Microsoft Dynamics 365 Business Central in Nederland: wat is gelokaliseerd?

Wie in Nederland een ERP kiest, vraagt zich bij Microsoft Dynamics 365 Business Central meteen iets anders af dan bij de functielijst: werkt het met onze btw-aangifte, onze auditfile en straks met verplicht e-factureren? Op die vraag gaat deze pagina in. Zij beschrijft Business Central in Nederland: wat Microsoft zelf heeft gelokaliseerd, wat u aan een extensie of partner overlaat en wat u vóór ondertekening schriftelijk laat bevestigen.

Is Business Central gelokaliseerd voor Nederland?

Ja. Microsoft verzorgt de localisatie van Business Central voor een groep van 21 landen zelf, en Nederland hoort daarbij. De Nederlandse versie draait op de applicatiebasis NL en wordt door Microsoft zelf onderhouden, niet door een partner. Dat verschilt van landen zonder Microsoft-lokalisatie: daar publiceren partners lokalisatie-apps op Marketplace, gebouwd op de internationale basis W1.

Voor u als mkb-directeur of financieel manager betekent dat iets praktisch. U hoeft geen losse lokalisatie van een derde te kopen om de basis van de Nederlandse boekhouding te draaien. De lokale functies voor btw, bank en betalingen, financiën, inkoop en postcodes staan in de documentatie van Microsoft als beschikbaar. Wat daar niet in staat, is niet automatisch gedekt.

Taal, valuta en weergave

Business Central biedt Nederlands (nl-NL), met vertaling van het platform en van de applicatie via Marketplace. Nederlands van België (nl-BE) is er ook, handig als u een Vlaamse vestiging meeneemt. Microsoft waarschuwt wel dat lokale functies niet in elke taal zijn vertaald. Ze verschijnen in het Engels en in de lokale taal, waardoor een scherm soms twee talen mengt. Laat dit tijdens de demonstratie op uw eigen schermen zien, vooral op de rapporten en betaalbestanden die uw boekhouder dagelijks gebruikt.

De euro is de gewone lokale valuta voor een Nederlandse administratie. Eén functie stelt dat zelfs als harde voorwaarde, zoals hieronder bij de btw-aangifte.

Wat dekt Business Central per Nederlandse verplichting?

De tabel hieronder zet de verplichtingen naast wat de documentatie van Microsoft aantoont. Waar de bron zwijgt, staat een controlepunt voor uw integrator.

Hieronder werken we elke regel uit.

Btw-aangifte en ICP vanuit Business Central

Business Central dient de btw-aangifte en de ICP-opgaaf (opgaaf intracommunautaire prestaties) in bij de Belastingdienst, in XBRL via Digipoort, met een PKIoverheid-certificaat als client-certificaat. Wie vroeger via de oude Digipoort-omgeving indiende, moet naar de nieuwe Digipoort overstappen. In Business Central betekent dat de adressen van de toegangspunten en het ondertekeningscertificaat van de dienst bijwerken.

De app Dutch Digital Tax Declaration laat u de btw indienen vanaf de pagina met btw-aangiften, met de versie DigitalTaxDecl. Twee beperkingen om te onthouden: de app dient de ICP niet in, en zij vereist de euro als lokale valuta. Vraagt uw bedrijf ook intracommunautaire prestaties aan? Dan hoort ICP dus nadrukkelijk op de checklist van de implementatie. Zie voor het bredere kader onze gids over btw-aangifte software voor uw ERP.

Tarieven en periodes

Het gewone btw-tarief is 21 %, het verlaagde tarief 9 % (onder meer voor levensmiddelen) en voor sommige leveringen, vooral met het buitenland, geldt 0 %. Vrijgestelde prestaties tellen anders: u berekent geen btw, maar de btw op de bijbehorende kosten is niet aftrekbaar. Een ERP moet die vier situaties in de btw-instellingen apart kunnen onderscheiden, ook op één factuur met verschillende tarieven. Sinds 1 januari 2026 valt logies onder 21 % in plaats van 9 %, terwijl losse diensten zoals ontbijt en zwembad op 9 % blijven. Heeft u hotel- of verhuuractiviteiten naast uw kernbedrijf, controleer dan of de tariefcodes zijn aangepast.

De aangifte is meestal per kwartaal, maar kan maandelijks of jaarlijks zijn, en de ICP-periode is niet altijd gelijk aan de btw-periode. Bij een kwartaalaangifte over 2026 zijn de data 30 april, 31 juli en 31 oktober, en het vierde kwartaal van 2025 was al op 31 januari 2026 verschuldigd. Met boekhoudsoftware kunt u pas vanaf de 24e van de maand vóór het einde van de periode indienen. Eerder versturen geeft een foutmelding. Bouw dit in de maandsluiting in, zodat niemand op de laatste dag nog een certificaat moet vernieuwen.

Werkt een van uw entiteiten onder de kleineondernemersregeling (KOR)? Zo'n entiteit factureert geen btw, dient geen aangifte in en vermeldt op de factuur de tekst «Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB». Laat de integrator vastleggen hoe u dat in Business Central inricht, zeker bij meerdere btw-nummers, want de KOR geldt voor alle subnummers van dezelfde onderneming.

Auditfile (XAF): wat Business Central levert

De Auditfile Financieel in XML (XAF) is een genormaliseerd bestand met het grootste deel van wat een belastingcontrole nodig heeft, ontwikkeld door de Belastingdienst met de SRA en softwareleveranciers. De Belastingdienst moedigt het gebruik aan, maar schrijft het niet voor. Business Central maakt het bestand op basis van de grootboekposten, standaard onder de naam audit.xaf.

Let op de regels in het scherm: begin- en einddatum moeten in hetzelfde boekjaar liggen, en de einddatum mag niet later zijn dan vandaag. Wilt u dus een bestand over twee boekjaren aanleveren, dan maakt u twee bestanden. Het portaal Auditfiles van de Belastingdienst noemt bovendien een nieuwe versie, XAF 4.03, met een gewijzigde validatietabel. Vraag uw integrator of de export in uw omgeving met die versie is getest, en of uw boekhouder het bestand in zijn eigen controlesoftware kan openen. Meer over deze eisen vindt u in onze gids over wettelijke verplichtingen voor een ERP.

Bankieren in Nederland

Voor Nederland voorziet Business Central in elektronisch bankieren: betaal- en incassobestanden, waaronder SEPA-incasso, aanpasbare betaalvoorstellen en import van bankafschriften met afletteren. Voor een mkb-bedrijf is dit vaak de eerste functie die dagelijks tijd bespaart. Controleer wel in de proefomgeving met échte bestanden van uw eigen bank, niet met een voorbeeld uit de demo. De boekhouding zelf en de koppeling met grootboek en dagboeken staan op de pagina over boekhouding en financiën in Business Central.

E-factureren en Peppol

Dit is het onderdeel waar Business Central het meest een gesprek met de integrator vraagt. Het kabinet heeft besloten e-factureren tussen in Nederland gevestigde bedrijven verplicht te stellen vanaf 1 juli 2030, volgens de KVK. Een digitale rapportageplicht van binnenlandse B2B-transacties aan de Belastingdienst volgt vanaf 1 juli 2031, waarbij KOR-ondernemers zijn vrijgesteld. De KVK adviseert te controleren of uw boekhoudsoftware e-facturen kan versturen en ontvangen, en contact op te nemen met leverancier en boekhouder.

Business Central biedt als basis de app E-Document Core, die u in de omgeving installeert en die de afhandeling van elektronische documenten (facturen en bonnen) regelt. Microsoft noemt daarvoor lokalisaties voor onder meer Australië, Denemarken, Duitsland (met Peppol BIS 3, XRechnung en ZUGFeRD), Noorwegen en Spanje. Nederland staat niet in de lijst die wij gebruiken. Hoe Peppol voor een Nederlandse omgeving wordt ingericht, is dus een punt dat u laat bevestigen: via een extensie, via een toegangspunt van een partner, en met wie de verantwoordelijkheid voor onderhoud ligt.

Wie met de overheid werkt

Wie goederen of diensten levert aan het Rijk, moet elektronisch factureren. Logius beheert de koppelingen en standaarden en publiceert de Basisfactuur Rijk. Die vraagt onder meer KVK-nummer, btw-nummer, OIN van de klant en IBAN, en volgt NLCIUS en Peppol BIS 3. Sinds 1 januari 2023 accepteert het Rijk geen facturen meer in SI-UBL 1.2. Een leverancier die nog met een oud bestandsformaat werkt, krijgt dus afwijzingen. Peppol zelf werkt volgens het principe «connect once, reach all», onder toezicht van de Nederlandse Peppolautoriteit. Voor uw keuze tussen systemen lees e-factureren en uw ERP en de gids over facturatie in uw ERP.

Loonaangifte en personeel

Een werkgever dient maandelijks of per vier weken een loonaangifte in en heeft een loonheffingennummer nodig. Tot en met 10 werknemers kan dat met de software van de Belastingdienst via Mijn Belastingdienst Zakelijk, met DigiD of eHerkenning. Daarboven is commerciële software nodig die met Digipoort werkt, plus een PKIoverheid-certificaat. In de bronnen die wij gebruiken staat geen Nederlandse loonaangifte als vaste functie van Business Central. Reken er dus niet op: vraag of het gaat om een module, een extensie of een extern salarispakket dat boekingen aanlevert. Meer over deze keuze vindt u onder salaris en HR in Business Central.

Bewaarplicht: een beleid, geen knop

Elk Nederlands bedrijf bewaart zijn administratie 7 jaar. Voor onroerende zaken en voor leveringen onder de Unieregeling of de importregeling is dat 10 jaar. Grondgegevens zoals debiteuren- en crediteurenadministratie, inkoop- en verkoopadministratie en het grootboek blijven altijd 7 jaar bewaard. De termijn begint pas te lopen wanneer een gegeven niet meer actueel is. Een lopend leasecontract telt dus niet mee zolang het speelt.

De wet schrijft geen vorm voor. Facturen mogen worden gescand en digitaal bewaard als de weergave getrouw en volledig is, met de kenmerken van echtheid, en ze moeten binnen redelijke tijd controleerbaar blijven. Business Central bewaart boekingen en gekoppelde documenten, maar de keuze waar scans, e-mails en back-ups staan, hoort bij uw eigen beleid. Spreek met uw integrator af wie dat onderhoudt na de livegang, en leg het vast in de afspraken over support en onderhoud.

Wat u vóór ondertekening laat bevestigen

Gebruik deze lijst in het gesprek met kandidaat-integrators:

• Welke versie en welke Nederlandse apps zijn actief, en wie werkt ze bij na een update? Zie versies en edities.
• Hoe wordt het PKIoverheid-certificaat aangevraagd, bewaard en vernieuwd voor Digipoort?
• Is ICP-opgaaf nodig, en zo ja, hoe wordt die ingediend?
• Hoe is e-factureren via Peppol ingericht, en wat gebeurt er voor 2030?
• Waar loopt de loonaangifte, en wie levert de koppeling?
• Hoe wordt de auditfile getest op uw gegevens, inclusief de nieuwste versie?
• Wie is verantwoordelijk bij een datalek? Een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens is binnen 72 uur verplicht, en elk datalek komt in een register, ook als melden niet nodig was.

Licenties en prijzen

Online licenties koop je volgens de documentatie van Microsoft alleen via het programma Cloud Solution Provider, dus via een partner. De Amerikaanse prijspagina noemt 80 USD (Essentials), 110 USD (Premium) en 8 USD (Team Members) per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd. Microsoft zegt zelf dat het uiteindelijke bedrag afhangt van valuta, land en regionale variant. Reken er dus niet mee voor Nederland, maar vraag een offerte in euro via een partner. Meer over kosten staat bij prijzen van Business Central.

Welke partner past bij een Nederlandse implementatie?

Het ecosysteem van Microsoft rond Business Central bestaat uit partners met verschillende profielen. Microsoft kent de aanduiding «Solutions Partner for Business Applications», waarvoor minimaal 70 van 100 punten nodig zijn, verdeeld over prestaties, vaardigheden en klanttevredenheid. De certificeringen MB-800 (functioneel consultant) en MB-820 (ontwikkelaar) tellen daarbij mee. Het is een nuttig signaal, maar zegt weinig over uw sector, uw boekhouder of uw Nederlandse eisen. Hoe u een partner toetst, leest u bij een integrator voor Business Central kiezen en in de algemene gids ERP-integrator kiezen.

Wilt u eerst weten of Business Central past naast Exact Online of AFAS, kijk dan naar Exact Online en AFAS, die in Nederland vaak als eerste worden genoemd. Wij zijn aan geen enkele uitgever verbonden: wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past, en die voert het project uit. Hoe dat verloopt staat op hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.