Salaris Exact Online: loonverwerking en HR in de praktijk

Wie zoekt naar salaris Exact Online, stelt meestal een praktische vraag: kunnen we de lonen verwerken in hetzelfde pakket als de boekhouding, of hebben we een tweede systeem nodig? Het eerlijke antwoord begint met een onderscheid. Exact Online is voor het Nederlandse mkb vooral bekend als boekhoud- en bedrijfsadministratiepakket. Salarisverwerking en HR zijn een aparte discipline met eigen wetgeving, eigen aangiftes en eigen risico’s. Op deze pagina leest u hoe de grenzen lopen, wat u rond personeel in en naast Exact Online regelt en waar projecten in de praktijk misgaan.

Salaris en HR: twee vragen in één zoekopdracht

Bedrijven bedoelen met Exact Online HR vaak twee verschillende dingen. De eerste is de personeelsadministratie: wie werkt er, op welke afdeling, met welk contract, met welk verlof. De tweede is de loonverwerking: de berekening van het netto loon, de loonheffingen en de aangifte. Beide raken elkaar, maar ze hebben een ander doel en een andere eigenaar. Personeelszaken beheert het eerste, de salarisadministrateur of de uitbestede loonverwerker het tweede, en uw boekhouder wil vooral weten wat er in het grootboek komt.

Door de twee te scheiden voorkomt u een klassieke fout: een leverancierspakket kiezen op grond van een demo over verlof en declaraties, en pas na de ondertekening ontdekken dat de loonaangifte niet in het pakket zit. Vraag daarom bij elke offerte welke onderdelen binnen uw licentie vallen, welke via een gekoppeld pakket lopen en wie ze onderhoudt.

Wat Exact Online op het vlak van personeel wel ondersteunt

Binnen de bedrijfsadministratie raakt Exact Online personeel op een paar plekken. Wat u daadwerkelijk krijgt, hangt af van uw edities en modules; de actuele inhoud staat op de productpagina’s van Exact en op de pagina over modules.

Uren en projecten

In de edities van Project Management legt u uren vast en factureert u in nacalculatie of tegen een vaste prijs. Project Management Essentials omvat alle functies van Boekhouden Professional, de urenregistratie en de facturatie in nacalculatie of op basis van een vaste prijs. Project Management Plus voegt daaraan het budgetteren van uren en kosten (WBS), meerdere factureringsmethoden binnen één project en capaciteitsplanning toe. Voor een dienstverlener is dat relevant, omdat de geschreven uren dezelfde uren zijn waarop het loon en de factuur gebaseerd worden. Meer over die context leest u bij ERP voor dienstverlening.

Declaraties en inkoopstukken

Medewerkers kopen materiaal, reizen en ontvangen bonnetjes. Exact Online verwerkt pdf-facturen, gescande bonnetjes en papieren documenten automatisch via Scan & Herken, naast de elektronische facturatie via Peppol. Of u dat voor declaraties inzet, is een inrichtingskeuze: wie keurt goed, op welke kostenplaats landt het bedrag en hoe komt de terugbetaling in de loonrun of in een aparte betaalopdracht? Over het digitale factuurverkeer zelf leest u meer in onze gids over e-factureren met uw ERP.

Salarisverwerking: waar de grens ligt

De loonverwerking in Nederland is strikt gereguleerd. Het gaat om loonheffingen, de aangifte, de loonstroken, de pensioen- en verzekeringsgegevens en de verlofregistratie. Daar komen wijzigingen in regelgeving en cao’s bovenop. Voor een bedrijf met een kleine personeelsgroep is uitbesteden aan een loonverwerker of aan uw accountant een gangbare keuze. Voor een grotere organisatie met meerdere cao’s en afdelingen is een eigen loonpakket gebruikelijker.

In beide gevallen blijft de boekhouding in Exact Online het eindpunt: de salarisgegevens komen als journaalpost binnen. Wat daarvoor nodig is, hangt af van de keuze:

Welk model past, bepaalt u niet op basis van een functielijst maar van de volgorde van het proces: wie levert de mutaties aan, wie controleert de loonrun, wie dient de aangifte in en wie boekt het resultaat?

Koppeling met een loonpakket: de punten die ertoe doen

Een goede koppeling is saai en voorspelbaar. Een slechte koppeling kost elke maand uren aan correcties. Dit zijn de onderdelen die uw integrator met u doorloopt.

• Grootboekschema. Welke rekeningen krijgen brutoloon, werkgeverslasten, af te dragen loonheffingen, pensioenpremies en netto te betalen lonen? Leg dit vast voordat de eerste run draait.
• Kostenplaatsen en afdelingen. De verdeling van loonkosten over afdelingen of projecten moet gelijk zijn in beide systemen, anders klopt de resultaatrapportage niet.
• Periodiciteit. Loonrun, boekingsperiode en btw-periode lopen niet synchroon. Spreek af welke periode het journaal krijgt.
• Correcties met terugwerkende kracht. Een mutatie in een afgesloten periode mag niet ongezien in het grootboek terechtkomen.
• Betalingen. Hoe komt het netto loon op de bankrekening van de medewerker, en hoe boekt u die betaling tegen de reserveringsrekening af?
• Autorisaties. Loongegevens zijn bijzonder gevoelig. Niet iedere gebruiker van de boekhouding hoort ze te zien.

Een globale gids voor de rest van de koppelingen vindt u op de pagina over integraties met Exact Online.

Wettelijke verplichtingen en privacy

Personeelsgegevens vallen onder de privacywetgeving en onder de bewaarplicht voor de administratie. Daarom is het verstandig om al in de inrichting vast te leggen wie wat mag inzien, hoe lang gegevens bewaard blijven en wat er met oud-medewerkers gebeurt. Een overzicht van wat een ERP in Nederland op dit vlak moet kunnen, staat in onze gids over de wettelijke verplichtingen van een ERP. Voor de aangifte over de omzet en de verwerking in het grootboek is ook de btw-aangifte vanuit uw ERP een nuttige aanvulling, omdat loon en btw samen uw maandafsluiting bepalen.

Typische valkuilen in salarisprojecten

Uit de projecten waarbij bedrijven een koppeling tussen loon en boekhouding laten bouwen, komen dezelfde fouten steeds terug:

1. Een leverancierspakket kiezen op basis van een functielijst. Een compleet menu van HR-functies zegt niets over wat in uw licentie zit.
2. De boekhouder te laat betrekken. Die weet welke rekeningen, kostenplaatsen en aangiftes nodig zijn.
3. De eerste loonrun zonder parallel testen. Laat het oude en het nieuwe proces één of meer periodes naast elkaar draaien en vergelijk de uitkomst per medewerker.
4. Geen eigenaar voor de koppeling. Als iedereen denkt dat een ander het onderhoudt, loopt de koppeling vast bij de volgende wijziging.
5. Stamgegevens die niet kloppen. Een verkeerde afdeling of kostenplaats werkt door in elke boeking.

Wilt u de bestaande situatie eerst laten beoordelen, dan is een audit van uw Exact Online-omgeving een logische eerste stap.

Past dit bij uw bedrijf? Een korte beslishulp

De keuze is minder ingewikkeld dan het lijkt als u de juiste vragen stelt:

• Heeft u weinig medewerkers en een boekhouder die de lonen al verwerkt? Dan is een journaalpost per periode meestal voldoende.
• Heeft u veel mutaties, ploegen of meerdere cao’s? Dan loont een eigen loonpakket met een stabiele koppeling.
• Factureert u uren door aan klanten? Dan is de urenregistratie uit Project Management de gedeelde bron, en regelt u de goedkeuring vóór de loonrun.
• Heeft u meerdere vestigingen of werkt u in verschillende provincies? Dan speelt ook de regionale inrichting mee; zie bijvoorbeeld de pagina’s over integratoren in Noord-Brabant of in Zuid-Holland.

Hoe een integrator u hierbij helpt

Een ERP-integrator vertaalt uw proces naar een inrichting die uw boekhouder en uw salarisadministrateur kunnen gebruiken. Wij zijn geen integrator en werken met geen enkel pakket samen; wij brengen u gratis in contact met een gecertificeerde partij die bij uw project past. Hoe die selectie verloopt, leest u bij hoe het werkt. Voor de vragen die u de integrator moet stellen, is er een aparte pagina over het kiezen van een Exact Online-integrator.

Op het gebied van salaris en HR let een goede integrator op vijf dingen:

• of de koppeling in de offerte staat als vaste post of als losse uren;
• wie de test met echte lonen uitvoert en de uitkomst ondertekent;
• welke gegevens worden overgedragen, in welke richting en wanneer;
• wat de afspraak is voor een wijziging in wetgeving, cao of pensioenregeling;
• hoe u na de oplevering ondersteuning krijgt, zie support en onderhoud.

Samenvatting

Exact Online is uw administratieve ruggengraat, maar de loonverwerking is een eigen vak. Maak de grens expliciet, leg vast wie wat levert, test de eerste runs parallel en zorg dat de koppeling een eigenaar heeft. Wie de afspraken schriftelijk vastlegt, voorkomt dat salaris en boekhouding elke maand opnieuw uit de pas lopen. Wilt u een passende partij vinden voor uw situatie, dien dan hierboven uw aanvraag in; de mise-en-place en de kosten bespreekt u daarna met de integrator zelf. Een globaal beeld van de totale opzet vindt u op de pagina over de implementatie van Exact Online.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.