AFAS in Nederland: hoe goed past het pakket bij Nederlandse regels?

Wie op zoek is naar AFAS in Nederland stelt eigenlijk twee vragen. Past het pakket bij een Nederlands mkb-bedrijf, en hoe zeker is het dat de Nederlandse verplichtingen goed zijn afgedekt? Op deze pagina toetsen we de lokalisatie van AFAS en de AFAS-compliance per verplichting. We zeggen erbij wat uit openbare informatie blijkt en wat u door uw integrator moet laten bevestigen.

AFAS is een Nederlands pakket, maar dat is geen garantie

AFAS is een Nederlandse softwareleverancier met het hoofdkantoor in Leusden. Het bedrijf levert een alles-in-één ERP met CRM, financiën, HR, salaris en orders, en meldt meer dan 14 000 klantorganisaties en ongeveer 680 medewerkers. Voor een directeur, financieel manager of IT-verantwoordelijke is het logisch om daaruit af te leiden dat Nederlandse regels er standaard in zitten.

Dat is een redelijk uitgangspunt, maar geen contractuele zekerheid. Een voorbeeld: dat het pakket btw kan verwerken, zegt niet of uw specifieke situatie met verlegde btw, een eigen rekeningschema of een bijzondere periode goed loopt. Behandel de lokalisatie daarom als een lijst met punten die u een voor een afvinkt, niet als een eigenschap van het merk.

Heeft u nog geen overzicht van de ERP-markt, begin dan bij het overzicht van AFAS en vergelijk het met de andere pakketten op deze site.

Wat bedoelen we met lokalisatie van AFAS?

Bij de localisatie van AFAS gaat het om vier lagen. Ze zijn voor een Nederlands bedrijf bepalend voor de kwaliteit van de implementatie.

• Taal en valuta. Het pakket werkt voor Nederlandse gebruikers in het Nederlands en rekent in euro. Bij leveranciers of klanten in het buitenland kijkt u extra naar valutakoersen en vreemde-valutarekeningen.
• Rekeningschema. Nederlandse bedrijven werken vaak met een schema dat hun boekhouder of accountant vertrouwd vindt. Bespreek vóór de start welke indeling u gebruikt en hoe dat in de grootboekstructuur terugkomt.
• Btw-codes. Het btw-model moet de Nederlandse tarieven en de bijzondere situaties aankunnen.
• Rapportages en aangiften. Denk aan de btw-aangifte, de auditfile en de loonaangifte, plus de afstemming met uw accountant.

Op de pagina over boekhouding en financiën in AFAS leest u hoe de financiële module in de praktijk is opgebouwd.

Btw in AFAS: tarieven en aangifte

AFAS noemt op zijn financiële pagina de btw-verwerking en het centraal onderhouden van standaard wettelijke processen. Het precieze bereik per situatie blijft iets voor uw intégrator, dus vraag dat expliciet na.

Het Nederlandse btw-stelsel kent meerdere regimes die het pakket moet kunnen onderscheiden:

Verkoopt u artikelen met verschillende tarieven, dan moet elk tarief afzonderlijk worden bijgehouden. Moderne boekhoudsoftware doet dat doorgaans automatisch, maar controleer het met uw eigen artikelstructuur.

Let ook op wijzigingen. Sinds 1 januari 2026 valt logies onder het btw-tarief van 21 % in plaats van 9 %, terwijl losse onderdelen zoals ontbijt of zwembad op 9 % blijven. Werkt u in de horeca of toerisme, dan is dat een concrete toets: wie past de btw-codes aan, en wanneer?

Aangiftetermijnen en software

De aangifte moet op tijd worden ingediend: bij een maandaangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand erna, bij een kwartaalaangifte op de vaste data voor elk kwartaal (voor 2026 onder meer 30 april en 31 juli). Wie via boekhoudsoftware aangeeft, kan dat doen vanaf de 24e van de maand vóór het einde van de periode; eerder versturen levert een foutmelding op. Vraag uw integrator of de aangifte vanuit AFAS rechtstreeks wordt verstuurd of dat een tussenstap nodig is.

Meer over dit onderwerp vindt u in onze gids over software voor de btw-aangifte.

E-factureren en Peppol met AFAS

Op dit punt geeft AFAS de duidelijkste informatie. Scan & Herken zit standaard in het pakket en haalt automatisch gegevens uit pdf-facturen. Daarnaast treedt AFAS op als Peppol-serviceprovider voor het uitwisselen van elektronische facturen.

Waarom is dat belangrijk?

• Wie goederen of diensten levert aan het Rijk, moet elektronisch factureren. Logius beheert de koppelingen en standaarden, en de Basisfactuur Rijk bepaalt de minimale gegevens, zoals KVK-nummer, btw-nummer, OIN en IBAN.
• De Rijksoverheid ontvangt niet langer facturen in de oude SI-UBL 1.2-standaard.
• Voor zakelijke transacties tussen Nederlandse ondernemers heeft het kabinet e-facturatie verplicht gesteld vanaf 1 juli 2030, met een digitale rapportageverplichting aan de fiscus vanaf 1 juli 2031 (ondernemers onder de KOR zijn vrijgesteld).

De KVK adviseert ondernemers na te gaan of hun boekhoudsoftware e-facturen kan versturen en ontvangen, en dat te bespreken met hun leverancier en boekhouder. Dat geldt ook voor AFAS. Vraag uw integrator minstens deze punten te bevestigen:

1. Welke berichttypen loopt u via Peppol (facturen, orders)?
2. Is het formaat aangepast aan wat uw publieke klanten eisen?
3. Hoe worden afgekeurde berichten teruggemeld?

Een uitgebreidere uitleg staat op de pagina over e-factureren in ERP.

Auditfile en bewaarplicht

De auditfile (XAF)

De Auditfile Financieel is een genormaliseerd XML-formaat met de gegevens die nodig zijn voor een fiscale controle. De Belastingdienst heeft het ontwikkeld samen met de SRA en softwareleveranciers. De meeste Nederlandse boekhoudpakketten ondersteunen het, vaak als menuoptie, en de Belastingdienst raadt leveranciers aan het formaat in te bouwen.

Voor AFAS vinden wij in de beschikbare bronnen geen expliciete bevestiging. Behandel de auditfile daarom als een punt dat uw integrator moet laten aantonen: vraag een proefexport uit een testomgeving en laat uw accountant die beoordelen. Het portaal van de Belastingdienst meldt bovendien een versie XAF 4.03, dus informeer ook welke versie AFAS levert en wie de update doet.

De bewaarplicht

Een Nederlands bedrijf moet zijn administratie 7 jaar bewaren. Voor vastgoedgegevens en voor leveringen onder de Unieregeling of het importregime (éénloket) geldt 10 jaar. Het bewaarplicht-ERP-vraagstuk draait niet om opslagruimte maar om vindbaarheid:

• Facturen mogen digitaal worden bewaard, mits de weergave getrouw en volledig is en de echtheidskenmerken behouden blijven.
• De bewaarde stukken moeten binnen redelijke tijd controleerbaar zijn.
• De basisgegevens (debiteuren, crediteuren, inkoop- en verkoopadministratie, grootboek) bewaart u altijd 7 jaar.
• De termijn gaat pas lopen zodra een gegeven niet meer actueel is.

Voor AFAS geldt: de bewaring zelf is een inrichtingskeuze (hosting, archivering, rechten, back-ups). Bespreek met uw integrator waar documenten staan, hoe lang, en wat er gebeurt bij een migratie. Zie ook AFAS-koppelingen voor de documentstromen met externe systemen.

Salaris en loonaangifte

AFAS levert ook een salarismodule. Het pakket bevat meer dan 200 cao's, met automatische wettelijke updates binnen het systeem. Voor een bedrijf met personeel is dat een belangrijk onderdeel van de lokalisatie.

Daarbij komt de loonaangifte. Een werkgever dient maandelijks of per vier weken aangifte loonheffingen te doen en heeft daarvoor een loonheffingennummer nodig. Tot en met 10 werknemers kan dat met de software van de Belastingdienst via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Daarboven is commerciële software nodig die Digipoort ondersteunt, plus een PKIoverheid-certificaat. Laat uw integrator bevestigen hoe de aangifte vanuit AFAS wordt verzonden, en wie het certificaat beheert. Meer over de module leest u bij salaris en HR in AFAS.

Overzicht: verplichting en dekking door AFAS

AFAS-partners: wie voert het werk uit?

AFAS werkt volgens eigen zeggen niet met resellers of distributeurs. Het partnernetwerk telt vier categorieën: dienstverlenende partners, AFAS Experts (gecertificeerde personen), implementatiepartners (gecertificeerde organisaties) en koppelpartners. Voor u betekent dat: de rol van uw gesprekspartner verschilt. Een implementatiepartner richt het pakket in, een koppelpartner bouwt een verbinding met een ander systeem.

Wij zijn niet gelieerd aan AFAS of aan een van zijn partners. Hoe de bemiddeling werkt, leest u op de pagina hoe het werkt. Wilt u weten waar u op moet letten bij de keuze, lees dan een AFAS-integrator kiezen.

Datalekken en privacy

Vergeet bij de compliance niet de AVG. Een datalek meldt u binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ieder datalek wordt bovendien in een eigen register vastgelegd, ook als melden niet verplicht was, en betrokkenen worden geïnformeerd als de melding nodig was. Niet melden kan een boete opleveren. Bij een ERP dat salaris- en klantgegevens bevat, hoort dit proces in het inrichtingsplan: wie ontdekt, wie meldt, wie legt vast?

Checklist vóór ondertekening

1. Laat per verplichting in de bovenstaande tabel de dekking schriftelijk bevestigen.
2. Vraag een demonstratie met uw eigen btw-situaties, inclusief vrijstellingen en nultarief.
3. Laat uw accountant een proefexport van de auditfile beoordelen.
4. Spreek af wie bij wetswijzigingen de aanpassingen uitvoert en test.
5. Leg vast waar documenten worden bewaard en hoe ze worden teruggevonden.
6. Controleer de planning en de verantwoordelijkheden in de implementatie van AFAS.

Voor een overzicht van alle verplichtingen waar een Nederlands bedrijf mee te maken heeft, kunt u terecht op wettelijke verplichtingen en ERP.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.