Exact Online in Nederland: wat is lokaal gedekt en wat moet u nagaan?

Wie in Nederland een boekhouding voert, kent Exact Online vrijwel zeker al van de boekhouder of accountant. Voor een mkb-bedrijf dat naar een volwaardig ERP-systeem groeit, is de vraag over Exact Online in Nederland dan ook niet of het pakket hier bekend is, maar hoever de lokale dekking precies reikt. Op deze pagina loopt u de Nederlandse verplichtingen langs en ziet u wat standaard is, wat via een extensie of partner loopt en wat u door de integrator schriftelijk laat bevestigen.

Een beschrijving op hoofdlijnen: Exact Online is een cloudoplossing voor boekhouding en bedrijfsvoering, gericht op Nederlandse mkb-bedrijven. De software wordt via een netwerk van implementatiepartners ingericht en onderhouden. Dat netwerk is voor u relevant, omdat de kwaliteit van de lokalisatie in de praktijk vooral afhangt van de partner die uw omgeving configureert. Wilt u eerst het geheel zien? Begin dan bij het overzicht van Exact Online of bij de vergelijking van ERP-software.

Wat betekent lokalisatie voor Exact Online?

Met lokalisatie bedoelen we alles wat een pakket nodig heeft om in een bepaald land te functioneren zonder maatwerk: de taal van schermen en documenten, de euro als valuta, het grootboekschema, de btw-codes, de koppelingen met de overheid en de formaten voor aanlevering bij de fiscus. Bij een Nederlands bedrijf zijn vier punten beslissend:

• Grootboekschema en btw-codes: het schema moet aansluiten op de Nederlandse aangifte, inclusief de verschillende tarieven.
• E-factureren: verzenden en ontvangen via Peppol, ook richting de overheid.
• Controlebestanden: de auditfile voor de Belastingdienst.
• Bewaarplicht: de administratie blijft controleerbaar, in welke vorm u haar ook bewaart.

Daarnaast komen salarisadministratie en privacy kijken. Voor al deze punten geldt hetzelfde principe: wat standaard in de software zit, hoeft u niet te laten bouwen; wat niet standaard is, hoort in de offerte te staan als extensie, koppeling of maatwerk.

Overzicht: verplichting en dekking door Exact Online

De tabel hieronder zet de Nederlandse verplichtingen naast wat uit de beschikbare bronnen blijkt. Waar een bron over Exact Online zelf ontbreekt, staat een controlepunt voor de integrator.

Die laatste kolom is het gesprek dat u met de integrator moet voeren. De volgende paragrafen werken elke rij uit.

E-factureren en Peppol in Exact Online

Exact heeft vanaf 1 januari 2025 het verzenden en ontvangen van elektronische facturen via het Peppol-netwerk standaard opgenomen in alle versies van Exact Online. Dat is een duidelijk voordeel: u hoeft voor de basis geen aparte aansluiting of tussenpartij te kopen. Tegelijk blijft Scan & Herken bestaan, waarmee pdf-facturen, gescande bonnen en papieren documenten automatisch worden verwerkt. In de praktijk heeft u dus twee ingangen voor inkoopfacturen: gestructureerd via Peppol en herkend vanuit beeld.

Peppol zelf is een internationale norm voor het uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen en bestellingen tussen publieke en private organisaties, volgens het principe connect once, reach all. In Nederland ziet de Nederlandse Peppolautoriteit toe op de uitvoering, en Logius levert Peppol in het kader van de digitalisering van de overheid. Meer achtergrond leest u in onze gids over e-factureren en uw ERP en in het artikel over e-facturatie in een ERP.

Leveren aan de overheid

Wie goederen of diensten levert aan de Rijksoverheid, moet elektronisch factureren. Logius beheert hiervoor de technische koppelingen en normen en houdt de documentatie bij, waaronder de Basisfactuur Rijk. Die factuur legt vast welke gegevens minimaal nodig zijn: kopgegevens, leverancier met KVK-nummer en btw-nummer, afnemer met OIN, IBAN, belastinggegevens, totalen en factuurregels. Ze is conform NLCIUS en Peppol BIS 3.

Wat betekent dit voor uw inrichting? Het OIN van de afnemer en uw eigen KVK-nummer moeten op de juiste plek in de relatie- en bedrijfsgegevens staan, anders komt de factuur niet door de poort van de overheid. Vraag de integrator dit expliciet te testen met een proefzending. Oudere varianten van de norm, zoals SI-UBL 1.2, worden sinds 1 januari 2023 niet meer door het Rijk geaccepteerd. Een koppeling die nog op die oudere norm leunt, is dus een risico.

De verplichting tussen bedrijven

De regering heeft besloten dat e-facturatie tussen in Nederland gevestigde bedrijven vanaf 1 juli 2030 verplicht wordt. Een verplichting tot digitale rapportage van binnenlandse B2B-transacties aan de fiscus volgt volgens de KVK vanaf 1 juli 2031; ondernemers onder de kleineondernemersregeling zijn daarvan uitgezonderd. De KVK adviseert ondernemers na te gaan of hun boekhoudsoftware elektronische facturen kan verzenden en ontvangen en contact op te nemen met leverancier en boekhouder. Dat advies kunt u rechtstreeks overnemen als checklistpunt in uw selectie.

Btw en btw-aangifte met Exact Online

De Nederlandse btw kent meerdere tarieven. Het normale tarief van 21 % geldt voor alles wat niet is vrijgesteld en niet onder het verlaagde of nultarief valt. Het verlaagde tarief van 9 % geldt onder meer voor voedingsmiddelen en bepaalde diensten. Het 0 %-tarief is van toepassing op bepaalde goederen en diensten, vooral in het verkeer met het buitenland, en de btw op kosten blijft dan aftrekbaar. Bij vrijgestelde leveringen en diensten brengt u geen btw in rekening, maar is de btw op de bijbehorende kosten niet aftrekbaar.

Verkoopt u artikelen met verschillende tarieven, dan moet u elk tarief afzonderlijk bijhouden. Moderne kassa- en boekhoudsoftware doet dat doorgaans automatisch, maar controleer het voor uw eigen mix. Een recent voorbeeld van een tariefwijziging: sinds 1 januari 2026 valt logies onder 21 % in plaats van 9 %, terwijl aparte onderdelen zoals ontbijt en zwembad op 9 % blijven. Een ERP moet zo'n wijziging kunnen verwerken zonder dat u honderden artikelen met de hand aanpast.

Aangiftemomenten

De Belastingdienst hanteert vaste termijnen. Bij een maandaangifte is de aangifte en betaling uiterlijk de laatste dag van de maand erna verschuldigd. Voor kwartaalaangifte in 2026 zijn dat 30 april, 31 juli en 31 oktober; het vierde kwartaal van 2025 was verschuldigd op 31 januari 2026. Bij een jaaraangifte is de aangifte over 2025 verschuldigd op 31 maart 2026 en die over 2026 op 31 maart 2027. Met boekhoudsoftware kunt u de aangifte vanaf de 24e van de maand vóór het einde van de aangifteperiode versturen; eerder verzenden levert een foutmelding op.

Voor uw selectie komt dit neer op één vraag: dient Exact Online in uw configuratie de aangifte zelf in, of exporteert het de cijfers die uw boekhouder indient? Beide kunnen werken, maar het moet vooraf duidelijk zijn. Meer over deze keuze leest u in onze gids over btw-aangifte software voor ERP.

Kleineondernemersregeling

De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor in Nederland gevestigde ondernemers met een jaaromzet tot 20 000 euro. De grens geldt voor het kalenderjaar van aanmelding en het kalenderjaar ervoor. Een KOR-ondernemer brengt geen btw in rekening, dient geen btw-aangifte in en kan de btw op kosten en investeringen niet terugvragen. Op de factuur staan dan geen tarief en geen btw-bedrag, maar de vermelding «Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB». Sinds 2025 geldt geen minimumduur meer; u kunt de regeling stopzetten door dat minstens een maand voor het einde van een kwartaal te vragen. De KOR geldt bovendien voor alle btw-subnummers van een onderneming.

Voor ERP-selectie is dit vooral relevant bij kleinere dochterondernemingen of startende vestigingen. Laat controleren dat de factuursjabloon de verplichte vermelding kan tonen en dat de btw-codes voor KOR-gebruik beschikbaar zijn.

Auditfile: aanlevering voor de Belastingdienst

De Auditfile Financieel (XAF) is een genormeerd XML-formaat met de belangrijkste gegevens voor een fiscale controle. De Belastingdienst heeft het ontwikkeld met de SRA en softwareleveranciers. De meeste Nederlandse boekhoudpakketten ondersteunen de auditfile, vaak als menuoptie, en de Belastingdienst raadt leveranciers aan het formaat in te bouwen. Het portaal Auditfiles van de Belastingdienst meldt daarnaast een nieuwe versie, XAF 4.03, met een aangepaste validatiebestand.

Voor Exact Online nemen we geen specifieke versie als vaststaand feit aan. Dit is het typische punt dat u laat bevestigen: welke XAF-versie levert uw omgeving, hoe is de export bereikbaar voor uw accountant, en wie test de output met een validatiehulpmiddel? Een implementatie die dit vooraf regelt, scheelt u een lastig gesprek tijdens een controle.

Bewaarplicht: zeven jaar en soms tien

Elke Nederlandse onderneming bewaart de administratie 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop, en voor leveringen onder de Unieregeling of de invoerregeling (éénloketsysteem), is dat 10 jaar. De termijn gaat pas lopen zodra een gegeven niet meer actueel is: zolang het nodig blijft voor de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld een lopend leasecontract, telt het niet mee.

De wet schrijft geen bewaarvorm voor. U kunt met de Belastingdienst schriftelijk afspreken dat u digitaal of op papier bewaart. De basisgegevens, zoals debiteuren- en crediteurenadministratie, inkoop- en verkoopadministratie en grootboek, moeten altijd 7 jaar bewaard blijven; kortere termijnen kunnen alleen voor andere gegevens worden afgesproken. Facturen mogen worden gedigitaliseerd als u een getrouwe en volledige weergave met de authenticiteitskenmerken bewaart; het papieren origineel is dan niet meer nodig. De facturen moeten binnen redelijke tijd controleerbaar blijven.

Praktisch betekent dit voor een Exact Online-omgeving drie vragen aan de integrator:

1. Hoe worden facturen en bijlagen gekoppeld aan de boeking en blijven ze doorzoekbaar?
2. Wat gebeurt er met uw gegevens als u het contract beëindigt of migreert? Zie hiervoor de pagina over migratie.
3. Wie heeft toegang bij een controle, en hoe wordt dat vastgelegd?

Loonaangifte en salaris

Een werkgever moet maandelijks of per vier weken loonaangifte doen en heeft een loonheffingennummer nodig. Een werkgever met maximaal 10 werknemers kan de aangifte doen met de software van de Belastingdienst via Mijn Belastingdienst Zakelijk, met DigiD of eHerkenning. Daarboven is commerciële software nodig die met Digipoort kan communiceren, plus een PKIoverheid-certificaat. Een foute aangifte corrigeert u door vóór de uiterste datum opnieuw te versturen; daarna loopt de correctie mee in de volgende aangifte.

Of u dit in Exact Online zelf regelt, hangt af van de modules die u neemt. Bekijk daarvoor de pagina over salaris en HR in Exact Online en leg in het pakket van eisen vast waar de salarisadministratie draait.

Wat is standaard en wat vraagt een extensie?

Wat uit de bronnen blijkt, is dit: e-factureren via Peppol is standaard in alle versies van Exact Online. Voor btw, auditfile en loonaangifte schetsen de bronnen de verplichting, niet de exacte dekking door Exact Online. Dat is geen reden tot twijfel, maar wel een reden om vragen te stellen. Sorteer uw vragen in drie groepen:

• Standaard: wat is zonder aanvullende licentie beschikbaar, en in welke versie?
• Extensie of partner: wat vraagt een aparte module of een koppeling van een derde, en wat kost dat op termijn aan onderhoud? Zie integraties en modules.
• Maatwerk: wat valt buiten beide, en wie is verantwoordelijk als de regelgeving verandert? Zie maatwerk.

Wat u vóór ondertekening controleert

Een offerte voor een Nederlandse ERP-implementatie is pas vergelijkbaar als de lokale verplichtingen erin staan. Gebruik de volgende lijst als gespreksagenda:

• Is e-factureren via Peppol ingericht voor uw belangrijkste afnemers, inclusief de Rijksoverheid als u daaraan levert?
• Welke btw-tarieven en vrijstellingen zijn in de testomgeving beschikbaar, en hoe gaat de omgeving om met een tariefwijziging?
• Wie dient de btw-aangifte in, en met welke tussenstap?
• Welke XAF-versie kunt u aanleveren, en is de export getest?
• Hoe worden bewaartermijnen, archivering en toegang geregeld?
• Waar draait de loonaangifte?
• Wat is het proces bij een datalek? Een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet binnen 72 uur, elk datalek moet in een register worden opgenomen en betrokkenen worden geïnformeerd als de melding verplicht was.

Een goede partner beantwoordt deze vragen zonder aarzelen en legt ze vast in het projectplan. Hoe u die partner vindt, leest u in onze handreiking over het kiezen van een Exact Online-integrator en in de algemene gids ERP-integrator kiezen. Wilt u weten wat Exact Online kost? Zie dan de pagina over prijzen, en bij twijfel over de keuze zelf de alternatieven.

Hoe wij u helpen

ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst. Wij zijn niet verbonden aan Exact of een andere softwareleverancier en voeren zelf geen projecten uit. U beschrijft uw situatie, wij koppelen u aan een gecertificeerde integrator die past bij uw sector en omvang; die integrator doet het project. Hoe dat verloopt, ziet u onder hoe het werkt. De wettelijke context per onderwerp vindt u in de gids over wettelijke verplichtingen voor ERP.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.