Exact Online aanpassen: van inrichting tot eigen ontwikkeling

Exact Online ontwikkeling klinkt snel als een technisch project, maar in de praktijk is de eerste vraag een bedrijfsvraag: welk proces schuurt, en kan het pakket dat al? Veel Nederlandse mkb-bedrijven bouwen maatwerk dat achteraf overbodig blijkt, omdat een instelling of een bestaande app hetzelfde had opgelost. Deze pagina zet de keuzes op een rij: van inrichting tot een eigen module, en wat dat betekent voor updates en beheer.

Waar begint aanpassen van Exact Online?

Wie Exact Online wil aanpassen, werkt het best van licht naar zwaar. Elke stap erboven kost meer in bouw, test en onderhoud. Pak dus pas een zwaardere stap als de lichtere aantoonbaar tekortschiet.

Het verschil tussen de niveaus is vooral een verschil in verantwoordelijkheid. Bij inrichting draagt u zelf de kennis. Bij een app ligt het onderhoud bij een leverancier. Bij maatwerk ligt het bij u en uw ontwikkelaar, ook als het pakket zelf ongewijzigd blijft.

Eerst inrichten: wat paramétrage al oplost

Voordat iemand een regel code schrijft, loont het om de inrichting kritisch te bekijken. Een boekhouder of accountant die het grootboek jarenlang heeft uitgebreid, ziet vaak dat een rapportagebehoefte met een slimmere indeling van rekeningen en kostenplaatsen op te lossen is. Dat geldt ook voor goedkeuringsstappen bij inkoopfacturen, autorisaties per rol en de manier waarop u de btw-aangifte voorbereidt.

Concrete vragen om eerst te stellen:

• Staan de dagboeken en het rekeningschema nog passend bij de huidige organisatie, of zijn ze historisch gegroeid?
• Kunnen rollen en rechten het probleem oplossen dat nu als “ontbrekende functie” wordt gezien?
• Is een rapportagewens een kwestie van betere selectie en groepering?
• Worden facturen en betalingen op een manier verwerkt die ook bij e-factureren en Peppol past? Lees daarvoor onze uitleg over e-factureren met uw ERP.

Veel “maatwerkwensen” verdwijnen na zo’n sessie. Bij een implementatie hoort dit ook gewoon bij de aanpak; zie de mogelijkheden bij een Exact Online-implementatie.

Bestaande uitbreidingen: eerst de App Store

Exact Online heeft een eigen App Store. Volgens Exact telt die 591 apps, ingedeeld in categorieën als Boekhouden, Magazijnbeheer, Productie, Project management, Inkoop, Verkoop, HRM en Rapportage. Daarnaast zijn er 8 sectorfilters, waaronder Bouw, Retail, Hospitality, Onderwijs, Vastgoed en Zorg & welzijn.

Dat is voor een mkb-bedrijf belangrijk nieuws: het loont om eerst te zoeken naar een app die uw proces al afdekt. Voordelen van een bestaande app boven eigen bouw:

• De leverancier onderhoudt de koppeling als Exact iets wijzigt.
• Andere gebruikers hebben dezelfde situatie al gehad; de functie is dus beproefd.
• U hoeft geen eigen ontwikkelaar aan te sturen en te betalen voor beheer.

Let op: een app is geen garantie. Controleer of de app uw situatie echt dekt, welke gegevens ze uitwisselt en hoe de leverancier support regelt. Zie ook onze overzichtspagina’s over modules van Exact Online en koppelingen met andere systemen.

Wanneer is ontwikkeling op maat echt nodig?

Maatwerk is te rechtvaardigen als het proces uw concurrentiekracht raakt en niet elders te koop is. Typische voorbeelden uit het Nederlandse mkb:

• Een koppeling met een branchespecifiek systeem, bijvoorbeeld een planningspakket in de bouw of een eigen orderportaal bij een groothandel.
• Een afwijkende berekening, zoals een eigen verrekenmethode voor doorbelaste kosten of projecturen.
• Een geautomatiseerde datastroom naar een rapportagetool of datawarehouse die beter bij uw sturing past dan de standaardrapporten.
• Een proces tussen webshop, magazijn en administratie dat volgens uw eigen regels loopt. Exact noemt bij de handel wel een naadloze koppeling met webshop of logistieke partners als standaardfunctie van de pakketten, maar zonder te vermelden welke platformen dat precies zijn; controleer dat dus voor uw eigen situatie.

Staat uw wens hier niet tussen? Dan is het waarschijnlijk geen maatwerk maar een inrichtings- of procesvraag. Voor een koppeling tussen Exact Online en uw andere systemen geldt hetzelfde: begin bij het doel en kies daarna het middel.

Hoe ontwikkelt u voor Exact Online? De API en het ontwikkelaarstraject

Exact Online heeft een REST-API met uitgebreide documentatie. Vragen over de API behandelt het API-team via het Support Portal. Dat betekent dat maatwerk niet in het pakket zelf wordt ingebouwd, maar ernaast: uw toepassing leest en schrijft gegevens via de API. Voor een dergelijke aanpak gelden vaste stappen. Exact beschrijft een ontwikkelaarstraject met zes stappen:

1. Een abonnement nemen op Exact Online Developer.
2. De app registreren, waarbij een unieke API-sleutel hoort.
3. De app ontwikkelen en testen.
4. Het bereik van de toegang bepalen.
5. OAuth implementeren.
6. Eventueel de app aanbieden in de App Store.

Het Developer-abonnement kost 15 € per maand en omvat 2 gebruikers, volledige testomgevingen, het registreren van apps en maximaal 100 gekoppelde administraties. Volgens Exact hebben al meer dan 8 000 ontwikkelaars de API gebruikt.

Een belangrijk detail voor wie maatwerk wil laten bouwen voor één bedrijf: een integratie voor slechts één klant vraagt geen Developer-abonnement, omdat die klant de app in de eigen omgeving kan registreren. Een ontwikkelaar die voor uw eigen administratie bouwt, hoeft u dus geen extra abonnement door te rekenen; vraag dat wel na.

Wie veel gegevens uitwisselt, moet ook letten op capaciteit. In het Finance-aanbod biedt Exact Volume Packs van 250 € om API-verkeer en opslag uit te breiden. Laat uw ontwikkelaar vooraf inschatten hoeveel berichten uw koppeling verwerkt, zodat dit niet pas na de livegang opvalt. Wat uw pakket verder kost, staat op onze pagina over prijzen van Exact Online.

Wat betekent maatwerk voor updates?

Exact Online is een clouddienst. Updates komen centraal en u beslist niet zelf wanneer ze draaien. Dat is gunstig voor uw standaardproces, maar het stelt eisen aan maatwerk.

• Maatwerk via de API raakt het pakket niet aan. Het blijft meestal werken, tenzij een eindpunt, veld of gedrag verandert. Een testronde na grotere wijzigingen blijft nodig.
• Een app met eigen datastroom hangt af van beheer door uw ontwikkelaar. Zonder beheerafspraak veroudert zij stil.
• Veel maatwerk op één proces maakt toekomstige keuzes lastiger. Bij een overstap naar een andere versie of een ander pakket moet u de koppeling opnieuw bouwen; denk daaraan als u later migreert of de versie en editie wijzigt.

Het principe is eenvoudig: hoe minder u afwijkt van de standaard, hoe minder u hoeft te testen bij elke wijziging.

Bewezen werkwijzen: standaard houden, documenteren, testen

Goed maatwerk herkent u vooral aan de discipline eromheen.

Blijf zo dicht mogelijk bij de standaard

Pas het proces aan voordat u het systeem aanpast. Als een afdeling al jaren op een eigen manier werkt, is het de moeite waard te vragen of die manier nog nodig is. Een kleine procesaanpassing kost zelden zoveel als een module die u jarenlang moet onderhouden.

Documenteer wat er gebouwd is

Eis bij oplevering een beschrijving van wat de oplossing doet, welke gegevens ze leest en schrijft, welke autorisaties ze nodig heeft en wie er beheerder van is. Zonder dit is uw bedrijf afhankelijk van één persoon. Leg ook vast wie de API-sleutel en de registratie van de app beheert, zodat die niet verdwijnt als een medewerker of leverancier vertrekt.

Test in een aparte omgeving

Bouw en test nooit rechtstreeks in uw productieadministratie. De volledige testomgevingen in het Developer-abonnement bestaan hiervoor. Spreek af wie accepteert, met welke voorbeeldgegevens en hoe teruggedraaid wordt als er iets misgaat. Een fout in een boekingskoppeling merkt u soms pas bij de btw-aangifte; zie ook wat de btw-aangifte in uw ERP vraagt.

Regel beheer vooraf

Maatwerk eindigt niet bij oplevering. Spreek af wie storingen oppakt, binnen welke tijd, en wat er gebeurt bij een wijziging van de API. Uw support en onderhoud voor Exact Online hoort die afspraken te dekken.

Hoe beoordeelt u een Exact Online-ontwikkelaar of integrator?

Een ontwikkelaar kan technisch uitstekend zijn en toch het verkeerde advies geven, bijvoorbeeld door altijd te bouwen. Let op deze punten.

Vraag verder om een offerte waarin ontwikkeling, testen, documentatie en beheer apart staan. Kijk of de partij ook de administratieve kant begrijpt: boekingen, btw, debiteuren en crediteuren. Een ontwikkelaar die alleen de techniek ziet, mist vaak waarom de boekhouder een bepaalde stap vereist. Algemene criteria voor de keuze vindt u op onze pagina over een Exact Online-integrator kiezen en in de gids een ERP-integrator kiezen.

Zo werkt de mise-en-relation

ERP Integrator is een gratis dienst. U beschrijft uw situatie en uw wens, wij brengen u in contact met een gecertificeerde integrator die bij uw project past. Wij zijn niet aan een softwareleverancier verbonden en voeren het project niet zelf uit: de integrator doet het werk en maakt de afspraken met u. Meer over de gang van zaken staat bij hoe de koppeling met een integrator werkt.

Twijfelt u of Exact Online nog bij u past als uw proces zo specifiek wordt? Vergelijk dan eerst de alternatieven voor Exact Online. Soms is niet het maatwerk het probleem, maar het gekozen pakket.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.