AFAS in de cloud: hoe wordt AFAS gehost en wat betekent dat voor u?

Wie online zoekt naar AFAS cloud, wil meestal drie dingen weten: waar draait de software, wie beheert hem en wat gebeurt er met onze gegevens. Dat zijn terechte vragen, want de keuze voor een ERP is ook een keuze voor een hostingmodel. Bij sommige pakketten kiest u zelf tussen cloud en eigen server. Bij AFAS ligt dat anders, en dat bepaalt hoe u uw project, uw budget en uw IT-organisatie inricht.

Deze pagina beschrijft wat uit de feiten van de leverancier blijkt, welke gevolgen dat heeft voor updates, maatwerk en kosten, en welke vragen u een integrator stelt voordat u tekent. Het gaat nadrukkelijk om de hosting; voor de functionele kant verwijzen wij naar de modules van AFAS.

Hoe wordt AFAS gehost?

AFAS Software is een Nederlandse ERP-leverancier met hoofdkantoor in Leusden. Het bedrijf levert een alles-in-één platform met onder meer CRM, financiën, HR, salarisverwerking en orderbeheer. Volgens de leverancier draait dat platform op de cloudinfrastructuur van Leaseweb in Nederland. AFAS noemt zichzelf in dat verband "digitaal soeverein".

Voor u als kopende organisatie is de kern eenvoudig: AFAS is een SaaS-oplossing. U huurt toegang tot de software; de leverancier zorgt voor de omgeving waarin die draait. Wie zoekt naar hosting AFAS in de zin van "waar laat ik mijn server draaien", komt dus op een andere vraag uit: niet "welke server?", maar "welke afspraken staan in het contract?".

De hostingopties naast elkaar

Bij een ERP kunt u in de praktijk drie routes tegenkomen. In de onderstaande tabel staat wat de gebruikte bronnen over AFAS bevestigen.

Wij gaan hier bewust niet verder dan de feiten. Een verkoper kan u iets anders vertellen dan de leverancier schriftelijk vastlegt; vraag daarom bij elke afwijkende hostingvorm om een bevestiging in de offerte of in de leveringsvoorwaarden.

AFAS SaaS versus AFAS on-premise: wat verandert er in de praktijk?

De vergelijking AFAS SaaS tegenover AFAS on-premise draait om vijf punten. Ook als on-premise voor AFAS geen route lijkt, helpt het schema om te begrijpen wat u inlevert en wat u wint.

Updates en onderhoud

In een SaaS-model beheert de leverancier de omgeving. Voor een financieel directeur of een IT-manager betekent dit minder beheerwerk: geen serverpark dat vervangen moet worden en geen upgradeproject om weer bij te blijven. De keerzijde is dat u zich aanpast aan het ritme van de leverancier. Plan daarom bij uw interne testmomenten ruimte voor de wijzigingen die de leverancier doorvoert. Meer over de verschillende uitgaven en edities leest u op de pagina over AFAS-versies en edities.

Maatwerk en aanpassingen

Wie veel eigen wensen heeft, loopt in een SaaS-omgeving sneller tegen grenzen aan dan op een eigen server. Dat is geen nadeel op zich: een platform dat standaard blijft, is eenvoudiger bij te werken. Het vraagt wel dat u vooraf scherp onderscheidt wat in de inrichting kan en wat echt maatwerk is. Het onderwerp maatwerk bij AFAS werkt dit verder uit, en de pagina over koppelingen met AFAS laat zien hoe u andere systemen aansluit zonder het platform zelf te belasten.

Kosten

Cloud en on-premise zijn moeilijk één-op-één te vergelijken, omdat de kostenposten anders zijn. Bij SaaS staan abonnementskosten tegenover het wegvallen van hardware, serverbeheer en eigen upgrades. Bij eigen beheer zijn die laatste kosten wel van u. Een eerlijke vergelijking telt dus mee: licenties, hardware, beheeruren, back-ups, beveiliging en de kosten van uitval. Concrete bedragen noemen wij hier niet; ze hangen af van het pakket en het aantal gebruikers. Een overzicht van de opbouw vindt u bij AFAS-prijzen, en een bredere uitleg in onze gids over ERP-kosten.

Waar staan uw gegevens, en wat betekent dat voor de AVG?

Voor Nederlandse bedrijven telt de locatie van gegevens zwaar. Uw administratie, uw personeelsgegevens en uw klantenbestand vallen onder de AVG. AFAS meldt dat de klantgegevens in Nederland blijven, op de cloudinfrastructuur van Leaseweb, en onderstreept dat gegevens in Europa onder controle van de klant staan.

Voor u in de praktijk relevant:

• Verwerkersovereenkomst. Zodra een leverancier uw persoonsgegevens verwerkt, hoort daar een schriftelijke verwerkersovereenkomst bij. Lees wie subverwerker is en onder welke voorwaarden.
• Personeelsgegevens. AFAS is breed ingezet voor salarisverwerking: de leverancier meldt dat 3,8 miljoen werknemers elke maand hun loonstrook via het platform ontvangen. Dat maakt de beschermingsvraag voor HR-gegevens extra belangrijk. Zie ook de pagina over salaris en HR in AFAS.
• Fiscale bewaarplicht. Uw boekhouding moet voor de Belastingdienst beschikbaar blijven. Vraag hoe u bij einde contract uw administratie, inclusief bijlagen en een auditfile, in een bruikbaar formaat terugkrijgt.
• Toegang en rechten. Wie van uw medewerkers en van de integrator kan in uw omgeving werken, en hoe wordt dat gelogd?

Een uitgebreider beeld van de verplichtingen waar uw ERP aan moet voldoen, staat in de gids over wettelijke verplichtingen voor ERP.

Back-ups, continuïteit en exit

De bronnen die wij gebruiken noemen geen details over back-upfrequentie, herstelsnelheid of beschikbaarheidspercentages. Wij schrijven die dus ook niet op. Wat u wel kunt doen is deze lijst voorleggen aan de leverancier of de integrator en de antwoorden laten vastleggen:

1. Hoe worden gegevens gebackupt, en waar staan die back-ups?
2. Hoe snel kan een omgeving of een enkele boeking worden hersteld, en wat kost een herstelverzoek?
3. Welke afspraken gelden bij storing, en wie communiceert met uw medewerkers?
4. Hoe ziet de exit eruit: in welk formaat en binnen welke termijn krijgt u uw gegevens terug?

Die laatste vraag wordt vaak vergeten. Wie later wil overstappen, heeft er baat bij dat de uittrede goed beschreven is. Zie hiervoor ook AFAS-migratie en de algemene gids over ERP-migratie.

Welke AFAS-oplossing past bij u?

Hosting is niet de enige keuze. De leverancier biedt drie oplossingen aan, en alle drie draaien op hetzelfde platform:

• AFAS SB: basisboekhouding voor ondernemers.
• AFAS Direct: voor het mkb, met CRM, financiën, projecten en orderbeheer.
• AFAS ERP: de volledige oplossing, aangevuld met sectorfunctionaliteit.

AFAS Direct richt zich op drie profielen. Dienstverleners met vijf medewerkers of meer krijgen projectbeheer, salesfunnel, boekhouding, CRM en urenregistratie. Handelsbedrijven met vijf medewerkers of meer krijgen orders, voorraad, boekhouding, CRM en inkoop en verkoop. Accountants vanaf één medewerker krijgen onder meer IB- en Vpb-aangiftes, btw en ICP, boekhouding, AFAS SB voor hun klanten en abonnementen.

Voor een accountantskantoor of boekhouder die klanten op AFAS SB laat werken, is de cloud-aanpak meteen praktisch: de klant en het kantoor werken in dezelfde omgeving, zonder dat er bestanden heen en weer gaan. Voor een handelsbedrijf is vooral relevant hoe de voorraad en inkoop in AFAS in uw dagelijkse processen passen.

Zo kiest u: checklist voor de hostingvraag

Gebruik de volgende stappen in uw gesprek met een integrator.

1. Leg uw eisen vast. Welke processen, koppelingen en rapportages zijn onmisbaar? Een programma van eisen voorkomt dat de hostingdiscussie het functionele gesprek overschaduwt.
2. Vraag het schriftelijk. Laat de hostinglocatie, de verwerkersovereenkomst en de exitafspraken vastleggen.
3. Check uw IT-organisatie. Zijn er medewerkers die het beheer van servers kwijt zijn, en kunnen zij zich op andere taken richten?
4. Reken door. Maak een totaalvergelijking op de kosten van alle posten, niet alleen de licentieprijs.
5. Test de samenwerking. Wie is aanspreekpunt bij een storing: de leverancier of de integrator? Dit raakt aan support en onderhoud.
6. Plan de invoering. Een cloudomgeving verkort het technische deel van een project, maar niet het deel dat over mensen, data en processen gaat. Zie de implementatie van AFAS.

Wilt u weten of de cloudbenadering van AFAS past naast andere pakketten, kijk dan ook naar de vergelijkende pagina's over cloud-ERP of on-premise en naar Exact Online, dat eveneens vanuit de cloud wordt geleverd. Weegt u meer opties af, dan helpt de pagina met alternatieven voor AFAS.

Hoe wij u helpen

ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst. Wij zijn niet gelieerd aan AFAS of andere leveranciers en voeren zelf geen implementaties uit. U beschrijft uw situatie, wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past, en die integrator beantwoordt uw vragen over hosting, contract en inrichting. Hoe dat werkt, leest u onder hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.