Exact Online voor productiebedrijven: van stuklijst tot oplevering

Een maakbedrijf stelt andere eisen aan software dan een handelsbedrijf. U koopt grondstoffen in, verwerkt ze in meerdere stappen en levert een eindproduct dat moet kloppen met de bestelling, de tekening en de kostprijs. Wie zoekt naar een gpao exact online, bedoelt meestal dit: kan Exact Online mijn productieproces ondersteunen, of loop ik tegen grenzen aan? Deze pagina geeft een eerlijk antwoord, zonder verkooppraat.

Wat is Exact Online productie?

Exact Online is een cloudpakket voor financiën, handel en projecten, sterk verankerd in het Nederlandse mkb. Voor maakbedrijven biedt Exact een aparte oplossing, Exact Online Productie. Die is geen losstaand product, maar een combinatie van twee bouwstenen: Boekhouding en Handel.

Per editie ziet de samenstelling er zo uit:

Dat betekent in de praktijk dat uw productie, inkoop, verkoop en financiële administratie dezelfde gegevens gebruiken. Een productieorder werkt door in de voorraad en de kostprijs, en een verkooporder in de planning. Zie voor de onderdelen die erbij horen ook het overzicht van de modules van Exact Online.

De bouwstenen van een productieomgeving

Of u nu spreekt over Exact Online production, manufacturing of gewoon productiebeheer: de kern bestaat uit dezelfde vragen. Hieronder lopen we ze langs, met telkens de toets die u aan een integrator kunt stellen.

Stuklijsten en artikelstructuur

Een stuklijst beschrijft waaruit een product bestaat: grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Voor een eenvoudige samenstelling is dat overzichtelijk. Wordt het lastiger, dan zijn dit de vragen die ertoe doen:

• Hoe beheert u varianten van één product, zoals kleur, maat of uitvoering?
• Hoe legt u wijzigingen in een stuklijst vast, en blijft een oude versie raadpleegbaar?
• Kunt u een stuklijst meerdere niveaus diep laten uitrekenen voor de inkoopbehoefte?

Gammen en bewerkingen

In een gang of routing legt u vast welke bewerkingen een product doorloopt en op welke werkplek. Voor kostprijsberekening en capaciteit is dit essentieel. Vraag na of machine- en manuren apart worden vastgelegd, en of u een afwijking tussen norm en werkelijkheid kunt terugzien.

Productieorders

De productieorder is het werkdocument: wat maken we, hoeveel, wanneer en met welk materiaal? Let erop hoe materiaal wordt uitgegeven aan de order, hoe gereed gemelde aantallen worden teruggeboekt en hoe u deelleveringen verwerkt. Goede ordervolgorde voorkomt dat de voorraad in de boekhouding afwijkt van wat er in het magazijn ligt. Hoe voorraad en inkoop daaromheen werken, leest u op de pagina over voorraad en inkoop in Exact Online.

Planning en capaciteit

Hier ligt in de praktijk het grootste verschil tussen maakbedrijven. Een bedrijf met vaste series en een vast gangenpatroon heeft genoeg aan een planning op basis van leverdata en materiaalbeschikbaarheid. Een bedrijf dat per order anders produceert, vraagt om fijnplanning met rekening voor machines, personeel en doorlooptijden. Voor die laatste groep is het verstandig om vooraf te onderzoeken of de standaard volstaat of dat een aanvullende planningsoplossing nodig is.

Onderaanneming en uitbesteed werk

Veel Nederlandse maakbedrijven laten een deel van het werk door derden doen: lakken, verzinken, lassen, verspanen. In het systeem moet u zien welk materiaal bij de onderaannemer ligt, wanneer het terug verwacht wordt en wat de bewerking kost. Een uitbestede bewerking als inkooporder met bijbehorende voorraadmutatie is een gangbare aanpak; laat uw integrator zien hoe dit in uw eigen proces werkt.

Kwaliteit en onderhoud

Kwaliteitscontrole, afkeur, certificaten en onderhoud van machines zijn zelden de sterkste kant van een pakket dat vanuit de financiële kant is opgebouwd. Sommige bedrijven lossen dit op met een koppeling naar een gespecialiseerde toepassing, andere met een eenvoudiger administratie in het ERP-pakket zelf. Beide kunnen goed werken; kies op basis van wat uw klanten en audits van u verlangen.

Traceerbaarheid

Voor voedingsproducenten, medische toeleveranciers en bedrijven met strenge afnemerseisen moet te herleiden zijn welke partij grondstof in welk eindproduct terechtkwam. Toets dit met een praktijkvoorbeeld: vraag de integrator om vanaf een eindproduct terug te zoeken naar de grondstoffen, en andersom. Meer over de sector vindt u bij ERP voor de voedingsindustrie.

Wat is standaard en wat vraagt een aanvulling?

De openbare editiebeschrijving noemt de samenstelling van Boekhouding en Handel, maar geen volledige lijst van productiefuncties per editie. Daarom is het slim om geen aannames te doen. Werk met drie categorieën:

Een koppeling lost een gat op, maar voegt ook een leverancier, een contract en een onderhoudspunt toe. Meer over koppelen leest u bij integraties met Exact Online, en over aanpassingen op maat bij maatwerk in Exact Online.

Voor welke industriële bedrijven past Exact Online?

Het antwoord hangt minder af van de omvang dan van de aard van uw productie.

Waarschijnlijk een goede match:

• assemblagebedrijven en machinebouwers met een duidelijke stuklijststructuur;
• productiebedrijven die ook veel handelen en waarvoor koppeling met verkoop en voorraad belangrijk is;
• bedrijven die al in Exact boekhouden en willen groeien zonder van administratie te wisselen;
• kleine series en klantspecifieke producten met een beperkt aantal bewerkingen.

Kritischer beoordelen:

• procesindustrie met recepturen, opbrengstpercentages en nevenproducten;
• bedrijven met continue productie en strikte machinebezetting;
• productie onder strenge kwaliteitsnormen met volledige documentatieplicht;
• groepen met meerdere vestigingen, eigen landen en complexe interne leveringen.

Staat u in de tweede groep, dan is Exact niet per se uitgesloten, maar legt u de lat voor de integrator hoger. Een vergelijking met andere pakketten vindt u bij alternatieven voor Exact Online en op de pagina over ERP voor productiebedrijven.

Wettelijke en administratieve aandachtspunten

Een productiesysteem raakt direct aan uw financiële verslaggeving. Voorraadwaardering, onderhanden werk en kostprijs komen terug in de jaarrekening, en uw boekhouder of accountant stelt daar vragen over. Zorg dat de koppeling tussen productie en grootboek helder is, en dat de btw-aangifte en een eventuele auditfile zonder handwerk uit het systeem komen. Een overzicht daarvan vindt u in onze gids over wettelijke verplichtingen voor ERP.

Zo bereidt u een productietraject voor

1. Beschrijf uw proces in gewone taal. Van offerte tot levering, inclusief de uitzonderingen die altijd voorkomen.
2. Maak een lijst van must-haves en nice-to-haves. Gebruik hiervoor ons overzicht voor een programma van eisen.
3. Ruim uw artikel- en stuklijstgegevens op. Slechte gegevens zijn de meest onderschatte oorzaak van vertraging.
4. Vraag een demonstratie met uw eigen product. Geen standaardcase, maar een echt artikel met een echte stuklijst.
5. Bespreek de inrichting en opleiding. Zie implementatie van Exact Online en de bijbehorende kosten en prijzen.

Een integrator kiezen voor een productieproject

Productie vraagt om een integrator die uw sector begrijpt, niet alleen de financiële kant. Let op referenties in uw branche, op de mate waarin de integrator durft te zeggen wat Exact níet doet, en op wie na de livegang het beheer overneemt. Wij brengen u kosteloos in contact met een geschikte partij; hoe dat werkt, staat bij hoe de mise en relation verloopt. Praktische criteria vindt u op de pagina over het kiezen van een Exact Online-integrator. Wij zijn niet gelieerd aan Exact en de integrator voert het project zelf uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.