Business Central modules en functionaliteiten per bedrijfsonderdeel

Wie de modules van Business Central naast elkaar legt, ziet geen losse pakketten maar één samenhangend systeem voor mkb-bedrijven. Microsoft Dynamics 365 Business Central bundelt financiën, verkoop, inkoop, voorraad, projecten en meer in één database, met een platform eromheen waarop extensies kunnen worden aangesloten. Deze pagina loopt de functionaliteiten van Business Central domein voor domein langs en zegt er eerlijk bij wat standaard is en wat een extensie of een partner vraagt.

Hoe Business Central is opgebouwd

Business Central kent geen verzameling aparte producten die u één voor één aanschaft. Het is één applicatie waarin de onderdelen dezelfde klant-, artikel- en grootboekgegevens delen. Wat u wel kiest, is de editie en het aantal gebruikers.

Volgens Microsoft bevatten de betaalde edities Essentials en Premium allebei: onbeperkt aantal gebruikers, aanpasbaarheid en uitbreidbaarheid, meerdere omgevingen, meerdere bedrijven, financiën, verkoop en marketing, inkoop, voorraad, supply chain planning, projectbeheer en magazijnbeheer. Alleen Premium voegt servicebeheer en productie toe.

Dat verklaart waarom een handelsbedrijf of dienstverlener vaak uitkomt bij Essentials, terwijl een producent of een bedrijf met onderhoudscontracten naar Premium kijkt. Over de kosten leest u meer op de pagina Business Central prijzen.

Overzicht: domein en module

Financiën en boekhouding

Het financiële deel is het hart van Business Central. De studiegids voor het examen MB-800, het bewijs van vakbekwaamheid voor functioneel consultants, noemt financieel beheer als eerste onderdeel dat een consultant inricht, samen met dimensies, goedkeuringsworkflows, banken en afschrijvingen.

Voor uw administratie betekent dit:

• een grootboek met dimensies, zodat u kosten en opbrengsten naar afdeling, project of productlijn kunt snijden zonder een eindeloze rekeningenlijst;
• bankkoppelingen en bankafstemming;
• goedkeuringsworkflows voor inkoopfacturen en betalingen;
• vaste activa met afschrijvingen.

Voor Nederland telt vooral de lokale kant: de btw-aangifte, de auditfile en het verwerken van elektronische facturen. Microsoft levert de lokalisatie van Business Central zelf voor onder meer Nederland. Wat die lokalisatie precies voor uw btw-aangifte, uw rekeningschema en uw bankformaten dekt, hoort bij de intake met uw boekhouder of accountant. Meer daarover in Business Central voor boekhouding en financiën. Wettelijke achtergrond staat in onze gids over btw-aangifte en ERP.

Verkoop, marketing en klantbeheer

De verkoopmodule beheert klanten, offertes, orders, leveringen en facturen. Voor een mkb-bedrijf met een vaste klantenkring is dat vaak voldoende: u ziet per klant openstaande orders, saldo en historie, en een verkoopfactuur volgt uit de order.

Verwacht geen volledig CRM-pakket met campagnemotor en uitgebreide leadfunnels in de basis. Wie meer wil, bouwt verder op het platform of koppelt een CRM-oplossing. Wat dat in de praktijk vraagt, staat op de pagina over verkoop en CRM in Business Central.

Inkoop en leveranciers

Inkooporders, ontvangsten en inkoopfacturen lopen in dezelfde keten als de voorraad en het grootboek. Een ontvangen levering verhoogt de voorraad en maakt een voorlopige kostenboeking; de leveranciersfactuur sluit die af. Goedkeuringsworkflows laten u bepalen wie boven welke grens akkoord moet geven, zonder dat u daar code voor schrijft.

Voor het ontvangen van facturen in een digitaal formaat speelt in Nederland het thema e-factureren. Of u Peppol of een ander formaat kunt gebruiken, hangt af van de lokalisatie en van eventuele extensies. Lees e-factureren en ERP voor de context en bespreek het concreet met de integrator.

Voorraad, planning en magazijn

Voorraadbeheer in Business Central omvat artikelen met varianten, locaties, voorraadbewegingen en waardering. Daarbovenop staat supply chain planning, die op basis van vraag en voorraad voorstelt wat u moet bestellen of produceren.

Magazijnbeheer is een eigen onderdeel in beide betaalde edities. Het regelt ontvangst, opslag en verzending per magazijn. Voor bedrijven met handscanners, meerdere magazijnlocaties of sterk geautomatiseerde pickroutes is vaak een aanvullende oplossing nodig; dat hangt af van het proces, niet van de licentie alleen.

Een voorbeeld: een groothandel in installatiemateriaal met twee magazijnen gebruikt de standaardfuncties voor voorraadlocaties en planning, en voegt een extensie toe voor het scannen bij orderpicken. De details staan op de pagina voorraad en inkoop in Business Central.

Productie

Productie hoort alleen bij de Premium-editie. Volgens de documentatie van Microsoft werkt de productiemodule met productiestuklijsten, routings, werkcentra en machinecentra en productieorders. Ze verbindt zich met planning, voorraad, magazijn, kostprijsberekening, onderaanneming en kwaliteitsbeheer.

Voor een machinefabrikant of een voedingsproducent dekt dat de kern: wat gaat erin, welke stappen volgen, welke capaciteit is beschikbaar en wat kost het. Vragen als tracering per batch, koppeling met machines op de werkvloer of strikte kwaliteitsregistratie vragen meestal extra inrichting of een extensie. Zie productie in Business Central voor de uitwerking.

Projecten en diensten

De projectmodule volgt uren, materialen en kosten per project. Dat is bruikbaar voor een adviesbureau, een installateur of een bouwbedrijf dat per project wil zien wat er is gerealiseerd ten opzichte van de begroting.

Servicebeheer, met serviceorders voor onderhoud en reparatie, is net als productie voorbehouden aan Premium. Heeft u serviceonderhoud bij klanten als aparte omzetstroom, dan hoort dat in de editiekeuze mee te wegen.

Personeel en salaris

Business Central kent medewerkersgegevens en het verwerken van kosten per medewerker. Een volledige Nederlandse loonadministratie, met loonaangifte en alles wat daarbij komt kijken, is geen onderdeel van de basis. De gebruikelijke route is een koppeling met een salarisverwerker of een specialistische extensie. Welke route past bij uw personeelsomvang, bekijkt u op de pagina over salaris en HR in Business Central.

Rapportage, Copilot en mobiel gebruik

Naast de bedrijfsonderdelen heeft Business Central platformfuncties:

• Rapportage: standaardrapporten en analyses in het systeem, aan te vullen met Microsoft-hulpmiddelen voor maatwerkdashboards.
• Copilot en agents: de MB-800-studiegids noemt het configureren van Copilot en de ingebouwde agents van Business Central als competentie van een consultant. Vraag de integrator welke functies voor uw versie en regio beschikbaar zijn voordat u erop rekent.
• Microsoft Teams en Microsoft 365: gebruikers met alleen een Microsoft 365-licentie kunnen in Teams Business Central-gegevens inzien wanneer die met hen zijn gedeeld.
• Mobiel en web: Business Central is vanuit de browser en op tablet en telefoon te gebruiken. Voor het magazijn of de winkelvloer bestaat de apparaatlicentie hieronder.

Licenties bepalen wat een gebruiker mag

De module is één ding, de licentie een ander. Microsoft beschrijft betaalde licenties voor Essentials, Premium, Team Member en External Accountant, plus leestoegang via Microsoft 365-licenties als aanvulling op Premium of Essentials. Op de Amerikaanse prijspagina staat Essentials op 80 USD per gebruiker per maand, Premium op 110 USD en Team Members op 8 USD, telkens jaarlijks gefactureerd. Microsoft zegt zelf dat het uiteindelijke bedrag kan afwijken per valuta, land en regionale variant; reken dus niet op deze dollarbedragen voor uw begroting in euro's.

Twee regels uit de licentiedocumentatie zijn praktisch:

• Team Member: deze gebruiker heeft alleen toegang tot de objecten die zijn licentie toestaat. Zelfs met SUPER-rechten van de beheerder gaan de licentierechten voor.
• Device: meerdere gebruikers mogen om beurten een apparaat gebruiken, zoals een kassa, een werkplekpc in de productie of een magazijnterminal. Het aantal tegelijk ingelogde gebruikers uit de groep Dynamics 365 Business Central Device Users is gelijk aan het aantal gekochte apparaatlicenties.

Wat is standaard en wat vraagt een extensie?

Een nuchtere indeling helpt bij uw programma van eisen:

Extensies komen uit de Marketplace en worden door partners ontwikkeld. Voor landen waar Microsoft geen eigen lokalisatie levert, geldt dat ook voor de lokale basis. Voor Nederland levert Microsoft de lokalisatie zelf, wat de basis eenvoudiger maakt; de lokale details zijn toch iets om vooraf te toetsen. Op de pagina Business Central in Nederland vindt u dat verder uitgewerkt.

Van modules naar uw projectplan

Een modulelijst zegt weinig als u niet weet welke processen u moet ondersteunen. Begin daarom bij uw eigen bedrijfsproces: wat moet er in de boekhouding, hoe loopt een order, wat verwacht uw accountant? Pas daarna vertaalt u dat naar modules, edities en extensies.

Heeft u koppelingen met een webshop, een bank of een branchesysteem? Lees dan koppelingen met Business Central. Moet er iets worden gebouwd dat niet in de standaard zit, dan hoort dat bij maatwerk.

ERP Integrator is geen integrator en niet verbonden met Microsoft. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past; die integrator voert het traject uit en stemt de modulekeuze af op uw situatie.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.