Opleiding voor Business Central: zo leert uw organisatie het systeem gebruiken

Een nieuw ERP-systeem is pas waardevol als medewerkers het correct en met vertrouwen gebruiken. Veel projecten halen de technische livegang, maar lopen daarna vast op gewoonten, omwegen in Excel en onzekerheid bij de financiële administratie. Een doordachte Business Central opleiding voorkomt dat. Deze pagina laat zien welke leerbronnen Microsoft biedt, wie welke training nodig heeft en hoe u het opleidingsplan afstemt op de fasen van het project.

Het gaat nadrukkelijk om meer dan een demo vlak voor de livegang. Opleiding begint bij het ontwerp van de processen en loopt door tot ruim na de overgang. Wie dat vanaf het begin plant, kan Business Central sneller en met minder foutcorrecties in gebruik nemen.

Wat Microsoft zelf biedt om Business Central te leren

Wie Business Central wil leren, begint doorgaans bij de bronnen van de uitgever. Microsoft Learn bevat leerpaden, documentatie en studiegidsen. Die zijn vooral nuttig voor de projectleider, de key users en de consultants die het systeem inrichten. De documentatie beschrijft ook de lokalisatie: Microsoft levert Business Central voor Nederland rechtstreeks als lokale versie, zodat u niet afhankelijk bent van een losse app van een derde partij. Meer over de Nederlandse situatie leest u op de pagina Business Central in Nederland.

Let op het verschil tussen leren over het product en leren werken in uw eigen inrichting. De standaarddocumentatie beschrijft wat het systeem kan. Uw eigen werkinstructies beschrijven hoe uw bedrijf het gebruikt, met uw grootboekschema, uw artikelstructuur en uw goedkeuringsregels. Beide hebt u nodig.

Hoe verhoudt het zich tot de licentievorm?

Online licenties voor Business Central koopt u volgens de Microsoft-documentatie via het Cloud Solution Provider-programma, dus via een partner. Dat heeft een praktisch gevolg voor opleiding: uw partner is vaak uw eerste aanspreekpunt, ook voor vragen over wat u mag verwachten aan begeleiding. Leg vast wat in de offerte staat. De kostenopbouw bespreekt de pagina over Business Central prijzen.

Certificering: wat zegt het over uw partner?

Voor consultants bestaat de certificering Dynamics 365 Business Central Functional Consultant Associate, behaald via het examen MB-800. Volgens de studiegids moet u minimaal 700 punten scoren. De onderdelen die worden getoetst, zijn:

Voor ontwikkelaars is er de certificering Business Central Developer Associate (MB-820). Beide tellen mee voor de score waarmee Microsoft partners beoordeelt in de aanduiding Solutions Partner for Business Applications. Die aanduiding vraagt in totaal een minimale score van 70 van de 100 punten, waarvan een deel voor certificeringen.

Twee kanttekeningen zijn belangrijk als u een partner kiest:

• Een certificaat is geen garantie voor branche-ervaring. Het examen toetst kennis van het product. Of een consultant ervaring heeft met uw sector, bijvoorbeeld productie of groothandel, blijkt uit referenties en gesprekken.
• Certificeringen verlopen. Associate-, expert- en specialisatiecertificeringen vervallen elk jaar en worden verlengd met een gratis online beoordeling op Microsoft Learn. Vraag dus naar actuele certificeringen. Meer over de selectie vindt u bij een Business Central integrator kiezen.

Wilt u zelf een certificaat halen, bijvoorbeeld voor een interne ERP-beheerder? Dat is zinvol als u het beheer na het project grotendeels zelf wilt doen. Voor het bulkpersoneel is het overbodig.

Wie heeft welke training nodig?

Binnen een mkb-organisatie zijn grofweg drie groepen te onderscheiden. Elke groep heeft een andere aanpak nodig.

Projectteam en key users

Key users zijn de medewerkers die het proces van hun afdeling door en door kennen: de financieel administrateur, de inkoper, de planner, de verkoopbinnendienst. Zij nemen deel aan de ontwerpsessies, testen de inrichting en worden later de eerste hulp bij vragen. Hun training is het diepst:

• begrip van de structuur van het systeem: dimensies, boekingsgroepen, nummerreeksen en rollen;
• oefenen met eigen scenario's in een testomgeving;
• leren hoe fouten en afwijkingen worden opgespoord;
• samen met de consultant de werkinstructies voor hun afdeling schrijven.

Een goede key user is niet per se de meest ervaren medewerker, maar iemand met tijd, belangstelling en gezag bij collega's. Zorg dat die persoon tijdens het project echt ruimte krijgt. Hoe dat past in het geheel, ziet u bij de implementatie van Business Central.

Eindgebruikers

Eindgebruikers hebben geen behoefte aan alle functies, maar aan hun eigen taken: een inkooporder invoeren, een factuur boeken, een voorraadmutatie verwerken. De training werkt het best als ze in de eigen omgeving met realistische gegevens oefenen. Korte sessies per rol zijn effectiever dan één lange dag voor iedereen.

Denk aan de taakgerichte aanpak:

1. Eerst het proces in zijn geheel: waar begint het, waar eindigt het, wie is erbij betrokken?
2. Daarna de handelingen in het systeem, stap voor stap.
3. Vervolgens zelf oefenen met opdrachten uit de dagelijkse praktijk.
4. Tot slot de uitzonderingen: creditnota's, correcties, retouren.

Beheerders en IT

Wie het systeem beheert, moet de gebruikersrechten, de omgevingen en de uitbreidingen kennen. Als u kiest voor maatwerk of koppelingen, hoort daar ook kennis van integraties bij. Leg vast wie na de oplevering waarvoor verantwoordelijk is.

Trainingsplan per projectfase

Een opleiding die alleen in de laatste week voor livegang plaatsvindt, komt te laat. Het onderstaande schema laat zien hoe de training zich verhoudt tot de fasen van het project. De duur hangt af van de omvang van uw organisatie en het aantal modules, daarom noemen we hier bewust geen vaste termijnen.

Waarom de eerste afsluiting zo belangrijk is

De eerste periode- of jaarafsluiting in het nieuwe systeem is een natuurlijk toetsmoment. De boekhouder en de accountant willen zien dat de administratie klopt, dat de btw-aangifte correct uit het systeem komt en dat de audittrail op orde is. Plan daarom een nazorgsessie vlak voor en na de eerste afsluiting. Daar komen de vragen boven die in de testfase nog niet speelden. De financiële kant komt uitgebreid aan bod op de pagina over boekhouding en financiën in Business Central.

Praktische vormen van training

Er is niet één beste manier om te trainen. Veel organisaties combineren meerdere vormen:

• Klassikale sessie op locatie. Goed voor de start en voor het bespreken van processen die afdelingen verbinden.
• Online sessie. Handig bij meerdere vestigingen, zoals bedrijven die verspreid zijn over verschillende provincies.
• Werkplekbegeleiding. Een consultant of key user zit naast de gebruiker tijdens de eerste werkdagen na livegang.
• Eigen handleidingen en korte instructievideo's. Ze blijven bruikbaar voor nieuwe medewerkers en na wisselingen van personeel.
• Zelfstudie via Microsoft Learn. Vooral geschikt voor key users, beheerders en consultants.

Wat niet werkt: alle training in één dag proppen, gebruikers oefenen laten in een lege omgeving zonder realistische gegevens, of de opleiding volledig uitbesteden zonder dat intern iemand de kennis overneemt.

Conduite du changement: de mensen achter het systeem

Opleiding is een onderdeel van verandermanagement, maar niet hetzelfde. Medewerkers die jarenlang met een vertrouwd pakket of spreadsheets hebben gewerkt, moeten niet alleen nieuwe handelingen leren, maar ook een andere manier van werken accepteren. Een paar principes helpen:

1. Leg uit waarom. Vertel wat het systeem oplost: minder dubbel invoeren, snellere maandafsluiting, beter zicht op voorraad.
2. Betrek gebruikers vroeg. Wie meedenkt over het ontwerp, ervaart het systeem als van henzelf.
3. Maak key users zichtbaar. Collega's stellen een vraag liever aan iemand van de eigen afdeling.
4. Zorg voor een duidelijke bezetting op het moment van livegang. Plan die niet in een drukke periode of op het moment van de btw-aangifte.
5. Meet en stuur bij. Kijk na de livegang waar gebruikers vastlopen, en pas instructies of training aan.

Een systeem kan technisch perfect zijn ingericht en toch teleurstellen als het gebruik achterblijft. Bij een overname van een bestaand project kan een audit van een lopend Business Central-project laten zien of tekortkomingen in opleiding de oorzaak zijn.

Financiering van opleidingskosten

Voor Nederland hebben wij geen bevestigd feit over een specifieke subsidie of regeling die Business Central-training dekt. We noemen daarom geen regelingen. Voor de planning kunt u het volgende doen:

• Neem de opleiding expliciet op in het projectbudget, naast licenties, inrichting en koppelingen.
• Vraag aan uw accountant of adviseur of opleidingskosten in uw situatie fiscaal of via een sectorfonds anders worden behandeld. De uitkomst hangt af van uw rechtsvorm, sector en situatie.
• Vergelijk offertes op wat precies is inbegrepen: aantal sessies, locatie, materiaal en nazorg.

Veelgemaakte fouten bij opleiding

• Te laat beginnen. Als de eindgebruikers pas kort voor livegang voor het eerst met het systeem werken, ontstaat paniek.
• Alleen de leverancier laten trainen. Zonder eigen key users blijft de kennis bij de partner, en moet u voor elke vraag terug.
• Geen testomgeving met echte gegevens. Oefenen met voorbeeldgegevens uit een demo-omgeving geeft weinig vertrouwen.
• Het onderhoud vergeten. Bij nieuwe versies verandert de interface en komen er functies bij. Houd de instructies bij en plan korte opfriscursussen. Informatie over updates vindt u bij versies en edities en support en onderhoud.
• Geen overdracht aan nieuwe medewerkers. Maak een eenvoudig inwerkprogramma, zodat nieuwe collega's niet afhankelijk zijn van wie toevallig tijd heeft.

Hoe ERP Integrator u helpt

Wij zijn geen opleider en voeren zelf geen projecten uit. ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst: u beschrijft uw project, en wij brengen u in contact met een erkende integrator die bij uw situatie past. Vraag die integrator in het eerste gesprek hoe de training is opgezet: wie traint, in welke vorm, hoe vaak en met welke materialen. Hoe de bemiddeling werkt, ziet u op hoe het werkt. Meer over het totale traject staat in onze gids over ERP-implementatie.

Twijfelt u nog tussen systemen? Dan helpt de vergelijking Odoo of Business Central bij de keuze, waarbij ook de leercurve voor uw team een rol speelt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.