Een audit Business Central is een onafhankelijk onderzoek van een bestaande installatie: wat is er ingericht, wat werkt, wat is kwetsbaar en wat kost u straks meer dan nodig? Het is de eerste stap als een project vastloopt, als het vertrouwen in de integrator weg is of als u een lopend traject wilt overdragen. U begint niet met een nieuwe selectie, maar met feiten over wat er al staat.
Op deze pagina leest u wanneer een audit nodig is, wat een auditor onderzoekt, hoe een projectovername of wisseling van integrator verloopt zonder dat u alles opnieuw doet, en hoe een herstelplan eruitziet. Heeft u nog geen project, begin dan bij de implementatie van Business Central.
Signalen dat een audit zich opdringt
Zelden is er één moment waarop een project mislukt. Meestal stapelen kleine signalen zich op, tot de financiële afdeling of de directie ze niet meer kan negeren. Herkent u er meerdere, dan loont een onderzoek.
- De oplevering schuift steeds op, terwijl de beloofde functionaliteit grotendeels hetzelfde blijft.
- De boekhouder of accountant krijgt de btw-aangifte of de auditfile alleen met veel handwerk rond.
- Gebruikers werken buiten het systeem om, in Excel of in losse tools, omdat het sneller gaat.
- Elke wijziging duurt lang en veroorzaakt een nieuwe fout op een andere plek.
- Er is maatwerk gebouwd waarvan niemand bij u de werking kent.
- Rapporten of inkooporders laden traag, vooral rond de maandafsluiting.
- Uw integrator reageert pas na lang aandringen, of het team wisselt voortdurend.
- Een update naar een nieuwe versie wordt steeds uitgesteld omdat niemand weet wat er breekt.
Een enkel signaal betekent weinig. Een combinatie van een vastgelopen planning, handwerk in de financiële keten en onzichtbaar maatwerk betekent bijna altijd dat de basis opnieuw moet worden beoordeeld.
Wat een audit onderzoekt
Een serieuze audit werkt met een vaste lijst onderdelen en rapporteert per onderdeel wat in orde is, wat risico loopt en wat dringend is. Dit zijn de zes terreinen die ertoe doen.
Paramatrisering en inrichting
Hier kijkt de auditor naar de opzet van het grootboek, de dimensies, de boekingsgroepen, de btw-instellingen en de nummerreeksen. Voor een Nederlands bedrijf toetst hij ook of de inrichting past bij de btw-aangifte, de ICP-opgaaf en de auditfile die uw accountant verwacht. Een standaardinstelling die ooit voor snelheid is gekozen, kan later de rapportage onbruikbaar maken. Meer over de financiële basis vindt u bij boekhouding en financiën in Business Central.
Gegevens en migratiekwaliteit
Dubbele relaties, verlopen artikelen, onjuiste openstaande posten of een openingsbalans die niet sluit: ze zijn vaak het gevolg van een haastige conversie. De auditor vergelijkt de saldi met uw administratie, controleert de stamgegevens en bekijkt of de gekozen migratiemethode herhaalbaar was. Achtergrond vindt u in het artikel over migratie naar Business Central.
Ontwikkelingen en maatwerk
Business Central laat uitbreiding toe via extensies. Dat is een kracht, maar ook de grootste bron van verborgen risico. De auditor onderzoekt of het maatwerk als extensie is gebouwd of dat het de standaard heeft aangepast, of er documentatie en broncodebeheer bestaan, en of het werk de volgende versie overleeft. Per ontwikkeling zet hij de vraag neer: is dit nog nodig, of doet de standaard het inmiddels zelf? Zie ook maatwerk in Business Central.
Prestaties en gebruik
Trage schermen hebben zelden één oorzaak. Soms ligt het aan een onhandig ontworpen extensie, soms aan een koppeling die elke minuut zware gegevens ophaalt, soms aan een inrichting die onnodig veel berekeningen triggert. De auditor meet, in plaats van te gokken, en koppelt de uitkomst aan het werkelijke gebruik: wie doet wat, op welk moment van de maand?
Beveiliging en toegang
Hier gaat het om rechtensets, scheiding van functies, beheerdersaccounts van oud-medewerkers en de rechten die uw integrator heeft. Voor een mkb-bedrijf dat onder toezicht van een accountant werkt, is functiescheiding tussen inkoop, betaling en boeking meer dan een formaliteit. De auditor controleert ook wie delegated admin is en of dat past bij de huidige samenwerking.
Versie, updates en omgevingen
Business Central online volgt een vast ritme: twee grote updates per jaar, in april en oktober, met maandelijkse kleinere updates ertussen. Een grote versie wordt in een periode van vijf maanden aan bestaande omgevingen aangeboden, gevolgd door een uitstelmaand. De auditor controleert op welke versie u zit, hoe uw omgevingen zijn ingedeeld, of er een sandbox bestaat om updates te testen en of het updatevenster bij uw bedrijfsvoering past. Meer uitleg vindt u bij versies en edities van Business Central.
| Onderdeel | Vraag die de audit beantwoordt | Typisch risico |
|---|---|---|
| Inrichting | Past de opzet bij uw btw- en rapportagevereisten? | Handwerk bij aangifte en afsluiting |
| Gegevens | Kloppen saldi en stamgegevens met de administratie? | Onbetrouwbare rapportage |
| Maatwerk | Is het gedocumenteerd en update-vast? | Breuk bij de volgende versie |
| Prestaties | Waar zit de vertraging werkelijk? | Gebruikers haken af |
| Beveiliging | Wie heeft welke rechten, en waarom? | Fraude- en auditrisico |
| Versie | Bent u binnen het updateritme van Microsoft? | Achterstand en verplichte inhaalslag |
Wat de auditor oplevert
Een bruikbaar auditrapport is geen lang verslag vol vakjargon. Het bevat een duidelijke samenvatting voor de directie, een lijst bevindingen met ernst en aanbevolen actie, en een voorstel voor volgorde en verantwoordelijkheden. Vraag er ook om dat het rapport onderscheid maakt tussen wat u zelf kunt oplossen, wat de huidige integrator moet rechtzetten en wat een nieuwe partij beter kan aanpakken.
Reprise van een project: eerst stabiliseren, dan bouwen
Als de audit laat zien dat het project te redden is, is de verleiding groot om meteen nieuwe functies te bouwen. Doe dat niet. Een projectovername verloopt het beste in drie stappen: veiligstellen, schoonmaken en pas daarna uitbreiden.
Veiligstellen
Zorg dat u zelf toegang heeft tot de tenant en de omgevingen. Bij de online variant lopen licenties via het Cloud Solution Provider-programma, dus via een partner; dat maakt de relatie met die partner contractueel belangrijk. Maak een momentopname van wat er nu staat, en leg vast welke omgevingen er zijn. Een omgeving kan binnen de door Microsoft gestelde grenzen worden teruggezet naar een eerder moment, maar dat is een vangnet en geen vervanging van een eigen back-upafspraak.
Schoonmaken
Ruim eerst op wat de audit als risico heeft aangemerkt: onjuiste data, onnodige extensies, overbodige gebruikers en rechten, onbeheerde koppelingen. Dit levert vaak meer winst op dan nieuwe functies, omdat gebruikers weer vertrouwen krijgen in de cijfers.
Uitbreiden
Pas wanneer de basis staat, pakt u de resterende functionaliteit op: bijvoorbeeld verkoop en CRM, voorraad en inkoop of koppelingen met andere systemen. Een overzicht van wat het pakket kan, staat bij de modules van Business Central.
Van integrator wisselen zonder alles opnieuw te doen
Veel directies denken dat een andere integrator betekent dat alles opnieuw moet. Dat is meestal onjuist. Business Central is een standaardproduct met een duidelijke structuur; wat uw huidige integrator heeft gebouwd, kan een nieuwe partij lezen, mits de overdracht goed is geregeld.
Zet de overstap in een vaste volgorde:
- Beschrijf waarom u wisselt: kwaliteit, bereikbaarheid, kennis van uw sector of kosten. Dat bepaalt waar u bij de nieuwe partij op let.
- Laat een audit uitvoeren door een partij die niet op de opdracht zit, zodat het rapport onafhankelijk blijft.
- Regel de contractuele kant: opzegtermijn, lopende werkorders, wie de licenties beheert en wanneer de rechten overgaan.
- Draag documentatie, broncode en toegang over met een overdrachtsprotocol en een gezamenlijke sessie.
- Laat de nieuwe partij een proefperiode draaien op een afgebakend deel, zoals support of een kleine wijziging, voordat u het hele traject overdraagt.
Een nieuwe integrator kiest u op bewijs, niet op belofte. Hoe u dat doet, leest u in de gids voor het kiezen van een integrator voor Business Central en in de algemene gids over het kiezen van een ERP-integrator. Microsoft heeft een eigen partnerdesignatie, Solutions Partner for Business Applications, waarin onder meer certificeringen en klantresultaten meetellen. Vraag dus gerust naar de certificeringen van de consultants en ontwikkelaars die aan uw project werken, maar laat uw keuze niet van een label afhangen.
Documenten en toegang die u moet terugkrijgen
Voordat u een samenwerking beëindigt, zorgt u dat u het volgende heeft. Zonder deze stukken is elke overstap duurder dan nodig.
| Wat | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Beheerrechten op de tenant | U moet zelf kunnen bepalen wie toegang heeft |
| Overzicht van omgevingen | Productie, sandbox en eventuele testomgevingen horen bij het dossier |
| Broncode en repositories van extensies | Zonder broncode kan niemand het maatwerk onderhouden |
| Functioneel ontwerp en inrichtingsdocumenten | Vastgelegde keuzes voorkomen discussies over wat afgesproken was |
| Lijst van koppelingen en geplande taken | Onzichtbare taken veroorzaken de vervelendste storingen |
| Migratiedocumenten en saldibalansen | Bewijs dat de conversie klopte |
| Openstaande werkorders en incidenten | Voorkomt dat lopende toezeggingen verdwijnen |
| Supportafspraken en contactgegevens | Bij Business Central is er altijd een partner die de eerste lijn doet |
Over dat laatste punt: Microsoft beschrijft dat elke klant een partner heeft die het technische support in eerste lijn verzorgt als gedelegeerd beheerder van de tenant en zo nodig escaleert naar Microsoft. Dat betekent dat u bij een wisseling ook de supportrol overdraagt. Microsoft behandelt storingen in het product, niet gebruiksvragen en niet het herstel van beschadigde gegevens; die horen bij training en bij uw eigen partner. Zie ook support en onderhoud en training voor gebruikers.
Het herstelplan opstellen
Het herstelplan is de vertaling van het auditrapport naar werk. Een goed plan is kort, concreet en heeft eigenaren.
- Directe risico's wegnemen: onbeveiligde accounts, kapotte koppelingen, ontbrekende back-ups.
- Fundament herstellen: inrichting corrigeren, data opschonen, openingssaldi controleren.
- Maatwerk beoordelen: wat vervalt, wat wordt herschreven, wat blijft.
- Versie bijwerken volgens het updateritme, eerst in een sandbox.
- Gebruikers opnieuw opleiden, met scenario's uit hun eigen werk.
- Besturing afspreken: wie beslist over wijzigingen, hoe vaak overlegt u en hoe meet u voortgang?
Spreek bij elke stap af hoe u weet dat hij klaar is. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar het ontbreken van een heldere opleverdefinitie is een van de belangrijkste oorzaken van projecten die blijven hangen. Meer over veelvoorkomende valkuilen leest u in fouten bij een ERP-project.
Wat een audit niet oplost
Een audit is geen toverstaf. Als het project vooral is vastgelopen omdat de eisen steeds veranderden of omdat uw eigen organisatie geen beslisser vrijmaakte, lost een nieuwe integrator dat niet op. Ook kan een audit concluderen dat Business Central niet de juiste keuze is voor uw bedrijf; dan is een alternatief voor Business Central het eerlijke vervolg. Wij zijn neutraal tussen de ERP-systemen: het doel is dat uw project werkt, niet dat u bij een bepaald pakket blijft.
Hoe wij u helpen
ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst. Wij voeren geen audit of herstel zelf uit en zijn niet gelieerd aan een softwareleverancier; wij brengen u in contact met een integrator die past bij uw situatie. Beschrijf uw project, de problemen en de gewenste uitkomst, en wij zoeken een partij met ervaring in het overnemen van lopende Business Central-trajecten. Hoe dat werkt, leest u op hoe de bemiddeling verloopt. Wilt u de lokale context zien, bekijk dan Business Central in Nederland.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een audit van Business Central zinvol?
Zodra het project structureel achterloopt, gebruikers terugvallen op Excel, de maandafsluiting steeds meer handwerk vraagt of niemand meer kan uitleggen waarom iets zo is ingericht. Ook bij een naderend wisseling van integrator of na een grote versie-update die problemen gaf, geeft een audit eerst feiten voordat u beslissingen neemt.
Kan ik van integrator wisselen zonder het project opnieuw te beginnen?
Meestal wel. Licenties lopen in de online variant via een Microsoft-partner, dus de overstap vraagt vooral om een nieuwe partnerrelatie, delegated admin-rechten en een overdracht van documentatie en broncode. Een audit bepaalt wat u behoudt en wat u herbouwt; alleen bij ernstig vervuilde data of onbeheersbaar maatwerk is een nieuwe start verstandiger.
Wat moet ik van de vertrekkende integrator terugkrijgen?
Vraag om beheerdersrechten op de tenant, een overzicht van alle omgevingen, de broncode en repositories van extensies, het functioneel ontwerp, de lijst van koppelingen met hun inloggegevens en een overzicht van geplande taken. Leg dit vast in een overdrachtsprotocol met een datum, zodat niets op mondelinge afspraken berust.
Wat kost een audit van een Business Central-installatie?
Dat hangt af van de omvang van de installatie, het aantal omgevingen, de hoeveelheid maatwerk en de diepgang die u wilt. De licentieprijzen van Microsoft zeggen hier weinig over: die betreffen het gebruik, niet het onderzoek. Een goede aanbieder stelt een afgebakende opdracht met een vooraf afgesproken rapportage voor.
Moet ik eerst updaten voordat de audit begint?
Nee. Een audit beschrijft de situatie zoals die is, inclusief een achterstand op de versie. Wel is het nuttig om te weten of de omgeving binnen het updatevenster van Microsoft valt, want online omgevingen volgen een vast halfjaarlijks ritme. Het herstelplan bepaalt daarna de volgorde van updaten en opschonen.
Bronnen
- Microsoft Learn – Business Central licensing
- Microsoft Learn – Technical support voor Business Central
- Microsoft Learn – Update rollout timeline
- Microsoft Learn – Backup en herstel van omgevingen
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.