Business Central per sector: van industrie tot logistiek

Wie Microsoft Dynamics 365 Business Central voor de industrie of een andere branche overweegt, wil weten of het pakket past bij het eigen proces. Een algemene productbeschrijving helpt daar weinig bij. Deze pagina loopt de belangrijkste sectoren langs: wat Business Central standaard dekt, waar een extensie of een gespecialiseerde partner nodig is en welke vragen u uw integrator stelt voordat u tekent.

Hoe Business Central zich tot sectoren verhoudt

Business Central is een algemeen ERP-systeem voor het mkb. De basis bestaat uit financiën, verkoop, inkoop, voorraad en vaste activa, aangevuld met productie, projecten en service. Een sectorversie bestaat niet als aparte uitvoering: de sectorspecifieke functies komen uit de standaardmodules, uit extensies van derden en uit maatwerk van uw integrator. Een overzicht van de onderdelen vindt u bij de modules van Business Central.

Microsoft noemt zelf als sectoren van zijn klanten: professionele dienstverlening, consumptiegoederen, productie, handel, zorg, horeca, transport en logistiek en de financiële sector. Dat laat de breedte zien. Het zegt niet dat elke sector zonder aanpassing uit de voeten kan. Gebruik de lijst dus als vertrekpunt voor uw eigen toets, niet als garantie.

Wat is "standaard" en wat niet?

Een praktische indeling helpt bij elke sector:

Hoe meer u in de onderste lagen moet zoeken, hoe belangrijker de keuze van de partner. Meer daarover leest u op de pagina over maatwerk in Business Central.

Business Central industrie: productiebedrijven

Voor de industrie is de productiemodule het vertrekpunt. Die zit in de Premium-editie en werkt met productiestuklijsten, werkgangen, werkcentra en machinecentra en productieorders. Ze koppelt aan planning, voorraad, magazijn, kostprijsberekening, onderaanneming en kwaliteitsbeheer. Voor een mkb-maakbedrijf met een duidelijke stuklijststructuur is dat een solide basis. De details staan op de pagina over productie in Business Central, en de branchebrede achtergrond vindt u bij ERP voor de productie.

Wat de standaard goed afdekt

• Productiestuklijsten en werkgangen met kostprijsopbouw.
• Productieorders die gekoppeld zijn aan inkoop en voorraad.
• Capaciteit op machine- en werkcentra.
• Onderaanneming, voor werk dat u bij derden laat uitvoeren.

Wat vaak een extensie of specialist vraagt

• Producten die per klant worden geconfigureerd, met veel varianten.
• Realtime registratie op de werkvloer, waarvoor een koppeling met een MES gebruikelijk is.
• Geavanceerde fijnplanning bij veel gedeelde machines.
• Strenge kwaliteits- of certificeringseisen in bijvoorbeeld de medische of luchtvaartketen.

Vragen aan uw integrator

1. Welke van mijn productvarianten kunt u met stuklijsten en varianten beheren, en waar begint maatwerk?
2. Hoe verloopt de registratie van uren en materiaal op de werkvloer, en met welke koppeling?
3. Wie onderhoudt de extensies bij een nieuwe versie van Business Central?

Business Central voor groothandel en distributie

Een groothandel leeft van inkoop, voorraad en snelle orderverwerking. Juist daar is Business Central sterk: het combineert inkooporders, voorraadlocaties, verkooporders en financiën in één systeem, zodat verkoop en inkoop dezelfde actuele cijfers zien. Hoe dat werkt, leest u bij voorraad en inkoop in Business Central. Voor de bredere context is er de pagina over ERP voor de groothandel.

Waar het in de Nederlandse praktijk om draait:

• Prijsafspraken. Klantspecifieke prijzen, kortingen en staffels moeten kloppen met uw contracten.
• EDI en orderberichten. Grote afnemers en leveranciers verwachten gestructureerde berichten in plaats van e-mail.
• Btw en e-factureren. Intracommunautaire leveringen en elektronische facturen horen bij het dagelijks werk; zie ook e-factureren via ERP.
• Vervoer. Koppelingen met vervoerders en pakketdiensten zijn zelden standaard.

Vraag uw integrator hoe uw complexste prijsafspraak in het systeem komt te staan en welke koppelingen al bestaan. De mogelijkheden voor koppelingen staan op de pagina over integraties van Business Central.

E-commerce en webwinkels

Webwinkels draaien om voorraadnauwkeurigheid, orderstroom en retouren. Business Central beheert artikelen, voorraad, verkoop en financiën, terwijl de webshop meestal een apart platform blijft. De koppeling daartussen bepaalt het succes: wanneer worden voorraden doorgegeven, waar worden prijzen beheerd, hoe komen retouren terug in de boekhouding?

Controleer bij elke aanbieder van een webshopkoppeling:

• of de synchronisatie in één of twee richtingen werkt;
• hoe fouten zichtbaar worden voor uw medewerkers;
• wie de koppeling onderhoudt bij een update van de webshop of van Business Central.

Bij een snelgroeiend assortiment of veel marktplaatsen loont het om de volume-eisen vooraf te laten beproeven.

Dienstverlening en projecten

Bij dienstverleners staat de uurregistratie centraal, met projectplanning, facturatie op basis van voortgang en inzicht in marge per project. Business Central biedt functies voor projecten en resources, en integreert met de financiële administratie. Dat werkt goed voor adviesbureaus, technische dienstverleners en installateurs.

Let op bij:

• complexe facturatiemodellen, zoals termijnen, abonnementen of een combinatie daarvan;
• registratie van uren door medewerkers onderweg;
• koppelingen met salarisverwerking; daarvoor is er een aparte pagina over salaris en HR.

Aanvullende achtergrond vindt u bij ERP voor dienstverlenende bedrijven.

Bouw en installatie

In de bouw zijn projecten, onderaannemers en meerwerk de dagelijkse realiteit. Business Central dekt projectadministratie, inkoop en financiën, maar een bouwbedrijf mist al snel branchefuncties: termijnstaten, verleggingsregelingen, onderhanden werk en de afhandeling van meer- en minderwerk. Die komen vaak uit een extensie of uit maatwerk.

Vraag uw integrator expliciet naar:

• de manier waarop onderhanden werk in de boekhouding wordt verwerkt;
• de inrichting van de btw-verlegging voor onderaannemers;
• referenties in de bouw, zodat u kunt beoordelen of het team uw sector kent.

Meer sectorcontext staat bij ERP voor de bouw.

Voedingsindustrie

Voor voedingsbedrijven komen productie en voorraad samen met traceerbaarheid. Business Central kent partij- en serienummerbeheer, waarmee u artikelen door de keten kunt volgen. Of dat voldoende is voor uw kwaliteitssysteem hangt af van uw eisen: recepturen met wisselende opbrengsten, houdbaarheidsdata, allergeneninformatie en audits van afnemers vragen soms om een extensie of een branchespecialist.

Stel aan uw integrator de volgende vragen:

1. Hoe wordt een terugroepactie technisch uitgevoerd, van grondstof tot klant?
2. Waar legt het systeem houdbaarheid en allergenen vast?
3. Welke extensie hanteert u voor recepturen, en hoe verloopt de ondersteuning ervan?

Zie ook ERP voor de voedingsindustrie.

Transport en logistiek

Transport- en logistieke bedrijven werken met ritten, magazijnen en doorlooptijden. Business Central kan het financiële en administratieve deel goed afdekken, en biedt functies voor magazijnbeheer. Voor een volwaardig transportmanagementsysteem of een geavanceerd warehouse-proces is meestal een gespecialiseerde extensie of een aparte applicatie nodig, gekoppeld aan Business Central.

Houd rekening met:

• de scheiding tussen operationele software (TMS, WMS) en het ERP voor financiën en facturatie;
• de datakwaliteit tussen beide systemen;
• de rol van de integrator als regisseur van de totale keten.

Meer lees u bij ERP voor logistiek.

Zorg en andere sectoren

Microsoft noemt ook zorg, horeca en de financiële sector onder zijn klanten. Voor die sectoren geldt dezelfde regel: de standaard dekt de administratie, terwijl sectorspecifieke wet- en regelgeving en branchefuncties van de extensie of de partner moeten komen. Check altijd of de partner ervaring heeft met de regels die voor uw sector in Nederland gelden.

Zo toetst u Business Central aan uw sector

Een sectorclaim van een leverancier is pas bruikbaar als u hem aan uw eigen processen toetst. Gebruik de volgende werkwijze:

1. Beschrijf uw kernprocessen in een programma van eisen, per afdeling en met de uitzonderingen.
2. Vraag een demonstratie op uw eigen cases, geen standaarddemo. Laat de integrator uw lastigste order, stuklijst of project laten zien.
3. Splits af wat standaard, extensie en maatwerk is. Dat bepaalt kosten, risico en onderhoud. Over kosten leest u meer bij prijzen van Business Central.
4. Vraag naar sectorreferenties en beoordeel de kennis van het team, niet alleen het product.
5. Leg afspraken over onderhoud vast, zeker voor extensies.

Een goede integrator vertelt u ook wat niet past. Hoe u de juiste partner herkent, staat op de pagina over een integrator kiezen voor Business Central.

Lokaal: het Nederlandse mkb

Nederlandse bedrijven stellen eisen die in elke sector terugkomen: btw-aangifte, een auditfile voor de accountant, aansluiting op Peppol voor e-facturen en koppelingen met de boekhouder. Microsoft levert de lokalisatie voor Nederland zelf mee, dus de basis is aanwezig. De sectorspecifieke invulling blijft het werk van uw partner. Vraag in elk gesprek hoe de Nederlandse eisen en de sectorfuncties samen worden ingericht.

Hoe wij u helpen

Wij zijn geen integrator en leveren geen software. Wij brengen u kosteloos in contact met een ERP-integrator die past bij uw sector en projectomvang. Stuur uw aanvraag in en u ontvangt een voorstel van een partner die uw branche kent.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.