Wat kost Exact Online? Tarieven, licenties en projectkosten

Wie naar de Exact Online prijzen zoekt, wil meestal twee dingen weten: wat het abonnement per maand kost en wat het hele traject uiteindelijk bedraagt. Het eerste staat openbaar op de website van Exact. Het tweede hangt af van uw organisatie en komt pas na een goede analyse. Op deze pagina staan de publieke tarieven (stand 28 oktober 2026), de kosten die er niet in zitten en een manier om een offerte van een integrator te lezen.

Een kanttekening vooraf: dit is een overzicht van wat Exact op zijn eigen pagina's toont, geen offerte. Tarieven kunnen wijzigen, dus controleer het actuele bedrag bij Exact of via een integrator voordat u een begroting vastlegt.

Hoe werkt de licentie van Exact Online?

Exact Online is geen pakket dat u eenmalig koopt en op eigen servers installeert. U neemt een abonnement af, betaalt per maand en volgens Exact kunt u maandelijks opzeggen. Daarmee verschilt het van een klassieke licentie met een grote aanschafsom en jaarlijks onderhoud. Wilt u de achtergrond van dat verschil kennen, lees dan Exact Online in de cloud en de uitleg over cloud-ERP of on-premise.

Het tarief wordt bepaald door vier dingen:

• het pakket: Boekhouden, Handel, Productie, Project Management of Finance;
• de uitvoering: Essentials, Plus, Professional of Premium, met steeds meer functies naarmate u hoger kiest;
• het aantal gebruikers: in elk pakket zit een aantal gebruikers inbegrepen, extra gebruikers betaalt u per maand;
• het aantal administraties: ook dit is een inbegrepen aantal, met een toeslag per extra administratie. Een holding met meerdere werkmaatschappijen merkt dat snel.

Een welke-modules-heb-ik-nodig-vraag hoort dus vóór de prijsvraag. Een overzicht per vakgebied vindt u bij de modules van Exact Online.

Exact Online Boekhouden: tarieven per uitvoering

Boekhouden is het instappakket voor ondernemers die vooral een gedegen administratie, btw-aangifte en bankkoppeling zoeken. Er zijn vier uitvoeringen. Alle bedragen zijn per maand en exclusief btw.

Op de Belgische pagina van Exact staat Premium als "vanaf" 299 €; voor Nederland noemt de Nederlandse pagina 299 € per maand.

Let bij het kiezen op de grenzen in plaats van op de prijs. Essentials heeft een limiet van 25 verkoopfacturen per maand: een webwinkel of een dienstverlener met veel kleine facturen zit daar snel boven. Professional haalt die begrenzing weg. Premium is bedoeld voor wie meerdere entiteiten consolideert en sneller wil afsluiten. Hoe de boekhouding in de praktijk werkt, leest u bij boekhouding en financiën in Exact Online.

Toeslagen binnen Boekhouden

Overschrijdt u de inbegrepen aantallen, dan rekent Exact per maand en exclusief btw:

• een extra gebruiker: tussen 23 en 49 €, afhankelijk van de uitvoering;
• een extra administratie: tussen 20 en 38 €, eveneens afhankelijk van de uitvoering;
• salarisverwerking: vanaf 92,50 €, met 25 loonstroken inbegrepen;
• abonnementenbeheer: vanaf 60 €.

Wie ook de lonen binnen hetzelfde systeem wil verwerken, vindt de functionele kant bij salaris en HR in Exact Online.

Exact voor Handel en Productie: een ERP-prijs

Zodra u voorraad, inkoop, verkoop en productie wilt beheren, stapt u over naar een bedrijfspakket. Daar ligt het maandtarief aanzienlijk hoger, omdat u veel meer dan een boekhouding krijgt.

In beide pakketten zijn 1 gebruiker en 2 administraties inbegrepen. De extra gebruiker kost bij Handel en bij Productie respectievelijk 26 €, 35 €, 43 € en 65 € per maand, van Essentials naar Premium. De extra administratie kost bij Handel 21 €, 24 €, 26 € of 38 € per maand, van de laagste naar de hoogste uitvoering.

Voor een groothandel zijn vooral voorraad, inkoop en verkoop bepalend; bekijk daarom voorraad en inkoop en verkoop en CRM. Een maakbedrijf met stuklijsten en werkorders leest eerst productie in Exact Online. Sectorspecifieke uitleg staat op de pagina's ERP voor groothandel en ERP voor productie.

Project Management en Finance

Heeft u een projectgedreven organisatie, bijvoorbeeld een adviesbureau of installateur, dan is Exact Project Management relevant. De tarieven zijn 199 € (Essentials), 339 € (Plus), 429 € (Professional) en 539 € (Premium) per maand, met 1 gebruiker en 2 administraties inbegrepen. Een extra gebruiker kost 22, 30, 30 of 49 € per maand.

Voor grotere financiële teams is er Exact voor Finance, dat Exact als Premium-uitvoering aanbiedt voor 299 € per maand, met 2 gebruikers en 2 administraties. Een extra gebruiker kost 49 € en een extra administratie 38 € per maand. Ook hier noemt Exact een gratis proefperiode van 30 dagen.

Wat zit er níet in het maandtarief?

Het abonnement dekt de software. Het project eromheen niet. Als u alleen naar het maandbedrag kijkt, begroot u te laag. Bij een ERP-traject komen meestal de volgende posten bovenop, en voor elk daarvan publiceert Exact geen vast tarief:

1. Inrichting en implementatie: het opzetten van grootboekschema, artikelen, relaties, workflows en autorisaties. Hoe zo'n traject verloopt, staat bij implementatie van Exact Online.
2. Gegevensmigratie: overzetten van openstaande posten, voorraadstanden en stamgegevens uit uw oude systeem. Zie migratie naar Exact Online.
3. Koppelingen: webshop, bank, vervoerders, urenregistratie of een eigen applicatie. Wat er mogelijk is, vindt u bij integraties.
4. Maatwerk: rapporten, rekenregels of schermen die de standaard niet biedt; zie maatwerk.
5. Opleiding: gebruikers die het systeem niet beheersen, maken fouten die later geld kosten. Meer daarover staat bij training.
6. Support en onderhoud na de oplevering: zie support en onderhoud.

Een algemeen overzicht van de kostenposten in elk ERP-project vindt u in onze gids over ERP-kosten.

Hoe leest u een offerte van een integrator?

Een goede offerte maakt onderscheid tussen eenmalige en terugkerende kosten. Let op de volgende punten.

Eenmalig of terugkerend?

Het maandtarief voor de software kunt u rechtstreeks bij Exact controleren. Alles wat daarnaast staat, is het honorarium van de integrator. Vraag dat uit te splitsen in analyse, inrichting, migratie, koppelingen, opleiding en projectleiding.

Vast bedrag of op nacalculatie?

Bij een vast bedrag ligt het risico bij de integrator, maar het scope-document moet dan glashelder zijn. Bij nacalculatie loopt u zelf risico. Veel projecten kiezen een mix: een vast bedrag voor de standaardinrichting en een uurtarief voor onvoorziene wensen. Vraag in elk geval wat er gebeurt als de scope verandert.

Wat is de scope precies?

Controleer welke modules, welke administraties en hoeveel gebruikers de offerte dekt. Een veelgemaakte fout is dat de offerte uitgaat van één administratie terwijl uw groep er meerdere heeft, of dat een koppeling die u verwacht niet is meegenomen. Een duidelijk programma van eisen voorkomt dat gedoe.

Wat gebeurt er na de livegang?

Staat er een periode van nazorg in? Wie lost fouten op die in de eerste periode opduiken? Zonder deze afspraken betaalt u achteraf alsnog.

Bij het vergelijken van meerdere voorstellen helpt de pagina over het kiezen van een Exact Online-integrator.

Hoe houdt u het budget onder controle?

Een budgetoverschrijding ontstaat zelden door het maandtarief. Ze ontstaat door een scope die tijdens het project groeit. Dat voorkomt u met een paar vaste gewoonten:

• Begin met het proces, niet met het pakket. Beschrijf wat uw boekhouder, uw magazijn en uw verkoop dagelijks doen, en bepaal daarna welke uitvoering past.
• Start klein en breid uit. Omdat Exact Online maandelijks opzegbaar is, kunt u beginnen met wat nodig is en later een hogere uitvoering of een extra module nemen.
• Maak een prioriteitenlijst. Wat moet bij de start werken (btw-aangifte, facturatie, bankkoppeling) en wat kan een fase later?
• Beperk maatwerk. Elke afwijking van de standaard kost bij de inrichting, bij updates en bij beheer. Probeer eerst of het proces zich aan de standaard kan aanpassen.
• Gebruik de proefperiode. Test met echte gegevens en betrek de mensen die het systeem dagelijks gebruiken.
• Laat de keuze controleren. Een onafhankelijke blik op de scope en de offerte voorkomt dat u betaalt voor wat u niet nodig heeft; zie ook audit en projectovername.

Het kiezen van een uitvoering is daarbij een belangrijke stap. Welke verschillen er zijn en wanneer u moet doorgroeien, leest u bij versies en edities.

Waar let een Nederlands mkb-bedrijf extra op?

De Nederlandse praktijk stelt eigen eisen aan een administratiepakket. Denk aan de btw-aangifte, de auditfile voor de accountant en de ontwikkelingen rond e-factureren. Controleer bij het vergelijken van uitvoeringen of die functies in het pakket zitten dat u overweegt, of dat u er een koppeling of extra module voor moet aanschaffen. Meer achtergrond vindt u bij btw-aangifte en ERP en e-factureren in uw ERP.

Betrek uw boekhouder of accountant al vroeg. Veel mkb-bedrijven werken met een extern kantoor dat meekijkt in de administratie; het aantal gebruikers dat u moet betalen, hangt dan mede af van hoe die toegang is ingericht. Wat Exact Online voor Nederlandse bedrijven betekent, staat op de pagina Exact Online in Nederland.

Is Exact Online de goedkoopste keuze?

Niet per definitie, en dat hoeft ook niet. Een goedkoper maandtarief kan duurder uitpakken als het systeem niet aansluit op uw processen en u veel maatwerk nodig heeft. Omgekeerd is een duurdere uitvoering overbodig als u de extra functies niet gebruikt. Vergelijk daarom op totale kosten over de looptijd die u overziet: abonnement, implementatie, koppelingen, beheer en de tijd van uw eigen team.

Overweegt u meerdere systemen, dan zet de pagina over alternatieven voor Exact Online de belangrijkste opties naast elkaar. Voor een bredere vergelijking kunt u terecht bij de gids beste ERP voor het mkb.

Volgende stap

Wilt u weten welke uitvoering bij uw bedrijf past en wat een traject realistisch kost, laat dan uw gegevens achter. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die uw situatie kent; die maakt een offerte op maat. Hoe dat werkt, leest u onder hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.