Wie een training AFAS zoekt, wil meestal twee dingen weten: wat biedt de leverancier zelf, en hoe zorgt u dat uw medewerkers het systeem na de livegang ook daadwerkelijk gebruiken. Een goed ingericht pakket levert weinig op als de boekhouder terugvalt op Excel of de personeelsadministratie belangrijke taken buiten het systeem blijft doen. Deze pagina laat zien hoe u AFAS leert kennen, welke certificeringen er bestaan en hoe u de opleiding inplant in het project.
AFAS is een Nederlandse softwareleverancier uit Leusden die een alles-in-één ERP aanbiedt voor onder meer CRM, financiën, HR, salaris en orders. Het bedrijf geeft aan meer dan 14.000 organisaties als klant te hebben. Door die brede dekking leren gebruikers uit uiteenlopende afdelingen in dezelfde omgeving werken, en dat maakt de opleiding anders dan bij een pakket dat alleen de boekhouding afdekt.
Wat biedt AFAS zelf aan opleidingen?
AFAS heeft een eigen opleidingsaanbod voor klanten, te vinden via het klantenportaal. Drie onderdelen zijn voor de meeste organisaties relevant.
Implementatievaardigheden voor beginners
De cursus Implementatievaardigheden duurt 2 dagen en is bedoeld voor mensen die weinig of geen ervaring hebben met Profit, het AFAS-pakket. AFAS ziet deze cursus als eerste stap om superuser of applicatiebeheerder te worden. Dat past bij de rol die u intern nodig heeft: iemand die de inrichting begrijpt, vragen van collega’s opvangt en wijzigingen kan doorvoeren zonder voor elke kleinigheid een externe partij in te schakelen.
AFAS Academy
De AFAS Academy biedt hbo-trajecten voor Finance en HRM, die 22 tot 25 weken duren. Deelnemers ontvangen een erkend certificaat van de Hogeschool Windesheim. Dat is vooral interessant voor een financieel medewerker of HR-professional die het systeem diepgaand wil beheersen en zijn vakkennis wil combineren met de manier waarop AFAS processen afhandelt.
Het L3-abonnement
Het abonnement L3 (Leven Lang Leren) geeft toegang tot meer kennis en opleidingen dan de basiscursussen. AFAS richt zich daarbij onder meer op organisaties die AFAS voor een deel zelf beheren. Heeft u een eigen applicatiebeheerder die wijzigingen doorvoert, dan loont het om te bekijken of dit abonnement uw kennisopbouw ondersteunt. Laat u het beheer grotendeels over aan een partner, dan is het minder dwingend.
AFAS certificering: wie is gecertificeerd en waarom is dat belangrijk?
Bij het zoeken naar een AFAS certificering komt u twee niveaus tegen: de gecertificeerde persoon en de gecertificeerde organisatie. Het partnernetwerk van AFAS kent vier categorieën: dienstverlenende partners, AFAS Experts (gecertificeerde individuen), implementatiepartners (gecertificeerde organisaties) en koppelpartners. AFAS geeft aan niet te werken met resellers of distributeurs.
Wie AFAS Expert wil worden, stuurt een presentatievideo in en doet daarna een kennistest. Elk jaar moet een Expert vijf klantreferenties aanleveren om de status te behouden, en AFAS zelf beslist over de certificering. De toetsen bestrijken onder meer:
- Product en proces, met negen specialisaties waaronder CRM, Finance en HR;
- Data support, voor integratie en migratie;
- projectmanagement;
- branchekennis, bijvoorbeeld bouw en uitzendbranche.
De licentie voor een AFAS Expert kost 150 € per maand. Daarin zitten een ERP-licentie met demonstratieomgeving, gratis cursussen, vermelding op de partnersite en het recht om de AFAS-merken commercieel te gebruiken.
Wat betekent dit voor u? Een certificering zegt iets over de kennis van de adviseur, niet over de passendheid bij uw bedrijf. Vraag bij een offerte wie het project daadwerkelijk uitvoert, welke specialisaties die persoon heeft en welke ervaring er is in uw branche. Meer over die keuze leest u in AFAS-integrator kiezen en in de algemene gids ERP-integrator kiezen.
Wie moet wat leren?
Een veelgemaakte fout is iedereen dezelfde training geven. Maak onderscheid naar rol.
| Rol | Doel van de training | Moment |
|---|---|---|
| Projectleider intern | Begrijpen hoe het project verloopt en hoe keuzes samenhangen | Vóór de start |
| Applicatiebeheerder / superuser | Inrichting, autorisaties en wijzigingen kunnen beheren | Gedurende de inrichting |
| Sleutelgebruikers per afdeling | Eigen proces vertalen naar het systeem en testen | Tijdens inrichting en test |
| Eindgebruikers | Dagelijkse taken uitvoeren in het nieuwe systeem | Kort voor de ingebruikname |
| Management | Dashboards lezen, goedkeuren, sturen op cijfers | Rond oplevering |
De sleutelgebruiker is uw belangrijkste investering
Sleutelgebruikers zijn de collega’s die het systeem eerder dan anderen leren kennen en daarna de rest meenemen. Kies mensen die hun eigen proces goed kennen en gezag hebben bij collega’s, ook al zijn ze niet de meest technische. Geef hen ruimte in hun agenda: een sleutelgebruiker die de training erbij moet doen, haakt halverwege af.
Eindgebruikers: kort, praktisch, op de eigen taak
Eindgebruikers hebben geen behoefte aan een tour langs alle modules. Een medewerker inkoop wil weten hoe een bestelling wordt aangemaakt en goedgekeurd; een salarisadministrateur wil de maandelijkse verloning kunnen draaien. Laat daarom trainen met uw eigen voorbeelden uit de testomgeving. Meer over de afzonderlijke onderdelen vindt u op de pagina’s over boekhouding en financiën, verkoop en CRM en salaris en HR.
Een trainingsplan per projectfase
Een training die pas op de laatste dag wordt ingepland, komt altijd te laat. Verweef de opleiding met de projectfasen. Hoe de fasen zelf verlopen, staat in de implementatie van AFAS en in de algemene gids ERP-implementatie.
Voorbereiding
- Bepaal wie de sleutelgebruikers en de applicatiebeheerder worden.
- Laat beginners de basiscursus volgen, zodat ze in de inrichtingssessies kunnen meepraten.
- Leg vast welke vaardigheden u later intern wilt hebben en welke u bij de partner laat.
Inrichting en test
- Sleutelgebruikers werken mee aan de inrichting en beoordelen de uitkomsten aan de hand van hun eigen processen.
- Zij oefenen in de testomgeving met echte situaties: een afwijkende factuur, een correctie op een orderregel, een mutatie in het personeelsdossier.
- Leg bevindingen vast, zodat ze doorwerken in de handleidingen en de eindgebruikerstraining.
Training eindgebruikers
- Groepen per rol, niet per afdeling door elkaar.
- Korte sessies met oefeningen, geen lange presentaties.
- Handleidingen op basis van uw eigen inrichting, niet alleen de standaarddocumentatie.
Livegang en nazorg
- Sleutelgebruikers zijn de eerste aanspreekpunten op de werkvloer.
- Plan vervolgsessies zodra gebruikers de eerste vragen uit de praktijk hebben; dan blijft de kennis het best hangen.
- Bekijk na enige tijd welke taken nog buiten het systeem gebeuren en train gericht bij.
Opleiding voor Nederlandse bedrijven: waar let u op?
Een Nederlands mkb-bedrijf werkt met eigen, vaste ritmes: de btw-aangifte, de jaarrekening met de accountant, de loonaangifte en steeds vaker e-factureren. Plan de training dus niet in de week van de aangifte of rond de jaarafsluiting, want dan ontbreekt de tijd om te oefenen. Betrek ook uw boekhouder of accountant: als die in het systeem meekijkt of exporteert, moet die weten waar de gegevens staan. Achtergrond vindt u in de gids over btw-aangifte in uw ERP en over e-factureren met uw ERP.
Voor financiering van opleidingskosten geven de gegevens die wij hanteren geen vaste regeling. Reken de trainingskosten daarom mee in het projectbudget en vraag uw accountant welke fiscale behandeling bij uw situatie past. Over de totale kosten van een traject leest u meer op AFAS-prijzen en in de gids ERP-kosten.
Verandermanagement: het draagvlak bepaalt het resultaat
Trainen is geen verandermanagement. Een medewerker kan prima weten hoe het systeem werkt en toch bij het oude blijven, omdat niemand uitlegt waarom de werkwijze verandert. Besteed daarom aandacht aan:
- Het waarom. Leg per afdeling uit wat er beter wordt: minder dubbel invoeren, snellere afsluiting, minder fouten.
- Zichtbaar sponsorschap. De directie of financieel directeur laat zien dat het project ertoe doet, ook als er vertraging dreigt.
- Ruimte om te oefenen. Plan tijd in; trainingen na werktijd werken zelden.
- Luisteren naar weerstand. Vaak wijst bezwaar op een proces dat niet goed is vertaald. Neem het serieus en pas aan waar het kan.
- Eigenaarschap. Maak de applicatiebeheerder en sleutelgebruikers expliciet verantwoordelijk voor de doorlopende verbetering.
Het verband met mislukte trajecten is groot: veel projecten lopen vast op gebruik, niet op techniek. Zie veelgemaakte fouten in een ERP-project voor typische valkuilen.
Zelf aan de slag: AFAS leren in de praktijk
Wie AFAS wil leren zonder meteen een volledig project te starten, kan het beste in drie stappen werken. Begin met de basiscursus voor beginners, vraag daarna een demonstratieomgeving aan de hand van uw eigen processen en laat een kandidaat-partner laten zien hoe uw dagelijkse taken in het pakket verlopen. Zo ziet u meteen hoe intuïtief het systeem voor uw team is. Vergelijk dat desgewenst met andere pakketten via alternatieven voor AFAS.
Staat de keuze voor AFAS al vast? Kijk dan ook naar support en onderhoud: wie na de livegang het beheer deels zelf doet, heeft meer baat bij een doorlopend opleidingsplan dan wie alles uitbesteedt.
Hulp bij de keuze van een partner
Niet elke partner geeft evenveel aandacht aan training. Laat in de offerte vastleggen welke opleiding is inbegrepen, voor welke rollen, in welke omgeving en met welke documentatie. Ons platform is gratis en onafhankelijk van elke leverancier; wij brengen u in contact met een gecertificeerde integrator die past bij uw project. Hoe dat werkt, leest u onder hoe werkt het.
Veelgestelde vragen
Waar kan ik een training AFAS volgen?
AFAS biedt zelf opleidingen aan via zijn klantenportaal, van een cursus voor beginners tot trajecten in de AFAS Academy. Daarnaast verzorgt uw implementatiepartner meestal training op uw eigen inrichting, met uw eigen processen. Het beste werkt een combinatie: basiskennis van de leverancier en toepassing op maat van de partner.
Wat is een AFAS Expert en is dat hetzelfde als een AFAS certificering?
Een AFAS Expert is een individu dat door AFAS is gecertificeerd na een video-presentatie en een kennistest; AFAS beslist over de certificering. De status moet elk jaar worden onderhouden met vijf klantreferenties. Een implementatiepartner is daarentegen een gecertificeerde organisatie. Voor u als klant is het vooral een kwaliteitssignaal bij de keuze van een partner.
Hoe leer ik AFAS als ik nog geen ervaring heb met Profit?
Begin met de cursus Implementatievaardigheden van twee dagen, bedoeld voor mensen met weinig of geen ervaring met Profit. Het is de eerste stap richting superuser of applicatiebeheerder. Daarna oefent u in uw eigen testomgeving met echte processen, zodat de kennis blijft hangen.
Wat is het L3-abonnement van AFAS?
L3 staat voor Leven Lang Leren en geeft toegang tot meer kennis en opleidingen dan de basiscursussen. Het is vooral interessant als uw organisatie AFAS voor een deel zelf beheert en dus doorlopend kennis moet opbouwen. Of het zinvol is, hangt af van hoeveel beheer u intern houdt.
Wie in mijn organisatie moet worden opgeleid?
Minimaal een of twee sleutelgebruikers per afdeling, een applicatiebeheerder en alle eindgebruikers voor hun eigen taken. Sleutelgebruikers nemen deel aan inrichting en test, eindgebruikers krijgen training kort voor de ingebruikname. Vergeet het management niet: dashboards en autorisaties zijn ook hun zaak.
Bronnen
- AFAS Software
- AFAS Partner, aanmelden als Expert
- AFAS Klantportaal, opleidingen
- AFAS Klantportaal, L3
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.