Hosting van Business Central: kiezen tussen SaaS en on-premise

Wie een Dynamics 365 Business Central-traject voorbereidt, komt snel bij de vraag waar het systeem moet draaien. In de praktijk is Business Central cloud het uitgangspunt: Microsoft biedt het product als dienst aan, en de meeste nieuwe projecten starten daar. Toch zijn er drie hostingvormen die u serieus kunt overwegen: SaaS bij Microsoft, hosting door een partner en een installatie op eigen servers (on-premise). Deze pagina zet de verschillen op een rij, zodat u de keuze met een integrator op feiten kunt maken.

Wat is Business Central SaaS?

Business Central online is een ERP-oplossing in de cloud voor kleine en middelgrote organisaties, door Microsoft gelanceerd in april 2018. Het is opgezet als multi-tenant dienst, opgebouwd uit microservices die op Microsoft Azure draaien. Azure SQL Database vormt de database van de omgevingen. U installeert zelf geen servers, geen SQL-instanties en geen besturingssysteem: u krijgt een omgeving en werkt erin.

Voor een Nederlandse mkb-organisatie betekent dit dat uw boekhouder of financieel manager dezelfde omgeving gebruikt als de logistiek- of productiemedewerker, zonder dat u zelf serverbeheer hoeft te regelen. Hoe het systeem past bij uw administratie, leest u op de pagina over boekhouding en financiën in Business Central.

Wat Microsoft toezegt

Een SaaS-keuze is ook een keuze voor de afspraken die erbij horen. Dit staat in Microsofts documentatie:

• Voor betaalde productieomgevingen geldt een financieel gegarandeerde beschikbaarheid van 99,9 %, met financiële compensatie als die niet wordt gehaald.
• Azure-beschikbaarheidszones zijn ingeschakeld voor alle productieomgevingen met een betaald abonnement.
• Elke omgeving heeft automatische, geo-redundante back-ups binnen dezelfde Azure-geografie.
• Productie- en sandbox-omgevingen hebben automatische back-ups die 28 dagen worden bewaard.

Een beheerder kan op elk moment binnen die 28 dagen een herstel uitvoeren, en een verwijderde omgeving is binnen 14 dagen terug te halen. Het is een sterke basis, maar geen vervanging voor uw eigen back-up- en herstelbeleid: bepaal wie in uw organisatie bevoegd is om te herstellen en hoe u dat test.

De drie hostingvormen vergeleken

Lees deze tabel als vertrekpunt. Wat een partner precies levert, verschilt per dienstverlener en staat niet in Microsofts documentatie: vraag het altijd schriftelijk uit.

Business Central on-premise: wanneer is dat nog logisch?

Een installatie op eigen servers geeft u de volledige controle over de omgeving, maar die controle kost werk. U beheert de servers, de database, de beveiliging en de back-ups zelf, en u plant en test de updates. Daar staat tegenover dat u beslist waar de gegevens staan en wanneer er iets verandert.

Er is één harde beperking die u vooraf moet kennen: bij on-premise kunt u geen per-tenant-extensies uploaden en geen Marketplace-apps installeren via de pagina Extension Management. Dat geldt ook voor Docker-deployments. Als uw project leunt op apps uit de Marketplace, is dat een reden om de keuze voor on-premise kritisch te bekijken.

On-premise kan logisch zijn als:

• uw organisatie bewust eigen infrastructuur wil beheren en de capaciteit daarvoor heeft;
• er interne eisen zijn aan de plaats van de gegevens die u liever zelf invult;
• u een bestaande installatie voorlopig niet wilt verplaatsen.

In alle andere gevallen is het verstandig om eerst na te gaan of SaaS volstaat. De algemene afweging tussen beide richtingen vindt u in de gids cloud-ERP of on-premise.

Hosting via een partner: de middenweg

Bij partnerhosting draait de omgeving niet in de SaaS-dienst van Microsoft, maar bij een dienstverlener die het beheer voor u regelt. Voor organisaties die geen eigen IT-beheer willen, maar toch meer vrijheid zoeken dan standaard SaaS biedt, kan dat een route zijn.

Let dan op deze punten in het contract en het voorstel:

1. Beheerdersrechten. Wie mag wat in de omgeving, en kunt u zelf een herstel starten?
2. Updateproces. Wanneer worden updates ingepland, wie test ze en wie draagt de kosten van aanpassingen?
3. Back-ups. Hoe vaak, hoe lang bewaard, waar opgeslagen en wanneer is het herstel voor het laatst getest?
4. Dataopslag. In welk land en bij welke partij staan uw gegevens, en wie zijn de onderaannemers?
5. Exit. In welk formaat en binnen welke termijn krijgt u uw gegevens terug als u stopt?

Vraag daarnaast na welke versie en welke functionaliteit de partij ondersteunt. De pagina over versies en edities van Business Central helpt u om die vragen te stellen.

Wat verandert er in functionaliteit?

De betaalde edities Essentials en Premium bevatten onbeperkt gebruikers, personalisatie en uitbreidbaarheid, meerdere omgevingen en meerdere bedrijven, financiën, verkoop en marketing, inkoop, voorraad, planning van de toeleveringsketen, projectbeheer en magazijnbeheer. Alleen Premium voegt serviceorders en productie toe. Dat verschil volgt uit de licentie, niet uit de hostingvorm: kies dus eerst de edities die bij uw processen passen, en daarna de hosting. Voor de productiemodules leest u verder bij productie in Business Central.

Het verschil tussen hostingvormen zit in wat u eromheen kunt installeren en beheren. In SaaS werkt u met extensies, en daarmee met een duidelijke scheiding tussen standaard en maatwerk. Hoe dat in de praktijk werkt, staat op de pagina over maatwerk in Business Central. Ook koppelingen met webshop, bank of logistieke partijen vragen aandacht: bekijk de integraties van Business Central voordat u een hostingvorm vastlegt.

Omgevingen, sandboxes en limieten

Bij een Premium- of Essentials-abonnement krijgt elke klant één productieomgeving en drie sandbox-omgevingen zonder extra kosten. Elke extra productieomgeving koop je via de CSP-partner en brengt drie extra sandboxes en 4 GB extra databasecapaciteit mee. Sandboxes zijn nuttig om updates, nieuwe extensies en conversiedata te testen zonder uw boekhouding te raken.

Een online omgeving kent daarnaast grenzen: maximaal 300 bedrijven en maximaal 3 TB aan gecomprimeerde gegevens. Voor de meeste Nederlandse mkb-organisaties zijn die ruim genoeg. Heeft u een holding met veel BV’s, of een zeer groot transactievolume, toets die grenzen dan al in de ontwerpfase.

Dataopslag en privacy voor Nederlandse organisaties

Het land dat u bij het aanmaken van een omgeving kiest, bepaalt de lokalisatie en de Azure-regio waar de omgeving wordt gemaakt en opgeslagen. Voor Nederland geeft Microsoft aan dat omgevingen in de Azure-geografie ‘Europe’ worden ingericht. Microsoft levert de lokalisatie voor Nederland zelf, evenals voor onder meer België, Duitsland en Frankrijk. Wat dit voor Nederland betekent in de praktijk, leest u op de pagina Business Central in Nederland.

Voor de AVG is de hostingkeuze één onderdeel van een groter geheel. Zaken die u zelf moet regelen, welke vorm u ook kiest:

• een verwerkersovereenkomst met de partij die uw gegevens verwerkt;
• een overzicht van waar persoonsgegevens staan, bijvoorbeeld bij personeels- en klantgegevens;
• autorisaties: wie mag welke gegevens zien, en wordt dat gecontroleerd?
• een bewaar- en verwijderbeleid dat past bij uw fiscale en administratieve verplichtingen.

Neem uw functionaris gegevensbescherming of juridisch adviseur mee in de keuze. Uw integrator kan de technische kant toelichten, maar de juridische beoordeling blijft bij uw organisatie.

Kosten: wat telt mee?

Een eerlijke vergelijking kijkt verder dan de licentieprijs. Bij SaaS betaalt u licenties per gebruiker, per maand en jaarlijks gefactureerd; de actuele bedragen en varianten voor Nederland vindt u op de pagina met Business Central prijzen. Microsoft geeft aan dat de getoonde prijzen kunnen afwijken van de werkelijke catalogusprijs per valuta, land en regionale variant.

Bij partnerhosting en on-premise komen daar kosten bij:

• hosting- of serverkosten;
• beheer, monitoring en beveiliging;
• back-upvoorzieningen en herstelproeven;
• tijd en testwerk voor updates;
• eventueel extra licenties voor databasesoftware of werkplekken.

Door al die posten in één overzicht te zetten, ziet u of de extra vrijheid van on-premise of partnerhosting zijn geld waard is.

Hoe kiest u de juiste hostingvorm?

Doorloop deze vragen in volgorde:

1. Welke apps en maatwerk heeft u nodig? Als Marketplace-apps essentieel zijn, valt on-premise af.
2. Wie beheert straks de omgeving? Heeft u geen eigen IT-capaciteit, dan wijst dat naar SaaS of een beheerde partneroplossing.
3. Welke eisen gelden voor dataopslag en privacy? Toets de Azure-geografie en de contractuele afspraken.
4. Hoe ziet uw updatebeleid eruit? Wilt u zelf bepalen wanneer er iets verandert, of volgt u de dienst?
5. Wat is de totale kostenopbouw over meerdere jaren? Reken licenties én beheer mee.
6. Hoe groot wordt de omgeving? Controleer de grenzen voor bedrijven en gegevensomvang.

Een goede integrator maakt deze afweging samen met u en legt de uitkomst vast in het projectplan. Hoe een traject eruitziet, leest u bij implementatie van Business Central. Komt u van een bestaand systeem, bekijk dan de pagina over migratie naar Business Central.

Wat u de integrator moet vragen

Voordat u tekent, loont het om deze vragen schriftelijk te laten beantwoorden:

• Welke hostingvorm adviseert u voor onze situatie en waarom?
• Welke maatwerkwensen werken wel en niet in die vorm?
• Hoe gaat u om met updates en wie test ze?
• Wat zijn de afspraken over back-ups en herstel, en wie voert het herstel uit?
• Wat gebeurt er met onze gegevens als we van hostingvorm of leverancier willen wisselen?

Op de pagina een Business Central-integrator kiezen vindt u meer criteria. Via ERP Integrator vraagt u gratis een voorstel aan: wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past, en die voert het traject uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.