CRM en verkoop met AFAS: van lead tot factuur

Een verkoopafdeling die in het ene pakket offertes schrijft, in een tweede klantgegevens bijhoudt en in een derde factureert, verliest tijd aan overtypen en discussies over welk cijfer klopt. Dat is de reden dat veel mkb-bedrijven bij hun ERP-keuze ook naar CRM kijken. Wie zoekt op CRM AFAS, wil weten of verkoop en klantbeheer echt bij het systeem horen of dat er een extra pakket nodig is. Op deze pagina leest u hoe AFAS verkoop aanpakt, waar de grenzen liggen en welke vragen u vooraf met een integrator bespreekt.

Wat bedoelt AFAS met CRM?

AFAS is een Nederlandse softwareleverancier uit Leusden die een volledig ERP aanbiedt: CRM, financiën, HR, salaris en ordermanagement in één omgeving. De leverancier presenteert dit als één systeem zonder losse modules, waarin alle onderdelen met dezelfde gegevens werken en processen direct van het ene onderdeel naar het andere lopen. Voor verkoop is dat de kern: een klant die u in het CRM vastlegt, is dezelfde klant die later een factuur ontvangt.

Het CRM binnen AFAS omvat volgens de leverancier meerdere onderdelen:

De volledige indeling van het pakket vindt u op de pagina over de modules van AFAS. Hier gaat het om wat die onderdelen voor uw verkoopproces doen.

Van lead tot opportunity: het begin van het verkooptraject

Elk verkooptraject begint met een contact. In het verkoopdeel van het AFAS CRM legt u contactpersonen en organisaties vast, volgt u waar elke kans zich bevindt en maakt u een prognose. Het voordeel van een ERP als basis is dat die prognose dichter bij de werkelijkheid staat: orders, projecten en facturen zitten in hetzelfde systeem, zodat u eerdere deals en lopende contracten naast een nieuwe kans kunt leggen.

Vragen die een integrator hier met u doorloopt:

• Welke fasen kent uw verkoopproces echt, en wie beslist wanneer een lead een opportunity wordt?
• Komen uw leads uit een website, een beurs, een tender of vooral uit bestaande relaties?
• Wie heeft inzicht nodig in de prognose: alleen de directie, of ook productie of inkoop?
• Welke velden bij een klant zijn verplicht voor een goede factuur later, zoals btw-gegevens en betaalvoorwaarden?

Dat laatste punt wordt vaak onderschat. Wie bij de eerste klantcontact al de gegevens verzamelt die de boekhouder nodig heeft, voorkomt correcties in de btw-aangifte en bij het opstellen van facturen. Hoe AFAS de financiële kant behandelt, leest u bij boekhouding en financiën in AFAS.

Offertes, tarieven en kortingen

De offerte is het moment waarop verkoop en financiën elkaar raken. In AFAS maakt u offertes in het verkoopdeel van het CRM. Omdat ordermanagement in hetzelfde systeem zit, kan een geaccepteerde offerte de basis vormen voor de order, zonder dat u artikelen en prijzen opnieuw intikt.

Wat u vooraf vastlegt, bepaalt hoe soepel dit werkt:

• Prijslijsten: per klantgroep, per product of per contract. Hoe complexer uw tariefstructuur, hoe belangrijker een heldere opzet.
• Kortingen: welke ruimte heeft een verkoper zelf, en wanneer is goedkeuring nodig?
• Offertesjablonen: de tekst, voorwaarden en lay-out die bij uw huisstijl passen.
• Geldigheid en opvolging: wie belt na, en wanneer vervalt een voorstel?

AFAS heeft een visuele workflow-editor en een groot aantal vooraf ingerichte workflows. Daarmee kunt u bijvoorbeeld goedkeuringsstappen automatiseren, zodat een offerte boven een bepaalde korting automatisch naar een leidinggevende gaat. Waar de standaard niet toereikend is, kan een partner maatwerk bouwen; zie maatwerk in AFAS.

Orders en facturatie: geen dubbele invoer

Zodra een klant akkoord is, wordt het ordermanagement belangrijk. In een ERP-omgeving loopt de order door naar voorraad, inkoop en facturatie, afhankelijk van uw bedrijf. Een groothandel kijkt dan naar beschikbaarheid, een dienstverlener naar planning en uren. De voorraadkant komt aan bod op de pagina over voorraad en inkoop in AFAS, productiebedrijven vinden hun route bij productie met AFAS.

Voor de factuur zelf speelt ook de Nederlandse wetgeving mee. Veel bedrijven bereiden zich voor op het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen; welke eisen daarbij van belang zijn voor uw ERP-keuze, staat in onze gids over e-factureren en ERP. Uw integrator toetst per klantsegment hoe de facturen worden aangeleverd, bijvoorbeeld aan overheden of grotere afnemers die een bepaald formaat vragen.

Abonnementen en terugkerende omzet

Niet elk bedrijf verkoopt eenmalig. Onderhoudscontracten, softwarelicenties, huurconstructies en servicecontracten leveren terugkerende omzet op. Volgens AFAS genereren abonnementen automatisch facturen en omzetverantwoording. Dat scheelt handmatig werk bij de periodieke factuurrun en maakt het eenvoudiger om de omzet over de juiste periode te verdelen.

Praktische punten voor de inrichting:

1. Leg per contract vast wat de looptijd, de indexering en de opzegtermijn is.
2. Bepaal wie wijzigingen in een lopend abonnement mag doorvoeren.
3. Stem met uw accountant af hoe omzet wordt verantwoord, zodat verkoop en jaarrekening hetzelfde verhaal vertellen.
4. Koppel het abonnement aan de klantrelatie in het CRM, zodat een accountmanager direct ziet welke contracten er lopen.

Service en klantportaal

Na de verkoop begint de relatie pas echt. Het onderdeel Service in het AFAS CRM is bedoeld voor vragen, klachten en meldingen van bestaande klanten. Omdat service dezelfde klantgegevens gebruikt als verkoop, ziet een medewerker direct welke offertes, orders en contracten bij een klant horen. Dat voorkomt de klassieke situatie waarin een klant moet uitleggen wat hij of zij heeft gekocht.

Het klantportaal vormt de buitenkant van dit systeem. Het is bedoeld om klanten zelf informatie te laten raadplegen, zodat u minder vragen over status en documenten via telefoon of e-mail krijgt. Welke gegevens u zichtbaar maakt, bepaalt u in overleg met uw integrator, ook met het oog op de AVG en de privacyafspraken met uw klanten.

Marketing en evenementen

Het onderdeel Marketing & Events beschrijft AFAS als de plek voor campagnes, cursussen en evenementen. Dat is vooral interessant voor organisaties die inschrijvingen verwerken: opleidingsinstituten, brancheverenigingen en bedrijven die klantevents organiseren. Een deelnemer die zich inschrijft, staat meteen als contact in het systeem en kan later een offerte of factuur krijgen.

Reken niet op een volledig marketingautomatiseringsplatform als u daar uitgebreide eisen aan stelt, zoals complexe e-mailreeksen of geavanceerde leadscoring. Dat staat niet in de informatie van de leverancier; vraag dit dus expliciet na bij de demonstratie. Voor veel mkb-bedrijven is een CRM met campagnes en evenementen voldoende, maar die afweging hoort bij uw eigen verkoopproces.

CRM in AFAS of een apart CRM koppelen?

Een veelgehoorde vraag: kan ik mijn bestaande CRM behouden? Het antwoord hangt af van uw situatie.

Wie koppelt, moet vooraf bepalen welk systeem leidend is voor klantgegevens, prijzen en artikelen. Zonder die afspraak ontstaan dubbele bestanden en afwijkende gegevens. Technische mogelijkheden voor koppelingen vindt u op de pagina over integraties met AFAS. Wilt u gegevens uit een bestaand CRM overbrengen, dan leest u meer bij migratie naar AFAS.

Rapportages en indicatoren voor verkoop

AFAS levert standaard een groot aantal BI-dashboards mee, zonder extra kosten: de leverancier noemt meer dan 100 standaarddashboards. Voor verkoop is het handig om hier een klein aantal indicatoren uit te kiezen en niet alles tegelijk te volgen. Denk aan:

• de waarde en het aantal openstaande opportunities per fase;
• de verhouding tussen uitgebrachte en gewonnen offertes;
• omzet per klant, klantgroep of product;
• de omzet uit abonnementen tegenover eenmalige verkoop;
• de doorlooptijd van offerte tot order en van order tot factuur;
• openstaande vorderingen per klant, zodat verkoop weet wanneer een nieuwe order beter even kan wachten.

Het voordeel van één systeem is dat deze cijfers uit dezelfde bron komen als de boekhouding. Als de directie de omzetcijfers van verkoop naast die van de financiële administratie legt, hoeft niemand verschillen uit te leggen. Het financiële deel van AFAS bevat daarnaast meer dan 100 BI-overzichten over omzet, kosten, liquiditeit en budgetten en een Finance Auditor die meer dan 100 geautomatiseerde controles uitvoert.

Jonas AI in het verkoopproces

AFAS heeft met Jonas AI een geïntegreerde AI-assistent. Volgens de leverancier analyseert en vat die informatie samen binnen workflows, vult velden automatisch in en stelt vervolgstappen voor, binnen de AFAS-omgeving. Voor verkoop is dat een mogelijke ondersteuning bij het samenvatten van klantcontact of het voorbereiden van een opvolging. Wat het in uw situatie oplevert, hangt af van de kwaliteit van de gegevens die u invoert; een assistent kan geen orde scheppen in een CRM dat niet wordt bijgehouden.

Waar u op let bij de inrichting

Een CRM slaagt zelden of nooit door de software alleen. Drie punten bepalen vaak het verschil:

• Gebruik door de verkopers. Als vertegenwoordigers het systeem als controle ervaren in plaats van als hulpmiddel, houden ze het niet bij. Betrek ze vroeg bij de inrichting.
• Weinig verplichte velden, goed gekozen. Alleen wat later nodig is voor offerte, order of factuur hoeft verplicht te zijn.
• Eén eigenaar per proces. Iemand moet beslissen over wijzigingen in prijslijsten, fasen en sjablonen.

De aanpak van een implementatie, van inventarisatie tot ingebruikname, beschrijven we bij de implementatie van AFAS. Over de kosten kunt u zich oriënteren via de prijzen van AFAS; concrete bedragen krijgt u pas in een offerte, omdat die afhangen van het aantal gebruikers en de gekozen onderdelen.

Voor welke sectoren past dit?

Het CRM van AFAS wordt in meerdere sectoren ingezet, elk met een eigen accent. Dienstverleners hechten aan de overgang van opportunity naar project en uren. Handelsbedrijven letten op orders, voorraad en prijsafspraken per klant. Organisaties met evenementen of opleidingen gebruiken de marketingkant. Hoe die accenten uitpakken per sector, staat op de pagina over AFAS per sector en in onze overzichten voor dienstverlening en groothandel.

Twijfelt u nog tussen pakketten? Dan helpt de vergelijking van alternatieven voor AFAS om te bepalen of de combinatie van ERP en CRM in één systeem voor u de beste keuze is.

Hoe u de juiste partner vindt

Omdat het CRM zo nauw met uw bedrijfsprocessen samenhangt, bepaalt de integrator veel van het eindresultaat. Wij zijn zelf geen integrator en voeren geen projecten uit. Wij brengen u gratis in contact met een integrator die past bij uw sector, omvang en verkoopproces. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u bij hoe de koppeling werkt. Vraag in elk gesprek om een concrete demonstratie van uw eigen verkoopproces, niet van een standaardvoorbeeld, en laat de integrator uitleggen hoe offertes, abonnementen en projecten bij u aan elkaar worden gekoppeld.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.