AFAS audit: een vastgelopen project beoordelen en overnemen

Een AFAS audit geeft u een onafhankelijk, gedocumenteerd beeld van een bestaande AFAS-omgeving: wat er is ingericht, wat werkt, wat niet en wat het herstel vraagt. Het is het startpunt wanneer een project is vastgelopen, wanneer u twijfelt aan de kwaliteit van de uitvoering of wanneer u een reprise van een AFAS-project overweegt met een andere partij. Deze pagina legt uit wanneer een audit nodig is, wat er wordt onderzocht, hoe een overname verloopt en welke documenten u moet veiligstellen.

AFAS is een Nederlandse softwareleverancier met een alles-in-één ERP: CRM, financiën, HR, salaris en orders in één omgeving. Juist die samenhang maakt een audit waardevol. Een fout in de inrichting van de personeelsadministratie werkt door in de salarisverwerking, en een slecht opgezette inkoopstroom heeft gevolgen voor de btw-aangifte. Wie een AFAS-project beoordeelt, kijkt dus naar het geheel en niet naar losse schermen.

Signalen dat een AFAS audit nodig is

Een project loopt zelden in één keer vast. Meestal stapelen kleine signalen zich op. Herkent u er meerdere, dan is het tijd voor een tweede paar ogen.

• De planning schuift telkens op, zonder dat duidelijk is wat er nog ontbreekt of wie ervoor aan zet is.
• De boekhouder of accountant werkt naast het systeem: eigen spreadsheets voor de btw-aangifte, handmatige correcties voor de auditfile, losse lijsten voor debiteuren.
• Gebruikers omzeilen AFAS. Verkoop, inkoop of HR houdt eigen bestanden bij omdat de inrichting niet aansluit op de dagelijkse praktijk.
• Koppelingen vallen regelmatig uit of leveren dubbele of ontbrekende gegevens op, bijvoorbeeld met de webshop, de bank of een logistieke partner.
• Rapportages kloppen niet of verschillen per afdeling, zodat niemand de cijfers durft te gebruiken.
• De partner is moeilijk bereikbaar of de kennis zit bij één persoon die het project dreigt te verlaten.
• Alles wordt maatwerk. Elke wens leidt tot een aparte aanpassing, terwijl de standaardfunctie dezelfde uitkomst had kunnen geven.

Zie ook onze beschrijving van de meest gemaakte fouten bij een ERP-project: veel van deze signalen komen daar als oorzaak terug.

Wat onderzoekt een AFAS audit?

Een goede audit werkt met een vaste lijst onderwerpen en rapporteert per onderwerp wat u kunt laten staan, wat moet worden aangepast en wat risico oplevert. De zes belangrijkste onderdelen zijn hieronder samengevat.

Inrichting en autorisaties

Hier begint elke audit. Past de structuur van administraties en dossiers bij de manier waarop uw bedrijf nu werkt? Zijn de workflows nog actueel? Zijn de rechten per rol logisch opgezet, of zijn er in de loop der tijd uitzonderingen op uitzonderingen ontstaan? Bij een mkb-bedrijf dat is gegroeid of gefuseerd, is dit meestal het onderdeel met de meeste winst.

Gegevenskwaliteit

Een inrichting kan technisch kloppen en toch slecht werken door slechte gegevens. De audit controleert of relaties uniek zijn, of artikelgegevens volledig zijn en of de grootboekrekeningen en kostenplaatsen bruikbaar zijn voor sturing. Met het oog op de btw-aangifte en de controle door uw accountant is de koppeling tussen btw-codes, grootboek en facturen een vast aandachtspunt.

Maatwerk en koppelingen

Alles wat buiten de standaard valt, vormt een risico bij een overname: wie heeft het gebouwd, is het gedocumenteerd, en past het nog bij de huidige versie? De audit maakt een overzicht van alle aanpassingen en beoordeelt per stuk of het blijft, wordt vervangen door standaardfunctionaliteit of wordt herschreven. Lees voor meer achtergrond onze pagina over maatwerk in AFAS en die over integraties. Voor de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen speelt ook e-factureren via Peppol mee.

Prestaties, beveiliging en versie

Bij prestaties gaat het om wat gebruikers merken: trage rapporten, vertraagde verwerking, taken die elkaar in de weg zitten. Bij beveiliging draait het om wie waar bij kan, of beheerders en tokens beheerst worden uitgegeven en of vertrek van medewerkers goed is afgehandeld. Tot slot kijkt de auditor naar de versie. AFAS noemt Profit 1 een geheel nieuwe versie van zijn ERP en HRM, gericht op gebruiksgemak en een eenvoudigere inrichting, die er herkenbaar uitziet maar visueel is vernieuwd. Klanten die al in de AFAS-cloud werken, gaan volgens AFAS automatisch over, zonder conversie en zonder extra werk. Een audit toetst of uw inrichting daar zonder verrassingen op aansluit. Zie ook versies en edities van AFAS.

Van audit naar herstelplan

Een auditrapport zonder vervolg is een stapel papier. Vraag daarom van het begin af een rapport dat u direct kunt omzetten in een plan.

1. Samenvatting voor de directie: waar staat het project, wat is het risico, wat is de aanbevolen route.
2. Bevindingen per onderdeel, met ernst: blokkerend, belangrijk of verbetering.
3. Beslissing per onderdeel: behouden, aanpassen, vervangen of laten vervallen.
4. Volgorde van herstel: eerst wat de financiële administratie of de salarisverwerking bedreigt, daarna efficiëntie en gemak.
5. Wat de gebruikers zelf kunnen doen, zoals opschonen van gegevens of herhalen van een training.
6. Eigenaar en afspraken: wie doet wat, en hoe wordt het resultaat getest en geaccepteerd.

Een project overnemen: wisselen van integrator zonder opnieuw te beginnen

Wie het vertrouwen in de huidige partner kwijt is, ziet vaak maar één uitweg: alles weggooien. Dat is zelden nodig. In een AFAS-omgeving staan uw gegevens, uw administraties en een groot deel van de inrichting al klaar. Een goede overname bouwt daarop voort.

De stappen van een overname

• Eerst de situatie vastleggen. Maak een kopie van de documentatie en leg de actuele stand van openstaande punten vast voordat u het gesprek met de huidige partner over de afronding begint.
• Toegang regelen. Zorg dat uw eigen beheerders volledige rechten hebben en dat tokens en inloggegevens van koppelingen bij uw organisatie berusten.
• Audit door de nieuwe partij. Een onafhankelijke blik van de nieuwe integrator voorkomt dat dezelfde aannames opnieuw worden gemaakt.
• Afspraken over de overdracht. Leg vast welke kennis de vertrekkende partner nog overdraagt, binnen welke termijn en tegen welke voorwaarden.
• Herstelplan in fasen. Begin met wat de boekhouding en salarisverwerking raakt en bouw daarna uit.
• Gebruikers meenemen. Een overname die alleen technisch is, mislukt vaak alsnog omdat de gebruikers de oude gewoonten houden.

Wat u van de huidige partner nodig heeft

Een partner die professioneel werkt, levert deze stukken zonder discussie. Is dat niet zo, dan is dat ook informatie over de reden dat het project is vastgelopen.

Hoe kiest u de partij die uw project overneemt?

AFAS werkt naar eigen zeggen niet met resellers of distributeurs. Het partnernetwerk kent vier soorten partijen: dienstverlenende partners, AFAS Experts (gecertificeerde personen), implementatiepartners (gecertificeerde organisaties) en koppelpartners. Voor een overname zoekt u meestal een implementatiepartner met aantoonbare ervaring in uw branche en met uw type probleem. Vraag door op drie punten:

• Heeft de partij eerder projecten van anderen overgenomen, en hoe zijn die verlopen?
• Wie voert de audit uit, en blijft diezelfde persoon betrokken bij het herstel?
• Hoe is de verantwoordelijkheid voor wijzigingen verdeeld tussen u, de nieuwe partner en de vorige partner?

Meer houvast vindt u in onze gids over het kiezen van een AFAS-integrator en in het algemene overzicht een ERP-integrator kiezen. Wilt u eerst vergelijken met andere pakketten, kijk dan bij alternatieven voor AFAS. Soms blijkt uit de audit dat de oorzaak niet de partner is, maar een slechte fit tussen pakket en bedrijf.

Wat verandert er met nieuwe AFAS-versies?

Een audit is ook een goed moment om vooruit te kijken. AFAS kondigde Profit 8 aan voor de zomer van 2026, kosteloos voor bestaande klanten. Die versie brengt onder meer Jonas AI, een verbeterde Report Generator, webhooks voor realtime koppelingen en verwerking van UBL- en pdf-facturen via een Peppol-aanbieder. Voor Profit 9 staat Profitweb op de planning, een versie die in de browser werkt zonder Citrix.

Voor uw project betekent dit twee dingen. Eerst: koppelingen die met polling of handmatige exports werken, kunnen mogelijk eenvoudiger worden met webhooks, dus leg ze nu goed vast. Ten tweede: maatwerk dat sterk leunt op de huidige gebruikersomgeving, verdient aandacht voordat de omgeving verandert. Een audit die hier rekening mee houdt, voorkomt dat u het herstel van vandaag over een jaar opnieuw moet doen.

Veelgemaakte fouten bij het overnemen van een AFAS-project

• Alles tegelijk willen herstellen. Zonder volgorde raakt de lopende administratie in de knel.
• Geen rekening houden met de periodesluiting. Plan ingrijpende wijzigingen niet vlak voor een btw-aangifte, een jaarafsluiting of een loonrun.
• De accountant buiten het gesprek laten. Uw boekhouder of accountant moet weten welke wijzigingen invloed hebben op de grootboekstructuur en de auditfile.
• Schuld zoeken in plaats van oplossen. Een conflict met de vorige partner kost tijd. Regel de overdracht zakelijk en schriftelijk.
• Training overslaan. Zonder opfrissing voor de gebruikers keren de oude omwegen terug. Houd ook support en onderhoud na de overname vooraf geregeld.

Zo gaat u verder

Begin met een korte inventarisatie: welke signalen herkent u, welke modules zijn in gebruik en welke stukken heeft u in handen? Daarna kunt u via ons platform een vrijblijvende aanvraag doen. Wij brengen u kosteloos in contact met een AFAS-integrator die past bij uw situatie, uw sector en uw regio; het project zelf voert de integrator uit. Hoe de koppeling werkt, leest u bij hoe het werkt. Voor een bredere blik op de uitvoering van een traject leest u onze pagina over ERP-implementatie, en voor de basis rond AFAS is er het overzicht AFAS in Nederland.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.