Wie een nieuw boekhoud- of ERP-pakket kiest, denkt vaak eerst aan de inrichting en pas daarna aan de mensen. Toch bepaalt de training Exact Online of uw team het systeem na de start ook echt gebruikt, of terugvalt op Excel-lijsten en losse afspraken. Deze pagina laat zien hoe u het leren organiseert: welke bronnen er zijn, wie welke opleiding nodig heeft, hoe een opleidingsplan per projectfase eruitziet en hoe u de verandering in uw organisatie begeleidt.
Waarom training bij Exact Online geen bijzaak is
Exact Online wordt in Nederland veel gebruikt door mkb-bedrijven en hun boekhouder of accountant. Juist omdat het pakket vertrouwd oogt, onderschatten bedrijven de opleiding: "dat pakken ze wel op". In de praktijk gaat het mis op de details. Een verkeerde btw-code bij een inkoopfactuur, een verkoopfactuur zonder juiste koppeling aan de voorraad, een goedkeuringsstap die iemand omzeilt: het zijn kleine fouten die zich opstapelen tot een btw-aangifte die niet klopt of een voorraadwaarde die niemand vertrouwt.
Een opleiding hoeft niet lang of duur te zijn. Ze moet gericht zijn: de juiste mensen, de juiste taken, met uw eigen gegevens en op het juiste moment in het project.
Leerbronnen: wat de leverancier biedt en wat uw integrator toevoegt
Er zijn grofweg drie soorten bronnen.
Platformen en certificeringen van de leverancier
Exact heeft voor zijn partners het Exact Learning Center. Dat is een opleidingsplatform waarin de certificeringsparcours in drie niveaus zijn opgebouwd: Level 1 Insight, Level 2 Essentials en Level 3 Advanced. Toegang loopt via een jaarabonnement per medewerker, dat in januari wordt verlengd. Let op: de bron beschrijft dit platform in de context van Exact Globe en Synergy. Gaat u met Exact Online aan de slag, vraag dan uitdrukkelijk welk traject uw integrator volgt voor het pakket dat u gebruikt.
Voor u als klant is dit vooral een kwaliteitsvraag aan de integrator: welke medewerkers van het projectteam hebben welk niveau gehaald, en zijn de consultants die bij u komen werken ook degenen die de modules die u kiest echt kennen? Meer over die selectie leest u in onze pagina over het kiezen van een Exact Online-integrator.
Documentatie en helpfuncties
Het pakket zelf biedt hulpteksten en documentatie. Ze zijn nuttig als naslag voor een sleutelgebruiker die een specifieke vraag heeft, maar ze vervangen geen training op uw eigen proces. Zet in uw opleidingsplan een vaste plek voor de interne handleiding: een korte, eigen werkinstructie per proces, in uw eigen woorden en met uw eigen schermvoorbeelden.
Begeleiding door de integrator
De integrator kent uw inrichting. Alleen hij kan de training laten aansluiten op de keuzes die in het project zijn gemaakt: uw grootboekschema, uw artikelstructuur, uw goedkeuringsstappen en uw koppelingen. Leg in de offerte vast hoeveel opleidingsmomenten erbij horen, voor welke groepen, en wie de materialen oplevert. Meer over de opbouw van zo'n traject vindt u op de pagina over de implementatie van Exact Online.
Sleutelgebruikers en eindgebruikers: twee verschillende trajecten
Een fout die vaak voorkomt is iedereen dezelfde training geven. De behoefte verschilt sterk.
| Doelgroep | Doel | Vorm | Moment |
|---|---|---|---|
| Sleutelgebruikers | Het proces begrijpen, testen, collega's opleiden | Werksessies in de testomgeving met eigen data, verdieping per module | Tijdens ontwerp en inrichting |
| Eindgebruikers | Hun dagelijkse taken foutloos uitvoeren | Korte praktijksessies per afdeling, werkinstructie | Kort voor de ingebruikname |
| Beheerders | Rechten, gebruikers, instellingen en koppelingen beheren | Gerichte training en overdracht van de documentatie | Voor oplevering |
| Management en directie | Rapportages lezen en sturen op cijfers | Korte sessie op dashboards en kernrapporten | Voor en na de start |
| Boekhouder of accountant | Afstemmen over btw, afsluiting en auditfile | Gezamenlijke sessie met de integrator | Voor de eerste periodeafsluiting |
Sleutelgebruikers: uw interne ambassadeurs
Kies sleutelgebruikers niet op functietitel maar op ervaring met het huidige proces en op bereidheid om anderen te helpen. Een financieel medewerker die de debiteurenadministratie kent, een inkoper die elke leverancier bij naam kent, een magazijnmedewerker die weet waarom de voorraadtelling nooit klopt: zij vinden de gaten in het ontwerp voordat de rest van de organisatie ze tegenkomt. Reken erop dat zij tijdens het project echt tijd nodig hebben. Een sleutelgebruiker die het project er "even naast doet" haalt de einddatum niet.
Eindgebruikers: kort, praktisch, met eigen gegevens
Een eindgebruiker wil weten: hoe boek ik mijn factuur, hoe maak ik een offerte, hoe boek ik een goederenontvangst. Houd de sessies klein, per afdeling, en laat mensen oefenen met voorbeelden uit hun eigen werk. Een algemene demonstratie met gefingeerde klanten blijft niet hangen.
Opleidingsplan per projectfase
Een bruikbaar plan volgt de fasen van het project. De precieze doorlooptijd hangt af van uw omvang en het aantal modules, daarom noemen wij hier bewust geen vaste duur.
Fase 1: voorbereiding en ontwerp
Het projectteam en de sleutelgebruikers krijgen een eerste overzicht van het pakket en de gekozen modules van Exact Online. Doel is dat zij de taal van het systeem spreken en gericht kunnen meedenken over het ontwerp. Gebruik hiervoor een demonstratieomgeving en de ontwerpdocumenten van de integrator.
Fase 2: inrichting en testen
Sleutelgebruikers werken in een testomgeving met een kopie van echte gegevens. Ze doorlopen hun eigen processen van begin tot eind: van offerte tot betaling, van inkooporder tot goederenontvangst en factuurboeking. Ze leggen fouten en wensen vast en schrijven tegelijk de eerste werkinstructies. Voor de financiële kant sluit u aan bij de uitleg over boekhouding en financiën in Exact Online.
Fase 3: training eindgebruikers
Kort voor de ingebruikname volgen de eindgebruikers hun sessies. De sleutelgebruikers geven die sessies mee of ondersteunen, zodat de eerste vragen intern worden opgelost. Plan de sessies niet in drukke periodes, zoals de btw-aangifte, de jaarafsluiting of een seizoenspiek.
Fase 4: ingebruikname en eerste periode
De eerste weken zijn het kritieke moment. Zorg dat de integrator of een sleutelgebruiker beschikbaar is op de werkvloer en dat vragen op een vaste plek worden verzameld. De eerste btw-aangifte en de eerste periodeafsluiting in het nieuwe systeem verdienen een eigen sessie met uw boekhouder; zie ook onze uitleg over btw-aangifte met uw ERP.
Fase 5: verdieping en beheer
Na enkele maanden blijkt welke functies mensen nog niet gebruiken en waar ze nog handmatig werken. Een verdiepingsronde, gebaseerd op echte vragen, levert dan veel meer op dan een herhaling van de basistraining. Leg ook vast wie nieuwe medewerkers opleidt en hoe de werkinstructies worden bijgehouden, zodat kennis niet vertrekt met één persoon. Over de afspraken na de start leest u meer onder support en onderhoud van Exact Online.
Opleiding bij nieuwe verplichtingen en koppelingen
Training raakt ook de wettelijke en technische kant. Veranderen er regels voor elektronisch factureren, dan moet uw team weten hoe facturen nu worden verstuurd en ontvangen en wie in uw organisatie de controle uitvoert. Kijk daarvoor naar onze pagina over e-factureren met uw ERP. Hetzelfde geldt voor koppelingen met webwinkels, bank of andere software: iemand moet begrijpen wat er automatisch gebeurt en wat te doen als een koppeling stokt.
Financiering van de training
Veel Nederlandse ondernemers vragen of opleidingskosten kunnen worden gefinancierd of gedekt. Wij hebben hierover geen geverifieerde gegevens, dus noemen we geen regeling met bedragen of voorwaarden. Wat u wel praktisch kunt doen:
- Vraag uw boekhouder of accountant welke mogelijkheden voor uw bedrijfsvorm en branche gelden.
- Laat de opleidingsuren apart opnemen in de offerte, per doelgroep, zodat u ze kunt onderbouwen.
- Informeer bij uw branchevereniging of er opleidingsfondsen of collectieve programma's bestaan.
Dit verandert regelmatig: controleer altijd de actuele voorwaarden bij de uitvoerende instantie.
Conduite van de verandering: begeleid de mensen, niet alleen het systeem
Een nieuw systeem verandert werkwijzen, verantwoordelijkheden en soms ook machtsverhoudingen: wie boekt, wie keurt goed, wie ziet welke cijfers. Neem daarom veranderbegeleiding mee in het opleidingsplan.
- Leg het waarom uit. Mensen leren sneller als ze begrijpen wat er voor hen beter wordt: minder dubbel werk, minder zoeken naar bonnen, snellere afsluiting.
- Betrek de gebruikers vroeg. Laat sleutelgebruikers meebeslissen over werkwijzen waar zij straks mee leven.
- Wees duidelijk over de overgang. Wanneer stopt het oude systeem, wat gebeurt er met lopende orders en open posten, wie lost problemen op?
- Meet na de start. Kijk of mensen het systeem gebruiken zoals bedoeld en pas de training aan op wat u ziet.
- Houd de directie zichtbaar betrokken. Als de directie zelf rapportages uit het nieuwe systeem gebruikt, volgt de organisatie.
Veel projecten die tegenvallen, doen dat niet door het pakket maar door te weinig aandacht voor gebruik. Lees hierover meer in onze gids over fouten in een ERP-project.
Een bruikbaar opleidingsplan vragen aan de integrator
Vraag bij het aanvragen van offertes naar het volgende, zodat u de aanbieders op dezelfde basis kunt vergelijken:
- Welke doelgroepen krijgen welke training, en op welk moment in het project?
- Wie geeft de training en welke ervaring en certificeringen heeft die persoon met de modules die u gebruikt?
- Gebeurt de training met uw eigen data of met voorbeeldgegevens?
- Welke materialen krijgt u: werkinstructies, opnames, ontwerpdocumenten?
- Hoe wordt de eerste periode na de start ondersteund?
Heeft u nog geen integrator, dan legt de pagina over hoe de koppeling werkt uit hoe wij u in contact brengen met een passende aanbieder. Onze dienst is gratis; wij brengen alleen in contact, het project zelf voert de integrator uit.
Veelgemaakte fouten bij het opleiden
- Alles in één dag. Een lange sessie waarin alle modules langskomen, leidt tot weinig onthouden kennis.
- Training zonder eigen data. Mensen herkennen hun werk niet in een fictief voorbeeld.
- Geen naslag achteraf. Zonder werkinstructie zoeken gebruikers het zelf uit, en dat gaat verschillend.
- Geen tijd vrijgemaakt. Medewerkers die de training erbij moeten doen, volgen haar met hun hoofd bij het dagelijkse werk.
- Geen vervolg. Na de start stopt de aandacht, terwijl daar juist de meeste vragen ontstaan.
Wat u nu kunt doen
Maak eerst een lijst van de rollen in uw organisatie en wijs per rol de sleutelgebruiker aan. Beschrijf daarna per proces wat een eindgebruiker straks moet kunnen. Leg dat voor aan de integrators die u overweegt en vergelijk hun opleidingsplan naast de prijs. Wilt u ook weten wat het pakket in Nederland kost en welke variant past bij uw bedrijf? Bekijk dan Exact Online in Nederland.
Veelgestelde vragen
Waar kan ik Exact Online leren?
Er zijn drie routes die elkaar aanvullen: leren in uw eigen administratie onder begeleiding van de integrator, de documentatie en leermiddelen van de leverancier, en korte werksessies per afdeling op basis van uw eigen processen. Voor de meeste mkb-bedrijven werkt de combinatie van eigen data en begeleiding het best. Vraag uw integrator welke actuele leerbronnen hij voor uw versie en modules aanraadt.
Is er een Exact Online certificering?
Exact organiseert voor zijn partners certificeringsparcours in drie niveaus: Level 1 Insight, Level 2 Essentials en Level 3 Advanced, via het Exact Learning Center. De bronpagina richt zich op Exact Globe en Synergy, dus controleer bij de leverancier welk traject geldt voor het Exact Online-pakket dat u gebruikt. Voor uw eigen medewerkers is een interne bekwaamheidsproef vaak nuttiger dan een formeel certificaat.
Wie in mijn bedrijf moet een uitgebreide training volgen?
Vooral de sleutelgebruikers: de financieel medewerker, de inkoper of verkoper die de processen dagelijks draait en degene die straks beheerder wordt. Zij testen tijdens het project mee, leren hun collega's op en zijn daarna het eerste aanspreekpunt. Eindgebruikers hebben genoeg aan een training op hun eigen taken.
Wanneer in het project moet de training plaatsvinden?
Te vroeg is verspilling, te laat is een risico. Sleutelgebruikers leren al tijdens het ontwerp en de inrichting mee, eindgebruikers volgen hun training kort voor de ingebruikname met hun eigen gegevens, en na de start volgt een verdiepingsronde op basis van de vragen die echt opkomen.
Kan ik de kosten van de training terugkrijgen of financieren?
Voor het Nederlandse mkb bestaan er regelingen en opleidingsbudgetten, maar de voorwaarden wijzigen en wij hebben hierover geen geverifieerde gegevens opgenomen. Vraag uw boekhouder of accountant na wat voor uw bedrijfsvorm en branche geldt, en laat de opleidingsuren apart in de offerte van de integrator benoemen zodat u ze kunt onderbouwen.
Bronnen
- Exact – Exact Learning Center (partners)
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.