AFAS-modules en functionaliteiten: wat zit erin?

Wie zoekt naar de modules van AFAS, merkt snel dat de leverancier het woord “module” zelf liever vermijdt. AFAS, een Nederlandse softwareleverancier uit Leusden, presenteert zijn ERP als één systeem waarin alle onderdelen met dezelfde gegevens werken en processen rechtstreeks van het ene onderdeel naar het andere lopen. Voor uw selectie is dat een belangrijk uitgangspunt: u koopt geen verzameling losse pakketten die aan elkaar gekoppeld moeten worden, maar een geheel met domeinen.

Deze pagina loopt die domeinen langs: financieel, verkoop en CRM, orders, inkoop en voorraad, projecten, HR en salaris, rapportage en mobiel. Per onderdeel leest u welke functionaliteiten van AFAS er staan, welke applicaties van AFAS erbij horen en waar u een uitbreiding of een partner nodig heeft.

Eén systeem, drie pakketten

AFAS biedt drie uitvoeringen, en de keuze bepaalt welke functies u in handen heeft:

• AFAS SB: basisboekhouding voor ondernemers.
• AFAS Direct: voor het mkb, met CRM, financieel, projecten en orderbeheer in één omgeving.
• AFAS ERP: de volledige oplossing, met branchespecifieke functionaliteit als aanvulling.

De kern van het ERP bestaat uit CRM, Finance, HRM, Payroll, Projecten, Ordermanagement, workflows en documentbeheer, allemaal binnen hetzelfde systeem. Dat is een wezenlijk ander ontwerp dan bij pakketten die per onderdeel een eigen database kennen. Een mutatie in het ene domein is direct zichtbaar in het andere, zonder tussenkomst van een koppeling.

Overzicht: domein en onderdeel

Financieel: Finance en Finance Auditor

De financiële kant van AFAS is geen losstaand boekhoudpakket maar het punt waar de andere domeinen samenkomen. Goedgekeurde salarismutaties lopen automatisch door naar de boekhouding. Uren, kosten, inkopen en facturen van projecten voeden de financiële administratie. En abonnementen genereren zelf facturen en omzetverantwoording.

Twee onderdelen verdienen aandacht:

• De Finance Auditor voert meer dan 100 geautomatiseerde controles uit om problematische boekingen op te sporen. Voor een financieel team dat tijd kwijt is aan nacontrole is dat een concreet voordeel.
• Meer dan 100 BI-overzichten over omzet, kosten, liquiditeit en budgetten staan klaar voor de financieel directeur.

Budgetaanvragen en goedkeuringen kunt u in de software centraliseren, zodat Excel-bestanden niet meer rondgaan. Wie specifiek zoekt naar de boekhoudkant, vindt meer in onze pagina over boekhouding en financiën in AFAS. Voor Nederlandse verplichtingen als de btw-aangifte, de auditfile en e-facturatie via Peppol loont het om afzonderlijk te kijken naar de btw-aangifte vanuit uw ERP en e-factureren in het ERP.

Verkoop en CRM

Het CRM van AFAS is breder dan een contactenlijst. Het omvat:

• Sales: contacten, prognoses en offertes.
• Marketing & Events: campagnes, cursussen en evenementen.
• Service: afhandeling van vragen en meldingen van klanten.
• Finance: de financiële kant van de relatie.
• Projects: bij een gewonnen kans gaan de gegevens automatisch over naar een project.
• Een klantportaal waarin uw relaties zelf gegevens kunnen inzien.

Die overgang van opportunity naar project is precies het soort schakel waar bij gescheiden systemen vaak handwerk ontstaat. Meer detail staat op de pagina over CRM en verkoop in AFAS.

Orders, inkoop en voorraad

Het orderdomein heet in AFAS Ordermanagement. Voor handelsbedrijven vermeldt AFAS in zijn Direct-uitvoering orders, voorraad, financiële administratie, CRM en in- en verkoop, bedoeld voor ondernemingen vanaf vijf medewerkers.

Wat zich daarbinnen precies afspeelt in magazijnprocessen, zoals meerdere locaties, scanning of complexe pick-routes, is niet iets wat u uit een brochure kunt afleiden. Vraag uw integrator om per proces te laten zien welk deel standaard is en welk deel een uitbreiding of een koppeling met een gespecialiseerd systeem vraagt. De uitwerking per onderwerp staat op de pagina over voorraad en inkoop in AFAS.

Productie: stel de vraag expliciet

Dit is het domein waar u het meest moet doorvragen. AFAS benoemt branchespecifieke functionaliteit als aanvulling op het ERP-pakket, maar productieplanning, stuklijsten en werkorders staan niet als vaste kern genoemd bij de modules hierboven. Een maakbedrijf moet daarom vóór de keuze laten bevestigen welke productiefuncties standaard in AFAS zitten, welke via branchefunctionaliteit komen en welke alleen met een partneroplossing of maatwerk haalbaar zijn. Zie ook productie in AFAS en de sectorpagina voor productiebedrijven.

Projecten en dienstverlening

Voor dienstverleners is dit het sterkste domein. AFAS Direct richt zich op dienstverleners vanaf vijf medewerkers, met projectbeheer, salesfunnel, financiële administratie, CRM en urenregistratie in één pakket. Uren, kosten, inkopen en facturen van een project gaan naar de financiële administratie, en een gewonnen verkoopkans wordt een project zonder dat u gegevens overtypt.

Accountantskantoren hebben een eigen profiel. AFAS Direct is ook bedoeld voor accountants vanaf één medewerker: aangiften voor inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, btw en ICP, boekhouding, AFAS SB voor de klanten en abonnementen. Voor een boekhouder of accountant die klanten bedient, is dat een herkenbaar pakket. Een breder beeld voor deze doelgroep vindt u onder ERP voor dienstverlening.

HR en salaris: HRM en Payroll Cloud

AFAS is groot geworden met personeels- en salarissoftware. Het bedrijf geeft aan dat 3,8 miljoen werknemers elke maand hun loonstrook via het platform ontvangen. In de ERP-kern zitten HRM en Payroll naast elkaar, en dat is voor veel Nederlandse mkb-bedrijven een reden om AFAS te overwegen.

AFAS Payroll Cloud biedt:

• meer dan 130 ingebouwde controles via de Payroll Auditor;
• het genereren en indienen van loonstroken;
• een snelinvoertool voor mutaties van meerdere medewerkers tegelijk;
• het beheer van de beloning van directeur-grootaandeelhouders.

In de nieuwste generatie, Profit 8, noemt AFAS ook AI-functies voor HR: het analyseren van cv’s met matching van kandidaten, automatische veldtoewijzing bij bestandsimports, aanbevelingen voor interne mobiliteit en het inspreken van taken op mobiel. Details over de loonkant staan op de pagina over salaris en HR in AFAS.

Rapportage, workflows en Jonas AI

Meer dan 100 standaard BI-dashboards zijn zonder extra kosten inbegrepen. Daarnaast zijn er honderden vooraf ingerichte workflows en een visuele editor waarmee u eigen automatiseringen bouwt. Dat laatste is waardevol, maar vraagt ontwerpkeuzes: een workflow die niemand beheert, wordt na een jaar een eigen risico.

Jonas AI is de ingebouwde AI-assistent. Hij analyseert en vat informatie samen binnen workflows, vult velden automatisch in en stelt vervolgstappen voor, en dat alles binnen de AFAS-omgeving. Zie het als ondersteuning bij routinewerk, niet als vervanging van een goed ingericht proces.

Mobiel: AFAS Pocket

Met AFAS Pocket registreren medewerkers uren, vragen ze verlof aan, bekijken ze hun loonstrook en dienen ze declaraties in. AFAS noemt 1 miljoen gebruikers. Voor bedrijven met veel medewerkers buiten kantoor, zoals installateurs of adviseurs, scheelt dit administratie achteraf.

Wat is standaard en wat vraagt een extra stap?

Een eerlijke vergelijking begint bij de vraag wat standaard is. Gebruik de volgende indeling als checklist voor uw gesprek:

• Standaard in de kern: CRM, Finance, HRM, Payroll, Projecten, Ordermanagement, workflows, documentbeheer en de standaard BI-dashboards.
• Branchespecifiek: sectorfunctionaliteit die AFAS bij het ERP-pakket aanbiedt. Vraag welke branche precies gedekt is.
• Koppeling of partner: functies die buiten de AFAS-kern vallen, zoals gespecialiseerde magazijnsystemen of webshops. Bekijk de mogelijkheden onder integraties met AFAS.
• Maatwerk: afwijkende processen die u in de inrichting of met scripting oplost. Lees wat maatwerk in AFAS inhoudt.

Laat in elke offerte de modules en onderdelen per domein uitsplitsen, zodat prijsvergelijking mogelijk is. De prijsstructuur komt aan bod in de pagina over AFAS-prijzen.

Hoe verhoudt AFAS zich tot andere ERP’s?

De opzet verschilt van ERP’s die met losse modules werken. Bij een vergelijking met Exact Online of met Microsoft Dynamics 365 Business Central is de vraag niet alleen welke functie bestaat, maar ook of zij native in hetzelfde datamodel zit of via een extensie. Wie pakketten breder wil afwegen, kan terecht bij de keuzehulp voor het mkb.

Volgende stap

Een goede integrator vertaalt uw processen naar AFAS-domeinen en geeft per domein aan wat standaard is en wat niet. Via hoe de mise en relatie werkt vraagt u gratis een voorstel aan bij een gecertificeerde integrator die past bij uw project.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.