AFAS of een ander ERP-pakket: de alternatieven op een rij

Wie op zoek is naar een alternatief voor AFAS, doet dat meestal om een concrete reden: het pakket past niet meer bij de groei, de sector vraagt andere functies, of een vergelijking met de markt hoort simpelweg bij een zorgvuldig selectietraject. Deze pagina helpt u die afweging te maken. We beschrijven eerst wat AFAS is en voor wie het uitstekend werkt, daarna wanneer een AFAS concurrent beter aansluit, en we eindigen met een overzichtstabel.

Wat AFAS is, en waarom het vaak de maatstaf is

AFAS Software is een Nederlandse leverancier met het hoofdkantoor in Leusden. De leverancier noemt zich een aanbieder van ERP waarin CRM, financiën, HR, salaris en orderverwerking in één omgeving samenkomen. Volgens AFAS gebruiken meer dan 14 000 organisaties de software, en ontvangen 3,8 miljoen werknemers elke maand hun loonstrook via het platform. Het bedrijf telt naar eigen zeggen ongeveer 680 medewerkers en draagt het B Corp-keurmerk.

Het aanbod bestaat uit drie pakketten:

• AFAS SB: basisboekhouding voor ondernemers.
• AFAS Direct: voor het mkb, met CRM, financiën, projecten en orderbeheer.
• AFAS ERP: de volledige oplossing, aangevuld met functionaliteit voor specifieke sectoren.

Die samenhang is de grote kracht. Het pakket is niet opgebouwd uit losse modules van verschillende herkomst, maar uit één platform. Voor organisaties die veel mensen, uren en contracten beheren, is dat een duidelijk voordeel. Een uitgebreider beeld van de onderdelen vindt u op de pagina over de modules van AFAS.

Wanneer AFAS de juiste keuze is

Voordat u op zoek gaat naar iets anders, is het eerlijk om te benoemen waar AFAS uitblinkt.

Dienstverlening en handel in het mkb

AFAS Direct richt zich op drie profielen. Dienstverleners met vijf of meer medewerkers krijgen projectbeheer, een salesfunnel, boekhouding, CRM en urenregistratie. Handelsbedrijven met vijf of meer medewerkers krijgen orders, voorraad, boekhouding, CRM en inkoop en verkoop. Accountants vanaf één medewerker krijgen onder meer de aangiftes inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, de btw-aangifte en ICP, boekhouding, AFAS SB voor hun cliënten en abonnementen. Hoort uw organisatie in een van die groepen thuis, dan is AFAS vrijwel altijd een serieuze kandidaat. Meer over dit segment leest u in onze gids over ERP voor het mkb en bij de sectoren waarin AFAS sterk is.

Organisaties waar personeel de kern is

AFAS biedt ook sectorgerichte HRM- en payrolloplossingen voor het mkb, de zorg, het onderwijs, de detailhandel, de groothandel en overheidsorganisaties. Payroll Cloud is bedoeld voor accountantskantoren en kent drie rollen op één platform: salarisadministrateurs in de backoffice, werkgevers via het portaal OutSite en medewerkers via de app AFAS Pocket. Voor een organisatie met veel personeel of een accountantskantoor met een salarisdienst is dat een sterke combinatie. Zie ook salaris en HR in AFAS.

Overheid

In de zomer van 2024 introduceerde AFAS een ERP voor gemeenten en provincies. Het bevat onder meer het BTW-compensatiefonds, een module voor vaste activa met annuïtaire afschrijving en rente conform het BBV, en de Iv3-rapportage richting het Rijk. Order-to-cash, contractbeheer, projecten, inkoop, fiscale compliance, abonnementen, documentbeheer en workflows zitten in één systeem. Voor lokale overheden is dat een bijzonder specifiek aanbod, dat internationale pakketten niet zonder maatwerk evenaren.

Wanneer u verder moet kijken dan AFAS

Een pakket kan prima zijn en toch niet bij u passen. Dit zijn de situaties waarin een vergelijking met andere systemen het meest oplevert.

Zware productie en complexe voorraadprocessen

AFAS heeft functionaliteit voor productie, maar organisaties met complexe stuklijsten, meerdere productiestappen of strenge traceerbaarheid vergelijken vaak ook met Odoo, Business Central of SAP Business One. Bekijk daarvoor onze pagina's over ERP voor productiebedrijven en ERP voor de voedingsindustrie, en het onderdeel productie in AFAS.

Meerdere landen, valuta en entiteiten

Zodra uw groep in meerdere landen opereert, met eigen wetgeving, valuta en intercompany-boekingen, verschuift de vraag. AFAS is sterk verankerd in de Nederlandse praktijk. Voor een internationale structuur ligt het vergelijken met Oracle NetSuite, SAP Business One of Microsoft Dynamics 365 Business Central voor de hand.

Een Microsoft-georiënteerd IT-landschap

Werkt uw organisatie dagelijks met Teams, Excel, Power BI en Microsoft 365, dan kan Business Central aantrekkelijk zijn omdat het in dezelfde wereld thuishoort. Een gedetailleerde afweging vindt u in de vergelijking Odoo of Business Central.

Behoefte aan maximale aanpasbaarheid

Wie veel eigen processen wil inrichten en liever zelf bepaalt hoe het systeem eruitziet, kijkt vaak naar Odoo. Lees ook onze gids over open source ERP voor de voor- en nadelen van die aanpak, en bekijk wat maatwerk in AFAS wel en niet kan.

Een compacte, gerichte boekhoudoplossing

Heeft u vooral een solide boekhouding met facturatie en voorraad nodig, zonder uitgebreid HR-pakket? Dan is Exact Online een bekend alternatief in Nederland. Onze pagina over Exact Online geeft een beeld van wat het pakket biedt.

De alternatieven kort besproken

Exact Online

Een bekende Nederlandse cloudoplossing voor boekhouding en bedrijfsprocessen, met een groot netwerk van accountants en partners. Het is een logische vergelijking voor mkb-bedrijven die vooral financiën, facturatie en voorraad willen stroomlijnen. Dat de aangiftes en het contact met de boekhouder soepel lopen, speelt hier mee.

Odoo

Een modulair pakket met een open kern, dat u stap voor stap kunt uitbreiden. De flexibiliteit is groot, maar de kwaliteit van het resultaat hangt sterk af van de integrator die het inricht. Zie de pagina over Odoo.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Een cloud-ERP van Microsoft voor het mkb en middelgrote bedrijven, met veel koppelingen binnen het Microsoft-landschap. Meer over de keuzes leest u op de pagina over Business Central.

SAP Business One

Een ERP-pakket van SAP voor kleinere en middelgrote organisaties, vaak gekozen door bedrijven in productie en handel die ook de SAP-wereld willen betreden. Zie SAP Business One.

Oracle NetSuite

Een cloud-ERP van Oracle, vooral interessant voor groeiende organisaties met meerdere entiteiten en internationale ambities. Meer op de pagina over Oracle NetSuite.

Overzicht per criterium

Onderstaande tabel is kwalitatief en geeft geen scores. Ze helpt u bepalen welke pakketten u in de eerste ronde vergelijkt.

Wilt u twee pakketten rechtstreeks naast elkaar leggen, gebruik dan de vergelijkingen Odoo en SAP Business One, SAP Business One en Business Central of NetSuite en Business Central. Een bredere selectie staat in onze lijst met de beste ERP-systemen voor het mkb.

Zo maakt u de keuze

Een overstap of een eerste keuze verdient een gestructureerde aanpak. Dit zijn de stappen die we in de praktijk het nuttigst vinden.

1. Leg uw processen vast. Wat moet het systeem doen op het gebied van verkoop, inkoop, voorraad, projecten, salaris en financiën? Een programma van eisen maakt het verschil tussen een vergelijking op gevoel en een vergelijking op feiten.
2. Kijk naar de regels waar u aan moet voldoen. Denk aan de btw-aangifte, de auditfile, e-facturatie via Peppol en de salarisverplichtingen. Onze gidsen over wettelijke verplichtingen van een ERP en e-factureren geven houvast.
3. Splits wat u wilt behouden van wat u wilt veranderen. Bij een bestaande AFAS-omgeving is de vraag vaak niet of het pakket slecht is, maar of de inrichting nog klopt. Een audit van uw AFAS-omgeving kan dan goedkoper en sneller zijn dan een volledige migratie.
4. Weeg de verhuiskosten mee. Gegevens overzetten, medewerkers opleiden en processen aanpassen kosten tijd. Lees voor de migratie vanuit AFAS wat daarbij komt kijken.
5. Kies de partner, niet alleen het pakket. De uitkomst hangt sterk af van de integrator die het project uitvoert. Onze gids een ERP-integrator kiezen helpt u met de selectiecriteria.

Veelgemaakte denkfouten bij het zoeken naar een alternatief

"Een ander pakket lost mijn problemen op." Veel knelpunten komen voort uit de inrichting, niet uit het pakket. Een nieuw systeem met dezelfde slecht beschreven processen levert dezelfde frustraties op. Lees ook onze gids over fouten in ERP-projecten.

"Hoe meer functies, hoe beter." Een rijk pakket dat niemand benut, kost vooral onderhoud. Kies wat bij uw processen past.

"De goedkoopste offerte is de beste." Zonder gelijke uitgangspunten zijn offertes niet vergelijkbaar. Vraag integrators om dezelfde scope te prijzen en vergelijk daarna.

"Alles moet in één systeem." Soms is een sterke koppeling tussen twee goede pakketten beter dan één compromis. Bekijk de mogelijkheden onder koppelingen met AFAS.

Hulp bij uw vergelijking

ERP Integrator is een gratis service die u in contact brengt met een gecertificeerde integrator die past bij uw project. Wij zijn niet gelieerd aan een softwareleverancier en leggen geen voorkeur op. De integrator voert het project uit; wij zorgen voor de juiste match. Hoe dat in zijn werk gaat, ziet u op de pagina hoe het werkt. Wilt u eerst uw regio of de beschikbare expertise in uw buurt bekijken, kijk dan bij de provincies.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.