Hoe kiest u de juiste AFAS-integrator voor uw organisatie?

Wie op zoek is naar een AFAS-integrator, merkt snel dat het aanbod onoverzichtelijk is. Er zijn bureaus die zich partner noemen, zelfstandige consultants en individuele experts. Ze lijken op elkaar, maar verschillen sterk in wat ze kunnen dragen. Deze pagina helpt u de begrippen uit elkaar te halen en een keuze te maken die bij uw organisatie past.

AFAS is een Nederlandse softwareleverancier uit Leusden, met een alles-in-één ERP voor onder meer CRM, financiën, HR, salarisverwerking en orders. Het bedrijf geeft aan meer dan 14.000 klantorganisaties en ongeveer 680 medewerkers te hebben. Voor u als mkb-bedrijf of grotere organisatie betekent dat: veel mensen kennen het pakket, maar niet iedereen die het pakket kent, is de juiste persoon voor úw project.

Hoe is het AFAS-partnernetwerk opgebouwd?

AFAS onderscheidt vier categorieën binnen het partnernetwerk. Dat is het kader waarbinnen u elke aanbieder moet plaatsen.

Twee dingen zijn goed om te weten. Ten eerste: AFAS zegt geen gebruik te maken van resellers of distributeurs. Een partner is dus geen doorverkoper van licenties maar een dienstverlener. Ten tweede: de certificering zit op twee niveaus, bij de persoon (AFAS Expert) en bij de organisatie (implementatiepartner). Beide kunt u opvragen.

Wat betekent de AFAS Expert-licentie in de praktijk?

Een expert betaalt volgens AFAS een licentie van 150 € per maand. Daarin zit een ERP-licentie met demonstratieomgeving, gratis cursussen, vermelding op de partnersite en het recht om de AFAS-merken commercieel te gebruiken. Dat zegt iets over het instapniveau: de drempel om als expert te starten is laag, en dus verschilt de ervaring van experts sterk. Een certificaat is een startpunt voor het gesprek, geen bewijs van geschiktheid voor uw specifieke situatie.

Welke criteria wegen echt zwaar?

Een lijstje kenmerken helpt, maar de volgorde telt. Wij raden aan om in deze volgorde te toetsen.

1. Ervaring in uw branche

Vraag naar vergelijkbare trajecten: dezelfde sector, dezelfde omvang, dezelfde bijzonderheden. Een integrator die al eens een bouwbedrijf, een zorginstelling of een groothandel heeft ingericht, kent de valkuilen. Kijk ook naar de AFAS-oplossingen per sector om uw eigen vragen te scherpen voordat u in gesprek gaat. Laat referenties zien en bel ze, in plaats van op de website te vertrouwen.

2. Omvang en samenstelling van het team

Een eenmansbedrijf kan uitstekend zijn voor een kleinere klus, maar een traject met financiën, HR en salarisverwerking tegelijk vraagt meerdere specialisten. Vraag wie de financiële inrichting doet, wie de salarisverwerking en wie de koppelingen. Vraag ook wat er gebeurt bij ziekte of vertrek van uw vaste consultant. Een kleine partij die dit goed heeft geregeld is beter dan een grote waar uw project steeds van contactpersoon wisselt.

3. Methode en projectaanpak

AFAS beschrijft zijn eigen aanpak als een implementatie onder begeleiding van consultants: inrichting, gegevensmigratie en opleiding, met de mogelijkheid van een gefaseerde ingebruikname. Bij AFAS Direct zijn implementatie, een online cursus, support en vooraf ingerichte modellen inbegrepen, en volgens AFAS staan honderden bedrijfsprocessen al klaar in een model. Vraag een integrator daarom hoe hij die standaard gebruikt. Een partner die vooral bouwt wat al bestaat, werkt duur. Een partner die de standaard als vertrekpunt neemt en alleen afwijkt waar uw proces dat echt vraagt, werkt slim. Lees voor het hele traject ook onze pagina over de implementatie van AFAS.

4. Support en beheer na de livegang

Het project eindigt niet bij de start. Vraag wie u belt bij een storing, wie wijzigingen doorvoert en hoe de afspraken over responstijd zijn vastgelegd. Bekijk de mogelijkheden voor support en onderhoud van AFAS en leg vast wat onder het projectbudget valt en wat daarna als losse dienst wordt gefactureerd.

5. Nabijheid en bereikbaarheid

Nabijheid is minder belangrijk dan vroeger, maar niet onbelangrijk. Voor workshops met uw afdelingen is het prettig als de consultant ter plaatse kan komen. Een integrator in uw eigen provincie, bijvoorbeeld in Noord-Brabant of Gelderland, is sneller bij u. Voor veel onderdelen volstaat werken op afstand, mits de afspraken helder zijn.

Welke vragen stelt u in het eerste gesprek?

Gebruik de onderstaande vragen als checklist. Een goede integrator beantwoordt ze concreet; een zwakke blijft algemeen.

• Welke consultants voeren mijn project uit en welke certificering hebben zij?
• Welke projecten in mijn branche hebt u de afgelopen tijd opgeleverd, en mag ik contact opnemen met die klanten?
• Wat is in dit voorstel standaard AFAS en wat is maatwerk?
• Hoe gaat u om met mijn bestaande gegevens? Zie ook onze uitleg over migratie naar AFAS.
• Welke koppelingen met andere systemen zijn nodig en wie levert die? Een overzicht vindt u bij de koppelingen van AFAS.
• Hoe verloopt de opleiding van mijn medewerkers?
• Wat gebeurt er als het project uitloopt, en wie draagt dan de kosten?
• Hoe is de overdracht naar beheer geregeld?

Waarschuwingssignalen die u niet moet negeren

Sommige signalen komen steeds terug bij projecten die later problemen kregen. Neem ze serieus.

• Een vaste prijs zonder uitwerking van het pakket. Als niemand uw processen heeft doorgenomen, kan er ook geen betrouwbare prijs zijn.
• Alles is mogelijk. Een integrator die nooit nee zegt, zegt ook niet waar de standaard stopt en waar maatwerk begint.
• Geen namen. Als u de consultants niet vooraf te zien krijgt, weet u niet wie u krijgt.
• Referenties zonder contactgegevens. Een klantverhaal op een website is geen referentie.
• De partner presenteert zich als verkoper van de software. AFAS werkt volgens eigen zeggen niet met resellers, dus controleer wat precies wordt aangeboden.
• Druk om snel te tekenen. Een korting die vandaag vervalt, is zelden in uw voordeel.
• Onduidelijke afspraken over beheer. Wat na de livegang niet is geregeld, regelt u later tegen een hoger tarief.

Hoe vergelijkt u offertes van AFAS-integratoren?

Offertes van verschillende partijen zijn zelden direct naast elkaar te leggen. De ene noemt een uurtarief, de andere een projectprijs, de derde een pakket. Zet ze daarom in één schema.

Laat de aannames voor zichzelf spreken. Een lage prijs met strenge aannames is vaak duurder dan een hogere prijs met ruimte. Voor een beeld van wat de licentie zelf betekent, kunt u de pagina over de prijzen van AFAS gebruiken. Bedenk ook dat een voorstel dat rekent met het vertrekpunt van AFAS Direct wezenlijk anders is opgebouwd dan een traject voor een organisatie met veel eigen procesvarianten.

Welke fouten komen het meest voor bij de keuze?

De meeste teleurstellingen ontstaan niet bij het product, maar bij de afstemming met de integrator. Drie patronen zien we vaak:

1. Te weinig eigen voorbereiding. Wie niet weet welke processen belangrijk zijn, laat de integrator het invullen. Maak vooraf een korte lijst van uw knelpunten en wensen.
2. Eén aanspreekpunt aan uw kant ontbreekt. Een projectleider binnen uw organisatie met mandaat is bepalender dan welk certificaat ook. Zie ook de algemene fouten in een ERP-project.
3. De keuze voor AFAS zelf is niet goed onderbouwd. Weet u nog niet zeker of AFAS past? Bekijk dan eerst de alternatieven voor AFAS of vergelijk met Exact Online.

Wat past bij Nederlandse organisaties?

Een goede integrator kent niet alleen AFAS, maar ook de Nederlandse praktijk. Denk aan de btw-aangifte, het aanleveren van een auditfile aan uw accountant of boekhouder, en e-factureren via Peppol. Vraag hoe die onderdelen in uw inrichting terugkomen, en bekijk onze uitleg over e-factureren in uw ERP en de btw-aangifte vanuit uw ERP. Laat de integrator bovendien uitleggen hoe wettelijke wijzigingen in uw systeem terechtkomen en wie dat bewaakt. Meer algemene achtergrond over AFAS in ons land vindt u op de pagina AFAS in Nederland.

Hoe werkt onze matching?

ERP Integrator is een gratis dienst. U beschrijft kort uw organisatie, uw branche, de gewenste onderdelen en uw planning. Wij presenteren een integrator die bij uw project past. Wij zijn niet verbonden aan AFAS of aan een andere leverancier, en wij voeren zelf geen implementatie uit. Het project, de prijs en de afspraken regelt u rechtstreeks met de integrator. Hoe dat stap voor stap werkt, leest u onder hoe het werkt. Wilt u eerst breder oriënteren, lees dan onze gids over het kiezen van een ERP-integrator.

Samengevat

Kies een AFAS-integrator op basis van aantoonbare ervaring in uw branche, een team dat uw project kan dragen, een heldere werkwijze en duidelijke afspraken over de periode na de livegang. Controleer de certificering van zowel de organisatie als de persoon, vraag om referenties met contactgegevens en leg offertes naast elkaar in één schema. Zo voorkomt u dat de keuze op prijs of beloften alleen wordt gemaakt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.