AFAS invoeren: zo verloopt de implementatie van A tot Z

Wie op zoek is naar de beste aanpak voor een AFAS implementatie, merkt snel dat de software zelf zelden het probleem is. AFAS is een Nederlandse aanbieder van een geïntegreerd ERP-pakket voor onder meer CRM, financiën, HR, salaris en bestellingen, en claimt meer dan 14 000 klantorganisaties. Of de invoering slaagt, hangt vooral af van de voorbereiding, de keuzes in het ontwerp en de rol die uw eigen mensen spelen. Deze pagina beschrijft de invoering, van intake tot nazorg, specifiek voor Nederlandse mkb-bedrijven.

Hoe AFAS zelf de implementatie benadert

AFAS beschrijft de implementatie als een traject dat door AFAS-consultants wordt begeleid: inrichting, overname van gegevens en training vormen daarin de kern. Ook is het mogelijk om gefaseerd live te gaan, zodat u niet alle onderdelen op één dag hoeft om te zetten.

Daarnaast bestaat er een route voor wie met een standaard wil starten. Bij AFAS Direct zijn de implementatie, een online cursus, support en voorgeconfigureerde modellen inbegrepen. Volgens AFAS staan honderden bedrijfsprocessen al klaar in een model, waardoor in principe alleen nog de eigen gegevens moeten worden toegevoegd. Dat werkt goed als uw organisatie bereid is zich aan het model aan te passen, en minder goed als uw werkwijze sterk afwijkt.

Een naam voor een vaste methodiek noemen wij hier niet: de beschikbare gegevens beschrijven wel de onderdelen en de gefaseerde livegang, maar geen officieel fasemodel. De fases hieronder zijn dan ook een praktische indeling die bij vrijwel elk AFAS-project terugkomt.

Wie doet wat: AFAS, partner en uw organisatie

Bij een AFAS-traject zitten meestal drie partijen om tafel. AFAS levert het platform en, afhankelijk van de route, begeleiding door eigen consultants. Een implementatiepartner vertaalt uw processen naar de inrichting. En uw eigen organisatie neemt de beslissingen en moet er uiteindelijk mee werken.

AFAS kent in zijn netwerk vier categorieën: dienstverlenende partners, AFAS Experts (individuele gecertificeerde specialisten), implementatiepartners (gecertificeerde organisaties) en koppelpartners. AFAS geeft aan niet met resellers of distributeurs te werken. Voor u betekent dit dat u de partner kiest op ervaring en werkwijze, niet op een verkoopkanaal. Meer over die keuze leest u op de pagina een AFAS-integrator kiezen.

Wij zijn geen partner of reseller van AFAS en implementeren zelf niets. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past; die voert het traject uit.

De fases van een AFAS implementatie

Onderstaande tabel geeft de volgorde weer, met wat er per fase wordt opgeleverd en wie de lead heeft.

Voorbereiding en scope

Hier valt of staat het project. Leg vast waarom u wisselt: sneller afsluiten, minder handwerk tussen systemen, betere inzage in projecten of personeel, of het wegvallen van een verouderd pakket. Bepaal welke onderdelen van AFAS in de eerste golf meegaan en welke later. Wijs een projectleider aan met tijd én mandaat. Wie daar iemand ‘erbij’ voor neemt, merkt dat bij elke ontwerpvraag.

De pagina modules van AFAS helpt om te bepalen welke onderdelen u nodig heeft, de pagina over prijzen laat zien welke posten het budget bepalen.

Analyse en ontwerp

De partner bekijkt uw bestaande werkwijze en legt die naast de standaardinrichting. Het belangrijkste resultaat is een korte lijst met echte afwijkingen: waar past u uw proces aan, waar past u de inrichting aan, en waar is maatwerk onvermijdelijk? Hoe korter die laatste lijst, hoe beheersbaarder het project en de latere upgrades. Meer over de afweging leest u bij maatwerk in AFAS.

Inrichting en paramétrage

In deze fase komen organisatiestructuur, autorisaties, het rekeningschema, dagboeken, btw-codes en workflows in de omgeving. Een Nederlandse bijzonderheid is dat de boekhouding aan de eisen van de Belastingdienst moet voldoen: de btw-aangifte, de ICP-opgaaf en de auditfile moeten uit de nieuwe omgeving kloppen. Laat uw boekhouder of accountant daarom hier al meekijken, niet pas bij de acceptatie. Achtergrond vindt u in onze gids over de btw-aangifte vanuit uw ERP.

Als uw salarisadministratie ook naar AFAS gaat, geldt hetzelfde voor de loonaangifte, cao-afspraken en pensioenregelingen: die inrichting is een eigen deelproject met eigen testrondes.

Gegevensovername

Gegevens overnemen is vrijwel altijd tijdrovender dan gedacht. Het gaat om relaties, artikelen, grootboekrekeningen, openstaande debiteuren en crediteuren, vaste activa en eventueel personeels- en projectgegevens. Maak vooraf keuzes: wat neemt u mee als historie, wat archiveert u elders, wat laat u achter?

Een bewezen aanpak is een proefmigratie vóór de definitieve overgang, waarbij de saldi worden afgestemd met de oude administratie. Dubbele relaties, verlopen artikelen en onvolledige adressen kunt u beter in het oude systeem opschonen dan in het nieuwe laten landen. Voor overstappen vanaf een ander pakket is er een aparte pagina over migreren naar AFAS.

Koppelingen en maatwerk

Een Nederlands bedrijf heeft zelden alleen een ERP. Denk aan bankkoppelingen, een webshop, een planningstool of een branchepakket. Ook e-factureren is voor veel organisaties een eis van afnemers, in het bijzonder bij overheidsopdrachten en bij grotere klanten die via het Peppol-netwerk werken. Neem dit mee in de ontwerpfase in plaats van achteraf. Een overzicht van de mogelijkheden staat op de pagina over AFAS-integraties en in onze gids over e-factureren in uw ERP.

Acceptatie

Test niet met demonstratiegegevens, maar met uw eigen scenario’s: een offerte tot en met de betaling, een inkoopfactuur met afwijkend btw-tarief, een creditnota, een maandafsluiting, een verloning. Laat per afdeling de key-user bepalen of het werkt, en leg bevindingen vast met een prioriteit. De partner lost op, u hertest.

Training

Een rol-gebaseerde training is effectiever dan een algemene demonstratie. AFAS biedt bij AFAS Direct een online cursus aan, en daarnaast kunt u via de partner trainingen op maat laten verzorgen. Bij het livegaan zijn key-users de eerste lijn voor collega’s; het is slim om hen er tijd voor te geven. Zie ook de pagina over AFAS-training.

Livegang en nazorg

Kies een moment dat past bij uw boekhoudkalender, bijvoorbeeld na een periodeafsluiting of de btw-aangifte, zodat u niet middenin een rapportageperiode wisselt. Plan de cut-over met een duidelijke terugvaloptie en spreek af wie wat doet in de eerste dagen. Na de start volgt een evaluatieperiode waarin kleine aanpassingen worden verwerkt. Wie ondersteunt u daarna? De afspraken daarover vindt u onder support en onderhoud.

Wat bepaalt duur en budget?

Een vaste prijs of doorlooptijd zonder analyse is een rood signaal. Dit zijn de factoren die het verschil maken:

• Aantal modules en processen. Alleen financiën en verkoop is iets anders dan financiën, HR, salaris, projecten en voorraad tegelijk.
• Aantal administraties en entiteiten. Elke extra BV of vestiging vraagt inrichting, consolidatie en autorisaties.
• Datakwaliteit en historie. Hoe schoner het oude systeem, hoe sneller de overname.
• Koppelingen. Elke interface is een eigen mini-project met testen en beheer.
• Maatwerk. Alles wat afwijkt van het standaardmodel maakt het project en de latere updates complexer.
• Beschikbaarheid van uw mensen. Trage besluitvorming verlengt een project meer dan technische problemen.
• Gekozen route. Een voorgeconfigureerd model vraagt minder voorbereiding dan een volledig op maat ingericht traject.
• Gefaseerd of in één keer. Fasering spreidt het risico, maar kost extra coördinatie.

Een totaalplaatje van kosten is te vinden in onze gids over ERP-kosten.

Valkuilen bij AFAS-projecten

Een aantal fouten komt in de praktijk steeds terug:

1. Het standaardmodel negeren. AFAS is sterk in de kant-en-klare processen. Wie alles wil laten nabouwen zoals het in het oude pakket werkte, haalt het voordeel van een geïntegreerd systeem weg.
2. Salaris en HR te laat meenemen. Omdat AFAS dit in hetzelfde systeem biedt, is het verleidelijk dit ‘later’ te doen. Maar het raakt organisatiestructuur, functies en autorisaties, dus het hoort in het ontwerp.
3. Autorisaties onderschatten. Met een geïntegreerd pakket zien medewerkers snel te veel of te weinig. Bepaal rollen vroeg.
4. Geen eigenaar per proces. Zonder procesverantwoordelijke blijven ontwerpvragen liggen.
5. Een te krappe cut-over. Een livegang vlak voor een btw-aangifte of loonrun is vragen om stress.
6. De boekhouder buiten het project houden. Het rekeningschema, de btw-codes en de auditfile moeten kloppen voor wie uw cijfers controleert.
7. Geen afspraak over nazorg. Na de start komen de echte vragen pas boven.

Meer over typische fouten, los van AFAS, leest u in de gids over mislukte ERP-projecten.

Voor welke organisaties past welke aanpak?

Een kleiner mkb-bedrijf met gangbare processen kan prima starten met een voorgeconfigureerde route en weinig aanpassingen. Een organisatie met meerdere entiteiten, een eigen sector (bijvoorbeeld bouw, zorg of dienstverlening) of een groot aantal koppelingen heeft meestal meer aan een ervaren implementatiepartner. Op de pagina over AFAS per sector staat hoe dat per branche uitpakt.

Twijfelt u nog tussen AFAS en andere pakketten? Dan helpt een eerlijke vergelijking op de pagina alternatieven voor AFAS, en geeft de gids over ERP-implementatie in het algemeen de bredere context.

Zo komt u tot een goede start

Begin met een korte lijst van doelen, de gewenste onderdelen en de belangrijkste koppelingen. Laat daarna bij één of twee partijen een analyse doen in plaats van direct een offerte te vragen. Beoordeel de aanpak van gegevensovername, de samenstelling van het team en de nazorg, niet alleen de prijs.

Wij helpen u kosteloos bij het vinden van een integrator die past bij uw sector en omvang. U beschrijft uw situatie, wij brengen u in contact; de afspraken over het project maakt u rechtstreeks met de partner.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.