Wie Exact Online wil invoeren, zoekt vooral antwoord op één vraag: wat gebeurt er precies tussen het besluit en de eerste echte factuur in het nieuwe systeem? Een goede Exact Online implementatie is geen installatie maar een organisatieproject. De software draait in de cloud en is snel beschikbaar, maar de waarde zit in de inrichting, de gegevens en de manier waarop uw mensen ermee werken. Op deze pagina leest u hoe een mkb-bedrijf in Nederland een Exact Online project aanpakt, welke fasen er zijn en waar de valkuilen zitten.
Wat bedoelen we met een Exact Online implementatie?
Met implementatie bedoelen we het hele traject van voorbereiding tot en met de nazorg: de analyse van uw processen, het inrichten van administraties en modules, het overzetten van gegevens, het testen, het trainen van gebruikers en de overgang naar productie. Sommige partijen spreken van invoering, andere van uitrol of ingebruikname. Inhoudelijk gaat het om hetzelfde werk.
Exact Online is een modulair pakket. U start met bijvoorbeeld boekhouding en financiën en voegt later voorraad, verkoop, productie of salaris toe, of u begint direct met een bredere set. Welke modules van Exact Online u kiest, bepaalt in hoge mate de omvang van het project. Een algemene beschrijving van de aanpak voor elk pakket vindt u in onze gids over ERP-implementatie.
Wij zijn zelf niet aan Exact gelieerd en voeren geen projecten uit. Via onze werkwijze brengen wij u kosteloos in contact met een integrator die bij uw situatie past; die integrator voert het project uit.
De fasen van een Exact Online project
Een project kent een logische volgorde. De namen verschillen per integrator, de inhoud komt in de kern overeen. Het is verstandig om per fase vooraf af te spreken wat er wordt opgeleverd en wie het afneemt.
| Fase | Doel | Opleverpunt | Wie trekt |
|---|---|---|---|
| Voorbereiding en scope | Doelen, afbakening en projectorganisatie vaststellen | Projectplan met scope, planning en rollen | Directie en integrator |
| Analyse | Huidige en gewenste processen in kaart brengen | Procesbeschrijving en lijst met aanpassingswensen | Integrator, met sleutelgebruikers |
| Inrichting | Administraties, grootboekschema, modules en rechten instellen | Werkende testomgeving | Integrator |
| Gegevensmigratie | Stamgegevens en beginbalans overzetten | Gevalideerde gegevens en afstemming met de boekhouder | Bedrijf en integrator samen |
| Koppelingen en maatwerk | Bank, webshop, kassa of andere systemen aansluiten | Geteste koppelingen | Integrator |
| Test en acceptatie | Echte scenario's doorlopen | Getekende acceptatie | Sleutelgebruikers |
| Training | Gebruikers laten oefenen met hun eigen processen | Getrainde medewerkers en handleidingen | Integrator en bedrijf |
| Livegang | Overschakelen naar productie | Eerste boekingen in het nieuwe systeem | Projectleider |
| Nazorg | Vragen en correcties opvangen | Evaluatie en overdracht naar beheer | Integrator |
Voorbereiding en scope
Hier maakt u de belangrijkste keuzes: welke problemen lost het project op, welke modules horen erbij en wat blijft bewust buiten de eerste oplevering? Wijs een projecteigenaar aan met mandaat en een interne projectleider die tijd krijgt. Een programma van eisen helpt om dit scherp te krijgen; zie onze gids over het programma van eisen.
Analyse
De integrator stelt vragen over uw dagelijkse werk: hoe loopt een offerte, hoe komt een inkoopfactuur binnen, wie keurt goed, hoe sluit u een periode af? Het doel is niet een ideaal proces op papier, maar de afwijking tussen hoe u nu werkt en wat Exact Online standaard biedt. Elke afwijking wordt een keuze: uw proces aanpassen of het systeem. Houd standaard het uitgangspunt aan dat u eerst het proces aanpast. Maatwerk is een dure uitzondering en hoort pas in beeld als de winst duidelijk is.
Inrichting
In deze fase worden administraties aangemaakt, het grootboekschema opgezet, btw-codes en dagboeken ingesteld en gebruikersrechten verdeeld. Voor bedrijven met meerdere vestigingen of juridische entiteiten is de structuur van administraties een kernbeslissing, die achteraf lastig te wijzigen is. Zet hier ook de rapportagebehoefte neer: welke overzichten wil de directie wekelijks zien?
Gegevensmigratie
De overgang van gegevens is vaak de meest onderschatte fase. Het gaat om relaties, artikelen, openstaande posten en de beginbalans, soms aangevuld met historie. Zie ook onze uitleg over migratie naar Exact Online. Schoon eerst op: dubbele relaties, verouderde artikelen en ongebruikte grootboekrekeningen nemen anders ongemerkt hun vuil mee naar het nieuwe systeem.
Koppelingen en maatwerk
Veel mkb-bedrijven hebben een bank, een webshop, een kassasysteem of een branchepakket dat gekoppeld moet worden. Kijk naar de beschikbare integraties met Exact Online voordat u iets laat bouwen. Een standaardkoppeling is meestal beter te onderhouden dan een maatwerkoplossing. Is er toch maatwerk nodig, laat dan vastleggen wie het onderhoudt als Exact Online een update uitbrengt.
Test en acceptatie
Test met uw eigen gegevens en uw eigen scenario's, niet met een demonstratiescript. Laat sleutelgebruikers een volledige keten doorlopen: van offerte of inkooporder tot factuur, betaling en btw-aangifte. Leg fouten vast en laat de integrator ze oplossen vóórdat u akkoord geeft. Sla deze fase niet over omdat de planning krap wordt; dat kost later veelvoud in correcties.
Training en livegang
Mensen werken pas goed met een systeem als ze het begrijpen in hun eigen werk. Plan training op basis van functies: de inkoper heeft andere handelingen nodig dan de debiteurenadministrateur. Kies voor de livegang bij voorkeur een moment dat past bij uw boekhoudritme, bijvoorbeeld bij de start van een nieuwe periode of een nieuw boekjaar, in overleg met uw boekhouder of accountant.
Nazorg en overdracht naar beheer
Na de livegang volgen een paar drukke weken. Plan bewust extra begeleiding in, bekijk de eerste periodeafsluiting samen en evalueer wat nog niet goed werkt. Daarna regelt u support en onderhoud zodat vragen en wijzigingen een vaste route hebben.
Wat doet uw bedrijf, wat doet de integrator?
Een veelgemaakte fout is denken dat de integrator het project afhandelt terwijl u erbij toekijkt. In de praktijk is het een gedeeld project.
De integrator levert methode en kennis: analyse, inrichting, koppelingen, advies over processen, begeleiding bij migratie en training.
Uw bedrijf levert beslissingen en kennis van het eigen werk:
- een projecteigenaar met mandaat en een interne projectleider met beschikbare tijd;
- sleutelgebruikers per afdeling die de analyse en de tests serieus nemen;
- opgeschoonde brongegevens, aangeleverd op afgesproken momenten;
- tijdige besluiten over afwijkingen van de standaard;
- afstemming met uw boekhouder of accountant over inrichting, beginbalans en btw.
Hoe u een passende partij vindt, leest u in onze pagina over het kiezen van een Exact Online integrator.
Wat bepaalt looptijd en budget?
Zonder uw situatie te kennen is een betrouwbaar bedrag of een betrouwbare termijn niet te geven. Wel zijn de factoren bekend die het project groter of kleiner maken:
| Factor | Effect op het project |
|---|---|
| Aantal en soort modules | Meer modules betekent meer analyse, inrichting en training |
| Aantal administraties en vestigingen | Extra structuur, consolidatie en rechtenbeheer |
| Omvang en kwaliteit van de brongegevens | Opschonen en controleren kost tijd |
| Aantal koppelingen | Elke koppeling vraagt inrichting en testen |
| Mate van maatwerk | Leidt tot extra bouw, test en onderhoud |
| Aantal gebruikers en locaties | Meer training en begeleiding |
| Beschikbaarheid van uw eigen mensen | Traag beslissen vertraagt het hele traject |
| Wettelijke en fiscale eisen | Btw, auditfile en e-facturatie vragen zorgvuldige inrichting |
Voor het kostenbeeld van licenties en diensten verwijzen wij naar prijzen van Exact Online en onze algemene gids over ERP-kosten. Vraag een integrator altijd om een voorstel dat per fase uitlegt wat is inbegrepen en wat niet, inclusief de uitgangspunten.
Aandachtspunten voor Nederlandse bedrijven
Een Nederlands project heeft zijn eigen eisen. De btw-aangifte moet na de overgang kloppen, ook als de periode halverwege wisselt van systeem. Controleer of de auditfile uit het nieuwe systeem door uw accountant bruikbaar is. Voor facturen speelt e-facturatie via Peppol een steeds grotere rol bij klanten en leveranciers; lees meer in onze gidsen over e-factureren en de btw-aangifte vanuit uw ERP. Neem deze onderwerpen mee in de analyse, niet pas bij de test.
Veel Nederlandse mkb-bedrijven werken bovendien nauw samen met hun boekhouder of accountant, die vaak ook zelf met Exact Online werkt. Betrek die partij van het begin af: de inrichting van grootboekschema, dagboeken en kostenplaatsen bepaalt hoe soepel de samenwerking daarna gaat.
Veelgemaakte valkuilen bij Exact Online
Een cloudpakket oogt snel en eenvoudig, en dat is precies waar de risico's zitten.
- Te licht starten. Omdat Exact Online snel te openen is, slaan bedrijven analyse over en richten ze het systeem in op gevoel. Later blijkt de structuur van administraties of artikelen niet te passen.
- Modules los van elkaar beoordelen. Voorraad, inkoop, verkoop en financiën hangen samen. Een keuze in de ene module heeft gevolgen voor de andere.
- Alles willen aanpassen. Maatwerk lijkt aantrekkelijk, maar maakt updates en overdracht zwaarder. Kies eerst voor de standaard en kijk naar maatwerk bij Exact Online alleen waar het aantoonbaar waarde heeft.
- Rechten te ruim of te krap. Zonder doordachte rolverdeling zien medewerkers te veel of juist te weinig. Leg dit vast in de inrichting.
- Migratie in de laatste week. Gegevens opschonen en afstemmen met de boekhouder kost tijd; plan het vroeg.
- Geen eigenaar na de livegang. Zonder beheerder voor het systeem lopen kleine problemen op tot ze groot zijn.
Meer algemene lessen staan in onze gids over fouten in een ERP-project.
Zo begint u
Maak eerst een korte lijst met uw doelen, de processen die moeten verbeteren en de systemen die gekoppeld moeten blijven. Bespreek die met uw boekhouder en met een of twee integrators, en vraag om een fasegewijs voorstel. Wilt u hulp bij het vinden van een geschikte partij, dan leggen wij uw aanvraag bij passende integrators neer, zonder kosten en zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een Exact Online implementatie?
Dat hangt af van het aantal modules, de hoeveelheid historische gegevens, het aantal administraties en koppelingen, en vooral van hoe snel uw eigen mensen beslissingen nemen. Een pure boekhoudimplementatie is aanzienlijk lichter dan een traject met voorraad, inkoop, productie en webshopkoppeling. Een goede integrator geeft u na de analyse een planning per fase in plaats van een globale belofte vooraf.
Kunnen we Exact Online zelf invoeren zonder integrator?
Voor een eenvoudige administratie met alleen financiën kan dat, zeker als uw boekhouder of accountant meekijkt. Zodra er voorraad, inkoop, projecten, productie of koppelingen bij komen, loopt u risico op een onhandige inrichting die later duur te herstellen is. Een integrator brengt dan de ervaring mee om processen en inrichting op elkaar af te stemmen.
Welke gegevens nemen we mee uit ons oude systeem?
Doorgaans de stamgegevens: relaties, artikelen, grootboekschema, kostenplaatsen en openstaande posten, plus de beginbalans. Historische transacties zijn optioneel en vaak beter te archiveren in het oude systeem of in een rapportage. Welke historie u nodig hebt, bepaalt u samen met uw boekhouder op basis van wettelijke bewaarplicht en praktisch gebruik.
Wat doen we met de btw-aangifte en e-facturatie tijdens de overgang?
Leg in het plan vast vanaf welke periode de btw-aangifte uit Exact Online komt, zodat er geen dubbele of ontbrekende boekingen ontstaan. Ook de inkomende en uitgaande facturen, inclusief e-facturatie, moeten bij de start op de nieuwe omgeving lopen. Test dit vooraf met echte voorbeelden en stem het af met uw accountant.
Wat gebeurt er na de livegang?
De eerste periodes draaien in hypercare: de integrator en uw projectleider volgen vragen, correcties en de eerste afsluiting op de voet. Daarna gaat het project over in beheer, met supportafspraken, kleine verbeteringen en periodieke evaluatie. Zo groeit het systeem mee met uw organisatie.
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.