Business Central invoeren: zo verloopt een implementatie van A tot Z

Wie Microsoft Dynamics 365 Business Central wil invoeren, merkt snel dat de software het kleinste deel van het werk is. Een goede Business Central implementatie draait om scope, processen, gegevens en mensen. In deze pagina leest u hoe een traject van A tot Z verloopt, wat u zelf moet leveren en waar de risico’s zitten voor een Nederlands mkb-bedrijf.

Wat er bij een Business Central implementatie komt kijken

Business Central is een cloud-ERP voor het mkb dat financiën, verkoop, inkoop, voorraad en vaak ook productie en projecten in één omgeving samenbrengt. Een implementatie vertaalt uw werkwijze naar die omgeving: u kiest wat standaard blijft, wat wordt geconfigureerd en wat eventueel als extensie wordt gebouwd.

Het verschil met het kopen van een abonnement is groot. De online licenties lopen volgens de documentatie van Microsoft via het Cloud Solution Provider-programma, dus via een partner. Dat betekent dat de partner waarmee u de licentie afsluit meestal ook de partij is die het project uitvoert. Kijk dan ook goed naar de kwaliteiten van die partij; hoe u dat doet, staat op onze pagina over een Business Central integrator kiezen.

Voor Nederland is er een praktisch voordeel: Microsoft levert de lokalisatie van Business Central zelf voor onder meer Nederland. U hoeft dus niet te zoeken naar een losse landenapplicatie via de marketplace, zoals in landen waar dat wel nodig is. Wat daarna nog moet, is het afstemmen op uw eigen situatie: grootboekschema, btw-instellingen, bankkoppelingen en facturatie. Voor dat laatste speelt e-factureren en Peppol steeds vaker mee.

De methode van de leverancier: FastTrack en Success by Design

Microsoft kent voor Dynamics 365 een eigen begeleidingsprogramma, FastTrack. Het wordt gedragen door het productengineeringteam. De architecten ontwerpen of bouwen uw oplossing niet zelf; ze houden workshops die zijn afgestemd op de belangrijke fasen van het project, om risico’s vroeg zichtbaar te maken.

Het kader daarachter heet Success by Design. Dat structureert hoe de oplossingsarchitecten samenwerken met projectteams en partners, en de Dynamics 365 Implementation Portal helpt bij het beheer van het implementatieproject. Of uw project voor FastTrack in aanmerking komt, verschilt per klant en per situatie. Vraag uw integrator dus nadrukkelijk hoe hij met deze methode omgaat en wat hij eraan toevoegt, in plaats van aan te nemen dat het vanzelf is inbegrepen.

Veel integrators werken daarnaast met een eigen projectaanpak. Dat is op zich prima, zolang de fasen, tussenproducten en beslismomenten schriftelijk zijn vastgelegd.

De fasen van een Business Central project

De volgorde hieronder is gangbaar. Fasen lopen soms in elkaar over of worden per module herhaald, maar de inhoud blijft gelijk.

Voorbereiding en scoping

Hier ligt de basis. Beschrijf waarom u overstapt: een versnipperd systeemlandschap, een administratie die niet meer past, een groei die het huidige pakket niet aankan. Zet die doelen naast een beperkte scope voor de eerste livegang. Wat niet strikt nodig is, hoort in een latere fase.

Een goed programma van eisen helpt enorm. Hoe u dat opstelt, leest u in onze gids over het programma van eisen voor een ERP-systeem. Bepaal ook meteen wie projectleider aan uw kant is en hoeveel tijd die persoon echt krijgt.

Analyse en ontwerp

De integrator toetst uw processen aan de standaardfuncties en legt vast waar u afwijkt. Het fit-gap-overzicht is het belangrijkste document van deze fase: het toont wat standaard kan, wat via configuratie kan en wat maatwerk vraagt. Wees kritisch op het laatste. Elke afwijking van de standaard kost bij elke update opnieuw aandacht, dus vraag bij ieder maatwerkverzoek eerst of het proces zelf kan veranderen.

Voor wie meer wil weten over wat de moduleopbouw biedt, is er een overzicht van de modules van Business Central.

Inrichting, koppelingen en maatwerk

In de inrichtingsfase worden administraties, dimensies, artikelen, prijslijsten, magazijnen en autorisaties gebouwd. Werk bij voorkeur in korte rondes met demonstraties, zodat sleutelgebruikers vroeg zien wat er komt en bijsturen voordat alles vastligt.

Koppelingen met bank, webshop, vervoerders of een loonpakket verdienen eigen aandacht, omdat elke externe partij een eigen planning en testomgeving heeft. Meer over de mogelijkheden staat bij integraties met Business Central. Voor wat de standaard niet dekt, kunt u kijken naar maatwerk en extensies.

Gegevensmigratie

De migratie wordt in de praktijk vaak onderschat. Debiteuren, crediteuren, artikelen, stuklijsten en openstaande posten komen uit systemen waarin jarenlang is bijgehouden, vaak met dubbele records en verouderde codes. Opschonen vóór het laden is goedkoper dan corrigeren erna.

Plan minstens meerdere proefmigraties en laat de financiële afdeling de saldi per balanspost afstemmen. Een goede basis is het uitgangspunt dat u niet alles overneemt: historie die u alleen hoeft te raadplegen, kan elders blijven. Een uitgebreide uitleg vindt u op de pagina over migratie naar Business Central.

Test en acceptatie

Test met uw eigen gegevens en uw eigen situaties, niet met een demoscript. Denk aan een inkoopfactuur met afwijkend btw-tarief, een retour met creditnota, een maandafsluiting of een intercompany-boeking. Leg elk scenario vast met een verwacht resultaat en een tekenmoment. Het akkoord van de procesverantwoordelijken is het moment waarop u echt kunt zeggen dat de inrichting klaar is.

Opleiding

Gebruikers leren het snelst op hun eigen taken. Combineer trainingen voor sleutelgebruikers met korte sessies per afdeling kort voor de livegang. Wat er te kiezen valt, ziet u bij opleiding voor Business Central.

Livegang en nazorg

Kies een startmoment dat past bij uw administratie. Veel bedrijven nemen een begin van een boekjaar of een btw-periode, omdat de openingsbalans dan het overzichtelijkst is; bespreek de keuze met uw boekhouder of accountant, want ook de eerste btw-aangifte en de afstemming met de belastingdienst spelen mee. Zorg dat de integrator de eerste weken aanwezig of snel bereikbaar is en dat openstaande punten per week worden opgeruimd.

Na de livegang vraagt het systeem om beheer. De afspraken daarover staan bij support en onderhoud.

Wie doet wat: uw bedrijf en de integrator

Een ERP-project mislukt zelden door de techniek en vaker door onduidelijke verantwoordelijkheden. Maak de verdeling expliciet.

De integrator levert de aanpak, de configuratie, de ontwikkeling van koppelingen en extensies, de begeleiding van migratie en acceptatie en de ondersteuning bij livegang. Hij waarschuwt als uw wensen de standaard te veel verlaten.

Uw bedrijf levert een eigenaar op directieniveau, een projectleider met echte uren, sleutelgebruikers per afdeling, schone gegevens en snelle beslissingen. Ook hoort bij uw taak: de uitkomst accepteren op basis van testresultaten, niet op gevoel.

Wij brengen u alleen in contact met een passende integrator; het project zelf voert de integrator uit. Hoe die kennismaking verloopt, ziet u bij hoe het werkt.

Wat looptijd en budget bepalen

Een betrouwbare prijs of doorlooptijd noemen vóór de analyse kan niemand. Wel zijn de factoren bekend die ze het sterkst beïnvloeden:

• het aantal juridische entiteiten, vestigingen en valuta’s;
• de breedte van de scope: alleen financiën of ook voorraad, productie en projecten;
• het aantal koppelingen en de kwaliteit van de documentatie van de andere systemen;
• de omvang en kwaliteit van de gegevens die moeten worden overgenomen;
• de mate van maatwerk ten opzichte van de standaard;
• het aantal gebruikers dat getraind moet worden;
• de beschikbaarheid van uw sleutelgebruikers naast hun dagelijks werk.

Voor de licentiekant is er publieke informatie, die u terugvindt bij de prijzen van Business Central. Het projectdeel moet u per fase laten begroten, zodat u kunt zien waar het geld naartoe gaat.

Valkuilen die specifiek zijn voor Business Central

• Te veel maatwerk. De standaard is breed; elke extensie moet bij updates worden bewaakt. Begin met de standaard en breid alleen uit als er een zakelijke reden is.
• Updates niet inplannen. Microsoft adviseert de productieomgeving vóór elke grote update naar een sandbox te kopiëren en de update daar in te plannen, om kritieke scenario’s te testen. De preview alleen is onvoldoende, want daarmee test u niet op een kopie van uw eigen productiegegevens. Neem dit op in het onderhoudscontract.
• Rollen en autorisaties laat regelen. Wie pas bij de livegang bepaalt wie wat mag boeken, loopt tegen scheiding-van-functies-problemen aan, ook voor de controle door de accountant.
• Dimensies verkeerd opzetten. De keuze van dimensies voor kostenplaatsen en projecten bepaalt later uw rapportagemogelijkheden. Een correctie achteraf is vervelend.
• Gegevensmigratie op het laatste moment. Een eerste proefmigratie vlak voor de acceptatie levert zelden een betrouwbaar beeld op.
• Geen vaste eigenaar bij u. Zonder interne projectleider blijven vragen van de integrator liggen en schuift de planning op.

Meer voorbeelden uit de praktijk vindt u in de gids over fouten in een ERP-project.

Specifiek voor Nederland

De Nederlandse praktijk stelt eigen eisen. Denk aan de btw-aangifte, de koppeling met uw bank, de aanlevering van een auditfile aan uw accountant en steeds vaker aan elektronische facturatie. Laat de integrator laten zien hoe deze punten in de standaard zijn ingericht, en welke aanvullende apps nodig zijn. Op de pagina Business Central in Nederland vindt u de plaatselijke context in meer detail.

Ook de regio telt: een integrator in uw buurt kan sneller ter plaatse zijn voor workshops en training, terwijl voor een specifieke branche vooral ervaring telt. Beide zijn legitieme criteria, en u kunt ze naast elkaar wegen.

Volgende stap

Begin met een korte scope, een duidelijk beeld van uw processen en een projectleider met tijd. Vergelijk daarna twee of drie integrators op hun aanpak, referenties in uw sector en de opbouw van hun voorstel. Wilt u daarbij hulp, dan koppelen wij u kosteloos aan een passende partij via het aanvraagformulier op deze pagina.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.