Wie op zoek is naar een connector voor Exact Online, heeft meestal een concreet probleem: orders uit de webshop moeten zonder overtypen in de administratie, bankmutaties moeten vanzelf worden verwerkt, of de directie wil rapportages in een eigen BI-omgeving. Deze pagina legt uit welke routes er zijn voor een integratie met Exact Online, wat de API van Exact Online daarbij mogelijk maakt en hoe u voorkomt dat een koppeling een blijvende bron van storingen wordt.
Drie routes om Exact Online te koppelen
Alle koppelingen met Exact Online komen uiteindelijk neer op een van drie routes. Welke past, hangt af van hoe standaard uw proces is.
| Route | Wanneer geschikt | Let op |
|---|---|---|
| Standaardapp uit de App Store | Uw proces is gangbaar en de app dekt het grootste deel | Beperkte aanpassing; u volgt de roadmap van de appleverancier |
| Koppeling via de API | Uw proces wijkt af, of u koppelt een eigen of branchespecifiek systeem | Er moet iemand bouwen én onderhouden |
| Tussenlaag of integratieplatform | Veel systemen die onderling data uitwisselen | Een extra component in uw landschap, met eigen beheer |
Een bruikbare vuistregel: kies de laagste route die uw proces werkelijk dekt. Maatwerk is geen doel op zich, maar het is soms de enige eerlijke oplossing. Meer over het afbakenen van zulk werk leest u op de pagina over maatwerk in Exact Online.
De API van Exact Online
Exact Online heeft een REST-API met uitgebreide documentatie. Dat is de basis waarop de meeste koppelingen draaien, ook die in de App Store. Wie vragen heeft over de API, kan terecht bij het Support Portal, waar het API-team antwoordt.
Het ontwikkelaarstraject in zes stappen
Exact beschrijft het traject voor ontwikkelaars in zes stappen:
- een abonnement afsluiten;
- de app registreren, waarbij een unieke API-sleutel ontstaat;
- ontwikkelen en testen;
- het bereik (de scope) van de app bepalen;
- OAuth implementeren;
- eventueel de app indienen voor de App Store.
Voor u als opdrachtgever zijn twee punten belangrijk. Ten eerste: de scope bepaalt welke gegevens de koppeling mag lezen of schrijven. Houd die zo smal mogelijk; een koppeling die alleen verkooporders hoeft aan te maken, heeft geen toegang tot de volledige financiële administratie nodig. Ten tweede: een integratie voor één klant vraagt volgens Exact niet om een Developer-abonnement, omdat de klant zelf een app kan registreren in zijn eigen omgeving. Dat maakt een klantspecifieke koppeling aanzienlijk laagdrempeliger.
Exact meldt dat meer dan 8 000 ontwikkelaars de API al hebben ingezet. Dat zegt iets over de beschikbare kennis op de markt: u hoeft zelden iemand te vinden die het voor het eerst doet.
API-verkeer en kosten
Een API is geen onbeperkte pijp. In het Finance-aanbod bestaan Volume Packs van 250 € om het API-verkeer en de opslag uit te breiden. Voor een koppeling die dagelijks veel regels verwerkt, loont het om al in het ontwerp na te denken over volume: liever gebundelde berichten en alleen wijzigingen ophalen dan elk uur de volledige artikelenlijst binnenhalen.
De App Store van Exact Online
De App Store telt 591 apps, ingedeeld in categorieën als Boekhouden, Magazijnbeheer, Productie, Project management, Inkoop, Verkoop, HRM en Rapportage. Daarnaast zijn er 8 sectorfilters, waaronder Bouw, Retail, Hospitality, Onderwijs, Vastgoed en Zorg & welzijn.
Gebruik de App Store als eerste zoekplek, maar beoordeel een app altijd op vier punten:
- Dekking van uw proces: werkt de app voor uw situatie, of alleen voor het standaardscenario in de demo?
- Richting van de koppeling: gaan de gegevens één kant op of beide kanten, en welke kant is de bron?
- Foutafhandeling: wat gebeurt er met een order die niet door de controle komt, en wie ziet dat?
- Continuïteit: wie levert de app en hoe wordt zij bijgewerkt bij een wijziging van Exact?
Welke modules zelf al veel dekken, ziet u in het overzicht van de modules van Exact Online. Een app die iets doet wat al standaard kan, is overbodig onderhoud.
Koppelingen per onderwerp
Webshop en logistiek
Exact noemt op de handelspagina een naadloze koppeling met de webwinkel of met logistieke partners als standaardfunctie van alle pakketten, zonder te specificeren welke platforms worden ondersteund. Vraag dus altijd na welk platform u precies koppelt en met welke app of route. Bij verkoop via een eigen webshop en via marktplaatsen tegelijk is de vraag steeds dezelfde: waar leeft de voorraad, en welk systeem wint bij een verschil? Meer over de eisen in deze sector vindt u bij ERP voor e-commerce.
Bank en betalingen
Een bankkoppeling is vaak de eerste integratie die een boekhouder wil, omdat de tijdwinst direct merkbaar is. Bepaal vooraf hoe mutaties worden gematcht met openstaande posten, wat er gebeurt met betalingen zonder omschrijving, en hoe u omgaat met betaalproviders die uitbetalingen bundelen. Een webshopbetaling via iDEAL komt binnen als één bankregel, terwijl de onderliggende orders er meerdere zijn: die splitsing moet ergens worden opgelost. De inrichting van de financiële kant staat beschreven bij boekhouding en financiën in Exact Online.
E-facturatie en Peppol
Elektronisch factureren is voor veel Nederlandse mkb-bedrijven een reden om hun koppelingen opnieuw te bekijken. Een inkomende of uitgaande factuur via Peppol raakt het inkoop- of verkoopproces, de btw-registratie en vaak ook de goedkeuring in uw organisatie. Lees de achtergrond op de pagina over e-factureren en ERP en bepaal vervolgens of een standaardapp volstaat of dat uw documentstroom een eigen oplossing vraagt.
Rapportage en BI
Voor rapportage hebt u drie keuzes: de ingebouwde rapportage, een app uit de categorie Rapportage, of een eigen BI-omgeving die via de API gevoed wordt. Het is verleidelijk om meteen alles naar een datawarehouse te sturen, maar begin met de vraag welke beslissingen de directie nu niet kan nemen. Dat bepaalt de velden, de verversingsfrequentie en de scope.
Overige koppelingen
Ook voor EDI met grote afnemers, digitale handtekeningen, urenregistratie, kantoorsoftware en branchepakketten bestaan koppelingen, in de App Store of via maatwerk. Voor sectorspecifieke eisen kunt u terecht bij de pagina over Exact Online per sector.
Een koppeling goed cadreren
De meeste mislukte koppelingen falen niet technisch maar op de afspraken eromheen. Doorloop daarom vóór de bouw deze punten.
1. Stel de bron van waarheid vast
Per gegevenssoort (klant, artikel, prijs, voorraad, factuur) is er één systeem dat de bron is. Als twee systemen dezelfde klant mogen wijzigen, krijgt u vroeg of laat afwijkingen die niemand kan verklaren.
2. Beschrijf de uitzonderingen
Een koppeling die alleen het mooie pad kent, is af op papier. Leg vast wat er moet gebeuren bij een onbekend artikel, een dubbele klant, een afgewezen betaling, een niet bereikbare API of een order met negatieve regel. Bepaal bovendien wie de melding ontvangt en binnen welke tijd er wordt gehandeld.
3. Test met echte gegevens
Test niet alleen met een schone proefadministratie. Neem een representatieve set uit uw eigen data, inclusief de rommelige gevallen. Hoe zo'n test in een groter project past, ziet u bij de implementatie van Exact Online.
4. Regel wie wat onderhoudt
| Onderdeel | Wie is aanspreekpunt | Wat moet worden afgesproken |
|---|---|---|
| App uit de App Store | De leverancier van de app | Reactietijd, updates bij API-wijzigingen |
| Maatwerkkoppeling | De bouwer of uw eigen IT | Documentatie, monitoring, wijzigingsproces |
| Gegevenskwaliteit | Uw eigen organisatie | Wie corrigeert foute stamgegevens |
| Het Exact-abonnement zelf | Uw beheerder en de leverancier van Exact | Rechten, scope, API-verkeer |
Zonder deze verdeling gaat een storing van hand tot hand totdat iemand zich verantwoordelijk voelt. Een goede afspraak over beheer staat ook in het contract voor support en onderhoud van Exact Online.
Wanneer schakelt u een intergrator in?
Een standaardapp installeert u vaak zelf. Een intergrator is zinvol zodra:
- meer dan twee systemen gegevens met elkaar uitwisselen;
- uw proces afwijkt van wat een app doet;
- de koppeling financiële gegevens raakt waarvoor uw accountant of boekhouder inzicht eist;
- u geen eigen IT hebt die de koppeling later kan beheren.
Een goede partij begint met vragen over uw proces, niet met een oplossing. Let op de vragen die hij stelt over uitzonderingen, beheer en testgegevens. Hoe u de juiste partij herkent, staat in de gids over het kiezen van een Exact Online-partner. Wij zijn niet gelieerd aan een softwareleverancier en leggen alleen het contact; de integratie zelf wordt uitgevoerd door de partner die u kiest.
Veelgemaakte fouten
- Alles tegelijk koppelen. Begin met de stroom die de meeste handmatige uren kost en breid daarna uit.
- Een app kiezen op basis van de demo. Test met uw eigen gegevens voordat u tekent.
- Geen monitoring. Een koppeling die stilvalt zonder dat iemand het ziet, kost meer dan een koppeling die luid faalt.
- Te brede scope. Geef de koppeling alleen de rechten die ze nodig heeft.
- Het beheer vergeten. Een koppeling zonder eigenaar is uitgesteld probleem.
Hoe verder
Weet u welke systemen gekoppeld moeten worden en wat de belangrijkste stroom is, dan hebt u genoeg voor een eerste gesprek. Via ons kosteloze mise-en-relatieproces beschrijft u uw situatie één keer en ontvangt u een voorstel van een passende partij. Wilt u eerst weten of Exact Online überhaupt de juiste basis is, kijk dan ook naar de alternatieven voor Exact Online.
Veelgestelde vragen
Heeft Exact Online een API?
Ja. Exact Online beschikt over een REST-API met uitgebreide documentatie. Voor vragen over de API verwijst Exact naar het Support Portal. Toegang loopt via een geregistreerde app en OAuth, zodat een koppeling nooit met de inloggegevens van een gebruiker hoeft te werken.
Heb ik een Developer-abonnement nodig om één koppeling te bouwen?
Niet per se. Een integratie voor één enkele klant vraagt volgens Exact geen Developer-abonnement: de klant kan zelf een app registreren in zijn eigen omgeving. Wilt u de koppeling aan meerdere klanten aanbieden of in de App Store plaatsen, dan is het ontwikkelaarstraject wel de route.
Zoek ik een connector in de App Store of laat ik er een bouwen?
Begin met de App Store: als een bestaande app uw proces dekt, is die meestal goedkoper in onderhoud dan maatwerk. Bouw alleen zelf als uw proces afwijkt van wat de app doet, of als u meerdere systemen aan elkaar wilt knopen. Een intergrator kan beide varianten naast elkaar leggen.
Wie onderhoudt een koppeling na de oplevering?
Spreek dit vóór de bouw af. Bij een app uit de App Store ligt het onderhoud grotendeels bij de leverancier van de app; bij maatwerk bij de bouwer of bij uw eigen IT. Leg vast wie meldingen ontvangt, wie bij een foutmelding ingrijpt en wie wijzigingen in de API of in uw proces doorvoert.
Wat kost een koppeling met Exact Online?
Dat hangt af van het aantal systemen, de hoeveelheid data en de gewenste foutafhandeling, dus een bedrag zonder uw scope zou misleidend zijn. Let ook op het API-verkeer: in het Finance-aanbod bestaan Volume Packs van 250 € om API-verkeer en opslag uit te breiden. Een intergrator maakt na een korte inventarisatie een offerte.
Bronnen
- Exact — App Store voor ontwikkelaars
- Exact — App Store Nederland
- Exact — Finance: features en prijzen
- Exact — Handel: webwinkelsoftware
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.