Business Central koppelen: connectoren, API en integraties

Wie zoekt naar een connector voor Business Central, zoekt meestal naar een antwoord op een bedrijfsvraag: hoe komen orders uit de webshop in de administratie, hoe lezen we bankafschriften in, hoe krijgt de directie cijfers in een dashboard? De techniek is daarbij ondergeschikt. Toch bepaalt de gekozen route (standaard-API, app uit Marketplace of maatwerk) hoeveel een koppeling kost om te bouwen en vooral om in stand te houden.

Deze pagina laat zien welke integratieroutes Business Central kent, welke koppelingen Nederlandse mkb-bedrijven het vaakst nodig hebben en hoe u een koppeling zo kadert dat de beheerder bekend is voordat de eerste regel code bestaat. Het overzicht van de oplossing zelf vindt u bij Microsoft Dynamics 365 Business Central.

De drie routes: API, app of maatwerk

Elke integratie met Business Central komt neer op een van drie routes. Het is nuttig om ze naast elkaar te zetten voordat u offertes vergelijkt.

Een eerlijke vuistregel: begin bij de standaard, ga pas naar maatwerk als een proces echt afwijkt en leg het onderhoud vast. Meer over de maatwerkkant leest u op de pagina over maatwerk in Business Central.

De API van Business Central

Business Central biedt een REST-API (v2.0) om de ERP te verbinden met oplossingen van derden. Online staan de API's standaard aan, dus u hoeft geen aparte module te kopen om te beginnen. Voor een ontwikkelaar die al met REST-diensten werkt, is de drempel laag.

Wat u over de API moet weten

• Uitbreiden kan niet in de standaard-API. Wilt u een extra veld meesturen, dan kopieert u de AL-code en maakt u een eigen API. Dat is geen drama, maar het is wel maatwerk dat bij elke versie-update opnieuw getest moet worden.
• Er gelden limieten. De OData V4-limieten worden per gebruiker toegepast: vijf gelijktijdige verzoeken, honderd verbindingen en een schuivend venster van zesduizend verzoeken per vijf minuten. Wie daarboven komt, krijgt HTTP-code 429 terug.
• SOAP is geen basis voor nieuw werk. Microsoft raadt API of OData aan en wijst SOAP aan als dienst die vervalt. Laat een nieuwe koppeling dus niet daarop bouwen.

Die limieten zijn de reden dat een koppeling die elke minuut de volledige artikelstand ophaalt, op een gegeven moment vastloopt. Een goede koppeling haalt wijzigingen op en verwerkt fouten met een nieuwe poging op een later moment, in plaats van te blijven aandringen.

Microsoft Marketplace en de Connectivity Apps

Online breidt u Business Central uit met apps (extensies) die u uit Microsoft Marketplace installeert. In de pagina's Connectivity Apps en Banking Apps staan apps die verbinding leggen met externe diensten, bijvoorbeeld om banktransacties te importeren. Die pagina's bestaan sinds release wave 2 van 2022.

Dat maakt de zoektocht naar een connector voor Business Central eenvoudiger dan in de tijd van losse scripts, maar het neemt de keuze niet weg. Vraag bij elke app:

1. Welk proces dekt de app precies, en welke stappen blijven handwerk?
2. Wie is de uitgever en hoe loopt de ondersteuning bij een fout?
3. Wat gebeurt er met de koppeling bij de volgende grote versie van Business Central? Lees daarvoor ook de pagina over versies en edities.
4. Hoe wordt de app gelicentieerd, en staat dat in de totaalkosten? Zie prijzen van Business Central.

Koppelingen die Nederlandse bedrijven het vaakst vragen

Webshops en marktplaatsen

Voor webshops is de Shopify-connector de best gedocumenteerde route. Hij synchroniseert producten, voorraad, klanten, orders, verzendingen, transacties en uitbetalingen tussen Shopify en Business Central. Meerdere winkels zijn mogelijk, en de orders uit webshops, Shopify POS en B2B komen binnen.

Een paar details die in de praktijk tellen:

• Artikelen synchroniseren in twee richtingen, met afbeeldingen, varianten, streepjescodes, labels en metavelden.
• U kunt kenmerken, marketingteksten en vertalingen exporteren, handig als u ook in Duitsland of België verkoopt.
• De geëxporteerde prijzen zijn gebaseerd op de klantprijsgroepen en kortingen die u kiest.
• Synchronisatie van producten, voorraad, orders en verzendingen kunt u via de taakwachtrij op de achtergrond laten draaien, met gedetailleerde logboeken voor het opsporen van fouten.

Voor andere webshopplatformen en marktplaatsen zoekt u een app in Marketplace of laat u een koppeling bouwen via de API. Wat de keuze voor u betekent bij een online verkoopmodel, staat op de pagina ERP voor e-commerce.

Bank en betalingen

Bankkoppelingen zijn vrijwel altijd het eerste wat een financieel directeur wil. De Banking Apps in Business Central bieden apps om banktransacties te importeren; de boekhouder boekt de regels vervolgens af in de administratie. Voor de dagelijkse praktijk is de vraag minder welke app, en meer: hoe herkent het systeem een betaling aan een openstaande factuur, en wat gebeurt er met afwijkende bedragen?

Voor online betalen geldt hetzelfde. Een betaalprovider levert de transactie en de uitbetaling; de koppeling moet beide terugbrengen naar de debiteurenadministratie. Hoe dat in Business Central werkt, leest u bij boekhouding en financiën.

E-factureren, Peppol en de btw-aangifte

Voor Nederland is dit het onderdeel waar lokale kennis het verschil maakt. Microsoft levert de lokalisatie van Business Central rechtstreeks voor een lijst van eenentwintig landen, waaronder Nederland. Dat dekt de basis van de Nederlandse administratie, maar niet automatisch elke wens rondom e-facturen of Peppol: dat loopt vaak via een extensie van een partner of een koppeling met een gespecialiseerde dienst. Laat uw integrator per proces aantonen wat standaard is en wat een aanvullende app of koppeling vraagt.

Wat u wettelijk moet kunnen, vindt u op wettelijke verplichtingen voor ERP, e-factureren in uw ERP en de btw-aangifte met uw ERP. Voor de lokalisatie in het algemeen: voor landen buiten de lijst van Microsoft bestaan lokalisatie-apps van partners in Marketplace. In Nederland hoeft u dus niet naar een partner-app, maar het is goed om dat verschil te kennen als u dochterondernemingen in andere landen aansluit.

Kantoorsoftware, BI en rapportage

Business Central past in het Microsoft-landschap. Een Business Central-omgeving kunt u koppelen aan een Power Platform-omgeving van hetzelfde type (productie of sandbox). Die koppeling is exclusief en vormt het standaarddoel voor integraties met Power Platform en andere Dynamics 365-producten. Daaromheen zijn de gebruikelijke bouwstenen denkbaar: Excel voor analyse, Outlook voor documenten, Teams voor samenwerking en Power BI voor dashboards. Voor elk daarvan geldt dezelfde vraag: wat is standaard, wat is configuratie en wat is maatwerk?

Een rapportagekoppeling lijkt onschuldig, maar belast de API als iedereen live data ophaalt. Spreek af welke cijfers real-time moeten zijn en welke één keer per nacht volstaan.

EDI, handtekening en ketenpartners

Groothandel, productie en logistiek hebben vaak te maken met EDI met afnemers of leveranciers, en met documenten die digitaal worden ondertekend. Hier geldt: een gespecialiseerde dienst of app doet het zware werk, en Business Central levert en ontvangt de gegevens via de API of een extensie. Laat voor elke ketenpartner de berichtindeling, de testprocedure en de verantwoordelijke vastleggen. Sectorinformatie vindt u bij ERP voor de groothandel en ERP voor logistiek.

Een koppeling kaderen in vijf stappen

Een koppeling die goed is gekaderd, blijft werken als mensen wisselen. Dit is de volgorde die wij aanraden:

1. Beschrijf het proces, niet de techniek. Welke gegevens gaan van wie naar wie, wanneer en op welke gebeurtenis?
2. Wijs de eigenaar van elk gegeven aan. Staat de klantnaam in de webshop of in Business Central leidend? Zonder antwoord ontstaan dubbele en afwijkende gegevens.
3. Kies de route. Standaard-API, app of maatwerk, met een korte onderbouwing.
4. Bepaal het foutgedrag. Wat gebeurt er als een order niet binnenkomt? Wie krijgt de melding, en hoe herstelt men?
5. Leg het beheer vast. Monitoring, wijzigingen, testen na updates en contactpersonen staan in het contract.

Dit sluit aan op de aanpak van een implementatie van Business Central, waarin koppelingen idealiter al in de eerste fase worden benoemd. Bij een overgang vanuit een ander systeem hoort er ook een stuk over gegevensoverdracht, zie migratie naar Business Central.

Wie onderhoudt een koppeling?

Dit is de vraag die in offertes het vaakst ontbreekt. Er zijn grofweg drie situaties:

• Standaard-app: de uitgever werkt de app bij. U blijft verantwoordelijk voor de configuratie en voor het testen na een update van Business Central.
• Maatwerkkoppeling: de bouwer of een onderhoudspartner beheert de code. Zonder afspraak komt dit terecht bij wie er toevallig kennis van heeft.
• Eigen team: uw IT-afdeling beheert de koppeling. Dat werkt alleen als er documentatie is en meer dan één persoon het kan overnemen.

Welke vorm bij u past, hangt af van uw omvang en van hoe kritisch het proces is. Een webshopkoppeling die de omzet draagt, verdient een strakkere afspraak dan een rapportage die één keer per maand wordt bekeken. De regels voor dagelijks beheer staan op de pagina over support en onderhoud.

Cloud en omgevingen

Koppelingen werken anders in de cloud dan op een eigen server, onder meer door de limieten en de manier waarop omgevingen worden gescheiden. Test een nieuwe koppeling eerst in een sandbox, zeker nu een omgeving exclusief aan één Power Platform-omgeving van hetzelfde type gebonden kan zijn. Meer over de onderliggende keuzes leest u bij Business Central in de cloud.

Een integrator vinden die koppelingen beheerst

Niet elke partner is even sterk in koppelingen. Vraag om een referentieaanpak, niet alleen om een prijs: hoe documenteert men een koppeling, hoe test men na een update, en wat gebeurt er als de bouwer weg is? Onze dienst is gratis en brengt u in contact met een gecertificeerde integrator die past bij uw project; de keuze en het project blijven bij die integrator. Hoe dat verloopt, ziet u bij hoe het werkt, en de selectiecriteria staan op de pagina over een integrator voor Business Central kiezen.

Overweegt u nog een andere ERP, vergelijk dan ook hoe die met koppelingen omgaat, bijvoorbeeld Exact Online of AFAS.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.