Exact Online is voor veel Nederlandse mkb-bedrijven het systeem waarin de boekhouding, de facturatie en steeds vaker ook de logistiek samenkomen. Het pakket zelf is standaard en draait in de cloud, maar wat u er uiteindelijk uit haalt hangt sterk af van degene die het inricht. Een Exact Online integrator kiezen is daarom geen formaliteit: het is de beslissing die bepaalt of uw administratie na de start rustiger of juist chaotischer wordt.
Op deze pagina leest u waar u op let bij een partner, een consultant of een expert, welke vragen u in een kennismaking stelt, welke signalen reden zijn om af te haken en hoe u offertes vergelijkt zonder in appels en peren te verdwalen.
Wat een Exact Online integrator voor u doet
Een integrator is meer dan iemand die licenties doorverkoopt of schermen instelt. In een goed project neemt hij of zij de volgende taken op zich:
- het vertalen van uw bedrijfsproces naar de mogelijkheden van het pakket;
- het inrichten van administraties, grootboekschema, btw-codes en autorisaties;
- het bouwen en testen van koppelingen met bijvoorbeeld uw webshop, bank of urenregistratie;
- het overzetten van stamgegevens en openstaande posten uit uw huidige systeem;
- het opleiden van uw medewerkers en het begeleiden van de eerste maandafsluiting;
- de nazorg: vragen na livegang, aanpassingen en updates.
Hoe zo'n traject verloopt, leest u in de implementatie van Exact Online. Weet u nog niet zeker of Exact Online wel het juiste pakket is, kijk dan eerst naar alternatieven voor Exact Online of naar de vergelijking van ERP-systemen voor het mkb.
Het partnerprogramma van Exact: wat u ermee moet
Exact werkt met een netwerk van partners dat implementaties, advies en ondersteuning verzorgt. Dat netwerk kent een eigen programma met erkenningen. Wij noemen hier bewust geen niveaus, aantallen of vereisten, want die wijzigen en horen bij de uitgever zelf. Wat u wel zelf kunt doen, is de partner rechtstreeks drie dingen vragen:
- Welke status heeft u op dit moment binnen het partnerprogramma van Exact?
- Welke certificeringen hebben de consultants die mijn project uitvoeren persoonlijk, en voor welke onderdelen?
- Welke ervaring hebt u met precies de onderdelen die ik nodig heb: financieel, logistiek, productie, salaris of koppelingen?
Let op het onderscheid tussen het bedrijf en de mensen. Een erkende partner kan een junior op uw project zetten; een kleinere partner kan juist een zeer ervaren specialist hebben. De erkenning zegt iets over de organisatie, de referenties zeggen iets over wat er daadwerkelijk is opgeleverd.
Wij zijn zelf niet verbonden aan Exact of aan een andere softwareleverancier. Dat betekent dat wij niet zeggen welke partner "officieel" de beste is; wij kijken naar wat bij uw project past.
Criteria om een Exact Online partner te beoordelen
Referenties in uw sector
Een groothandel stelt andere eisen aan het systeem dan een bouwbedrijf, een adviesbureau of een webwinkel. Vraag naar opgeleverde projecten in uw branche en vraag of u met een klant mag spreken. Een integrator die uw sector kent, herkent uw knelpunten al in het eerste gesprek: seizoenspieken, projectgebonden facturatie, partijbeheer of verleggingsregels. Een overzicht per branche vindt u bij Exact Online per sector.
Omvang en samenstelling van het team
Een klein kantoor is vaak snel en persoonlijk, maar kwetsbaar bij ziekte of vakantie. Een groot kantoor heeft meer specialisten, maar u kunt een nummer worden. Vraag wie uw vaste aanspreekpunt is, wie die vervangt en welke consultants op welke onderdelen worden ingezet. Vraag ook of er een eigen ontwikkelaar is voor koppelingen en maatwerk rond Exact Online, of dat dit wordt uitbesteed.
Werkwijze en projectmethode
Een serieuze integrator werkt met een vaste aanpak: eerst analyse van uw processen, dan een ontwerp dat u schriftelijk bevestigt, daarna inrichting, testen, opleiding en livegang. Vraag hoe wordt omgegaan met wijzigingen tijdens het traject en wie bij u de beslissingen moet nemen. Bij een project zonder duidelijke opdrachtgever van uw kant loopt het uit de hand, ongeacht de partner.
Kennis van de Nederlandse praktijk
Exact Online wordt gebruikt voor de btw-aangifte, de aanlevering van gegevens aan de Belastingdienst en steeds vaker voor e-facturatie. Uw integrator moet dat dagelijks tegenkomen. Toets of de partner vertrouwd is met de wettelijke verplichtingen rond ERP in Nederland, met e-factureren en met de btw-aangifte vanuit uw ERP. Een partner die de auditfile, de bankkoppeling en de gebruikelijke werkwijze van uw accountant kent, bespaart u veel heen-en-weer.
Support en nazorg
Een systeem is niet klaar op de dag dat het live gaat. Er komen vragen, nieuwe medewerkers, nieuwe koppelingen en updates. Kijk naar de afspraken rond support en onderhoud van Exact Online: hoe meldt u iets, wie reageert, welke reactietijden gelden en hoe wordt uurwerk afgerekend. Vraag ook naar training voor uw gebruikers; een goede opleiding voorkomt veel supportvragen.
Nabijheid
In een cloudpakket is fysieke afstand minder belangrijk dan vroeger, en veel werk gaat op afstand. Toch kan een bezoek op locatie zinvol zijn bij een procesanalyse in een magazijn of werkplaats. Kijk of de integrator ervaring heeft met bedrijven in uw regio, bijvoorbeeld in Noord-Brabant of Zuid-Holland, en spreek vooraf af welk deel ter plaatse gebeurt.
Vragen om te stellen in een kennismaking
Gebruik een kennismaking om te toetsen, niet alleen om te luisteren. Onderstaande vragen scheiden snel de ervaren partners van de verkopers.
Over uw situatie
- Welke vragen stelt de integrator over uw huidige proces voordat hij een voorstel doet?
- Durft hij te zeggen wat Exact Online niet goed doet voor uw situatie?
- Komt er een scope-document waarin staat wat wel en niet tot het project behoort?
Over het team
- Wie werkt er daadwerkelijk aan mijn project, en hoe lang zijn zij al actief met Exact Online?
- Wat gebeurt er als mijn consultant tijdens het project vertrekt?
Over koppelingen en gegevens
- Hoe wordt de migratie van stamgegevens en openstaande posten aangepakt? Zie ook migratie naar Exact Online.
- Welke koppelingen heeft de integrator eerder gebouwd en onderhoudt hij die zelf? Meer over de mogelijkheden staat bij integraties van Exact Online.
Over afspraken
- Hoe wordt meerwerk vastgesteld en door wie goedgekeurd?
- Wat gebeurt er na livegang: is er een hypercare-periode, en wat valt daarbinnen?
Waarschuwingssignalen
Niet elk bezwaar is een reden om af te haken, maar de volgende signalen verdienen aandacht:
| Signaal | Waarom het zorgwekkend is |
|---|---|
| Een offerte zonder gesprek over uw processen | De partner weet nog niet wat hij moet bouwen; meerwerk is dan bijna zeker |
| Alleen verkooppraat, geen kritische vragen | Een integrator die alles kan beloven, kent de beperkingen niet of zwijgt erover |
| Geen referenties in uw branche of geen bereidheid ze te delen | U wordt het oefenproject |
| Alles wordt als maatwerk voorgesteld | Dat kost meer, maakt updates lastiger en wijst vaak op een zwak procesontwerp |
| Onduidelijkheid over wie uw project uitvoert | De ervaren naam in de verkoop is niet degene die bij u aan tafel zit |
| Geen afspraken over nazorg | Na livegang staat u er alleen voor |
| Druk om snel te tekenen | Een serieuze partner geeft u tijd om te vergelijken |
Kijkt u breder dan Exact alleen? De algemene valkuilen van een ERP-traject staan in fouten bij een ERP-project en in onze gids over het kiezen van een ERP-integrator.
Offertes van Exact Online integrators vergelijken
Offertes lijken zelden op elkaar. De ene noemt een vaste prijs voor een klein pakket, de andere een uurtarief met een schatting, de derde alleen licenties. Zet ze naast elkaar door alle partijen dezelfde basisvragen te laten beantwoorden.
| Onderdeel | Waar u op let |
|---|---|
| Scope | Welke modules, administraties en processen vallen erin, en wat nadrukkelijk niet |
| Prijsvorm | Vaste prijs, uurtarief of een combinatie; wat is de bandbreedte van het meerwerk |
| Migratie | Welke gegevens worden overgezet, door wie en hoe wordt dit gecontroleerd |
| Koppelingen | Welke zijn inbegrepen, wie onderhoudt ze en wat kost een wijziging later |
| Opleiding | Voor wie, in welke vorm en op welk moment in het traject |
| Livegang | Wie is aanwezig, hoe gaat de eerste maandafsluiting en wat is hypercare |
| Nazorg | Reactietijden, tarieven en wie uw aanspreekpunt is |
| Licenties | Wie levert ze, hoe wordt opgezegd en wie beheert de gebruikers |
Een offerte die alles in één regel samenvat, is moeilijk te toetsen. Vraag in dat geval een specificatie. Meer over wat een traject kan kosten en welke factoren dat bepalen vindt u bij Exact Online prijzen en in onze gids over ERP-kosten.
Let ook op wat er níet in staat. Een goedkope offerte zonder migratie, zonder opleiding en zonder nazorg wordt in de praktijk vaak duurder dan een voorstel dat alles omvat. Het goedkoopste voorstel is dus niet automatisch het voordeligste.
Wanneer een tweede paar ogen helpt
Soms is er al een systeem in gebruik dat niet goed werkt, of een partner die niet meer bevalt. Een onafhankelijke blik kan dan veel opleveren. Bij een audit of projectovername voor Exact Online bekijkt een andere specialist wat er is ingericht, wat er ontbreekt en wat het kost om het recht te zetten. Dat is vaak sneller en goedkoper dan opnieuw beginnen.
Hoe wij u helpen
Wij zijn zelf geen integrator en voeren geen projecten uit. Onze dienst is een gratis mise-en-relation: u beschrijft uw bedrijf, uw sector, uw huidige systeem en wat u van Exact Online verwacht. Wij presenteren een integrator die daarbij past, met ervaring die aansluit op uw situatie. U blijft vrij om offertes van meerdere partijen te vragen en zelf te kiezen.
Zo werkt het proces stap voor stap: hoe de mise-en-relation verloopt. Wilt u vóór de aanvraag meer weten over de inhoud van het pakket, bekijk dan de modules van Exact Online of de pagina over Exact Online in Nederland.
Een korte checklist voor uw keuze
- Beschrijf eerst intern wat u nodig hebt; zie ook het programma van eisen voor een ERP.
- Spreek met meerdere integrators en geef hen dezelfde informatie.
- Vraag referenties in uw branche en bel er minstens één.
- Laat de namen van de consultants op uw project vastleggen.
- Toets de kennis van btw, e-facturatie en de rapportages waar uw accountant om vraagt.
- Vergelijk offertes op scope, niet alleen op prijs.
- Leg afspraken over meerwerk en nazorg vast vóór de start.
Een integrator is een lange samenwerking, geen eenmalige aankoop. Neem de tijd om te vinden wie bij uw bedrijf past, en vraag ons gerust om een voorstel als u die zoektocht niet alleen wilt doen.
Veelgestelde vragen
Wat doet een Exact Online integrator precies?
Een integrator richt Exact Online in rond uw processen: inrichting van administraties, koppelingen, migratie van gegevens, opleiding van gebruikers en nazorg. Een goede integrator vertaalt ook uw bedrijfsproces naar de standaard van het pakket, zodat u zo min mogelijk maatwerk nodig hebt.
Moet een Exact Online partner officieel erkend zijn?
Exact werkt met een partnerprogramma, en het loont om te vragen welke status een partner heeft en wat die status in de praktijk inhoudt. Een erkenning is een startpunt, geen garantie. Referenties in uw sector, de ervaring van de consultants die uw project gaan doen en de manier van werken wegen minstens zo zwaar.
Is een accountant of boekhouder ook een geschikte Exact Online consultant?
Voor een zuivere financiële administratie kan dat prima, zeker als uw boekhouder het pakket dagelijks gebruikt. Zodra voorraad, inkoop, verkoop, productie of koppelingen met een webshop meespelen, hebt u een integrator met bredere procesbekwaamheid nodig. Vraag in dat geval naar concrete projecten met een vergelijkbaar bereik.
Hoe vergelijk ik offertes van verschillende Exact Online integrators?
Leg alle offertes langs dezelfde maatstaf: dezelfde scope, dezelfde aannames over migratie en koppelingen, en dezelfde afbakening van opleiding en nazorg. Een lage prijs met veel uitsluitingen is vaak duurder dan een volledige offerte. Vraag ook hoe meerwerk wordt vastgesteld en goedgekeurd.
Wat kost het om via jullie een Exact Online integrator te vinden?
Onze dienst is voor u gratis. U beschrijft uw situatie, wij presenteren een integrator die bij uw sector, omvang en vraag past. Het project, de offerte en de afspraken lopen rechtstreeks tussen u en die integrator; wij voeren zelf geen implementaties uit.
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.