Een migratie naar Business Central is zelden een kwestie van "alles overzetten". U kiest welke gegevens meegaan, in welke vorm, op welk moment en met welk vangnet. Wie die keuzes vooraf maakt, houdt de migratie beheersbaar. Wie ze uitstelt, ontdekt ze tijdens de go-live.
Deze pagina gaat over twee situaties: passen naar Business Central vanuit Excel, een boekhoudpakket of een ouder ERP-systeem, en migreren tussen versies van Business Central zelf. Voor het grotere plaatje van een ERP-wissel leest u ook onze gids over ERP-migratie.
Vier uitgangssituaties, vier verschillende trajecten
Het traject hangt sterk af van waar u vandaan komt.
| Uitgangssituatie | Wat dat betekent voor de migratie |
|---|---|
| Excel en losse bestanden | Weinig structuur, veel opschoning. Stamgegevens bestaan vaak dubbel of onvolledig. |
| Boekhoudpakket | Grootboek, debiteuren en crediteuren zijn goed gestructureerd. Voorraad, productie en projecten ontbreken meestal. |
| Ouder ERP of maatwerksysteem | Veel historie en veel eigen logica. De vraag is welke maatwerkfuncties u echt terug wilt. |
| Dynamics NAV of eerdere Business Central-versie | Technische route met door Microsoft beschreven stappen en voorwaarden. |
Bij Excel is het grootste risico dat niemand precies weet welke bestanden "de waarheid" bevatten. Bij een boekhoudpakket zit het risico in de uitbreiding: u koopt een ERP voor meer dan boekhouden, dus de nieuwe processen moeten ontworpen worden, niet alleen gevuld. Hoe de financiële kant eruitziet, ziet u op onze pagina over boekhouding en financiën in Business Central.
Welke gegevens neemt u mee?
Onderscheid vier lagen, van lichtst naar zwaarst.
- Inrichting en instellingen: bedrijfsgegevens, boekingsgroepen, nummerreeksen, betalingscondities, eenheden.
- Stamgegevens: klanten, leveranciers, artikelen, grootboekrekeningen, stuklijsten.
- Openingssaldi en openstaande posten: de balans, openstaande debiteuren en crediteuren, voorraadwaarde, openstaande orders.
- Historische transacties: verkopen, inkopen en boekingen uit eerdere jaren.
De eerste drie lagen zijn bijna altijd nodig. De vierde is een afweging. Veel bedrijven nemen geen volledige historie mee, maar bewaren het oude systeem of een export als archief. Dat scheelt opschoning, doorlooptijd en risico. Leg de bewaarplicht samen met uw boekhouder vast: de eisen die gelden vindt u in onze pagina over wettelijke verplichtingen van een ERP in Nederland.
Een praktische vuistregel: neem mee wat u in het dagelijkse werk nodig hebt, en archiveer de rest op een manier die u kunt doorzoeken. Een auditfile uit het oude systeem is daarbij een bruikbare vorm om afgesloten jaren aan te leveren aan uw accountant.
Gegevens opschonen vóór het laden
Business Central is strenger dan Excel. Dubbele klanten, artikelen zonder eenheid of leveranciers zonder betaalgegevens veroorzaken fouten bij het laden, of erger: ze laden zonder fout en geven later verkeerde rapportages.
Gebruik deze volgorde:
- Dubbele en inactieve relaties verwijderen of samenvoegen.
- Artikelcodes en omschrijvingen standaardiseren.
- Btw-nummers, IBAN's en adressen controleren.
- Per veld bepalen wie de gegevens eigenaar is en wie ze mag goedkeuren.
- Een herhaalbare proeflading uitvoeren, zodat u de opschoning kunt verbeteren zonder alles opnieuw te doen.
Reken erop dat dit werk bij u ligt, niet bij de integrator. De integrator kan laden, koppelen en controleren, maar alleen u weet welke klant al jaren niet meer actief is.
De technische route naar Business Central
De hulpmiddelen hangen af van uw bron. Microsoft beschrijft de mogelijkheden in de documentatie over gegevensmigratie.
Vanuit Business Central on-premises naar online. Het migratieprogramma voor de cloud brengt gegevens van een on-premises omgeving naar Business Central online. Rechtstreeks kan dat vanaf versie 25; oudere versies, van 15 tot en met 24, moet u eerst bijwerken naar minimaal versie 25. De on-premises oplossing moet SQL Server 2016 of nieuwer gebruiken, met een compatibiliteitsniveau van de database van minimaal 130.
Vanuit Dynamics NAV. Een klant met Dynamics NAV gaat eerst naar Business Central on-premises en pas daarna naar online.
Vanuit versie 14 on-premises. U hebt twee opties. De volledige migratie bestaat uit een upgrade on-premises naar minimaal versie 25 en daarna de migratie. Het alternatief is het herimplementatieprogramma voor Business Central 14, dat alleen de essentiële gegevens overzet: stamgegevens, openingssaldi en instellingen. Dat laatste past bij organisaties die toch al opnieuw willen beginnen met een schonere inrichting.
Vanuit andere Microsoft-bronnen. Het migratieprogramma ondersteunt ook Dynamics GP en Dynamics SL vanaf 2015, en andere SQL-bronnen via aangepaste migraties.
Vanuit een bron zonder SQL, zoals Excel of een boekhoudpakket. Microsoft verwijst hiervoor naar configuratiepakketten en -sjablonen om de gegevens in Business Central on-premises te laden, gevolgd door het migratieprogramma om naar online te gaan. Voor de meeste mkb-bedrijven die rechtstreeks naar de cloud gaan, is het laden met configuratiepakketten en openingsboekingen in een journaal de gebruikelijke weg. Deze vaardigheden horen ook bij het examen MB-800, het consultantsexamen van Microsoft: een bedrijf aanmaken met de ingebouwde installatie, configuratiepakketten, openingsboekingen en gegevensmigratie.
Strategie voor de omschakeling
Er zijn drie gangbare manieren om live te gaan.
| Strategie | Kenmerk | Past bij |
|---|---|---|
| Directe omschakeling | Op een vaste datum stopt het oude systeem, start het nieuwe | Overzichtelijke processen, korte stilstand acceptabel |
| Parallel draaien | Beide systemen draaien tijdelijk naast elkaar | Hoge risico's, veel controle nodig, maar dubbel werk |
| Gefaseerd per onderdeel of vestiging | Eerst financiën, daarna voorraad, dan productie | Complexe organisaties met meerdere bedrijven of locaties |
De meeste Nederlandse mkb-bedrijven kiezen een directe omschakeling op een natuurlijk moment: een periodewissel of kwartaalwissel, zodat de openingssaldi netjes aansluiten op een afgesloten periode. Een omschakeling midden in een btw-periode maakt de aangifte onnodig ingewikkeld.
Parallel draaien klinkt veilig, maar kost veel werk en leidt tot discussies over welk systeem leidend is. Kies het alleen voor een beperkt onderdeel, bijvoorbeeld een nieuwe vestiging.
Testen: drie rondes
Een goede migratie bevat minstens drie testmomenten.
- Proefmigratie. Laad een kopie van de productiegegevens in een sandbox. Controleer of aantallen en totalen kloppen: saldibalans, debiteuren- en crediteurenlijst, voorraadwaarde.
- Procestest. Laat gebruikers hun eigen scenario's draaien: een offerte tot factuur, een inkooporder tot ontvangst, een betaalrun, een btw-aangifte.
- Generale repetitie. Doe de volledige omschakeling nog één keer op productieachtige schaal, met tijdsmeting. Dan weet u hoe lang het laden duurt en welke stappen handwerk vragen.
Test ook de koppelingen: bank, e-facturatie via Peppol, webshop, EDI. Zie hiervoor onze pagina over integraties met Business Central en de gids over e-factureren in uw ERP. Een migratie die goed laadt maar geen facturen kan versturen, is niet klaar.
Zorg dat de eindgebruikers de nieuwe omgeving kennen voordat ze erin werken. Plan training voor Business Central vóór de go-live, niet erna.
Terugvalplan: vooraf bepalen, niet achteraf
Een terugvalplan is geen teken van wantrouwen, maar van volwassenheid. Leg vooraf vast:
- Wanneer u besluit terug te vallen: een go/no-go-moment met duidelijke criteria, bijvoorbeeld afwijkende saldi of een niet werkende bankkoppeling.
- Wie dat besluit neemt.
- Hoe u terugvalt: het oude systeem blijft beschikbaar en wordt niet afgesloten of ontmanteld tot de eerste periodeafsluiting in het nieuwe systeem klopt.
- Wat er met transacties gebeurt die al in het nieuwe systeem zijn ingevoerd.
Business Central online helpt op één onderdeel: een omgeving kan worden hersteld naar elk moment in de afgelopen 28 dagen, tot 10 keer per kalendermaand, in dezelfde Azure-regio, en alleen met een betaald abonnement. Dat is nuttig als een laadstap misgaat in uw eigen omgeving. Het vervangt niet het oude systeem als terugvaloptie voor het bedrijf.
Migreren tussen versies van Business Central
Wie al op Business Central online werkt, krijgt te maken met een ander soort migratie: de versie-updates van Microsoft. Business Central online valt onder het Modern Lifecycle-beleid: continue updates van de dienst en een grote update elke zes maanden.
De feiten uit de documentatie van Microsoft:
- Er zijn twee grote updates per jaar, in april en oktober, en maandelijks kleinere updates die onder meer kritieke fixes en wettelijke wijzigingen bevatten.
- De updateperiode van een grote versie begint bij de algemene beschikbaarheid, meestal op de eerste werkdag van april of oktober, en duurt vijf maanden. Bestaande omgevingen krijgen de versie ongeveer een week later aangeboden, gevolgd door een maand respijt.
- Preview-sandboxen openen ongeveer een maand voor de release, in maart en september, en worden 30 dagen na de officiële beschikbaarheid verwijderd.
- Elke omgeving heeft standaard een updatevenster tussen 20.00 en 6.00 uur lokale tijd. Een beheerder kan dat aanpassen, met een minimale duur van zes uur. Een update die niet binnen het venster klaar is, wordt geannuleerd en zeven dagen later opnieuw ingepland.
Wat dit betekent voor u: gebruik het preview-sandbox om uw extensies, koppelingen en rapporten te testen vóór uw productieomgeving wordt bijgewerkt. Bedrijven met veel maatwerk lopen het meeste risico, zie maatwerk in Business Central. Meer over versies en edities leest u op onze pagina over versies en edities.
Veelgemaakte fouten
Te laat beginnen met opschonen. De opschoning blijft liggen tot de laatste weken en wordt dan onder tijdsdruk gedaan.
Alles meenemen "voor de zekerheid". Meer historie betekent meer controlewerk en meer kans op fouten. Bepaal per gegevenssoort wat nodig is.
De oude werkwijze nabouwen. Een migratie is het moment om processen te vereenvoudigen. Wie het oude systeem een-op-een nabootst, betaalt voor maatwerk dat Business Central standaard anders oplost.
Geen eigenaar aan klantzijde. Zonder een interne projectleider die beslist en gegevens goedkeurt, blijft de integrator wachten.
De boekhouder te laat betrekken. Openingssaldi, afsluiting van de oude administratie en de eerste btw-aangifte in het nieuwe systeem vragen om afstemming met uw boekhouder of accountant.
Geen duidelijk eindmoment voor het oude systeem. Als beide systemen blijven bijgewerkt worden, ontstaan verschillen die niemand meer kan verklaren.
Wie doet wat?
De integrator ontwerpt de inrichting, bouwt de laadroutines, voert de proefmigraties uit en begeleidt de go-live. U levert gegevens, keurt ze goed, test processen en neemt het go/no-go-besluit. Hoe de rolverdeling in een heel project verloopt, staat op de pagina over de implementatie van Business Central. Twijfelt u over de huidige staat van een bestaande omgeving? Dan is een audit of projectovername een logische eerste stap.
Op zoek naar een partij met ervaring in uw situatie? Bekijk hoe u een integrator voor Business Central kiest, of lees hoe het product in Nederland wordt ingezet op Business Central in Nederland. Wij brengen u kosteloos in contact met een geschikte integrator; het project zelf voert de integrator uit.
Veelgestelde vragen
Wat is de eerste stap bij een migratie naar Business Central?
Begin met het vastleggen van de uitgangssituatie: welk systeem of welke bestanden u nu gebruikt, welke processen eraan hangen en welke gegevens u echt nodig hebt. Daarna bepaalt u de scope en de omschakelstrategie. Dat doet u bij voorkeur samen met een integrator, vóór de inrichting begint.
Kan ik vanuit Dynamics NAV direct naar Business Central online?
Nee. Volgens Microsoft moet een klant met Dynamics NAV eerst naar Business Central on-premises en pas daarna naar de online omgeving. Het migratieprogramma voor de cloud vertrekt vanuit Business Central on-premises, dus de route loopt in twee stappen.
Welke gegevens neem ik mee en welke laat ik achter?
Neem stamgegevens, openingssaldi en openstaande posten mee, plus de instellingen die uw processen nodig hebben. Historie van eerdere jaren laat u vaak in het oude systeem of in een archief dat u kunt raadplegen. Wat u meeneemt, bepaalt u samen met uw boekhouder of accountant.
Hoe werkt een versiewissel binnen Business Central online?
Microsoft publiceert twee grote updates per jaar, in april en oktober, en maandelijks kleinere updates. De grote versie wordt ongeveer een week na de release aangeboden aan bestaande omgevingen. U test vooraf in een sandbox en kunt het update-tijdvenster van uw omgeving zelf aanpassen.
Kan ik terug als de migratie niet goed uitpakt?
Binnen Business Central online kunt u een omgeving herstellen naar elk moment van de afgelopen 28 dagen, tot 10 keer per kalendermaand. Voor een migratie vanuit een extern systeem is dat niet genoeg: houd het oude systeem beschikbaar en leg vooraf vast wanneer en hoe u erop terugvalt.
Bronnen
- Microsoft Learn, migreren van gegevens naar Business Central online
- Microsoft Learn, uitrolkalender van updates
- Microsoft Learn, updatebeheer in het Tenant Admin Center
- Microsoft Learn, back-up en herstel van omgevingen
- Microsoft Learn, studiegids MB-800
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.