Voorraadbeheer met Business Central: van inkoop tot verzending

Voor veel Nederlandse groothandels, webwinkels en productiebedrijven is voorraadbeheer het deel van het ERP-systeem waar het verschil tussen goed en slecht ingericht het snelst zichtbaar wordt. Een verkeerd voorraadsaldo betekent een gemiste levering, een te hoge inkoop of een boekhouder die aan het einde van het jaar niet kan aansluiten. Voorraadbeheer in Business Central is daarom geen losse module, maar een samenspel van artikelen, locaties, inkoop, verkoop en financiële boekingen. Deze pagina laat zien hoe dat samenspel werkt en waar u bij de inrichting op moet letten.

Microsoft rekent inkoop en voorraad tot de kernmodules die een functioneel consultant configureert, naast financieel beheer, verkoop en vaste activa. Wie een overzicht van alle onderdelen zoekt, vindt dat bij de modules van Business Central.

Artikelen en varianten als fundament

Alles begint bij de artikelkaart. Daarop legt u vast wat het artikel is (voorraadartikel, dienst of niet-voorraadartikel), hoe het wordt ingekocht en verkocht, welke eenheden gelden en hoe de kostprijs wordt bepaald. De kwaliteit van die stamgegevens bepaalt grotendeels hoe betrouwbaar de rest wordt.

Een paar punten die in de praktijk vaak mis gaan:

• Eenheden: koopt u per pallet in en verkoopt u per stuk, dan legt u dat vast met artikeleenheden, niet met handmatige omrekening.
• Varianten: voor kleding, schoenen of onderdelen in meerdere maten of kleuren gebruikt u artikelvarianten, zodat voorraad per variant zichtbaar is zonder voor elke maat een apart artikel aan te maken.
• Alternatieven en vervangers: een artikel dat niet meer leverbaar is, kunt u koppelen aan een opvolger, zodat orderverwerkers niet hoeven te zoeken.
• Leveranciersgegevens per artikel: het artikelnummer van de leverancier, de levertijd en de standaardinkoopprijs vergemakkelijken het bestellen.

Neem het opschonen van artikelen serieus als u overstapt vanaf een ander pakket. Dubbele of verouderde artikelen nemen bijna altijd mee naar het nieuwe systeem als niemand ze tegenhoudt; de pagina over migratie naar Business Central gaat hier dieper op in.

Magazijnen, locaties en bins

Business Central werkt met locaties als basis. Een locatie kan een heel magazijn zijn, maar ook een winkel, een bestelbus of een externe opslag. Per locatie bepaalt u hoeveel detail u wilt vastleggen.

Voor een bedrijf met één magazijn en een paar medewerkers is een eenvoudige locatie met bins vaak genoeg. Een distributiecentrum dat meerdere ploegen draait, heeft baat bij gestuurde processen. Kies niet automatisch het zwaarste niveau: elke extra stap in het proces kost bij elke order tijd van uw medewerkers.

Ontvangsten en verzendingen

Bij een eenvoudige inrichting boekt u een inkooporder rechtstreeks in. Met magazijnontvangsten en -verzendingen scheidt u het werk van de inkopers en de magazijniers: de ontvanger ziet alleen wat verwacht wordt, de verzamelaar alleen wat gepickt moet worden. Opberg- en verzamelopdrachten sturen het fysieke werk aan, en bij afwijkingen blijft de oorspronkelijke bestelling zichtbaar.

Heeft u zowel een webwinkel als een groothandelskanaal, dan helpt het om de verzending apart in te richten. Lees hiervoor ook de sectorpagina's over ERP voor e-commerce en ERP voor de groothandel.

Partijen, serienummers en traceerbaarheid

Voor producten waarvan u moet kunnen aantonen waar ze vandaan komen, werkt Business Central met artikeltracering. U bepaalt per artikel of het op partijnummer, serienummer of beide wordt gevolgd. Bij elke inkoop- of verkoopregel wijst u de nummers toe, en het systeem bewaart de keten.

In de praktijk levert dat drie voordelen op:

1. Terughalen: bij een kwaliteitsprobleem ziet u welke klanten een bepaalde partij hebben ontvangen.
2. Garantie: met serienummers koppelt u een retourmelding aan de oorspronkelijke verkoop.
3. Houdbaarheid: voor levensmiddelen legt u vervaldatums vast, zodat de oudste partij als eerste de deur uitgaat.

Werkt u in de voedingsindustrie, dan sluit dit aan op de eisen van uw afnemers en toezichthouders; de pagina ERP voor de voedingsindustrie werkt dat verder uit.

Aanvullen van voorraad: van signaal naar bestelling

Een vol magazijn kost geld, een leeg magazijn kost klanten. Business Central biedt per artikel een aanvulmethode, waarmee u kiest hoe tekorten worden gesignaleerd. Gangbare keuzes zijn een minimale en maximale voorraad, een vaste orderhoeveelheid, of aanvullen op basis van de vraag uit verkooporders en productieorders.

Het systeem rekent vervolgens met levertijden en bestaande orders en maakt voorstellen via het inkoopwerkblad of het planningswerkblad. De inkoper beoordeelt die voorstellen, past leverancier of hoeveelheid aan en zet ze om in inkooporders. Dat voorkomt dat u elke ochtend handmatig door een lijst gaat, zonder dat het systeem op eigen houtje bestelt.

Een goede instelling begint met eerlijke gegevens: levertijden die de leverancier echt haalt, veiligheidsvoorraad die bij het artikel past, en een vastgestelde verantwoordelijke die de parameters periodiek herziet. Zonder dat onderhoud wordt het advies van het systeem net zo onbetrouwbaar als de oude Excel-lijst.

Inkoop en leveranciers

Het inkoopproces in Business Central loopt van offerte of bestelling via ontvangst naar factuur en betaling. Daarbij zijn een paar onderdelen belangrijk voor de dagelijkse praktijk:

• Leverancierskaart: betalingsvoorwaarden, bankgegevens, valuta en standaard boekingsgroepen staan op één plek.
• Inkooporders met goedkeuring: u kunt goedkeuringsflows instellen, bijvoorbeeld boven een bepaald orderbedrag of voor bepaalde afdelingen. Microsoft noemt goedkeuringsworkflows uitdrukkelijk als onderdeel van wat een consultant configureert.
• Rechtstreekse levering en speciale bestellingen: goederen die u niet zelf opslaat, kunt u direct van leverancier naar klant laten gaan, met behoud van de koppeling tussen verkoop en inkoop.
• Extra kosten: vracht, invoerrechten en verzekering kunnen als artikelkosten aan de ontvangst worden gekoppeld, zodat de kostprijs de werkelijke inkoopwaarde weergeeft.

Het verwerken van inkoopfacturen is het raakvlak met de boekhouding. Controleer samen met uw boekhouder of accountant hoe drieweg-matching (bestelling, ontvangst, factuur) wordt ingericht en welke tolerantie u accepteert. Voor ontvangst van elektronische facturen leest u meer in onze gids over e-factureren en Peppol en bij de boekhoudmogelijkheden van Business Central.

Inventarisatie en tellingen

Voor de jaarafsluiting wilt u de voorraad kunnen tellen en met het systeem vergelijken. Business Central kent daarvoor het inventarisatiejournaal: het genereert een lijst van de verwachte aantallen, u voert de getelde aantallen in en het systeem boekt de verschillen.

Naast een jaarlijkse telling werken veel bedrijven met doorlopende telling (cycle counting): elke week een deel van het assortiment, bijvoorbeeld de snelle lopers of artikelen met een hoge waarde. Zo wordt een afwijking snel ontdekt, niet pas bij de balans. Spreek vooraf af wie telt, wie controleert en wie de correctie mag boeken, want een voorraadcorrectie raakt direct het resultaat.

Voorraadwaardering en koppeling met de boekhouding

Elke voorraadmutatie heeft een financiële tegenhanger. Per artikel kiest u de kostprijsmethode, zoals FIFO, gemiddelde kostprijs, standaardkostprijs of specifieke kostprijs. Via boekingsgroepen koppelt u de mutaties aan de grootboekrekeningen voor voorraad, kostprijs van de omzet en eventuele afwijkingen.

Een paar aandachtspunten:

• Kostprijs achteraf aanpassen: inkoopfacturen die afwijken van de ontvangst leiden tot een correctie van de kostprijs. Draai de aanpasroutine periodiek, zodat de voorraadwaarde actueel is.
• Sluitroutines: de voorraadwaarde in de subadministratie moet aansluiten op het grootboek. Verschillen wijzen bijna altijd op een boekingsinrichting die niet klopt.
• Dimensies: met dimensies kunt u kosten per afdeling, project of vestiging analyseren zonder extra grootboekrekeningen.

Voor de btw-aangifte zijn de voorraadbewegingen zelf minder relevant dan de inkoop- en verkoopfacturen, maar een gebrekkige inrichting van btw-boekingsgroepen merkt u wel in de aangifte. Lees daarom ook onze gids over de btw-aangifte vanuit het ERP-systeem.

Scannen, mobiel werken en vervoerders

Een magazijn dat op papier werkt, leest fouten in het systeem. Met scanners of mobiele apparaten registreert u ontvangsten, picks en tellingen op de plek waar ze gebeuren. Business Central ondersteunt het werken met mobiele apparaten en barcodes, en daarnaast zijn er toepassingen van partners in de marketplace voor intensiever magazijnwerk. Of de standaard volstaat of dat een aanvullende oplossing nodig is, hangt af van uw volumes, uw hardware en de mate van sturing die u wilt.

Voor verzending legt u vervoerders vast als verzendagent, inclusief de link naar de track-and-trace-pagina. Koppelingen die labels aanmaken of statussen terugsturen, zijn meestal een aparte toepassing of een stuk maatwerk. Bespreek dat met uw partner voordat u een vervoerder kiest, en kijk voor de technische kant bij de pagina over koppelingen en integraties en bij ERP voor logistiek.

Wanneer voorraad en productie samenkomen

Maakt u zelf producten, dan loopt de voorraad door tot in de productie. Het productiemodule (onderdeel van de Premium-uitvoering) werkt met stuklijsten, routings, werk- en machinecentra en productieorders, en is gekoppeld aan planning, voorraad, magazijn, kostprijsberekening, onderaanneming en kwaliteitsbeheer. Zo wordt een tekort aan grondstoffen zichtbaar voordat de productieorder start. De details staan op de pagina over productie in Business Central.

Praktische tips voor de implementatie

Een goed voorraadproces is zelden een kwestie van software alleen. Houd bij de inrichting deze volgorde aan:

1. Breng uw huidige processen in kaart, inclusief de uitzonderingen die in de praktijk de regel zijn.
2. Kies per locatie het niveau van detail dat u echt gebruikt.
3. Ruim artikelen, leveranciers en eenheden op vóór de overdracht.
4. Test ontvangst, verzending, retour en telling met echte orders in een proefomgeving.
5. Train de magazijnmedewerkers apart van de kantoormedewerkers, en laat de inkopers meekijken bij de eerste planningsrondes.

Meer over de aanpak, de planning en de rol van de partner leest u in het artikel over de implementatie van Business Central. Voor de kosten van licenties en uitvoering verwijzen wij naar de pagina over prijzen van Business Central, omdat de totale investering afhangt van uw omvang en wensen.

Wilt u weten welke partij in uw regio ervaring heeft met voorraad- en inkoopprocessen? Via onze werkwijze beschrijft u uw situatie, waarna wij u kosteloos in contact brengen met een geschikte integrator. Zij maken de inrichting; wij zijn niet gelieerd aan Microsoft.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.