roosters, tijd en aanwezigheid en salarisberekening op basis van uren;
• SuitePeople U.S. Payroll, de geïntegreerde loonverwerking voor Amerikaanse filialen.

Dat laatste onderdeel is voor een Nederlandse organisatie in principe niet relevant. Het is belangrijk dat u dit vroeg in uw selectie weet, zodat u de naam "Payroll" in een demonstratie niet verwart met een Nederlandse loonmodule.

Wat SuitePeople HR in de praktijk biedt

Volgens de documentatie gaat het onder meer om:

• doelen en beoordelingsgesprekken;
• verlofbeheer;
• personeelsdossiers met ingangsdatum, zodat u wijzigingen in de tijd kunt terugvinden;
• wijzigingsverzoeken met goedkeuring;
• het bijhouden van beloning;
• een personeelsgids en organogram;
• HR-analyses, bijvoorbeeld over bezetting en verloop;
• plannen voor het in dienst komen en het uit dienst gaan van medewerkers.

Voor een organisatie met een HR-medewerker of een kleine afdeling is dit een compleet werkgebied. Een manager vraagt verlof aan, de goedkeuring loopt via een vaste route en het saldo staat bij het dossier. Een nieuwe collega krijgt een instroomplan, zodat de IT-uitgifte, de contractstukken en de eerste dag niet van losse notities afhangen.

Over werving en selectie als volledig recruitmentproces vinden wij in de bronnen die wij gebruikten geen duidelijke beschrijving. Gaat het om uw situatie, laat uw integrator dan aantonen wat er standaard beschikbaar is en wat een aparte applicatie vraagt, in plaats van dat u het aanneemt.

Declaraties, tijd en projecten

Declaraties horen in NetSuite bij het inkoopdeel: bij Purchasing and Receiving noemt Oracle uitdrukkelijk de onkostendeclaraties naast inkoopaanvragen en goedkeuringsroutes. Tijdregistratie staat in het domein van personeel en loon. Samen met projectbeheer, waarin taken en middelen worden beheerd, ontstaat een keten die bij dienstverlenende bedrijven bijzonder waardevol is: uren op een project, declaraties bij een opdracht, en de kosten daarvan in de projectresultaten. Hoe dat bij uw sector uitpakt, leest u op de pagina over ERP voor dienstverlenende bedrijven.

Wie met veel variabele uren werkt, kijkt bij Workforce Management naar plannen en registreren van tijd en aanwezigheid. Het onderdeel kan salarissen berekenen op basis van wat is geregistreerd. Of die berekening past bij Nederlandse regels voor bijvoorbeeld toeslagen, vakantiebijslag en cao-afspraken, is een vraag voor de inrichting en voor uw loonspecialist, niet iets om aan te nemen.

Nederlandse loonverwerking: hoe loopt dat?

Hier ligt het belangrijkste punt van deze pagina. Oracle beschrijft voor loonverwerking buiten de Verenigde Staten de functie Paycheck Journal. Daarmee volgt NetSuite de loonverwerking van andere landen door een externe loonoplossing te integreren via SOAP-webservices, of door met SuiteScript een oplossing op maat te bouwen. De functie is, volgens Oracle, bedoeld voor partners en niet voor rechtstreeks gebruik door klanten zonder loonpartner.

Wat betekent dat voor een Nederlands bedrijf?

1. De berekening van loon, loonheffingen en de loonstrook gebeurt in een Nederlands loonpakket of bij een salarisverwerker.
2. De uitkomsten, zoals loonkosten per afdeling of kostenplaats, gaan als boeking naar NetSuite.
3. De personeelsgegevens kunnen in SuitePeople staan en worden naar het loonpakket doorgestuurd, of andersom. Die richting kiest u bewust.

Wat dit voor uw selectie betekent

Een leverancier die u bij een demonstratie "salaris in NetSuite" laat zien, heeft vaak een van drie dingen laten zien: de Amerikaanse loonmodule, een partneroplossing of een maatwerkkoppeling. Vraag dus altijd welke het is, wie de koppeling onderhoudt en wat er gebeurt bij een wijziging in de Nederlandse regelgeving. Dat onderhoud bepaalt op de lange termijn meer van uw kosten en risico dan de eerste bouw. Voor de achtergrond bij prijsvorming leest u NetSuite prijzen en ERP-kosten.

NetSuite in Nederland: waar sluit de localisatie aan?

NetSuite heeft een SuiteApp Netherlands Localization. Dat levert onder meer de periodieke btw-aangifte OB69, de Nederlandse Intrastat, de ICP-opgaaf, het controlebestand XAF en het bijhouden van werkkosten volgens de WKR. Daarmee raakt het SuiteApp ook de personeelskant: de werkkostenregeling is een onderdeel van hoe u vergoedingen en voorzieningen voor medewerkers beheert.

Een paar zaken om te weten:

• Het XAF, het Nederlandse auditfile-formaat, werkt met of zonder SuiteTax.
• De fiscale rapporten vragen wel dat SuiteTax is ingeschakeld, plus het Tax Reporting Framework.
• Bankbetalingen, zoals SEPA-overboekingen en de Equens ClieOp-formaten, vragen het SuiteApp Electronic Bank Payments. Voor de uitbetaling van salarissen en declaraties is dat relevant als u via NetSuite betaalt.
• De localisatie ondersteunt de talen Engels en Nederlands.

Voor een Nederlandse vennootschap vraagt Oracle om meertaligheid en meerdere valuta, nummering van het grootboek voor audit, en eerst EMEA Localization en daarna Netherlands Localization. Dat is geen detail: wie de volgorde omdraait, krijgt een inrichting die later gecorrigeerd moet worden. Meer over de volledige set modules vindt u op NetSuite modules en over de plek in uw land op NetSuite in Nederland.

Meerdere landen: OneWorld en loonverwerking per vestiging

Heeft uw groep een Nederlandse en een buitenlandse vestiging, dan komt NetSuite OneWorld in beeld. Daarmee beheert u meerdere filialen in één account. Elk filiaal is voor fiscaliteit en regelgeving een afzonderlijke juridische eenheid, met een eigen nexus en een eigen basisvaluta. Rapportages worden geconsolideerd, en intercompany-boekingen en eliminaties zijn beschikbaar.

Voor loon betekent dit dat u per land een eigen route kunt hebben. Oracle beschrijft dat SuitePeople U.S. Payroll de Amerikaanse filialen kan verwerken terwijl Paycheck Journal de filialen buiten de Verenigde Staten volgt, binnen hetzelfde account. Voor een Nederlandse moedermaatschappij met een Amerikaanse dochter is dat een bruikbaar model. U houdt per land de loonregels dicht bij de lokale praktijk, en in de consolidatie ziet u de personeelskosten van de groep toch in één rapport.

Koppelen met uw boekhouder en loonadministratie

In Nederland heeft het loon een eigen ecosysteem: de loonadministrateur, de accountant of boekhouder, en vaak een extern kantoor. Kies daarom met hen samen de manier van aanleveren.

• Laat de loonjournaalpost in een vaste indeling binnenkomen, met kostenplaatsen die overeenkomen met de indeling in NetSuite.
• Spreek af wie de grootboekrekeningen voor loonkosten, pensioen en loonheffing beheert.
• Leg vast hoe correcties lopen: een terugboeking in het loonpakket moet ook in het grootboek terechtkomen.
• Test een volledige maand, van een wijziging in het personeelsdossier tot de boeking in de afsluiting, vóór de overgang.

Hoe het grootboek zelf is opgebouwd, staat op de pagina boekhouding en financiën in NetSuite. Over de koppelmogelijkheden in het algemeen leest u meer bij integraties met NetSuite.

Punten van aandacht

Uit de documentatie en onze ervaring met dit soort trajecten volgen enkele aandachtspunten.

Privacy en rechten

Personeelsgegevens zijn gevoelig. In een ERP waar HR, finance en projecten samenkomen, moet de rechtenstructuur nauwkeurig zijn: wie ziet beloning, wie ziet beoordelingen, wie mag een wijzigingsverzoek goedkeuren. Dit is een inrichtingskwestie die u in de ontwerpfase vastlegt en niet na de livegang. Lees ook onze privacyverklaring voor hoe wij met uw gegevens omgaan tijdens een aanvraag.

Wettelijke verplichtingen

Loon raakt aan veel regels: loonaangifte, pensioen, arbeidsvoorwaarden. NetSuite is geen vervanger voor de kennis van uw loonspecialist. Wilt u weten welke verplichtingen uw administratie in het algemeen moet ondersteunen, lees dan wettelijke verplichtingen voor ERP.

Maatwerk is geen gratis oplossing

Een eigen koppeling met SuiteScript geeft u controle, maar ook verantwoordelijkheid. Elke wijziging in de loonregels of in NetSuite kan de koppeling raken. Zet daarom in het contract wie dat onderhoud doet. Over de opties leest u op maatwerk in NetSuite.

Vergelijk met andere pakketten

Niet elk ERP-pakket laat HR en loon op dezelfde manier los. Afhankelijk van uw organisatie kan een pakket met een nauwere loonmodule voor Nederland beter passen. Op de pagina alternatieven voor NetSuite en bij de vergelijking van ERP-pakketten vindt u de afwegingen.

Zo bereidt u een gesprek met een integrator voor

Neem een korte lijst mee naar het eerste gesprek:

1. Hoeveel vestigingen en landen heeft u, en welke loonverwerking hoort bij elke?
2. Welk loonpakket of welke salarisverwerker gebruikt u nu, en blijft die?
3. Welke HR-processen wilt u in NetSuite hebben: verlof, beoordeling, declaraties, in- en uitdienst?
4. Wie moet welke personeelsgegevens kunnen zien?
5. Hoe wilt u dat de loonboeking in het grootboek terechtkomt, en wie bewaakt dat?

Een goede integrator beantwoordt die vragen concreet en laat zien wat standaard is en wat een koppeling of maatwerk vraagt. Hoe u er een kiest, staat in de juiste NetSuite-integrator kiezen. Wilt u de mogelijkheden liever eerst zelf op een rij zetten, dan helpt hoe het werkt bij het formuleren van uw aanvraag. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past; het project zelf voert die integrator uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.