Financiële administratie in AFAS: van grootboek tot btw en Peppol

Wie zoekt naar AFAS boekhouding wil meestal drie dingen weten: wat de financiële module standaard doet, hoe die aansluit op btw, e-facturatie en uw accountant, en wat er bij de inrichting nog uw eigen keuzes zijn. Deze pagina behandelt de AFAS financiële administratie vanuit het perspectief van een Nederlandse mkb-organisatie, met de nadruk op wat u moet beslissen voordat u een integrator opdracht geeft.

Een voorbehoud vooraf: AFAS publiceert zelf wat de module kan; welke instellingen u nodig hebt, hangt af van uw activiteiten en van de afspraken met uw boekhouder. Waar dat zo is, zeggen we het.

Financiën in AFAS: onderdeel van één systeem

AFAS is een Nederlandse softwareleverancier met zijn hoofdkantoor in Leusden. Het bedrijf noemt meer dan 14.000 klantorganisaties en presenteert zijn ERP als één systeem zonder losse modules: alle onderdelen werken op dezelfde gegevens en processen lopen direct van het ene onderdeel naar het andere.

Voor financiën heeft dat een praktisch gevolg. De financiële module is geen eiland dat u via koppelingen moet voeden. Het kerngebied van AFAS omvat CRM, finance, HRM, payroll, projecten, ordermanagement, workflows en documentbeheer in één omgeving. Als u wilt weten hoe breed dat pakket is, leest u het overzicht van de modules van AFAS.

Dat verschilt van de situatie waarin de boekhouding in een apart pakket draait en een andere afdeling in een tweede systeem werkt. Daar is elke overdracht een bron van fouten en dubbel werk. Bij AFAS is het uitgangspunt dat de overdracht binnen hetzelfde systeem plaatsvindt.

Wat de financiële module concreet doet

Op basis van wat AFAS zelf vermeldt, zijn dit de onderdelen die voor uw financiële afdeling het meest tellen:

Let op: dit is een lijst van wat AFAS zelf beschrijft. Of een bepaalde functie in uw situatie voldoende is, bepaalt u in de analyse, niet in een brochure.

Inkoopfacturen: van pdf naar boeking

De inkomende factuurstroom is voor veel financiële teams de grootste bron van routinewerk. AFAS levert hiervoor de functie Scan & Herken, die standaard is inbegrepen en automatisch gegevens uit pdf-facturen haalt. U hoeft dus niet te beginnen met een aparte tool.

Wat hier in de praktijk uw aandacht verdient:

• Wie keurt goed? De goedkeuringsroute hoort bij uw organisatie, niet bij het systeem. Beschrijf eerst wie wat mag autoriseren en laat de integrator dat inrichten met de workflows.
• Hoe gaat u om met uitzonderingen? Facturen zonder inkooporder, creditnota's en afwijkende bedragen vragen een vaste werkwijze.
• Wat doet u met de herkenning? Beslis wie de herkende gegevens controleert, zodat een fout niet ongemerkt in de boekhouding belandt.

AFAS beschikt daarnaast over honderden voorgeconfigureerde workflows en een visuele editor om eigen automatiseringen te bouwen. Voor een goedkeuringsroute is dat het gereedschap waarmee uw integrator werkt.

E-factureren en Peppol

Het uitwisselen van elektronische facturen staat in veel Nederlandse organisaties op de agenda. AFAS treedt op als Peppol-dienstverlener, wat betekent dat de uitwisseling via het systeem zelf kan lopen en niet via een los portaal.

De vraag voor u is niet of het kan, maar welke stromen u als eerste aansluit: ontvangst van leveranciersfacturen, verzending naar afnemers die dat vragen, of beide. Dat hangt af van uw klanten en leveranciers. Een uitgebreide uitleg over de regels en de keuzes vindt u in onze gids over e-factureren in een ERP-systeem.

Btw-verwerking en de rol van uw boekhouder

AFAS noemt op zijn financiële pagina btw-verwerking en het centrale onderhoud van de standaard wettelijke processen. Dat is nuttig, maar het vervangt de inrichting niet. Een goede btw-inrichting begint met de vraag welke transacties u uitvoert:

• Verkoop aan Nederlandse afnemers, met de gebruikelijke tarieven.
• Leveringen en diensten binnen de Europese Unie.
• Export en import buiten de EU.
• Verleggingsregelingen, bijvoorbeeld in de bouw.

Per type transactie moet de btw-code kloppen, zodat de btw-aangifte later zonder handmatige correcties uit het systeem komt. Dat is werk voor de integrator, in nauw overleg met uw boekhouder of accountant. Zij kennen uw fiscale positie; de integrator kent het systeem. Meer over de eisen en de aangifte zelf leest u in de gids over btw-aangifte en ERP.

Wie de wettelijke kant breder wil bekijken, van bewaarplicht tot auditfile, vindt een overzicht in de gids over wettelijke verplichtingen en ERP. Vraag uw accountant vooraf welke exports hij van u verwacht, zoals de auditfile, en laat dat in het programma van eisen opnemen.

Waar financiën en de rest van het bedrijf samenkomen

Het sterke punt van een geïntegreerd systeem zit in de koppelingen tussen processen. AFAS beschrijft een aantal voorbeelden die de financiële afdeling raken:

• Salarisadministratie. Goedgekeurde salarismutaties gaan automatisch naar de boekhouding. Meer over dat deel leest u bij salaris en HR in AFAS.
• Projecten. Uren, kosten, inkopen en facturen van projecten voeden de financiële administratie, zodat u de projectresultaten niet apart hoeft samen te stellen.
• Abonnementen. Terugkerende contracten genereren automatisch facturen en omzetverantwoording.
• CRM. Het CRM omvat onder meer sales, service en een klantportaal, en draagt gegevens van een opportunity automatisch over naar een project. Dat raakt uw facturatie; zie CRM in AFAS.

Voor een dienstverlener, aannemer of ander projectgedreven bedrijf is dit vaak de reden om voor AFAS te kiezen: de uren van vandaag zijn de factuur van morgen en de omzet van deze maand, zonder tussenstap in een spreadsheet.

Budgetten, rapportage en sturing

Financiële sturing begint bij betrouwbare cijfers en eindigt bij tijdige rapportage. AFAS levert standaard meer dan 100 BI-dashboards zonder extra kosten, plus de BI-overzichten in de financiële module over omzet, kosten, liquiditeit en budgetten. Voor veel mkb-bedrijven dekt dat de maandelijkse standaardvragen: hoe staan we ervoor, waar wijken we af, wat komt er aan kasstroom.

Budgetaanvragen en goedkeuringen lopen in de software zelf, zodat Excel als schaduwadministratie verdwijnt. Dat klinkt eenvoudig, maar vraagt afspraken: wie stelt het budget vast, wie mag overschrijden en hoe vaak evalueert u?

Jonas AI, de ingebouwde assistent van AFAS, kan informatie in workflows analyseren en samenvatten, velden automatisch invullen en vervolgstappen voorstellen, binnen de AFAS-omgeving. Zie het als hulp bij routinewerk; de beslissing over een boeking blijft bij uw medewerker.

Wat u vooraf met een integrator regelt

De software levert de bouwstenen, de inrichting bepaalt of ze bij u passen. Neem deze punten mee in het gesprek:

1. Grootboekstructuur en dimensies. Hoe willen u en uw accountant kosten en opbrengsten kunnen uitsplitsen? Beslis dit vóór de start, want een latere aanpassing kost werk.
2. Meerdere entiteiten en valuta. Werkt u met meerdere bv's of buitenlandse partijen? Laat de integrator uitleggen hoe AFAS dat in uw situatie oplost; wij noemen hier geen details die AFAS niet zelf publiceert.
3. Bankkoppelingen en betalingen. Laat vastleggen hoe bankmutaties binnenkomen en hoe u ze afletterd.
4. Overname van historie. Welke openstaande posten en saldi neemt u mee? Over de aanpak leest u bij migratie naar AFAS.
5. Koppelingen met andere systemen. Een webshop, een bankpakket of een branche-applicatie vraagt om afspraken; zie integraties met AFAS.
6. Afsluitproces. Beschrijf per periode wie wat controleert en wanneer de boeken dicht gaan, en gebruik de Finance Auditor als vaste stap daarin.

Deze punten horen in de opdracht, niet in de verwachtingen achteraf. Hoe een traject doorgaans verloopt, vindt u onder AFAS implementatie.

Accountant en boekhouder: wie doet wat?

De meeste Nederlandse mkb-bedrijven werken met een boekhouder of accountant die de jaarrekening opstelt en de aangiften controleert. Een ERP verandert die samenwerking, maar heft haar niet op.

Praktische afspraken die helpen:

• Spreek af welke rapporten en exports uw accountant standaard uit het systeem krijgt.
• Laat uw accountant meekijken bij het ontwerp van de grootboekstructuur en de btw-codes.
• Bepaal wie de Finance Auditor-meldingen opvolgt en wat uw accountant daarvan terugziet.
• Leg vast hoe u omgaat met correcties na afsluiting.

Een accountant die het systeem vooraf kent, bespaart u veel heen-en-weer in de eerste afsluiting. Dat is minder een technisch dan een organisatorisch punt.

Is AFAS financieel de juiste keuze?

AFAS past vooral bij organisaties die willen dat financiën, HR, projecten en klantgegevens in één systeem samenkomen. Als uw behoefte vooral een zelfstandig boekhoudpakket is, of als uw proces sterk afwijkt van wat AFAS standaard biedt, is een vergelijking verstandig. Op onze site vindt u de alternatieven voor AFAS en de vergelijkingen tussen andere pakketten; wij zijn niet aan een leverancier verbonden en zeggen dus ook niet dat één keuze altijd de beste is.

Wilt u verder met een integrator die ervaring heeft met financiële inrichting? Lees dan hoe u een AFAS-integrator kiest en vraag een vrijblijvende kennismaking aan. Wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past; het project zelf voert die integrator uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.