Wie zoekt naar voorraadbeheer in AFAS wil meestal weten of het systeem de volledige keten aankan: van inkooporder tot ontvangst, opslag, verzending en waardering. Een eerlijk antwoord begint bij de keuze die AFAS zelf maakt: één systeem waarin klantgegevens, financiën, personeel en orders dezelfde basis delen. Voor voorraad en inkoop betekent dat veel winst bij administratieve ketens, en een zorgvuldige toets bij zware logistiek.
Voorraad en inkoop binnen één systeem
AFAS beschrijft zijn ERP als één geheel zonder losse modules. CRM, financiën, HRM, payroll, projecten en ordermanagement werken op dezelfde gegevens, en processen lopen direct van het ene onderdeel naar het andere. Voor een mkb-bedrijf met voorraad levert dat een concreet voordeel op: een verkooporder, een inkoopvoorstel en de latere factuur hoeven niet via een koppeling te reizen.
Het levert ook een verplichting op. Omdat alles samenhangt, bepaalt de inrichting van uw artikelen en magazijnen direct wat de boekhouding later laat zien. Daarom hoort voorraad niet achteraan in het project, maar bij de eerste ontwerpsessies. Hoe zo'n traject verloopt, leest u op de pagina over de implementatie van AFAS.
Artikelen en varianten: begin bij de structuur
Alles wat u later wilt rapporteren, begint bij het artikel. Een goede artikelstructuur beantwoordt vooraf een paar vragen:
- Welke eigenschappen maken een artikel uniek: maat, kleur, uitvoering, verpakking?
- Wanneer is iets een variant van een artikel en wanneer een apart artikel?
- Welke eenheden gebruikt u bij inkoop, opslag en verkoop, en hoe rekent u om?
- Welke artikelgroepen sturen de koppeling met de grootboekrekeningen?
Een handelsbedrijf met veel varianten heeft een andere opzet nodig dan een dienstverlener met een klein assortiment aan verbruiksartikelen. Laat uw integrator dit met voorbeelden uit uw eigen assortiment tonen, niet met een demo-dataset. Het uitgangspunt is de standaard: wijken uw wensen daar sterk van af, dan loont het om de maatwerkmogelijkheden van AFAS te verkennen voordat u een afwijking in de inrichting verstopt.
Magazijnen en locaties
Het ene bedrijf heeft één magazijn en een overloopruimte. Het andere heeft een hoofdmagazijn, een buitenopslag, voorraad op de bestelwagen en consignatievoorraad bij klanten. De vraag is niet of AFAS "meerdere magazijnen" kent, maar hoe fijn u wilt sturen.
Beantwoord deze punten voor het project begint:
- Wilt u voorraad per magazijn, of ook per vak of stelling?
- Moet de medewerker op de pick-lijst de exacte locatie zien?
- Hoe boekt u voorraad tussen locaties over, en wie mag dat?
- Beheert u voorraad van derden of voorraad op naam van een klant?
Hoe dieper de locatiestructuur, hoe sterker de behoefte aan scannen en aan een sturing die verder gaat dan een tabel met aantallen. Dat is het punt waarop u bij elk ERP moet toetsen of de standaard volstaat of dat een gespecialiseerd magazijnsysteem nodig is.
Partijen, lotnummers en serienummers
Bij voedingsmiddelen, chemie, medische hulpmiddelen en apparatuur met garantie is herleidbaarheid geen luxe. U moet kunnen aantonen welke partij naar welke klant ging, of welk serienummer bij welke verkoop hoort. Stel dit onderwerp daarom als vaste toetsvraag in uw selectie. Vraag de integrator om een scenario te laten zien: een partij terugroepen, van leverancier tot klant, in één overzicht.
Werkt u in de voedingsindustrie, bekijk dan ook de ERP-pagina voor de voedingsindustrie voor de eisen die daar gelden. Voor distributie van technische goederen vindt u de gebruikelijke vragen op de pagina over ERP voor de groothandel.
Inkoop en leveranciers
Inkoop is meer dan bestellen. In een goed ingericht systeem loopt de keten zo:
- Een behoefte ontstaat: uit een verkooporder, een minimumvoorraad of een projectaanvraag.
- De inkoper maakt een bestelling bij de gekozen leverancier.
- De goederen worden ontvangen en tegen de bestelling gecontroleerd.
- De leveranciersfactuur wordt vergeleken met bestelling en ontvangst.
- De factuur wordt goedgekeurd, geboekt en betaald.
AFAS noemt het zelf: kosten, inkopen en facturen van projecten lopen door naar de financiële administratie. Dat maakt inkoop voor projectmatige bedrijven, zoals installateurs en adviesbureaus, bijzonder interessant. Goedkeuringsworkflows bouwt u in AFAS met de visuele workflow-editor, zodat een inkoop boven een zelf gekozen grens naar de juiste manager gaat. De grens zelf bepaalt u, niet het systeem.
Voor de keten van factuur tot boeking raadpleegt u de pagina over boekhouding en financiën in AFAS. Inkoopfacturen in elektronische vorm komen terug bij e-factureren in het ERP, een onderwerp dat in Nederland steeds meer gewicht krijgt.
Ontvangsten en verzendingen
De ontvangst is het moment waarop administratie en werkelijkheid elkaar raken. Toets daarom:
- Kunt u deelleveringen en nalevering van een bestelling vastleggen?
- Hoe gaat u om met afwijkingen: te veel, te weinig, beschadigd?
- Wat gebeurt er met een ontvangst waarvoor nog geen factuur is binnengekomen?
- Hoe koppelt u een verzending aan een verkooporder, pakbon en factuur?
Een verzending is meer dan een pakbon. Bij B2B-handel hoort er een afspraak bij over wie wat tekent en hoe retouren terugkomen. Deze processen zijn per bedrijf verschillend, en juist daarom werkt een ERP met een gedeelde basis goed: u legt de afspraak één keer vast en alle onderdelen volgen.
Aanvulling en inkoopadvies
Voorraad aanvullen kan op drie manieren: handmatig door een inkoper, op basis van een minimumvoorraad, of op basis van de verwachte vraag. De juiste keuze hangt af van uw assortiment. Voor artikelen die dagelijks lopen werkt een drempelwaarde goed; voor dure of seizoensgebonden artikelen is oordeelsvermogen van een inkoper onmisbaar.
Spreek met de integrator af welke regels u in het systeem wilt leggen en welke u bewust bij mensen laat. Zet bij de eerste weken in productie een rapport klaar dat de voorgestelde bestellingen laat zien naast wat de inkoper zelf zou bestellen. Dat bouwt vertrouwen op en brengt fouten in de parameters aan het licht. AFAS levert standaard een groot aantal BI-dashboards mee zonder extra kosten, wat helpt om de cijfers over omloopsnelheid en inkoopvolumes snel zichtbaar te maken.
Inventarisatie en voorraadcontrole
De jaarlijkse of periodieke tellingen zijn in veel bedrijven het moment waarop blijkt hoe betrouwbaar de administratie is. Een goede inventarisatie in uw ERP heeft de volgende onderdelen:
- Een tellijst per magazijn of locatie, op papier of op een mobiel apparaat.
- Een controle op verschillen, met een drempel voor onderzoek.
- Een goedkeuring door iemand die niet zelf heeft geteld.
- Een boeking naar de voorraad en de grootboekrekeningen.
Veel bedrijven combineren een jaarlijkse telling met doorlopende cyclustellingen. Dat is een organisatiekeuze, geen softwarekwestie. Wel kiest u er in het ontwerp voor of het systeem tellingen op afroep moet kunnen ondersteunen. Neem de wensen van uw boekhouder of accountant mee: die wil weten hoe de waardering is tot stand gekomen en welke dag als peildatum geldt.
Waardering en koppeling met financiën
Voorraadwaardering is een boekhoudkundige keuze die in het systeem moet landen. Bespreek met uw accountant welke methode u hanteert, hoe u omgaat met inkoopkosten die bij de voorraad horen, en hoe u afboekt bij incourantheid. Het voordeel van AFAS is dat voorraad en grootboek in hetzelfde systeem leven, zodat u verschillen niet tussen twee pakketten hoeft te zoeken.
AFAS wijst bovendien op de Finance Auditor in de financiële module, die met een groot aantal geautomatiseerde controles problematische boekingen opspoort. Zulke controles zijn nuttig op de grens tussen voorraad en financiën, waar fouten het snelst ontstaan. Ook de btw-kant verdient aandacht: de btw-aangifte vanuit het ERP is afhankelijk van correcte inkoop- en verkoopboekingen, inclusief verleggingen bij buitenlandse leveranciers.
Barcodes, mobiel werken en vervoerders
Hier zit het grootste verschil tussen een administratief en een operationeel magazijn. AFAS heeft een eigen mobiele app met de naam AFAS Pocket, beschreven voor het invoeren van uren, het aanvragen van verlof, het bekijken van loonstroken en het indienen van declaraties. Dat is een andere toepassing dan scannen in een magazijn. Ga er dus niet vanuit dat de app uw pickproces afdekt; laat de integrator per situatie aantonen hoe scannen, labelen en mobiele ontvangst worden opgelost.
Voor vervoerders geldt hetzelfde. Verzendt u met meerdere vervoerders, met eigen labels en track-and-trace, dan is een koppeling vrijwel altijd nodig. Op de pagina over koppelingen met AFAS leest u hoe dat soort verbindingen worden opgezet. Voor bedrijven waarvan het magazijn de kern is, is ook de pagina over ERP voor logistiek relevant.
Toetslijst voor uw selectie
| Onderwerp | Vraag aan de integrator | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Artikelen en varianten | Hoe geeft u mijn assortiment weer, met mijn eigen artikelen? | Bepaalt rapportage en boeking |
| Locaties | Tot welk niveau kan ik voorraad sturen? | Raakt pickproces en scannen |
| Partijen en serienummers | Kunt u een terugroep van begin tot eind laten zien? | Herleidbaarheid en garantie |
| Inkoop | Hoe loopt de controle tussen bestelling, ontvangst en factuur? | Voorkomt verkeerde betalingen |
| Aanvulling | Welke regels legt u vast, welke niet? | Voorkomt tekorten en overvoorraad |
| Inventarisatie | Hoe verloopt een telling en wie keurt verschillen goed? | Betrouwbaarheid van de administratie |
| Mobiel en scannen | Wat doet de standaard en wat vraagt een koppeling? | Kosten en risico van het project |
| Vervoerders | Welke koppelingen zijn er en wie onderhoudt ze? | Verzendsnelheid en foutkans |
Wanneer past AFAS bij uw voorraad?
AFAS past het best bij bedrijven waarvan de voorraadstroom een onderdeel is van een bredere bedrijfsvoering: dienstverlening met materiaal, projectbedrijven, handel met een overzichtelijk assortiment en organisaties die personeel, financiën en orders in één systeem willen. Is productie uw kern, kijk dan ook naar AFAS voor productie. Hoe de onderdelen samenhangen, ziet u in het overzicht van de modules van AFAS.
Is uw magazijn zelf uw bedrijfsmodel, bijvoorbeeld een logistiek dienstverlener met veel klantvoorraden en hoge pickvolumes, dan is een zorgvuldige vergelijking verstandig. Een bedrijf in die situatie kijkt naar meerdere pakketten en kiest op basis van een programma van eisen. Een vergelijking van de mogelijkheden vindt u op de pagina met alternatieven voor AFAS.
Zo komt u bij de juiste integrator
Een ERP-project voor voorraad en inkoop slaagt of mislukt op de inrichting. Zoek een integrator die:
- eerst naar uw processen vraagt en pas daarna naar het product;
- een referentie in uw sector kan beschrijven zonder uw gegevens te delen;
- helder maakt wat standaard is, wat inrichting is en wat maatwerk vraagt;
- de overgang van uw oude pakket kan uitleggen, inclusief openstaande orders en beginvoorraad.
Wij zijn niet gelieerd aan AFAS of aan een andere leverancier. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past; het project zelf voert die integrator uit. Hoe dat verloopt, leest u bij hoe de mise en relation werkt. Wilt u vooraf uw eisen scherp krijgen, begin dan met een programma van eisen voor uw ERP.
Veelgestelde vragen
Is AFAS geschikt voor voorraadbeheer in een groothandel?
Dat hangt af van hoe complex uw goederenstroom is. AFAS heeft ordermanagement in hetzelfde systeem als financiën en CRM, wat voor veel handelsbedrijven prettig werkt. Heeft u veel locaties, partijregistratie of intensieve orderpicking, laat dan een integrator uw processen naast de standaard leggen voordat u beslist.
Kan ik in AFAS inkooporders en ontvangsten aan de facturatie koppelen?
AFAS werkt met één gedeelde dataset, waardoor inkoop, ontvangst en factuur dezelfde gegevens gebruiken. De exacte controle tussen bestelling, ontvangst en factuur richt een integrator in op uw werkwijze, inclusief wie mag afwijken en wanneer een factuur wordt geblokkeerd.
Werkt AFAS met barcodescanners en mobiele apparaten in het magazijn?
AFAS heeft een eigen mobiele app, maar die is beschreven voor tijd, verlof, loonstroken en declaraties. Voor scannen in het magazijn moet u per situatie laten vaststellen of de standaard volstaat of dat een koppeling met gespecialiseerde software nodig is. Vraag dit expliciet in het programma van eisen.
Hoe gaat AFAS om met inventarisatie en voorraadwaardering?
Een inventarisatie vraagt een duidelijke werkwijze: tellijsten, verschillenverwerking en boeking naar de grootboekrekeningen. Omdat voorraad en financiën in één systeem leven, hoeft u niet tussen pakketten te synchroniseren. Laat de waarderingsmethode vooraf vastleggen met uw accountant.
Wanneer is een koppeling met een externe WMS of vervoerder nodig?
Zodra uw magazijnprocessen verder gaan dan ontvangen, opslaan en verzenden, bijvoorbeeld bij geautomatiseerde sortering of meerdere vervoerders met eigen labels. AFAS biedt koppelmogelijkheden, en de integrator beoordeelt of een maatwerkkoppeling, een standaardconnector of een andere keuze beter past.
Bronnen
- AFAS – ERP-software
- AFAS – Mobiele app AFAS Pocket
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.