Koppelingen en integraties met AFAS: van API tot onderhoud

Een ERP-systeem staat zelden alleen. Uw webshop, uw bank, uw BI-omgeving en de applicaties van uw ketenpartners moeten gegevens uitwisselen met de administratie. Een goede AFAS connector bepaalt dan of die uitwisseling betrouwbaar loopt of elke maand handwerk oplevert. AFAS is een Nederlandse softwareleverancier met zetel in Leusden, die een alles-in-één ERP aanbiedt voor CRM, financiën, HR, salaris en orders, en inmiddels meer dan 14 000 klantorganisaties telt. Dat brede pakket verkleint het aantal koppelingen dat u nodig hebt, maar nooit tot nul.

Deze pagina gaat over de integratie met AFAS: hoe de API in elkaar zit, welke soorten koppelingen u in de praktijk tegenkomt, hoe u een koppeling goed afbakent en wie haar daarna beheert. Wilt u eerst weten wat het pakket als geheel kan, lees dan het overzicht van de AFAS-modules.

Hoe de AFAS API werkt

De AFAS API is opgebouwd rond connectoren. Dat zijn vooraf gedefinieerde toegangspunten tot uw omgeving, in twee hoofdsoorten:

• GetConnectors lezen gegevens. De definitie wordt door de gebruiker zelf samengesteld, zodat u precies de velden en filters opneemt die een externe applicatie nodig heeft.
• UpdateConnectors voegen gegevens toe, wijzigen ze of verwijderen ze, bijvoorbeeld een nieuwe verkooporder, een relatie of een boeking.

Naast deze twee kent de REST-ingang enkele speciale connectoren: de SubjectConnector, de ReportConnector, de ImageConnector, de FileConnector en de VersionConnector. Ze dienen respectievelijk voor dossieritems, rapportages, afbeeldingen, bestanden en het opvragen van de versie waarop uw omgeving draait.

REST of SOAP

U kunt de API op twee manieren aanspreken. REST wisselt gegevens uit in JSON, SOAP in XML. Een GetConnector kan daarnaast ook CSV teruggeven, handig als een rekenblad of een eenvoudige import het eindpunt is. Voor nieuwe koppelingen is REST meestal de lichtste keuze; SOAP kom je vooral tegen bij bestaande koppelingen die al jaren draaien.

Toegang en beveiliging

Een externe applicatie meldt zich niet aan met een gebruikersnaam en wachtwoord, maar met een token. Dat token genereert u in een AppConnector, waarin u ook vastlegt welke Get- en UpdateConnectors het token mag gebruiken. Zo geeft u een webshopkoppeling alleen toegang tot wat zij nodig heeft, en niet tot de salarisgegevens. Het token maakt u handmatig aan of via een eenmalig wachtwoord (OTP). Bij de REST-API gaat het Base64-gecodeerd mee in de authenticatiekop van elke aanroep.

Laat de rechten van een AppConnector altijd zo smal mogelijk instellen. Wie de salarisadministratie in dezelfde omgeving heeft, doet er verstandig aan dat met de salaris- en HR-onderdelen te toetsen voordat een tweede partij een token krijgt.

Grenzen waar u rekening mee houdt

De totale grootte van een API-aanroep is beperkt tot 75 MB, zowel bij REST als bij SOAP. Voor dagelijkse mutaties is dat ruim voldoende. Bij een eerste volledige overdracht van artikelen, relaties of historische boekingen moet de koppeling de gegevens opdelen. Dit hoort in het ontwerp, niet in de eerste productieweek.

Voor het uitproberen zijn hulpmiddelen beschikbaar via connect.afas.nl. Demo-omgevingen zijn voorbehouden aan licentiehouders. Een integrator die u wilt inhuren, moet dus werken op uw omgeving of op een testomgeving die u beschikbaar stelt.

Soorten koppelingen in de praktijk

Het woord koppeling dekt heel verschillende dingen. Onderstaand overzicht helpt bij het afbakenen van wat u precies zoekt.

Webshops en marktplaatsen

Een webshop is de koppeling die het snelst misgaat als de afbakening ontbreekt. Wie beheert het artikelstamboek: de webshop of AFAS? Waar ontstaat de klantrecord? Hoe gaat u om met een bestelling die in de shop is betaald maar in AFAS een ander btw-percentage krijgt? Voor handelsbedrijven loopt dit samen met de inrichting van voorraad en inkoop en de verkoop- en CRM-processen. Marktplaatsen voegen daar commissies, retouren en uitbetalingen aan toe, die boekhoudkundig netjes moeten landen.

Banken en betalingen

Elke Nederlandse onderneming heeft te maken met bankkoppelingen: afschriften inlezen, betaalbestanden aanmaken, openstaande posten afletteren. Dit raakt direct de financiële administratie in AFAS. Spreek met uw accountant af wie de afletterlogica controleert, en leg vast wat er gebeurt met betalingen zonder herkenbare referentie.

Facturen, Peppol en btw

Voor zakelijke facturen speelt e-factureren via Peppol een steeds grotere rol, zeker bij opdrachtgevers in de overheid en bij grotere afnemers. Een koppeling hiervoor moet niet alleen het bestand versturen, maar ook de afleverstatus terugmelden. Meer over de wettelijke achtergrond leest u op de pagina over e-factureren en ERP. Ook uw btw-aangifte hangt af van schone koppelingen: een verkeerd btw-codekeuze in een webshop of kassa komt pas bij de aangifte aan het licht. Zie daarvoor de gids over btw-aangifte en ERP.

BI, kantoorsoftware en CRM

Het AFAS-CRM is gebouwd om via API en standaardconnectoren te koppelen met e-mail, marketingtools, enquêtes en andere systemen. Het pakket zelf biedt daarnaast een samenvatting van gesprekken via Jonas, en met AFAS Pocket legt u gesprekken vast inclusief AI-samenvatting. Voor rapportage buiten AFAS is een GetConnector vaak de basis: de BI-omgeving haalt de gegevens op volgens een definitie die u zelf bepaalt. Houd de omvang van die definities in de gaten, want een rapport dat elk uur alle boekingen ophaalt, belast de omgeving onnodig.

EDI, handtekening en ketenpartners

In groothandel, productie en logistiek eisen afnemers vaak elektronische berichten. Dan gaat het niet om de AFAS-API alleen, maar om afspraken met de ketenpartner over formaten, testprocedures en foutafhandeling. Voor sectoren met veel orderverkeer, zoals groothandel of logistiek, is dat vaak de langste stap in het project.

Standaardconnector of maatwerk?

Er zijn grofweg drie routes.

1. Een connector van een partner. AFAS werkt met een partnernetwerk; de koppelingen van die partners worden grondig getest op beveiliging en werking voordat ze worden aangeboden. De partners vindt u in de gids op partner.afas.nl. Dit is de logische eerste keuze voor gangbare pakketten.
2. Een middleware- of integratieplatform. Handig als u meer dan twee systemen verbindt en niet voor elk koppelpunt een aparte oplossing wilt.
3. Maatwerk op de API. Nodig als uw proces specifiek is of het tweede systeem geen connector heeft. Meer over die route leest u bij maatwerk in AFAS.

Een eenvoudige vuistregel: kies standaard waar u kunt, maatwerk waar u moet. Elke regel eigen code is een regel die u later moet onderhouden.

Zo bakent u een koppeling af

Veel koppelprojecten lopen vast doordat het doel vaag blijft. Begin daarom met een korte beschrijving per stroom, op één pagina:

• Doel en eigenaar. Welk bedrijfsprobleem lost de koppeling op, en wie binnen uw organisatie is verantwoordelijk?
• Bronsysteem per gegeven. Welk systeem is leidend voor relaties, artikelen, prijzen en voorraad?
• Richting en frequentie. Realtime, per uur of per nacht? Eén kant op of twee kanten?
• Volumes en pieken. Denk aan een actieweek of het jaareinde, en aan de limiet van een API-aanroep.
• Foutafhandeling. Wat gebeurt er als een order wordt geweigerd? Wie krijgt de melding, en binnen welke tijd moet deze zijn opgelost?
• Testplan en acceptatie. Met welke gegevens test u, en wie tekent af?
• Beheer. Wie bewaakt de koppeling, wie past haar aan bij een nieuwe versie van AFAS of van het andere systeem?

Zo’n document is de basis voor een offerte die u kunt vergelijken. Het maakt ook helder of de inspanning bij de leverancier ligt of bij u. Hoe u de keuze voor een partner aanpakt, staat op de pagina over een AFAS-integrator kiezen.

Wie onderhoudt de koppeling?

Een koppeling is geen eenmalig product. Systemen krijgen updates, velden veranderen, en uw eigen processen wijzigen. Drie vragen horen daarom in elk contract:

• Wie is aanspreekpunt bij een storing? Bij een standaardconnector is dat meestal de leverancier ervan; bij maatwerk de bouwer of uw eigen IT. Dit sluit aan op uw afspraken voor support en onderhoud.
• Wie controleert na elke nieuwe AFAS-versie of de koppeling nog werkt? Zonder afspraak doet niemand het, tot de eerste bestelling vastloopt. Meer over de releasegang vindt u bij AFAS-versies en edities.
• Wie bewaakt de data? Een koppeling die stil faalt, is gevaarlijker dan een koppeling die zichtbaar stopt. Vraag om monitoring en meldingen naar een vast mailadres of ticketsysteem.

Vergeet de documentatie niet: welke connectoren bestaan, welke AppConnector hoort bij welk token, wie heeft de tokens aangemaakt en wanneer. Dat is ook een veiligheidsvraag. Bij het vertrek van een medewerker of leverancier moet u tokens kunnen intrekken zonder te raden wat er daarna stopt.

Koppelingen bij een nieuwe implementatie of migratie

Bij een nieuw project is de integratielijst een kernonderdeel van de planning. Maak voor de start een inventaris van elke bestaande koppeling, ook de informele: de Excel-export die elke maandag naar de boekhouder gaat, de CSV die een leverancier aanlevert. Bij een overstap vanuit een ander pakket is het slim om koppelingen niet één-op-één na te bouwen, maar te beoordelen of ze nog nodig zijn. De hoofdstukken over implementatie en migratie naar AFAS werken dit uit. Vergelijkt u AFAS nog met andere pakketten, kijk dan ook naar de koppelmogelijkheden van Exact Online of naar de pagina met alternatieven voor AFAS.

Een passende integrator vinden

Wij zijn niet verbonden aan AFAS of aan een integrator; wij brengen u in contact met een partij die bij uw project past. U beschrijft uw koppelingen, uw sector en uw regio, en wij zoeken een integrator die ervaring heeft met precies die combinatie. Hoe dat in zijn werk gaat, ziet u bij hoe het werkt. De dienst is gratis voor u.

Heeft u al een lijst met systemen die moeten worden gekoppeld, dan scheelt dat veel tijd in de eerste gesprekken. Zet per systeem op een rij wat het doet, wie het beheert en welke gegevens eruit of erin moeten. Met dat overzicht kan een integrator snel zien of het gaat om een standaardconnector, een middleware-oplossing of maatwerk, en kunt u de voorstellen eerlijk naast elkaar leggen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.